Étapes essentielles de la gestion des contrats à connaître

Les entreprises, grandes et petites, ne peuvent fonctionner sans accords. Les contrats conviennent aux parties juridiquement exécutoires en créant, définissant et régissant les droits et obligations réciproques entre elles.

Les contrats ont été utilisés bien avant l'industrialisation et une économie capitaliste a vu le jour. À l'époque des rois et de leurs empires, les accords décidaient des termes de l'accord, et les parties étaient tenues de respecter les termes.

Alors que les décennies passaient et que le monde subissait des changements insurmontables, les fondamentaux des contrats restaient les mêmes. La gestion des contrats est le processus de gestion des contrats. Il comprend la gestion des accords, depuis leur origine jusqu'à leur exécution par la partie choisie et l'éventuelle résiliation du contrat.

Étant donné que les contrats ont eux-mêmes de multiples facettes, la gestion des contrats a introduit différents niveaux/étapes pour représenter chaque aspect de l'accord. Des éléments importants de la gestion des contrats impliquent l'analyse des performances afin de maximiser les performances opérationnelles et financières tout en identifiant et en atténuant les risques financiers et de réputation supportés en raison du non-respect des conditions contractuelles.

Fondamentaux de la gestion des contrats

Pour gérer le travail et les personnes impliquées dans un contrat, l'équipe doit clairement comprendre le travail, les ressources et le temps nécessaires pour terminer le travail. Une compréhension claire de tous ces aspects est la base de la gestion des contrats.

Avantages de la gestion des contrats

• La qualité du travail est maintenue : L'ensemble du processus de gestion des contrats vise à préserver la qualité du travail effectué. Il garantit que le travail est effectué efficacement dans le bon laps de temps et que les ressources sont utilisées de la manière la plus rentable. Il garantit que l'entreprise obtient le meilleur rapport qualité-prix de chaque contrat qu'elle conclut. Cela se fait en identifiant et en atténuant les risques financiers et de réputation.
• Meilleur contrôle de projet : La gestion de projet est essentielle pour gérer le travail pendant la phase de démarrage. Il s'assure que le travail est lancé correctement.
• Augmentation des revenus : des revenus plus élevés sont générés lorsque la gestion des contrats est mise en œuvre. Cela se passe de deux manières. Premièrement, l'entreprise peut rester compétitive sur le marché et remporter davantage de contrats. Deuxièmement, le travail effectué par l'entreprise est de meilleure qualité. Il produit des résultats de meilleure qualité et l'entreprise peut facturer une prime.

Gestion des contrats Vs. Administration des contrats

Le champ d'application de la gestion des contrats englobe l'ensemble du cycle de vie, depuis sa création jusqu'à sa résiliation. Cependant, l'administration des contrats intègre les processus qui entrent dans la conception des contrats entre les deux parties. Le cycle d'administration du contrat se termine lorsque le contrat est accepté et signé. Dans le même temps, la gestion du contrat commence après la signature et se termine avec la résiliation du contrat.

Les administrateurs de contrat sont chargés de s'assurer que les deux parties sont satisfaites du contrat qu'elles ont créé ensemble. D'autre part, les gestionnaires de contrat s'assurent que toutes les parties à l'accord respectent toutes les conditions.

Étapes de la gestion des contrats

Comme mentionné précédemment, la gestion des contrats est bien plus que la simple signature des accords. Cela implique une série d'actions qui guident et développent des processus pour gérer chaque nœud de l'accord. Cela est rendu possible en gardant tout clair et complet dans le contrat.

Étape de création

Nous savons que la planification joue un rôle crucial dans le succès de toute stratégie. Un bon manager planifie toujours son projet. L'étape de création de la gestion des contrats implique la construction d'une feuille de route flexible pour prendre en compte quelques éventualités.

L'étape de création est la première étape du cheminement long et minutieux de la gestion des contrats. Dans cette étape, vous évaluez les besoins et les ressources de l'entreprise. Il comprend un remue-méninges sur les éléments critiques de la stratégie contractuelle. Cela permet de garder toutes les étapes suivantes sur place et à l'épreuve des pannes et les rend prêtes pour les improvisations en cas d'imprévus. Les fonctionnalités à prendre en compte lors de la phase de planification sont les suivantes :

• Les types de contrats à gérer
• Normes utilisées dans les accords
• Responsabilité de chaque étape
• Exigences pour une exécution optimale du travail
• Problèmes/goulots d'étranglement pour chaque étape et solutions ultérieures
• Ressources requises pour la mise en œuvre de la stratégie contractuelle

L'étape de création jette les bases des étapes / niveaux suivants à suivre.

