Que sont les cotisations sociales ?

Les cotisations de sécurité sociale ne sont qu'une des nombreuses charges sociales que les employeurs sont tenus de retenir et de payer. Les taxes de sécurité sociale sont distinctes des taxes Medicare, bien que les deux taxes soient généralement appelées taxes FICA.

Si votre entreprise paie des employés, vous devrez avoir une bonne compréhension des taxes de sécurité sociale, y compris comprendre qui paie les taxes de sécurité sociale, comment calculer la retenue d'impôt de sécurité sociale et comment payer les taxes de sécurité sociale. Ce guide plonge dans tout ce que vous devez savoir sur les taxes de sécurité sociale en tant que propriétaire d'entreprise.

Que sont les cotisations sociales ?

Les cotisations de sécurité sociale sont des contributions fédérales au programme de sécurité sociale. Les employeurs retiennent 6,2 % du salaire brut d'un employé pour couvrir leur charge de charges sociales et paient de leur poche 6,2 % du salaire brut de l'employé. Les pigistes paient un total de 12,4 % du salaire brut en cotisations de sécurité sociale.

Les taxes de sécurité sociale ont été promulguées par la loi sur la sécurité sociale de 1935 comme moyen d'atténuer certaines des difficultés financières exposées pendant la Grande Dépression. Les fonds provenant des cotisations de sécurité sociale sont distribués aux travailleurs retraités éligibles, aux personnes handicapées et aux personnes éligibles aux prestations de survie.

Sur les chèques de paie des employés, la retenue d'impôt de la sécurité sociale apparaît sous l'acronyme OASDI, qui signifie l'assurance vieillesse, survivants et invalidité. Les taxes de sécurité sociale sont souvent appelées taxes FICA lorsqu'elles sont combinées avec les taxes Medicare.

Quel est le taux d'imposition de la sécurité sociale ?

Le taux d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2 % du salaire brut d'un employé. Les employeurs doivent retenir 6,2 % des revenus bruts d'un employé et payer 6,2 % de leur poche, ce qui porte le taux effectif d'imposition de la sécurité sociale à 12,4 %.

La taxe de sécurité sociale de 2023 ne s'applique qu'aux revenus bruts jusqu'à 160 200 $ par an, de sorte que l'impôt total de la sécurité sociale retenu et payé ne dépassera pas 9 932,40 $ pour les employeurs et les employés.

Qui paie les cotisations sociales ?

La grande majorité des travailleurs et des employeurs américains paient des charges sociales, y compris des cotisations de sécurité sociale. Il y a très peu d'exceptions. En général, les employeurs et les employés sont tenus de verser 6,2 % du salaire imposable d'un employé à la sécurité sociale.

Les propriétaires uniques sont responsables du paiement de 12,4 % de leur salaire imposable à la sécurité sociale, couvrant à la fois la part de l'employeur et celle de l'employé. Cependant, les déductions existantes permettent aux propriétaires uniques d'annuler la moitié de leurs impôts sur l'emploi, de sorte qu'ils paieront effectivement les 6,2 % traditionnels de leur salaire imposable à la sécurité sociale.

Qui est exempté du paiement des cotisations de sécurité sociale ?

Alors que la plupart des employés et des propriétaires uniques américains doivent payer des cotisations de sécurité sociale, quelques personnes en sont exonérées, notamment :

