Comment votre startup peut bénéficier d'un numéro de téléphone virtuel ?

Démarrer une entreprise coûte cher, surtout si vous ne disposez pas d'une source solide de capital. Le coût initial encouru est hors normes, et s'il n'est pas bien budgétisé, vous pouvez perdre l'argent que vous n'aviez jamais prévu. Vous courez le risque de vous endetter.

Vous souhaitez économiser de l'argent et maximiser vos profits ? L'utilisation d'un numéro de téléphone virtuel pour vos communications professionnelles peut être un moyen d'y parvenir. Lisez la suite pour une meilleure compréhension des systèmes téléphoniques virtuels.

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone non lié ou lié à une adresse, une carte SIM, un appareil ou un téléphone. Ce numéro utilise Internet pour passer des appels téléphoniques.

Pour illustrer, voici trois différences entre un numéro virtuel et un numéro physique.

• Contrairement aux numéros physiques, qui nécessitent un équipement téléphonique, des cartes SIM et d'autres appareils pour fonctionner, les numéros virtuels ne nécessitent pas d'équipement spécialisé.
• Les numéros physiques ont besoin de lignes téléphoniques pour fonctionner. Sans ces lignes, ces numéros restent déconnectés.
• Les numéros physiques utilisant des lignes fixes reposent sur des réseaux téléphoniques en fil de cuivre. D'autre part, un numéro de téléphone virtuel peut fonctionner sur n'importe quel appareil de communication, des ordinateurs portables aux téléphones.

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Comment fonctionnent les numéros virtuels ?

Comme mentionné précédemment, les numéros de téléphone virtuels n'ont pas besoin de cartes SIM ordinaires pour fonctionner. Tout ce dont ces numéros ont besoin, c'est d'une connexion Internet sécurisée. Ils fonctionnent en transférant les appels vers un appareil connecté à Internet.

Les numéros virtuels, également appelés Direct Inward Dialing (DID) ou numéros secondaires, utilisent la technologie Voice Over Internet Protocol (VoIP). Cette technologie est relativement courante et vous l'avez peut-être utilisée lors d'appels sur WhatsApp ou iMessage.

Les numéros virtuels sont la meilleure forme de communication pour une entreprise en démarrage. Ils sont non seulement rentables, mais possèdent également des caractéristiques uniques. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités.

Caractéristiques des numéros de téléphone virtuels utiles pour les startups

Les numéros de téléphone virtuels vous aideront à communiquer efficacement avec vos clients. Ces numéros peuvent prendre en charge de nombreuses fonctionnalités essentielles pour améliorer la communication dans votre entreprise. Certaines de ces fonctionnalités incluent :

Enregistrement d'appel

Vous pouvez enregistrer tous les appels que vous passez sur votre numéro d'entreprise virtuel. La beauté de ceci est que vous pouvez rejouer ces enregistrements à tout moment.

De plus, en cas de malentendu, vous pouvez toujours rejouer ces enregistrements pour clarification. Ils sont également utiles comme preuve tangible lorsque les choses tournent mal avec les clients et que vous êtes tenu responsable.

Filtrage des appels

Les numéros de téléphone virtuels prennent également en charge le filtrage des appels. Cette fonction vous permet de savoir qui vous appelle et de le renvoyer automatiquement avant de répondre à l'appel. Cette fonctionnalité est utile, surtout lorsque vous attendez un appel important.

Transfert de SMS

De nos jours, la plupart des gens préfèrent envoyer des messages plutôt que d'appeler. Grâce à cette fonctionnalité de transfert de SMS, vous pouvez envoyer et recevoir des SMS sans encourir de frais supplémentaires, car tout cela se fait via Internet.

Conférence téléphonique

Les numéros de téléphone virtuels ont des fonctionnalités de conférence téléphonique qui vous permettront de tenir des réunions efficacement. Vous pourrez rencontrer vos clients et fournisseurs pratiquement sans frais supplémentaires. Ces numéros ont également une interface utilisateur facile à utiliser. Vous n'avez pas à vous déplacer pour rencontrer vos clients ou fournisseurs; vous pouvez avoir une conférence téléphonique et les rencontrer à distance.

Messagerie vocale

Ce système téléphonique a une fonctionnalité plutôt excitante pour les messages vocaux. Vos messages vocaux sont automatiquement envoyés dans votre boîte de réception, où vous pouvez les lire. Cela vous évite d'avoir à écouter des centaines et des centaines de messages vocaux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez lire les commentaires de vos clients et y répondre en temps réel.

Gestion simultanée des appels

Les clients qui appellent votre entreprise n'ont pas envie de faire la queue ou de faire face à des signaux occupés tout le temps. Les systèmes téléphoniques virtuels vous aideront à améliorer votre communication car ils prennent en charge la gestion d'appels multiples. Le système vous permet également de gérer plus facilement un volume d'appels élevé.

Numéros de téléphone locaux sans frais

Les seuls frais que vous encourez lorsque vous utilisez des numéros virtuels sont les frais Internet. C'est très avantageux pour votre entreprise car cela vous permet d'économiser de l'argent. De plus, les numéros virtuels sont suffisamment flexibles pour passer d'un appareil à l'autre.

En outre, la plupart des fournisseurs de services proposent des plans d'installation de numéros virtuels à faible coût. Pour une efficacité maximale, pensez à obtenir un numéro de téléphone professionnel dédié. Un système téléphonique virtuel prend également en charge cela.

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Raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un numéro de téléphone virtuel pour votre startup

Un numéro de téléphone virtuel est une nécessité pour votre entreprise. Voici quelques avantages qui indiquent toutes les raisons pour lesquelles vous avez besoin de ce système.

