8 façons de rationaliser votre processus de paie

Le processus de paie peut être difficile pour n'importe quelle entreprise, et il est facile de s'enliser dans l'aspect administratif des choses. Chaque propriétaire d'entreprise sait à quel point il est important de s'assurer qu'il paie ses employés correctement et à temps. Mais avec tant de réglementations différentes, d'exigences en matière de paperasse et d'implications fiscales, il n'est pas étonnant que le processus de paie puisse devenir si pénible.

Rester au courant de ces réglementations et changements peut signifier beaucoup de travail supplémentaire pour l'équipe de la paie. La clé pour assurer un processus de paie rationalisé pour votre entreprise ou votre entreprise est d'améliorer l'efficacité à tous les niveaux. Voici huit façons de vous assurer que votre paie fonctionne de la meilleure façon pour les besoins de votre entreprise.

1. Maîtrisez vos coûts

La paie est l'un des aspects les plus coûteux de la gestion d'une entreprise. Il peut être difficile de contrôler ces coûts tout en veillant à ce que les chèques de paie des employés soient toujours payés à temps, mais il existe de nombreuses façons de réduire ce que vous dépensez pour le traitement de la paie. Les propriétaires d'entreprise qui gèrent leur masse salariale plus efficacement constatent souvent des économies importantes au fil du temps. Comme point de départ, analysez les coûts par employé et par service pour aider à identifier les domaines où les coûts ne sont pas partagés équitablement.

Tenez à jour une feuille de calcul précise de toutes les dépenses salariales, y compris les avantages et les primes pour chaque employé, afin de déterminer ce que vous dépensez pour chaque heure travaillée. Utilisez les données recueillies dans votre analyse des coûts pour créer un plan qui vous aidera à contrôler les futurs frais de traitement de la paie tout en maintenant les niveaux de productivité des employés travaillant dans le respect des délais. Sachez également ce que vous payez dans votre système de traitement de la paie et combien cela coûte par transaction.

Optez pour le meilleur logiciel de paie avec des frais transparents afin de comprendre exactement à quoi sert chaque dollar. S'il y a des frais cachés ou peu clairs sur vos factures, contactez immédiatement votre fournisseur car cela pourrait être le signe d'un service de paie inexpérimenté ou malhonnête. Assurez-vous de comprendre la structure des coûts avant de signer un contrat et demandez des éclaircissements si nécessaire pour vous assurer qu'il n'y aura pas de factures surprises plus tard.

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2. Rationalisation du processus d'obtention des données

S'assurer que tout le monde a accès à toutes ses données leur permet d'agir et d'apporter des modifications plus facilement. Si vous utilisez des feuilles de calcul, envisagez de créer une copie maîtresse qui sera partagée avec votre équipe. De cette façon, ils peuvent ajouter de nouvelles informations et modifier les données existantes sans mettre à jour plusieurs fichiers ou envoyer des e-mails dans les deux sens. Créez un calendrier pour gérer les activités de paie afin de vous assurer que votre équipe suit le même processus chaque fois qu'elle doit mettre à jour des données ou apporter des modifications.

Par exemple, créez des procédures opérationnelles standard (SOP) pour la fréquence à laquelle vous examinez les dossiers avec les employés, effectuez des audits sur les taux de rémunération, etc., afin que chacun connaisse ses responsabilités à chaque étape du processus. Optez pour une option de collecte de données automatisée pour rationaliser votre paie et éviter les erreurs pouvant survenir avec le traitement manuel ou les feuilles de calcul. Avec les données de paie correctes, vous pouvez suivre et mettre à jour des éléments tels que le temps travaillé, les taux de rémunération basés sur les intitulés de poste ou les niveaux d'expérience, les augmentations pour les employés qui sont dans votre entreprise depuis longtemps, etc.

3. Découvrez ce dont les autres départements ont réellement besoin

L'une des plus grandes erreurs que commettent les entreprises lorsqu'elles tentent de rationaliser leur processus de paie est de ne pas consulter les autres services, en particulier la comptabilité. Si vos départements commerciaux n'ont pas accès à ce dont ils ont besoin à un moment donné, vous ne pouvez jamais vous attendre à ce que votre processus de paie se déroule sans encombre. Découvrez ce dont les autres départements ont réellement besoin et efforcez-vous de leur fournir rapidement les informations dont ils ont besoin.

Par exemple, si vous avez un modèle commercial simple où votre service comptable n'a besoin de connaître que le nombre total d'heures travaillées par chaque employé, il n'est pas nécessaire de créer une écriture comptable. Cependant, s'il y a certaines entrées liées à la paie qui doivent être faites pour que les états financiers et les impôts de votre entreprise soient correctement classés, assurez-vous qu'elles sont faites en comptabilité. En fournissant à chaque département les informations dont il a besoin, vous pouvez rationaliser votre processus de paie.

4. Gérez plus efficacement l'inscription automatique à la paie

L'inscription des employés à la paie est essentielle pour s'assurer que leurs chèques de paie sont livrés à temps et au bon montant. Cependant, lorsque les employeurs ont un grand nombre d'employés à inscrire à la paie, cela peut prendre plusieurs heures pour effectuer cette tâche. Cette utilisation inefficace des précieuses ressources de l'entreprise pose un grand risque d'erreur humaine avec autant de personnes différentes impliquées. Les employeurs devraient plutôt automatiser le processus d'inscription.

Envisagez de l'intégrer dans une solution d'intégration automatisée qui peut également inscrire de nouveaux employés aux RH et à d'autres services de l'entreprise, tels que les avantages sociaux ou les charges sociales. Vous devez également activer les ajustements automatiques lorsque le statut d'un employé change, par exemple lorsqu'il est promu ou qu'il change de service. L'automatisation de l'inscription à la paie est un grand pas en avant vers la rationalisation de l'ensemble du processus et la fluidification de vos jours de paie sans aucune technologie supplémentaire.