• Membres de groupes religieux : certains groupes religieux, en particulier les mennonites et les amish, peuvent être exemptés du paiement des cotisations de sécurité sociale. Cependant, il existe des règles très strictes qui déterminent quels groupes religieux sont exemptés.
• Les personnes qui ont déjà payé : Les personnes qui ont déjà payé des cotisations de sécurité sociale sur les premiers 160 200 $ de leurs revenus bruts sont exonérées du paiement des cotisations de sécurité sociale sur les salaires bruts qui dépassent cette limite.
• Certains étudiants : les étudiants travaillant pour l'université dans laquelle ils sont actuellement inscrits peuvent être exonérés du paiement des cotisations de sécurité sociale.
• Indépendants gagnant moins de 400 $/an : 1099 entrepreneurs ou propriétaires uniques n'ont pas à payer de cotisations de sécurité sociale sur leurs revenus indépendants jusqu'à 400 $.
• Certains employés du secteur public : ceux qui travaillent pour des employeurs publics fédéraux ou locaux peuvent cotiser à un régime de retraite gouvernemental distinct du programme fédéral de sécurité sociale. Ces personnes peuvent ne pas être tenues de payer des cotisations de sécurité sociale.
• Certains travailleurs mineurs : les enfants qui travaillent dans des entreprises familiales sous la direction de leurs parents ne sont pas tenus de payer les cotisations de sécurité sociale.
• Certains Amérindiens : Certains paiements aux membres de tribus amérindiennes reconnues par le gouvernement fédéral ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale.
• Certains étrangers non résidents : en fonction de leur emploi, de leur statut professionnel et du type de visa, certains étrangers non résidents peuvent ne pas être assujettis aux taxes FICA.
• Certains groupes de travailleurs : les détenus, les patients, les travailleurs domestiques, les secouristes, les porteurs de journaux, les vendeurs, les agents immobiliers et certaines personnes embauchées pour réduire le chômage peuvent ne pas être assujettis aux cotisations de sécurité sociale en fonction de leur situation.

A quoi servent les cotisations sociales ?

Les cotisations de sécurité sociale sont utilisées pour fournir un revenu aux retraités éligibles de plus de 65 ans, aux personnes handicapées et à ceux qui sont éligibles aux prestations de survie. Lorsque vous cotisez à la sécurité sociale, vous ne cotisez pas sur un compte personnel de sécurité sociale - vous payez pour les prestations d'autrui.

Les cotisations de sécurité sociale que vous et vos employés payez sont utilisées pour financer les distributions de prestations actuelles du programme. Finalement, la jeune génération de travailleurs cotisera au programme pour couvrir vos distributions de prestations lorsque vous deviendrez éligible.

Comment calculer les cotisations de sécurité sociale pour la paie

Pour calculer les cotisations de sécurité sociale pour la masse salariale, vous devrez multiplier les revenus bruts d'un employé par le taux d'imposition de 6,2 % de la sécurité sociale. Le total qui en résulte est le montant que vous devrez retenir sur le salaire de votre employé et le montant que vous devrez payer de votre poche en tant qu'employeur.

Continuez à lire pour une ventilation étape par étape de la façon de calculer la masse salariale.

Étape 1 : Calculez le salaire brut de votre employé

Les obligations fiscales de la sécurité sociale sont déterminées par le salaire brut d'un employé par période de paie. Les gains bruts d'un employé sont tous les salaires que l'employé a gagnés dans le cadre de son travail horaire ou salarié, y compris les gains supplémentaires, tels que les pourboires ou la rémunération des heures supplémentaires.

Pour calculer le salaire brut d'un salarié, il suffit de diviser son salaire annuel par le nombre de périodes de paie par an. Prenons l'exemple d'un employé salarié qui gagne 192 400 $ par année et qui est payé toutes les deux semaines (26 périodes de paie par année). Cet employé est payé 7 400 $ par période de paie en salaire brut.

Pour les employés rémunérés à l'heure, vous devrez multiplier le nombre d'heures travaillées par leur taux de rémunération. Par exemple, un employé gagnant 55 $/heure et travaillant 76 heures par période de paie aurait gagné 4 180 $ en salaire brut.

Étape 2 : Multipliez le salaire brut de l'employé par 6,2 %

Le taux actuel d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2 % du revenu imposable, les employés et les employeurs payant le même montant. Une fois que vous avez calculé les revenus bruts de votre employé, vous devrez multiplier ses revenus bruts par le taux d'imposition de 6,2 % de la sécurité sociale.

