5 outils de gestion des tâches pour conduire les startups vers une productivité élevée

Gérer et développer une startup en ces temps imprévisibles est loin d'être une tâche simple. Une concurrence intense, des ressources limitées et une pression croissante pour engager rapidement le public cible sont des défis courants que vous devez surmonter pour survivre et prospérer.

En tant que chef de projet, il vous incombe d'atteindre les objectifs commerciaux grâce à une utilisation efficace des ressources. Entre autres, vous devez vous assurer que les tâches sont attribuées aux bonnes personnes et qu'elles terminent leur travail dans les délais fixés tout en collaborant efficacement.

Est-ce trop de travail pour un chef de projet ? Eh bien, une réponse idéale pourrait être à la fois oui et non. Oui, si vous répartissez et surveillez efficacement les tâches pour contrôler l'avancement de votre projet.

Et NON si les membres de votre équipe ne sont pas contrôlés fréquemment et qu'ils échouent systématiquement à terminer les tâches dans les délais fixés, ce qui retarde davantage la soumission de votre projet.

Attendez! Ce n'est pas toujours que les employés sont la raison du retard sur les projets. Un flux de travail non organisé, la confusion entourant les rôles professionnels, une mauvaise attribution et des tâches manuelles fastidieuses contribuent également à entraver la croissance de votre startup.

Pour mettre les choses au clair, une startup ne peut pas survivre et se développer si sa gestion des tâches est mauvaise. Approfondissons cet aspect essentiel de la planification et de l'exécution du projet.

Qu'est-ce que la gestion des tâches ?

En termes simples, la gestion des tâches peut être définie comme le processus de création, d'attribution et de suivi des tâches de votre projet du début à la fin. La gestion des tâches commence de l'idéation de la tâche au suivi de l'exécution.

Une gestion efficace des tâches permet non seulement aux chefs de projet de superviser facilement le travail alloué, mais facilite également la collaboration intra-équipe pour les tâches de groupe. La gestion des tâches permet aux personnes de savoir clairement qui est censé travailler sur quoi et quand le travail est censé être terminé.

Les chefs de projet adhérant à la gestion des tâches sont connus pour être plus efficaces dans la gestion des différentes tâches pour faire avancer le projet selon les attentes des clients.

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Pourquoi la gestion des tâches est-elle cruciale ?

Même une tâche apparemment petite et négligée peut se transformer en un problème géant et faire complètement dérailler votre projet. Une bonne gestion des tâches est cruciale non seulement pour mener à bien les projets, mais aussi pour favoriser une collaboration d'équipe fructueuse.

Jetons un coup d'œil à ce qu'une bonne gestion des tâches apporte à la table de toute organisation.

1. Priorisation des tâches

Souvent, il arrive qu'un temps précieux soit consacré à des tâches peu prioritaires, ce qui laisse trop peu de temps pour les tâches importantes. La gestion des tâches hiérarchise les tâches, ce qui garantit que les meilleurs efforts de votre équipe vont là où ça compte.

2. Amélioration de la communication intra-équipe

La gestion des tâches améliore la communication entre les membres du projet et les membres de l'équipe. Les membres de l'équipe confirment et rendent compte de leurs tâches aux chefs de projet, et ces derniers analysent leur travail et soumettent des commentaires.

3. Flux de projet ininterrompu

La gestion des tâches donne le contrôle ultime sur les tâches aux chefs de projet. Le logiciel de gestion des tâches fournit une vue d'ensemble de toutes les tâches aux chefs de projet ; ils peuvent modifier les dépendances des tâches et les destinataires des tâches si nécessaire.

4. Hautes performances

La performance compte énormément pour les chefs de projet et leurs équipes, quelle que soit leur taille. La gestion des tâches peut améliorer considérablement la productivité et les performances de l'équipe. Lorsque les membres de l'équipe savent que l'avancement de leur tâche est surveillé, cette pression les pousse à s'engager pleinement dans leur travail.

5. Améliore la cohésion d'équipe

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des tâches est qu'il améliore la collaboration entre les membres de l'équipe d'un même service ou de services différents. Comme les membres interagissent souvent, ils apprennent à mieux se connaître, ce qui améliore encore les liens d'équipe.

6. Facilite l'allocation des ressources

La gestion des tâches permet une utilisation efficace des ressources les plus précieuses - temps, argent et main-d'œuvre. L'attribution de tâches aux bonnes personnes garantit que le travail est terminé à temps grâce à une utilisation efficace des ressources, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts du projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des tâches ?

Nous avons lu ce qu'est la gestion des tâches et pourquoi elle est importante. Il est maintenant temps de comprendre ce qu'est exactement un logiciel de gestion des tâches.

