Astuces réussies pour perfectionner votre présentation de conférence virtuelle

Les conférences virtuelles sont un moyen fantastique de se connecter avec des pairs, des collègues et des clients du monde entier. Et même si la plupart des conférences virtuelles se déroulent sur des systèmes de vidéoconférence comme Google Hangouts ou Zoom, elles sont toujours aussi importantes que tout autre type de présentation. Après tout, vous voulez vous assurer que votre public est engagé et diverti (et à en juger par le nombre de personnes qui assistent aux conférences virtuelles), il est clair que ces événements peuvent être efficaces pour faciliter la communication en temps réel entre les conférenciers et leur public.

Cela étant dit : faire une présentation engageante virtuellement peut être un défi. Mais si c'est bien fait, vous vous sentirez aussi confiant devant un public en ligne que devant une salle pleine de gens face à face ! Alors aujourd'hui, nous allons passer en revue quelques astuces éprouvées pour perfectionner votre prochaine présentation de conférence virtuelle.

Préparer la technologie

• Assurez-vous d'avoir une bonne connexion Internet.
• Assurez-vous d'avoir le bon équipement.
• Testez votre équipement avant la présentation.
• Ayez un plan de secours en cas de problème, comme une panne de projecteur ou d'ordinateur portable.

Arrivez tôt sur le site afin de pouvoir installer votre équipement de présentation. Si possible, testez-le au préalable pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace de stockage sur vos appareils. Organisez tout pour qu'il soit facile à trouver et à ranger lorsque vous avez terminé.

Si vous utilisez un projecteur, assurez-vous que l'écran est propre et clair. Vérifiez que votre ordinateur dispose de suffisamment de mémoire et de puissance de traitement pour exécuter votre logiciel de partage d'écran. Si possible, testez-le au préalable pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Assurez-vous qu'il y a une prise à proximité de l'endroit où vous présenterez afin de ne pas avoir de difficultés techniques dues à l'épuisement de la batterie.

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C'est en forgeant qu'on devient forgeron

Pratiquez votre présentation devant un miroir. Ce n'est un secret pour personne que vous vous regardez tous les jours dans le miroir, mais avez-vous déjà pensé à sortir de votre zone de confort et à pratiquer votre présentation devant lui ? Si ce n'est pas le cas, je vous recommande fortement d'essayer. La pratique du miroir vous permet de vous voir sous différents angles, ce qui peut vous aider à faire des ajustements et à améliorer votre discours global.

Pratiquez en famille ou entre amis. Invitez des amis à dîner et demandez-leur s'ils seraient prêts à assister à l'une de vos présentations de conférence virtuelle dans le cadre de votre séance d'entraînement. Vous pouvez également leur demander leur avis sur la façon dont leur expérience a été répétée. Cela vous donnera des informations précieuses sur la quantité de travail qui reste à faire avant que l'événement lui-même ne commence sérieusement !

Utiliser un scénario

Écrivez un scénario. Un script est le meilleur moyen de s'assurer de ne rien oublier, de s'écarter du sujet, de faire des erreurs ou de devenir trop émotif.

Un script est également un excellent moyen de vous assurer que vous dites exactement ce que vous voulez dire. Cela peut vous aider à éliminer les informations inutiles ou les points redondants qui pourraient gêner votre message.

Le script doit être aussi bref que possible, tout en transmettant clairement le message. Si un script est trop long, votre présentation peut sembler désorganisée et confuse. Il est également très important que vous vous entraîniez à lire votre script à haute voix plusieurs fois avant de le diffuser en direct. Cela vous aidera à vous assurer que vous êtes à l'aise avec ce que vous dites et à éviter les pauses ou les trébuchements gênants lorsque vous parlez devant un public.

S'habiller pour réussir

Lors de la préparation d'une conférence virtuelle, n'oubliez pas qu'il est souvent préférable de s'habiller pour l'occasion. Bien que cela puisse sembler évident, beaucoup de gens peuvent oublier qu'il existe différents types d'occasions et de publics à prendre en compte pour décider comment vous vous présenterez lors de votre prochain événement virtuel. Par exemple:

Habillez-vous pour l'occasion.

Si vous présentez à une conférence spécifique à l'industrie dans laquelle tous les autres orateurs portent des costumes et des cravates, ne montez pas sur scène avec votre t-shirt et votre jean préférés. Vous vous sentirez peut-être à l'aise dans ces vêtements, mais ils ne donneront pas une impression professionnelle - et vous voulez que toutes les autres personnes présentes remarquent votre présentation.

Habillez-vous pour le public.

