L'importance stratégique de l'archive numérique dans une entreprise

Les archives numériques d'une entreprise sont principalement la mémoire numérique de l'entreprise , qui est principalement composée de documents électroniques. Par conséquent, il est essentiel que les organisations préservent numériquement les documents de manière appropriée afin de préserver la mémoire de leurs archives dans le temps.

Le moment est venu pour les directions de prendre conscience de la nécessité de réellement construire une culture numérique dans leurs organisations afin qu'elles soient en mesure de connaître et de gouverner les archives tout au long de leur cycle de vie.

L'archive informatique de documents et de données d'une entreprise représente la richesse exclusive et stratégique pour l'organisation, et sa valeur ne se limite pas aux objets numériques qui la constituent (c'est-à-dire les documents électroniques de l'entreprise), mais concerne les processus, les relations et les modalités adoptés pour les constituer, les gérer et les conserver dans le temps.

La législation en Italie pousse à une formation, une gestion et une conservation appropriées

La loi italienne pousse les entreprises à adopter et à utiliser de plus en plus des solutions de signature électronique , des systèmes de documents avec une gestion efficace des flux de travail et des capacités de conservation numérique conformes à la loi. Ces systèmes peuvent être gérés en interne par l'entreprise ou utilisés en tant que services cloud "software as a service" (SaaS) via des prestataires de services spécialisés, certifiés et qualifiés tels que Doxee.

Les dispositions de la principale source réglementaire en Italie sur la numérisation, représentée par le Code d'administration numérique (CAD), mentionnée dans le décret législatif n. 82 du 7 mars 2005 et ses modifications ultérieures, ainsi que les directives AgID relatives aux documents électroniques, aux signatures électroniques et aux services de confiance, à la reproduction et à la conservation des documents, aux communications électroniques et aux identités numériques s'appliquent également aux entreprises privées .

La CAD établit que les livres, écrits et documents qui doivent être conservés peuvent être constitués et conservés sur des supports informatiques conformément aux dispositions de ce code et selon les Directives AgID.

Cela a également été réaffirmé par l'art. 2215-bis du Code civil , qui confirme que les livres, registres et documents dont la tenue est imposée par la loi ou le règlement, ou qui sont requis par la nature ou la taille de l'entreprise, peuvent être constitués et conservés par ordinateur, constituant les éléments primaires et des informations originales à partir desquelles il est possible de faire, sur différents types de support, des reproductions et des copies pour les usages autorisés par la loi.

En outre, conformément à l'art. 43, alinéa 3 du CAD, les documents informatiques dont la conservation est prescrite par la loi ou le règlement doivent être conservés par voie numérique, dans le respect des règles techniques établies en application de l'art. 71 du CAD, donc selon les règles identifiées par les Directives AgID sur la gestion de la création et la conservation entrées en vigueur le 10 septembre 2020 et d'application obligatoire à partir du 1er janvier 2022.

Les obligations de conservation et d'exposition des documents qui composent les archives numériques d'une entreprise sont réputées remplies à toutes fins légales au moyen de documents informatiques si les procédés utilisés sont conformes aux directives de l'AGID, telles que prescrites par les articles 20 alinéa 5-bis et 43 alinéa 1.

Pour les entreprises, l'enjeu est de garantir que les documents informatiques produits ou reçus aujourd'hui puissent continuer à être lus et utilisés dans un avenir lointain, en s'assurant de leur valeur juridique et de leur bon placement dans les archives de l'entreprise.

Cet objectif ne peut être atteint qu'en adoptant des systèmes documentaires et des services de conservation qui garantissent le respect des règles techniques des Directives AgID et assurent les hautes exigences de sécurité et de confidentialité .

Mais qu'est-ce qu'une archive numérique ?

L'archive numérique d'un organisme privé, comme une entreprise, est constituée du complexe organique et des relations des documents produits ou reçus par l'organisme dans le cadre de son activité.

L'historien Jacques Le Goff a défini un document comme « quelque chose qui demeure » , c'est-à-dire qu'il est produit précisément pour être conservé dans le temps et mis à la disposition de ceux qui ont intérêt à connaître l'acte ou le fait représenté dans le document.

