Comment créer un accord de médias sociaux pour les clients

Si vous voulez être considéré comme un gestionnaire de médias sociaux professionnel, il est important de configurer votre entreprise avec les bons processus dès le départ. Cela rationalisera votre entreprise et l'aidera à fonctionner plus facilement sur une base continue. Une partie de ce processus consiste à créer un accord détaillé sur les médias sociaux pour vos clients.

Chaque relation client est différente, mais quelle que soit la formalité de cette relation, il est important d'avoir des directives claires régissant le travail que vous effectuez. Que vous soyez une agence bien établie ou que vous débutiez en tant qu'indépendant, la création d'accords de médias sociaux bien organisés est essentielle à votre succès. Avouons-le; les médias sociaux sont encore un monde de mystère pour de nombreux clients, ce qui signifie qu'ils ne comprendront pas tous ce qui est inclus dans votre champ de travail - et ce qui ne l'est pas !

Tous les professionnels des médias sociaux ne savent pas comment créer un contrat de médias sociaux, et ce n'est pas grave. Votre contrat n'a pas besoin d'être un document compliqué de 30 pages. Il peut s'agir simplement d'un court accord décrivant les règles de base de votre relation de travail et ce que cela implique. Continuez à lire pour en savoir plus!

Pourquoi ai-je besoin d'un accord sur les réseaux sociaux ?

Alors, avez-vous vraiment besoin d'un accord sur les réseaux sociaux ? Eh bien, la réponse simple est oui. Même si vous vous impliquez dans un projet à court terme, vous voulez toujours être clair sur la portée de votre travail, votre implication dans le projet, les frais du projet et toute directive légale régissant le projet et vos rôles et responsabilités au sein de celui-ci. .

Un accord sur les médias sociaux est généralement un contrat juridiquement contraignant qui crée des directives claires pour les deux parties. Il vous protège également contre tout litige juridique qui surviendrait lors de la réalisation du projet et établit un programme clair pour les délais et les frais du projet. Cela définit des attentes claires pour le projet et peut faire gagner beaucoup de temps aux deux parties.

Il peut également décrire les exclusions non incluses dans le projet. Si votre client est nouveau sur les médias sociaux, il peut supposer que vous assumez certaines responsabilités, telles que la gestion de communauté ou la production vidéo. Un accord décrit toutes les exclusions afin qu'il n'y ait aucune confusion tout au long du projet quant aux rôles et responsabilités de chaque partie.

Même si vous travaillez avec un client depuis plusieurs années ou s'il s'agit d'un ami personnel proche, vous pouvez toujours rencontrer des problèmes juridiques ou des litiges concernant la portée d'un projet. Peu importe la taille du projet, il peut toujours y avoir des problèmes qui surgissent. La mise en place d'un accord sur les réseaux sociaux facilite simplement les choses pour tout le monde.

Non seulement cela, mais un contrat de médias sociaux vous donne également une apparence beaucoup plus professionnelle. Cela vous établit en tant qu'homme d'affaires légitime et aide le client à se sentir plus rassuré de travailler avec vous. Ils pourront voir dès le début que vous avez mis en place des processus. Ils pourront également voir combien de travail pourrait être impliqué dans le projet. Un contrat de médias sociaux permet au client de voir tous les différents composants impliqués dans une campagne, et combien de temps ils pourraient prendre, ce qui vous aide à prouver la valeur de votre travail.

Que comprend un accord sur les réseaux sociaux ?

Un accord sur les réseaux sociaux est un document légal. Idéalement, il devrait inclure un certain nombre d'éléments différents, notamment les suivants :

Dans le contrat, chaque élément doit être clairement décrit afin que les deux parties comprennent les exigences impliquées. Ensuite, les deux parties doivent signer et dater le contrat avant le début des travaux.

Il est important de créer votre contrat de médias sociaux avant d'intégrer de nouveaux clients. Si vous attendez d'avoir votre premier client, cela peut prendre au moins une semaine pour créer votre contrat de médias sociaux, il est donc préférable de l'avoir préparé à l'avance.

Alors, décomposons chaque partie de votre contrat de médias sociaux et discutons de la raison pour laquelle elles sont si importantes.

1. Détails de base du projet

La première partie du contrat doit mettre en évidence les détails de base du projet, y compris les services offerts, les dates couvertes par le projet et toutes les parties impliquées. N'oubliez pas que cela peut également inclure d'autres agences, d'autres indépendants ou toute autre partie prenante impliquée dans le projet.

Assurez-vous de préciser qui signera le contrat et représentera le client et le pigiste ou l'agence de médias sociaux. En règle générale, du côté du client, il s'agira des propriétaires d'entreprise. De votre côté, ce sera soit vous-même, soit la personne qui vous représente au sein de votre agence. Si vous travaillez en tant qu'indépendant, vous devez signer vous-même le contrat.