Lorsque vous assistez à un événement avec des participants internationaux, comme ceux organisés par Veeam Software ou Citrix Synergy, assurez-vous de garder à l'esprit les différences culturelles lorsque vous choisissez quoi porter sur scène : alors que certaines cultures préfèrent une tenue plus formelle que d'autres (par exemple), il y a pas besoin d'en faire trop en s'habillant comme quelque chose de The Matrix Reloaded (sauf si vous prévoyez de faire des blagues sur les pilules bleues).

Porter quelque chose de trop révélateur ou serré pourrait détourner l'attention de ce qui se dit pendant les discours au lieu de concentrer leur attention principalement sur le contenu lui-même - évitez donc de porter des jupes courtes ou des chemises à décolleté si possible ! N'oubliez pas non seulement qui verra ces présentations, mais aussi combien de temps chaque conférencier a été alloué ; si quelqu'un a besoin de plus de temps que d'autres, laissez-le parler plus longtemps sans interruption afin qu'il puisse terminer sa présentation sans se sentir pressé de quitter la scène avant la fin du temps imparti !

Si vous faites une présentation qui sera visionnée par un public international, gardez à l'esprit qu'il est probable que certaines personnes auront du mal à comprendre ce qui se dit en raison des accents et/ou des barrières linguistiques. Il peut être utile de fournir une copie écrite de vos diapositives en plus de celles affichées à l'écran afin que les gens puissent s'y référer s'ils ont besoin d'aide pour suivre ce qui se dit, de cette façon ils en auront la possibilité.

Établir un contact visuel

Établissez un contact visuel avec la caméra. Cela peut être difficile si vous ne savez pas quoi faire de vos mains, mais il est important de regarder la caméra plutôt que de garder les yeux sur l'écran ou vos diapositives. Vous voulez vous assurer que toutes les personnes présentes vous voient et se connectent avec vous en tant qu'orateur, ce qui signifie établir un contact visuel avec eux au lieu de simplement regarder un écran ou un papier.

Regardez vos diapositives le cas échéant. Regarder n'importe quel type d'aide visuelle pendant une présentation aide les gens à rester engagés car ils sont capables de voir comment quelque chose fonctionne dans la vie réelle. Par exemple, s'il existe un exemple de diapositive montrant comment quelque chose fonctionne - comme une infographie ou une vidéo - assurez-vous non seulement de mentionner son titre à haute voix, mais aussi de le regarder lorsque vous en parlez afin que chacun sache ce qu'il doit rechercher une fois rentrés chez eux !

N'oubliez pas de sourire ! Cela semble assez simple, mais peu de gens se souviennent de cette étape lors de la préparation de leurs présentations… surtout ceux qui n'ont pas l'habitude d'avoir des caméras toute la journée (comme nous). Assurez-vous que, quel que soit le point dont nous parlons pendant notre présentation - que nous parlions de nous-mêmes ou d'un autre sujet entièrement - que nous gardions notre sourire fort tout au long de chaque phrase prononcée afin que les téléspectateurs sachent exactement à quel point nous nous amusons faire ce travail.

Fais tes devoirs

Vous allez devoir acquérir de nouvelles compétences si vous voulez que votre présentation de conférence virtuelle soit un succès. Si vous êtes comme moi, vous n'êtes probablement pas habitué à être devant une caméra et à parler dans un microphone, il est donc important que vous fassiez tous vos devoirs à l'avance. Voici quelques conseils:

• Faites vos recherches sur le sujet en question - car plus que jamais, les conférences virtuelles deviennent populaires dans tous les secteurs (en particulier dans les soins de santé). Vous voudrez que les personnes qui assistent à ces conférences aient l'impression d'avoir appris quelque chose de précieux en assistant à la vôtre ; par conséquent, savoir ce dont votre public a besoin est essentiel !
• Sachez comment fonctionne la technologie et assurez-vous que tout va bien pendant votre conversation ! Cela peut sembler évident, mais il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner lors de l'utilisation de ce type d'équipement. Soyez prêt à tout ce qui pourrait arriver lors d'une présentation en ligne, comme des problèmes techniques ou pire encore : quelqu'un d'autre prendrait en charge notre session !
• La pratique rend parfait - si la première tentative n'a pas fonctionné correctement, réessayez à plusieurs reprises jusqu'à ce que tout se passe bien avant de faire des présentations en direct en ligne via webcam via Skype ou WeChat.