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5. Adoptez les nouvelles technologies d'entreprise

Un autre moyen efficace de rationaliser votre processus de paie consiste à adopter de nouvelles technologies commerciales. De cette façon, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches et permettre aux employés et aux chefs de service de gérer plus facilement plusieurs projets à la fois. Vous pouvez le faire en utilisant des systèmes en ligne qui vous permettent de collecter rapidement des données tout en automatisant les processus de paiement tels que les rapports et la facturation.

Considérez certaines de ces options :

• Automatisez votre chronométrage avec une application d'enregistrement du temps ou faites précharger les appareils avec les feuilles de temps des employés auxquelles ils peuvent accéder par eux-mêmes. Une solution comme celle-ci ne vous oblige pas à calculer manuellement les heures travaillées et les horodatages, ce qui en fait un processus simple.
• Investissez dans ce qui peut aider à créer des factures et à les envoyer par voie électronique, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives telles que la facturation des clients ou l'émission de la paie.
• Laissez les employés gérer leurs propres demandes de congés et notes de frais à l'aide d'une plateforme collaborative en ligne. De cette façon, ils peuvent soumettre des demandes lorsque cela est nécessaire et suivre les dépenses en temps réel.
• Utilisez des notifications automatisées pour tenir tout le monde au courant lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications, de soumettre des demandes de congé ou de vérifier les dépenses.

Lorsque vous investissez dans la technologie d'entreprise, assurez-vous d'en tirer le meilleur parti en formant vos employés à l'utilisation de chaque outil. Cela garantit que tout le monde utilise ces systèmes pour maximiser les avantages et minimiser le temps passé à saisir des données ou à enquêter sur des problèmes.

6. Restez au fait des nouvelles modifications législatives

Vous devez également comprendre l'impact de la nouvelle législation sur votre entreprise et son impact sur la paie. Assurez-vous d'être au courant des changements à venir pour vous assurer de ne pas prendre de retard dès qu'ils entrent en vigueur. Les lois fédérales et étatiques prévoient généralement une fenêtre de temps pour que les entreprises se conforment aux changements. Cependant, vous souhaitez agir le plus tôt possible. Vous ne voulez pas vous retrouver à rattraper votre retard lorsque la date limite arrive.

Assurez-vous que tous les nouveaux changements sont mis en œuvre en temps opportun. Gardez à l'esprit qu'une partie de la rationalisation du processus de paie implique de rester conforme à la législation. Toute interruption de vos processus existants en raison d'un manque de conformité peut facilement faire dérailler l'ensemble de votre processus de paie et potentiellement même vous exposer au risque d'être audité. De plus, il est important que tous les employés soient également informés des changements. Cela est particulièrement vrai si des modifications ont été apportées à leur taux de rémunération ou à leurs retenues dans le cadre de la nouvelle législation.

7. Intégrez la paie aux autres fonctions de l'entreprise

Une autre façon de rationaliser votre processus de paie consiste à l'intégrer à d'autres fonctions de l'entreprise. Vous pouvez le faire en utilisant un logiciel ou un service doté d'intégrations améliorées telles que Xero, FreshBooks, etc. Les solutions logicielles de comptabilité les plus populaires sont désormais livrées avec des services de paie intégrés qui vous permettent d'importer des données financières de ces programmes dans votre système de paie, de sorte que vous n'avez pas à saisir les données manuellement.

Cela permet un processus de paie plus précis, réduisant le risque d'erreur humaine et vous facilitant la tâche lors de la production de vos déclarations de revenus à la fin de l'année. L'intégration de votre paie à d'autres fonctions de l'entreprise peut vous aider à réduire le temps et les efforts nécessaires pour effectuer les tâches liées à la paie, ce qui vous laisse plus de temps pour d'autres responsabilités. Par exemple, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, un processus intégré peut vous permettre de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise tout en ayant la tranquillité d'esprit que votre masse salariale est payée de manière précise et rapide.

8. Obtenez le soutien dont vous avez besoin quand vous en avez besoin

Parfois, vous pouvez rencontrer des problèmes de paie que vous n'êtes pas équipé pour résoudre vous-même. Par exemple, s'il y a une modification complexe de la loi fiscale ou si l'IRS a des questions sur quelque chose dans vos charges sociales, il serait peut-être préférable que vous demandiez l'aide d'un expert. Cet expert peut être un professionnel des ressources humaines ou un comptable expérimenté dans le traitement de la paie. Vous ne voulez pas laisser votre entreprise souffrir parce que vous n'êtes pas en mesure de résoudre le problème tout de suite. C'est là que trouver l'aide de quelqu'un avec plus d'expertise sera utile.

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La gestion de votre processus de paie devrait être facile

Avec ces conseils à l'esprit, votre processus de paie devrait être plus simple et plus efficace. Que vous choisissiez de l'externaliser ou de le gérer en interne, vous devriez être en mesure d'effectuer votre paie plus rapidement. N'oubliez pas que l'externalisation ne signifie pas le transfert de la responsabilité de la conformité RH et de la culture d'entreprise. Assurez-vous donc que le sous-traitant est également à la hauteur de ces problèmes. Les avantages d'un processus rationalisé sont clairs, mais le temps et les efforts nécessaires pour le mettre en place et le faire fonctionner le sont également.

Alors, assurez-vous de prendre le temps de comprendre ce dont vous avez besoin et où se situent les priorités de votre entreprise. Ce n'est qu'alors que vous pourrez mettre en œuvre le processus le plus efficace possible.