Les exigences d'intégrité, d'inaltérabilité, d'authenticité, de colocalisation temporelle, de disponibilité et de conservation dans le temps qu'elle garantit sont les principaux objectifs qu'une entreprise doit savoir planifier pour gérer correctement ses archives informatiques.

Ceci est prévu par le code d'administration numérique lui-même, qui indique à l'art. 44, alinéa 1-ter, que « dans tous les cas où la loi prescrit des obligations de conservation, même pour les personnes privées , le système de conservation des documents électroniques assure, à ce qui est conservé, des caractéristiques d'authenticité, d'intégrité, de fiabilité, de lisibilité, de récupérabilité, selon les méthodes indiquées dans les directives AgID.

Un système documentaire fiable dans le temps impose à l'entreprise de prévoir :

• organisation et contrôle des responsabilités de production, de maintenance et de conservation des documents de l'entreprise ;
• adoption de procédures et d'outils qui identifient les documents informatiques stockés d'une certaine manière dans le temps et dans l'espace, garantissant la lisibilité et la facilité de récupération des documents et des informations d'identification, y compris les métadonnées associées aux documents ;
• sélection et recours à des fournisseurs spécialisés dans la gestion et la conservation d'archives numériques et garantissant les plus hauts niveaux de sécurité, de qualité et de fiabilité .

La conservation signifie organiser une archive numérique à valeur juridique , gérée par un système d'information et soutenue par un modèle d'organisation, des procédures, des rôles, des tâches et des activités, décrites dans le manuel de conservation .

La numérisation est possible dans tous les secteurs d'activité

Depuis un certain temps déjà, la législation de référence sur la numérisation n'a pas imposé de délais à la bonne procédure de numérisation dans les différents secteurs de l'entreprise , permettant ainsi d'alimenter les archives numériques de l'entreprise avec une quantité toujours croissante de documents et de données numériques à caractère transversal placées en stock. Ci-dessous quelques secteurs et exemples pratiques de types de documents commerciaux :

• documents à caractère fiscal : factures et notes actives et passives, documents de transport actifs et passifs, arrêtés NSO, livres et registres comptables , écrits auxiliaires, états financiers, déclarations, attestations CU, F24, communications fiscales, livres de société, notes de frais et reçus, factures timbrées pour allégements fiscaux, etc.
• documentation de droit civil : formulaires, avis de paiement, courriers, convocations, communications, relances, bons de commande, contrats, relevés bancaires, correspondance, reçus, courriers électroniques et messages PEC, registres ou enregistrements informatiques, documentation technique, certificats de conformité, documentation du processus qualité, consentements de confidentialité, documentation de production, etc.
• documentation du travail : fiches de paie (en Italie, Libro Unico del Lavoro – LUL), contrats de travail et gestion de la relation de travail, lettres de mission, communications, déclarations sociales et fiscales, etc.
• documentation bancaire : comptes (bulletins de dépôt et de retrait), contrats, documents de crédit garanti, documents de négociation et de gestion des investissements, caisse enregistreuse, ordres informatiques locaux, chèques dématérialisés, documents de contrôle en bonne et due forme, etc.
• documentation d' assurance : polices d'assurance et autres pièces justificatives, dossier d'assurance vie et dommages divers, etc.
• documentation douanière : documentation relative à l'importation, à l'exportation, au transit des marchandises, factures douanières, e-DAS, etc.
• documentation clinique : rapports d'analyses de laboratoire, rapports et images de radiodiagnostic et de médecine nucléaire, rapports de consultations externes, lettres de sortie, dossiers médicaux électroniques, FSE, ordonnances électroniques, dossiers de santé, etc.
• documentation d'autres régions.

Avantages tout au long du cycle de vie d'une archive informatique

La gestion d'une archive numérique offre des avantages vraiment pertinents à moyen-long terme si elle repose sur les principes d'automatisation et de simplification des flux de documents de l'organisation tout au long de leur cycle de vie, selon une trajectoire visant à atteindre des niveaux de plus grande efficacité , efficacité, transparence et conformité.

En matière de processus numériques , la capacité à optimiser les phases de réception, de production et de signature des documents, de partage des données et des documents, d'archivage, de stockage et de destruction des documents en fin de vie nécessite une optimisation importante des processus de relations internes et externes d'une entreprise. .