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Souvenez-vous de votre public

Les présentateurs oublient souvent que l'objectif principal d'une présentation de conférence virtuelle est de s'assurer que les participants sont engagés et d'en retirer ce que vous voulez qu'ils fassent, pas seulement d'entendre des informations. Voici quelques façons de vous assurer que votre présentation est attrayante pour votre public :

• Connaissez votre public et sachez comment il interagira avec vos diapositives. Si possible, essayez quelques tests afin de savoir dans quelle mesure ils sont susceptibles d'être reçus. Si le test n'est pas possible, faites autant de recherches que possible sur ce sujet (profitez des alertes Google ou des outils de Newsjacking) afin que, au moment de la livraison, vous puissiez personnaliser chaque diapositive en fonction de qui est écouter et quels pourraient être leurs besoins à un moment donné de la séance.
• Assurez-vous que tout le monde a accès à la technologie nécessaire pour visionner les présentations (iPad/portable versus ordinateur de bureau). Vous voudrez peut-être inclure des liens au cas où quelqu'un n'aurait pas tout le nécessaire.
• Gardez un œil sur l'endroit où les gens sont assis - cela permettra une plus grande flexibilité lorsque vous donnerez des instructions ou poserez des questions pendant les sessions de questions-réponses.
• Soyez conscient des différences culturelles - s'il y a plus d'une langue parlée autour des tables pendant les pauses ou les repas du midi (par exemple), parlez lentement afin de ne pas désintéresser les auditeurs.

Rencontrez votre public là où il se trouve

Vous allez parler à une grande variété de personnes dans votre auditoire et vous devez vous assurer que vous parlez leur langue. Si vous présentez en vidéo, utilisez la vidéo ! Si vous présentez lors d'une conférence virtuelle, utilisez les plateformes de conférence virtuelle ! Ou, si vous présentez dans une salle de classe virtuelle, utilisez les outils de classe virtuelle !

Cela signifie que si quelqu'un utilise Zoom ou Skype Entreprise (ou autre), il doit voir vos diapositives et écouter votre voix via les haut-parleurs ou les écouteurs de son ordinateur. Vos diapositives apparaîtront sur les écrans de tous les participants afin que tout le monde puisse les voir en même temps sans avoir à regarder leurs propres ordinateurs portables/smartphones/tablettes. propres appareils.

Lors de la création de vos diapositives de présentation, assurez-vous qu'elles sont lisibles sur un petit écran. Si vous avez de grandes polices en gras et beaucoup de couleurs qui ont fière allure lorsqu'elles sont affichées sur un grand écran ou imprimées, mais pas tellement lorsqu'elles sont réduites à la taille d'un écran de smartphone, utilisez quelque chose de plus approprié pour ce public. Vous devez également vous assurer qu'il y a suffisamment de contraste entre la couleur d'arrière-plan et tout le texte afin d'éviter tout problème de lisibilité.

Concentrez-vous sur le canal arrière

Un backchannel est un outil virtuel qui permet une interaction en direct avec votre public. C'est une rue à double sens, où vous pouvez recevoir des commentaires de votre public en leur posant des questions et en leur faisant répondre en temps réel via la plateforme. Ce type d'interaction vous donne l'opportunité de dialoguer avec votre public et d'obtenir des commentaires directs sur des sujets qui sont importants pour eux.

Bien qu'il existe de nombreux types de backchannels différents (nous en discuterons ci-dessous), il est utile de savoir qu'ils sont généralement utilisés comme espaces de réunion numériques où les gens peuvent collaborer en ligne en temps réel. En ce sens, ils servent de prolongement des conférences ou des présentations car ils permettent aux participants de communiquer plus librement pendant les sessions que ce qui serait possible autrement (comme lorsque quelqu'un pose une question à haute voix). Les backchannels permettent également aux entreprises qui proposent des webinaires et des diffusions en direct d'accéder à ce que les gens disent de leurs produits/services à tout moment ; ces informations peuvent être utilisées plus tard dans le cadre de campagnes marketing ou de stratégies de vente plus importantes !

Assurez-vous de vous amuser !

Ne vous prenez pas trop au sérieux et amusez-vous ! C'est normal de faire des erreurs et de les admettre. Personne n'est parfait, alors n'essayez pas d'être quelqu'un que vous n'êtes pas. Ne vous souciez pas de ce que les autres pensent de votre présentation ou de vous en tant que présentateur, tant que c'est authentique pour les deux parties impliquées dans la conversation.

N'ayez pas peur de poser des questions ! Ce n'est pas grave si vous ne connaissez pas toutes les réponses. La chose la plus importante est que vous êtes prêt à apprendre et à grandir en tant que personne et professionnel.

Si vous êtes nerveux à l'idée de présenter, essayez de vous concentrer sur ce qui vous rend excité et passionné. Pensez à quel point vous vous sentirez bien lorsque votre public «comprendra» ce que vous essayez de dire.

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Conclusion

Lorsqu'il s'agit d'une présentation de conférence virtuelle, il est important de se rappeler qu'il n'y a pas qu'une seule façon de le faire. Il existe de nombreuses approches différentes, mais l'essentiel est de trouver la méthode qui vous convient le mieux. Les conseils de conférence virtuelle que nous avons partagés ici peuvent vous aider à faire de votre prochaine présentation un succès - et qui sait ? Peut-être qu'après avoir lu cet article, quelqu'un aura une idée encore meilleure !