Étape de collaboration

L'étape de collaboration vient après la Création, à travers laquelle la fondation de gestion contractuelle a été mise en place. Il aide principalement à mettre en œuvre les bases établies pour les contrats nouveaux et frais. Il s'agit aussi de développer de nouveaux accords types pour des situations quotidiennes et banales. Le principal défi auquel les gestionnaires de contrats sont confrontés à ce stade est de créer une équation qui fournit ce qui est requis tout en réduisant les risques.

La scène devient la plus facile pour les situations de tous les jours. Tous les responsables doivent trouver le bon type de contrat et saisir les informations pertinentes tout en n'apportant aucune modification ou des modifications mineures au document contractuel. Cependant, la tâche devient délicate lorsque des situations plus complexes sont en discussion, auquel cas, un nouveau dossier est préparé à partir de zéro, obtenant la conformité, les normes et les droits. Une signature électronique suit l'État de pré-contact pour finaliser le contrat.

Étape de signature

L'étape de signature est la prochaine étape la plus cruciale dans la gestion des contrats. C'est là que vous essayez d'exécuter les stratégies que vous avez planifiées à l'étape précédente. C'est également l'étape où vous déployez un logiciel de gestion des contrats pour vous aider à exécuter les tâches liées aux contrats. Le logiciel est également connu pour migrer des contrats avec un référentiel centralisé.

Le logiciel de gestion des contrats est un outil numérique qui permet aux utilisateurs de suivre et de gérer les contrats à différentes étapes de leur cycle de vie. Ce logiciel permet également aux entreprises de renouveler les notifications, de gérer la conformité, de capturer des signatures numériques et de gérer des modèles de contrat.

Une autre caractéristique importante de l'étape de mise en œuvre est l'intégration. Il est assuré que chaque partie au contrat comprend la vision et les objectifs du contrat et du gestionnaire de contrat et est également à l'aise avec les outils utilisés.

Après l'achèvement de l'étape de mise en œuvre, suivie de la signature électronique des deux personnes, vient l'étape de passation de pouvoir, où l'on s'assure que le contrat est exempt d'erreurs et de défauts. Chaque rôle, responsabilité, jalon et objectif est confirmé.

Étape de suivi

C'est lorsque tous les objectifs décrits dans vos contrats prennent vie. C'est donc aussi l'étape où vous devriez être plus attentif à tous les termes énoncés dans l'accord et effectuer un suivi régulier de ceux-ci pour vous assurer que tout se passe comme il se doit.

Le rôle des gestionnaires à l'étape du contrat est de s'assurer que tout est sur la bonne voie et selon les termes énoncés dans le contrat. Ils sont responsables de l'identification des problèmes et de la mise en place de systèmes d'alerte précoce.

Les gestionnaires peuvent s'inspirer de l'étape de planification pour celle-ci. On pourrait concevoir une liste correctement ordonnée de tous les éléments du contrat à vérifier et à contrôler. Non seulement cela ne laissera aucune partie du contrat sans contrôle, mais ce sera un moyen rapide de trouver des écarts entre les éléments convenus et le travail exécuté.

Étape de renouvellement

L'étape du Renouveau n'est pas essentiellement une étape. Cependant, il devient pertinent d'y prêter attention après l'étape du contrat. Mais les principes de l'étape de renouvellement doivent être appliqués dans tous les lieux.

L'étape de renouvellement dans la gestion des contrats est principalement une situation dans le cycle de vie de votre contrat où vous décidez si vous souhaitez reprendre votre contrat ou le résilier. Puisqu'il existe des clauses de pénalités ou d'action par défaut, en cas de non-respect de l'accord, il devient plus important de considérer la fin du contrat de manière proactive dans vos autres décisions contractuelles.

Le renouvellement implique l'évaluation de la performance du contrat et plusieurs décisions qui incluent le renouvellement et les modifications du contrat si nécessaire. Les parties prenantes doivent être conscientes des dates de résiliation et de renouvellement et s'assurer que les deux parties disposent de suffisamment de temps pour recueillir des informations avant que les décisions ne soient bloquées dans un autre contrat.

Étape post-contrat

L'étape post-contractuelle est la conclusion du contrat. Il suit la rupture des contrats. A ce stade, le housekeeping s'assure que tout est fait correctement, en émettant ou en payant les factures finales et en archivant les contrats.

De plus, de nombreux gestionnaires de contrats ont tendance à effectuer un post-mortem sur leurs contacts pour connaître les points à retenir pour les prochains contrats. Ce post-mortem fournit des informations et des enseignements précieux qui ne manqueront pas d'améliorer les résultats des futurs contrats.

Conclusion

Les contrats ne sont aussi bons que la personne qui les gère. Peu importe la qualité des termes des contrats, aucune des parties aux contrats n'en retire une bonne affaire si elle n'est pas correctement traitée. Ainsi, il est crucial de suivre les directives de manière disciplinée pour tirer le meilleur parti de vos contrats.

Vous pouvez également rechercher où obtenir des modèles de documents juridiques pour vos contrats.