Il est important de décrire ces parties dès le départ. Selon le projet, la collaboration avec d'autres équipes peut parfois prendre plus de temps que de travailler seul. Vous voudrez également décrire les responsabilités spécifiques qui incombent aux différentes agences ou équipes. Votre client peut supposer que vous n'avez aucun problème à travailler avec d'autres agences, et même si cela ne devrait pas être un gros problème, cela peut ajouter du temps au projet, donc cela doit être défini dès le départ.

2. Le travail impliqué

C'est probablement le détail le plus important de l'ensemble de votre accord. Cette composante décrit le travail réel à effectuer et toutes les inclusions incorporées dans celui-ci. Dans cette section, vous devez être aussi détaillé que possible, afin qu'il n'y ait aucune confusion quant au travail impliqué.

Décrivez tous les rôles et responsabilités impliqués dans le projet et incluez tous les autres composants dont le client est responsable. Assurez-vous d'inclure tous les objectifs du projet. Si vous créez un calendrier de médias sociaux, indiquez sur quelles plateformes sociales vous publierez et le nombre exact de publications que vous créerez. Vous devez également inclure toutes les activités secondaires qui pourraient faire partie du projet.

Par conséquent, si vous fournissez des services de marketing sur les réseaux sociaux, décrivez exactement ce que vous fournirez, y compris des services tels que :

Vous devez également décrire les responsabilités et les délais des clients, y compris ce qui doit être fourni pour que vous puissiez terminer le projet à quelles dates. Ceci est particulièrement important si des informations ou des ressources sur le client sont nécessaires pour que vous puissiez compléter votre partie des composants du projet. Si vous voulez être vraiment normatif, vous pouvez même inclure des estimations pour atteindre vos objectifs ou convenir d'indicateurs de performance clés afin que le client sache clairement ce à quoi il peut s'attendre.

3. Détails du coût et du paiement

Les détails de coût et de paiement sont un autre élément essentiel de votre accord sur les médias sociaux. Tout contrat de marketing sur les réseaux sociaux doit spécifier exactement le coût du travail et inclure un calendrier de paiement afin que le client sache combien est dû et quand. Vous devez également préciser si vous travaillez sur une base forfaitaire ou si vous travaillez uniquement sur un projet ponctuel pour une durée déterminée.

Lorsque vous indiquez le coût, assurez-vous d'inclure toutes les taxes, tous les frais supplémentaires et un taux horaire supplémentaire si nécessaire. Ajoutez un calendrier de paiement dans le contrat. Le calendrier doit indiquer quels paiements sont dus et à quel moment, ou il peut même spécifier que les paiements sont dus lorsque vous atteignez certaines étapes du projet. Si différentes parties paient pour différentes composantes du projet, précisez-le dans les conditions de paiement.

Vous pouvez également ajouter des détails sur les dépenses supplémentaires dans le cadre du projet et qui couvrira ces coûts. Cela peut inclure les frais de déplacement, le coût des logiciels ou des images, le coût des outils ou un taux horaire pour couvrir le coût des services supplémentaires ou des heures supplémentaires.

4. Délais

Un autre élément important de votre accord sur les médias sociaux est votre calendrier. Si le travail est à durée indéterminée ou si vous travaillez sur la base d'un contrat de gestion des médias sociaux en cours, assurez-vous de le spécifier dans le contrat. Si votre contrat a une durée minimale, précisez-le.

Incluez tous les livrables spécifiques dus à des dates précises dans cette section. Soyez clair sur le fait que les livrables peuvent être retardés si les informations requises ne sont pas fournies en temps opportun par votre client.

La plupart des contrats en cours doivent avoir une durée minimale déterminée, par exemple, trois mois ou six mois. Une fois cette période minimale écoulée, vous pouvez toujours avoir votre accord en place, mais vous voudrez peut-être vous assurer que vous incluez une période de préavis de résiliation, par exemple 21 jours. Cela garantit que les deux parties sont protégées. Cela signifie que vous ne serez pas laissé sans emploi. En même temps, cela garantit que le client ne sera pas laissé au sec sans contenu de médias sociaux pour le mois prochain.

Vous pouvez également inclure des frais ou ajouter des remboursements si le contrat est résilié pendant la durée du contrat.

5. Responsabilités

La plupart des accords de marketing sur les réseaux sociaux incluront également une section sur la responsabilité, et nous vous recommandons fortement de le faire. Cette section précise essentiellement qui est responsable des dommages causés par les travaux réalisés. En règle générale, la gestion des médias sociaux (SMM) n'a pas tendance à entraîner de nombreux problèmes, cependant, il y a toujours un risque lié à la publication de tout matériel en ligne.