Astuce : Convertissez le taux d'imposition en nombre décimal avant de multiplier : 0,062.

Par exemple, l'employé salarié gagnant 6 400 $ par période de paie devrait 458,80 $ en cotisations de sécurité sociale par période de paie. Il s'agit du montant que l'employeur est responsable de la retenue au nom de l'employé et du montant que l'employeur devra égaler et payer de sa poche.

Étape 3 : N'oubliez pas le plafond d'imposition de la sécurité sociale

Lors du calcul de la masse salariale, les employeurs doivent se rappeler de cesser de retenir les cotisations de sécurité sociale sur les salaires qui dépassent le plafond d'imposition de 160 200 $ de la sécurité sociale.

Comme le plafond d'imposition de la sécurité sociale est de 160 200 $ de revenus bruts et que le taux d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2 %, les employés auront un maximum de 9 932,40 $ retenus pour les cotisations de sécurité sociale. C'est également le montant maximum que les employeurs devront payer de leur poche en cotisations de sécurité sociale par employé.

Par exemple, l'employé salarié gagnant 192 400 $ par an, cessera d'avoir à payer des cotisations de sécurité sociale au cours de la 22e période de paie de l'année, lorsque son salaire brut atteindra 162 800 $ - dont les 400 $ finaux (et leurs revenus restants pour l'année) ne sera pas assujetti aux cotisations de sécurité sociale.

Comment payer les cotisations de sécurité sociale en tant qu'employeur

Pour payer les cotisations de sécurité sociale, les employeurs doivent utiliser le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS) pour effectuer des dépôts selon un calendrier bihebdomadaire ou mensuel. Le calendrier des versements de votre entreprise dépend du total des impôts dus au cours des années précédentes (c'est-à-dire la période rétrospective).

Pour 2023, la période rétrospective utilisée pour déterminer votre calendrier de dépôt des impôts sur l'emploi s'étend du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022. Si vous avez déclaré 50 000 $ ou moins en impôts, vous serez sur un calendrier de dépôt mensuel. Si vous avez déclaré 50 000 $ ou plus en impôts, vous serez sur un calendrier de dépôt bihebdomadaire.

Comment payer les cotisations de sécurité sociale en tant que pigiste

La plupart des pigistes ou des entrepreneurs 1099 doivent effectuer des dépôts d'impôt trimestriels estimés s'ils s'attendent à devoir 1 000 $ ou plus en impôts. Les paiements d'impôts estimés incluent toutes les taxes sur l'emploi, telles que la sécurité sociale. Les échéances trimestrielles de paiement des impôts tombent le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier de l'année suivante.

Il existe plusieurs façons d'effectuer des paiements d'impôts estimés, notamment par courrier, en ligne, via l'application IRS2Go, etc.

L'essentiel sur les cotisations de sécurité sociale

Les cotisations de sécurité sociale ne sont qu'une des nombreuses charges sociales que les employeurs sont tenus de retenir et de payer. À 6,2 % du salaire brut d'un employé jusqu'à 160 200 $, les cotisations de sécurité sociale peuvent réduire votre budget salarial, mais vous ne pouvez pas y faire grand-chose.

Cela étant dit, la responsabilité de s'assurer que vos charges sociales sont correctement calculées et payées peut être déléguée à une solution logicielle de paie. Les meilleures options de logiciel de paie offrent un support fiscal complet, vous n'avez donc pas à vous soucier d'effectuer des calculs ou des déclarations.

Que vous décidiez qu'un logiciel de paie ou que vous effectuiez la paie manuellement est la meilleure décision pour votre entreprise, assurez-vous de revérifier toutes les informations fiscales pour éviter des pénalités coûteuses. Si vous voulez vraiment éviter les problèmes, un comptable peut préparer les impôts au nom de votre entreprise.

FAQ sur la taxe de sécurité sociale