Le logiciel de gestion des tâches est une plate-forme visuelle à partir de laquelle les chefs de projet peuvent créer des tâches personnelles ou de groupe, les allouer et suivre leur avancement. Vous pouvez définir les dates de début et d'échéance, définir des estimations de temps, créer des tâches récurrentes, suivre les dépendances des tâches, etc., à partir d'un seul endroit et apporter les modifications nécessaires.

Ces outils réduisent les efforts manuels et font gagner beaucoup de temps. Maintenant, le fait est que tous les outils ne fournissent pas toutes ces fonctionnalités. Différents logiciels de gestion des tâches offrent un ensemble varié de fonctionnalités et vous n'aurez peut-être pas besoin de toutes.

Ainsi, afin de choisir les meilleurs outils de gestion de tâches, vous devrez d'abord analyser la taille de votre équipe et le type de projet (agile, cascade), puis choisir une solution qui répond à vos exigences.

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5 excellents outils de gestion des tâches pour les startups en 2022

Comme mentionné précédemment, les startups doivent s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de leurs ressources limitées, en particulier de la main-d'œuvre. L'utilisation d'un bon outil de gestion des tâches garantit que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches.

Jetons un coup d'œil à cinq des meilleurs outils de gestion des tâches disponibles aujourd'hui.

1. ProofHub

Un puissant ProofHub est un logiciel tout-en-un de collaboration d'équipe et de gestion de projet qui offre une gamme de fonctionnalités avancées aux utilisateurs sur une plate-forme commune. Le logiciel intègre un logiciel de gestion des tâches qui permet aux équipes de gérer facilement les tâches et d'être plus efficaces, productives et responsables de leur travail. Les chefs de projet peuvent gérer toutes les tâches en un seul endroit et naviguer facilement dans les listes de tâches et filtrer les données pour organiser le travail selon les besoins. Vous bénéficiez également d'un meilleur contrôle sur l'accès et la sécurité avec des listes uniquement disponibles pour les personnes assignées. Vous ne pouvez autoriser que les adresses IP sélectionnées à accéder à votre compte. Comme chaque membre de l'équipe a une compréhension claire de la répartition des tâches et des estimations de temps, ils sont susceptibles de devenir plus concentrés et responsables au travail.

Les caractéristiques principales incluent :

• Création et attribution de tâches individuelles ou de groupe.
• Étiquettes personnalisées.
• Définissez les dates de début et d'échéance des tâches.
• Définissez des estimations de temps.
• Temps de suivi.
• Créez des tâches récurrentes.
• Joindre et vérifier des fichiers.
• Une vue tableau, une vue liste et une vue tableau.

Tarification :

Le plan Ultimate Control est au prix de 89 $ par mois, facturé annuellement.

2. Quire

Quire est un logiciel avancé de gestion des tâches basé sur le cloud qui permet aux équipes de se réunir sur une plate-forme commune pour la planification, l'organisation et l'exécution collaboratives de la gestion de projets. Une vue de sous-liste ciblée garantit que chaque membre de l'équipe contrôle son travail et le tableau Kanban permet une visualisation facile des ressources de l'équipe pour optimiser la transparence et l'efficacité. Tout le monde peut garder une vue d'ensemble de l'avancement du projet et l'interface élégante permet un flux de travail sans encombrement. Quire est conçu pour les petites équipes, et les employés peuvent mieux se concentrer sur les tâches en identifiant ce sur quoi ils sont censés travailler.

Les caractéristiques principales incluent :

• Chronologie dynamique.
• Tableau Kanban.
• Sous-liste intelligente.
• Liste imbriquée infinie.
• Interface intuitive.
• Plate-forme multi-appareils.
• Modèles de projet.
• Intégrations.

Tarification :

Un plan gratuit est disponible. Le plan payant commence à partir de 8,95 $/utilisateur/mois.

3. Arriéré

Backlog est un outil populaire de gestion des tâches et de suivi des bogues utilisé par plus de 10 000 entreprises dans le monde. En utilisant Backlog, vous pouvez facilement gérer les tâches et faire le travail facilement grâce à des fonctionnalités utiles, telles que les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, etc. Utilisez Backlog pour hiérarchiser et gérer les tâches au sein des projets et suivre la progression globale. Communiquez clairement les mises à jour du projet, discutez des plans et soumettez des demandes de travail aux autres membres de l'équipe. Le partage de fichiers sécurisé dans le cloud est une autre fonctionnalité bénéfique qui améliore encore la coordination et la transparence de l'équipe. L'application Backlog vous permet de gérer votre travail même en déplacement.