Pour ce volet, vous voudrez peut-être consulter un avocat, selon la personne avec qui vous travaillez, le secteur dans lequel il opère et les risques potentiels. Par exemple, les entreprises de certaines industries, telles que l'industrie médicale, ont des directives très précises sur ce qui peut être publié et sur les réclamations qui peuvent être faites dans ces publications.

Selon le client ou le projet, vous souhaiterez peut-être inclure des protections supplémentaires dans votre contrat de médias sociaux pour vous protéger dans des scénarios comportant un risque plus élevé. Ces protections incluent des éléments tels que les clauses de non-concurrence, les clauses de non-renonciation, la force majeure et les clauses d'absence de garantie.

6. Détails de la propriété intellectuelle (PI)

Votre accord sur les réseaux sociaux doit également inclure des détails sur vos droits de propriété intellectuelle ou, en d'autres termes, sur le propriétaire de l'œuvre. Le travail sur les réseaux sociaux est généralement effectué pour produire du contenu sur les réseaux sociaux, voire d'autres contenus vidéo ou images. Une clause de propriété intellectuelle indiquera à qui appartient le contenu et à quelles conditions. Par exemple, le client peut détenir les droits sur le contenu uniquement pour une période spécifique ou uniquement pour des utilisations spécifiques.

En règle générale, le client ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est généralement propriétaire du contenu et conserve tous les droits sur le travail terminé. Cela a du sens - après tout, créer du contenu pour l'entreprise est l'essentiel du travail, et vous n'en aurez probablement aucune utilité. La seule raison pour laquelle vous voudrez peut-être utiliser le contenu à l'avenir est peut-être à des fins de formation ou un portfolio pour votre site Web ou votre document d'identification. Si c'est le cas, assurez-vous d'inclure une clause à ce sujet dans votre contrat.

Si vous organisez une séance photo sur les réseaux sociaux et que vous fournissez des images haute résolution à utiliser sur les réseaux sociaux, les images ne doivent pas être utilisées pour des magazines ou des publicités imprimées, sauf indication contraire dans le contrat. Ils ne doivent pas non plus être utilisés pour d'autres canaux de médias sociaux partout dans le monde, sauf indication contraire.

Mais pourquoi est-ce si important ? Eh bien, dans ce scénario, non seulement le client ne paie pas pour ces autres utilisations, mais le contenu peut ne pas être utilisé aux fins prévues.

Dans l'exemple ci-dessus, par exemple, les images des médias sociaux ne sont généralement pas destinées à être utilisées pour l'impression, car la qualité n'est généralement pas adaptée à une publicité imprimée. Si le contenu est utilisé d'une manière autre que celle prévue , cela peut ne pas donner une bonne image de votre entreprise ou de votre agence. Il peut sembler que vous ne savez pas ce que vous faites et que vous ne savez pas comment créer du contenu pour son objectif. Autrement dit; ce n'est pas un bon look pour vous ou votre agence.

Dans cette section, vous pouvez également inclure une note sur la non-exclusivité. Si vous avez un très gros client qui vous fournit des honoraires importants, vous pourriez envisager une relation exclusive entre vous et votre client. Cela peut signifier que vous ne travaillez pas avec d'autres clients du même secteur.

Par exemple, si vous travaillez avec une marque de vin biologique, ils voudront peut-être préciser que vous ne travaillez avec aucune autre marque de vin biologique. Le contrat peut même détailler des marques spécifiques. Si oui, assurez-vous d'inclure ces détails dans le contrat. Si votre client vous demande d'accepter une relation exclusive, soyez prudent. Cela peut signifier que vous ne pouvez pas travailler avec d'autres marques ou d'autres marques similaires, ce qui signifie que vous perdez d'autres travaux. Si vous choisissez d'intégrer cela dans votre accord, assurez-vous de spécifier que l'accord se termine avec votre contrat.

7. Détails de résiliation

Il n'est pas toujours facile de penser à ce qui pourrait arriver si votre contrat est résilié, cependant, il est important d'inclure tous les détails concernant la résiliation dans votre accord sur les réseaux sociaux. Vos détails de résiliation préciseront comment le contrat peut être résilié ou s'il peut être résilié du tout. Il devrait inclure une période de préavis d' au moins 14 jours pour les deux parties, sinon plus.

Le contrat peut également contenir une clause stipulant qu'il ne peut être résilié avant l'expiration d'un certain délai. Dans le contrat, vous devez spécifier que la résiliation doit être donnée par écrit par l'une ou l'autre des parties.

8. Exclusions

La plupart de votre accord sur les réseaux sociaux décrit ce qui est inclus . La section d'exclusion décrit tous les composants qui ne sont pas inclus dans la portée des travaux convenue.