Une meilleure communication avec vos clients

Vous pouvez recevoir vos appels en déplacement, sur une tablette, un téléphone de bureau ou un appareil mobile. Ces numéros sont compatibles avec presque tous les appareils de communication, vous n'avez donc pas à vous fatiguer avec des lignes fixes encombrantes. Les numéros virtuels garantissent que vous ne manquez jamais un appel de votre client.

« Avec un numéro de téléphone virtuel, vous serez toujours accessible à vos clients et fournisseurs. En effet, contrairement aux numéros traditionnels, un numéro de téléphone virtuel vous permet de renvoyer et de recevoir vos appels quand et comme vous le souhaitez. – comme l'a mentionné Peter Antoniou, le directeur général d'Edgility, dans l'une de ses récentes interviews.

Rentable

Les affaires consistent à maximiser les profits et à minimiser les dépenses. Un numéro de téléphone virtuel est peu coûteux à utiliser car le seul coût que vous encourez est le coût d'Internet. Avec ce système, vous bénéficiez de plusieurs numéros au prix d'une seule connexion. Vous pouvez optimiser cela en attribuant un numéro différent à chaque service de votre entreprise.

De plus, par rapport aux appels basés sur l'opérateur, les systèmes téléphoniques virtuels sont moins chers et fiables. Vous n'avez pas non plus à payer pour du matériel coûteux tel que de nouveaux téléphones portables pour vos numéros virtuels. Ces numéros sont compatibles avec la plupart des appareils de communication et vous pouvez même prendre des appels sur votre ordinateur.

Augmentation de la productivité

Une communication fluide entre vous et vos clients améliore la productivité. Avec un système virtuel, vous pouvez facilement suivre votre entreprise où que vous soyez. En plus d'appeler vos clients, vous pouvez également leur envoyer des fax promotionnels et des messages vocaux. Cela peut augmenter votre clientèle et par conséquent améliorer vos ventes.

Professionnalisme

Un numéro de téléphone virtuel donne à votre entreprise une apparence légitime et professionnelle. Avec ce réseau, vous pouvez créer une perspective professionnelle pour votre entreprise. Cela vous permet également de développer plus facilement vos marques grâce à la publicité.

Les clients sont à l'aise avec un numéro d'entreprise plutôt qu'avec un numéro personnel. Un numéro de téléphone virtuel vous donne une plate-forme pour obtenir une ligne d'affaires.

Aucun contrat

Contrairement aux numéros de téléphone traditionnels, vous n'avez pas besoin de contrat pour profiter des services de numéros de téléphone virtuels. Ceci, à son tour, vous permet d'économiser de l'argent. Les numéros virtuels sont payés avec un plan de paiement unique.

Sauvegarde de données

Chaque appel téléphonique, message, fax et message vocal que vous envoyez ou recevez sur votre numéro virtuel est sauvegardé. Cela protège toutes vos données, telles que les informations client, contre des circonstances imprévues. La présence d'un centre de données sur ce système minimise le risque de perdre toutes les données en cas d'incident technique.

Amélioration de la satisfaction des appelants

Les systèmes téléphoniques virtuels sont généralement livrés avec des standards automatiques virtuels. Ces préposés sont généralement des bots et peuvent être configurés et automatisés pour répondre aux requêtes de vos clients. Cela les maintient engagés pendant qu'ils attendent d'être mis à jour avec le prochain agent disponible. La fonctionnalité garantit qu'un client est pris en charge par la bonne personne.

Séparez les téléphones professionnels des téléphones personnels

La plupart des startups commettent l'erreur d'utiliser des téléphones personnels pour passer des appels professionnels. Bien qu'il soit courant chez les propriétaires de petites entreprises, il n'est pas recommandé.

Un numéro de téléphone virtuel vous aidera à séparer les affaires de votre vie personnelle. Cela dit, même si vous choisissez d'utiliser le même numéro pour passer des appels professionnels, ce système cachera votre identité. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les heures d'ouverture du numéro de téléphone virtuel pour accepter ou rejeter les appels.

Faire face aux fraudes par téléphone virtuel

L'utilisation d'un numéro de téléphone virtuel présente de nombreux avantages. Pourtant, vous êtes à risque de fraudes et d'escroqueries par téléphone virtuel. De nos jours, Internet est accessible à tous, ce qui a entraîné une augmentation des escroqueries en ligne. Les petites entreprises et les start-ups sont les principales cibles des escroqueries car elles sont considérées comme vertes et inexpérimentées dans le traitement des transactions en ligne.

Il existe plusieurs façons de protéger votre entreprise contre les inconvénients. Voici quelques exemples:

• Mettez régulièrement à jour vos systèmes téléphoniques virtuels. Une version mise à jour est plus difficile à pirater.
• Évitez d'utiliser le Wi-Fi public. Si vous devez l'utiliser, envisagez de vous procurer un VPN.
• Installez le dernier logiciel antivirus pour vous aider à détecter et à tenir les virus à distance
• Analysez toujours les e-mails et les fax à la recherche de virus avant de les ouvrir.
• Utilisez des mots de passe forts pour accéder à vos systèmes téléphoniques virtuels. De plus, changez fréquemment vos mots de passe.
• Analysez tout le matériel tel que les périphériques de stockage externes, la souris et les clés USB à la recherche de virus avant de les brancher sur vos appareils.

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Conclusion

Internet a fait du monde un village planétaire. Pour que votre entreprise passe d'une start-up à une méga-entreprise, vous devez communiquer efficacement avec vos clients, parties prenantes et fournisseurs. Vous ne pouvez le faire que si vous disposez d'un logiciel à la hauteur de la tâche, tel qu'un système téléphonique virtuel.