Avoir une approche intégrée de l'adoption de logiciels et de services communiquant avec le système d'archivage de documents et le service de conservation numérique et valorisant les données échangées et traitées permet à l'entreprise de réaliser de nombreux bénéfices : réduire le temps et donc les coûts de fonctionnement gestion des flux documentaires pour les simplifier ; parvenir à une réduction drastique des erreurs humaines ; éliminer la dispersion des documents; améliorer les processus d'approbation, de suivi et de contrôle ; accroître la sécurité et la transparence ; et de contribuer à un modèle de durabilité environnementale .

Ainsi, la numérisation des différents processus métier permet de produire et/ou de détenir de nombreux types de documents électroniques qui alimentent les archives numériques de l'entreprise .

Formats et métadonnées de documents dans une archive numérique

Par conséquent, afin de préserver la mémoire numérique d'une entreprise, il est nécessaire de prêter attention non seulement aux objets numériques (par exemple, les documents informatiques), entendus comme des séquences de bits et à leurs conditions de validité légale, mais également d'adopter des formats électroniques adaptés, conformes aux Annexe 2 des Directives AgID. Il faut aussi garantir la valorisation de l'ensemble des métadonnées nécessaires à l'indexation des documents à enrichir. Ceci est fait afin de mettre en évidence les caractéristiques documentaires et la contrainte archivistique représentée par l'ensemble des relations logiques et formelles qui existent entre les documents d'une archive, qui doivent être conformes à l'annexe 5 des lignes directrices AgID.

Les métadonnées ne sont rien de plus qu'un ensemble de données (informations) associées à un objet numérique , tel qu'un document informatique pour identifier et décrire son contexte, son contenu et sa structure, ainsi que pour permettre sa gestion dans le temps dans le système de conservation.

Pour la préservation des archives, les métadonnées ont diverses fonctions. Celles-ci vont de l'identification permanente des objets et de leurs relations, au stockage des mécanismes techniques et procéduraux de formation, d'entretien et de conservation, aux privilèges d'accès, aux logiques de sélection, à la description du contexte de production et de garde et de conservation ultérieures. .

La documentation à conserver doit donc être décrite en termes de :

• nature de la documentation (par exemple, type, classe);
• format utilisé ;
• liste et description des métadonnées ;
• période de conservation ;
• toute information jugée utile à la conservation.

À l'ère de la société numérique, le volume de documents informatiques détenus par les entreprises italiennes connaît une croissance exponentielle . Cela nécessite un système de préservation à la pointe de la technologie qui rend les actifs informationnels disponibles au fil du temps grâce à des métadonnées appropriées , ce qui signifie également éliminer le risque de rencontrer des problèmes critiques dans la récupération, l'accès et l'exposition des documents au fil du temps, malgré le fait que ils ont été dématérialisés et archivés numériquement.

L'importance de s'appuyer sur un fournisseur certifié et qualifié Agid

La gestion de la conservation des archives peut être sous-traitée par l'entreprise à des sujets spécialisés, dits Prestataires de Conservation, par le biais de contrats qui confient les activités de conservation des documents informatiques et la nomination d'un responsable du traitement des données.

Concrètement, les règles et procédures appliquées, le professionnalisme des personnes en charge et la qualité , notamment en termes de robustesse, de sécurité et de fiabilité des technologies appliquées, sont d'une grande importance. Dès lors, le choix de confier le stockage numérique des archives d'une entreprise à un fournisseur certifié et qualifié s'impose .

Les prestataires de conservation qualifiés AgID ont les exigences les plus élevées en matière de qualité, de sécurité et d'organisation , identifiées conformément à la réglementation européenne par les lignes directrices pour la formation, la gestion et le stockage des documents électroniques. Les entreprises privées ne sont pas obligées de sous-traiter à des prestataires de conservation qualifiés , mais il est fortement recommandé de s'appuyer sur des fournisseurs qualifiés par l'Agence pour l'Italie numérique, tels que Doxee, afin de réduire la responsabilité de À cet égard, avec la décision n ° 455 du 25 juin 2021, l'AgID a publié le nouveau règlement qui définit les critères pour la fourniture du service de conservation de documents informatisés, énonçant les exigences générales ainsi que la qualité, la sécurité et exigences organisationnelles pour la fourniture du service de conservation dans des annexes spécifiques, avec la mise en place d'un marché spécifique pour les services de conservation qualifiés.