Les caractéristiques principales incluent :

• Contrôle de version.
• Diagrammes de Gantt.
• Wikis.
• Les champs personnalisés.
• Suivi des bogues et des problèmes.
• Autorisations utilisateur.
• Partage de fichiers sécurisé.
• Collaboration inter-équipes.
• Suivi des bogues.

Tarification :

Un plan gratuit est disponible. Le plan payant commence à partir de 35 $ par mois.

4. beSlick

beSlick est un autre système utile de gestion des tâches basé sur des modèles qui aide à éliminer tout le chaos et l'encombrement dans vos processus manuels d'enregistrement et de planification des tâches. Conçu pour les équipes de petites et moyennes entreprises, le beSlick est facile à utiliser mais étonnamment puissant dans ses fonctionnalités. Étiqueté comme le seul outil de gestion des tâches avec amélioration des processus intégrée, il comporte l'un des constructeurs de flux de travail de processus les plus puissants (surtout à ce prix). Les modèles de rapports sont assez bons, vous donnant une vue claire et détaillée des progrès dans un seul tableau de bord.

Les caractéristiques principales incluent :

• Bibliothèque centralisée avec autorisations.
• Un tableau de bord unique pour visualiser l'avancement de toutes les tâches.
• Intégrez et automatisez.
• Rapports et filtrage des tâches.
• Analyse des processus et journalisation des pistes d'audit.
• Bibliothèque de modèles prédéfinie.
• Suivre et résoudre les problèmes de processus.
• Plate-forme multi-appareils.

Tarification :

Un forfait à paiement unique est au prix de 10 $/utilisateur/mois.

5. Travail d'équipe

Teamwork est un puissant logiciel de gestion de projet avec des outils de gestion de tâches intégrés que les chefs de projet peuvent utiliser pour créer des tâches très détaillées et personnalisées afin de permettre aux équipes de mieux comprendre leur flux de travail. Il offre un ensemble avancé de fonctionnalités qui vous permettent de planifier votre charge de travail, de suivre vos progrès, de créer des rapports et d'optimiser la progression de vos tâches. Les modèles de gestion des tâches aident tous les types d'équipes à gagner du temps, à améliorer les processus et à en faire plus. La fonction de planification de projet de Teamwork permet aux chefs de projet de définir des tâches de projet, de les allouer à des personnes et de surveiller les affectations. L'outil propose également une gestion des documents, ce qui permet aux utilisateurs de collaborer facilement sur des documents au sein de l'équipe via un portail en ligne.

Les caractéristiques principales incluent :

• Charge de travail.
• Tableaux Kanban.
• Utilisateurs clients illimités.
• Suivi du temps.
• Diagramme de Gantt.
• Modèles de liste de tâches.
• Des cahiers.
• Fichiers et gestion des versions.
• Jalons et calendrier.

Tarification :

Un forfait Free Forever est disponible. Le plan payant commence à partir de 10 $/utilisateur/mois, facturé annuellement.

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Conclusion

Les startups ne peuvent pas se permettre de faire fausse route avec les outils de gestion des tâches, en particulier dans les premières étapes. La planification et l'attribution manuelles des tâches peuvent réduire considérablement le temps productif de votre startup et il y a de fortes chances que les membres de votre équipe deviennent complaisants en raison d'un manque de répartition claire des responsabilités professionnelles.

Entrez dans un bon outil de gestion des tâches et les chefs de projet obtiennent un allié fiable et fonctionnel pour naviguer dans les processus d'attribution et de surveillance des tâches simples et complexes à partir d'un seul emplacement.

Les outils de gestion des tâches susmentionnés sont parmi les meilleurs du marché, offrant un juste équilibre entre abordabilité et fonctionnalité, car votre startup est susceptible d'enregistrer l'utilisation optimale de l'atout le plus précieux de votre organisation - les ressources humaines.

 Cet article est écrit par Nandini Sharma. Nandini est directeur adjoint du marketing chez ProofHub. Nandini apporte près d'une décennie d'expérience dans le domaine et a exécuté avec succès un certain nombre de campagnes de création de marque et de marketing tout au long de sa carrière. Spécialiste dans le domaine du marketing, Nandini connaît bien le savoir-faire technique et reste toujours au fait des dernières tendances du monde numérique. Vous la trouverez constamment en train de mettre en œuvre des stratégies de marketing avec perfection. Au fil des ans, elle a triomphalement créé un large public sur un certain nombre de plateformes en ligne populaires. Lorsqu'elle n'est pas occupée à rédiger des idées de marketing prêtes à l'emploi, on peut la trouver en train de canaliser sa créativité dans des activités artistiques et artisanales.