Tous les clients n'ont pas une bonne compréhension de ce que sont les médias sociaux, et encore moins de ce qu'ils impliquent. Cela peut vous sembler évident, mais ne présumez pas que votre client sait ce qui est et n'est généralement pas inclus dans un accord sur les médias sociaux.

Vos exclusions peuvent décrire des composants tels que :

• ; ceci est souvent rempli par le client, en particulier si les préoccupations des utilisateurs concernent directement des produits spécifiques ou doivent être directement transmises à l'équipe du service client du client
• ; cela peut être délégué à une autre agence ou à l'équipe interne d'un client, en particulier des choses comme les histoires Instagram ou le contenu en direct
• ; certains clients ne savent pas que le marketing des médias sociaux n'inclut pas toujours le marketing numérique. Soyez clair sur le fait que des éléments tels que le référencement ou d'autres publicités numériques payantes ne sont pas inclus dans le cadre de votre travail

Lorsque vous êtes à l'étape de la présentation, il est important de poser toutes les bonnes questions et de citer avec précision le projet en fonction de ce qu'il implique exactement . Des choses comme la production de contenu vidéo ou les rapports peuvent prendre des heures chaque mois, il est donc important de savoir dès le début si ces activités doivent être incluses dans votre champ de travail.

Il est également important de comprendre le rendement potentiel que vous pourriez réaliser sur certaines activités de gestion des médias sociaux. Par exemple, vous pourriez être en mesure de facturer beaucoup pour les rapports sur les réseaux sociaux, mais cela ne vous prendra peut-être que quelques heures par mois. Au fur et à mesure que vous en apprendrez plus sur la gestion des médias sociaux, vous commencerez à comprendre quelles activités de médias sociaux sont plus lucratives que d'autres. Ensuite, vous pouvez commencer à pousser pour ces activités qui sont plus lucratives. Bien sûr, tout n'est pas qu'une question d'argent. Par exemple, faire des reportages sur les réseaux sociaux vous aide également à prouver l'efficacité de tout le travail que vous faites, c'est donc très important, peu importe à quel point il est lucratif.

9. Autres facteurs

Dans votre accord sur les médias sociaux, vous pouvez également inclure une clause de confidentialité. Cette clause précise qu'aucune des parties ne divulguera d'informations confidentielles, y compris des propositions, des coûts, des dépenses ou d'autres informations sur l'autre partie. Si vous travaillez avec de grandes marques, elles peuvent vous envoyer un accord de non-divulgation (NDA) à signer séparément pour protéger les secrets commerciaux ou les informations confidentielles qu'elles pourraient vous avoir fournies. Mais gardez à l'esprit que vous devez également protéger vos propres informations, coûts, données et vos propres intérêts.

En fonction des autres services de marketing des médias sociaux que vous proposez dans votre contrat, vous souhaiterez également inclure tous les détails de ces services pour indiquer clairement comment l'arrangement sera mis en place.

Vous souhaitez également spécifier dans le contrat que vous travaillez en tant qu'entrepreneur ou agence indépendant, plutôt qu'en tant qu'employé. Certains contrats peuvent même inclure une ligne précisant cette relation.

Une note finale sur les contrats de médias sociaux

Bien qu'il existe d'innombrables modèles de contrat de marketing sur les réseaux sociaux, il est important de consulter un avocat lorsque vous créez votre propre accord sur les réseaux sociaux. Il peut y avoir des lois spécifiques en place qui se rapportent à votre domaine ou au travail spécifique à accomplir. Il est également important de noter que les lois en vigueur dans différents domaines peuvent varier, alors assurez-vous d'avoir un contrat qui se rapporte aux lois spécifiques de votre région ou de votre pays.

Lorsque vous envoyez votre contrat, gardez à l'esprit que le client pourrait revenir vers vous avec des suggestions d'amendements au contrat. À moins que les modifications ne modifient radicalement l'un des détails de votre contrat, elles devraient pouvoir être signées. Cela dit, si vous démarrez un grand projet, vous ne voulez pas modifier des détails majeurs sans consulter un avocat.

Et même si cela semble coûteux de consulter un avocat, cela peut en valoir la peine si cela signifie que vous éviterez un litige à l'avenir. Les litiges juridiques peuvent vous coûter des milliers, voire des centaines de milliers de dollars, sans parler des atteintes à votre réputation et de la perturbation de votre travail et de votre vie personnelle.

La bonne chose est qu'une fois que vous avez un bon modèle de contrat de médias sociaux en place, vous pouvez utiliser le même pour tous vos clients, en peaufinant de petits composants si nécessaire. En créant vous-même votre contrat avec l'aide d'un avocat, vous aurez l'esprit tranquille en sachant que vous êtes couvert contre toutes les éventualités.

Dans certains cas, le client peut vous présenter un contrat client distinct, qui décrit toutes ses exigences. Dans ce scénario, vous voudrez peut-être consulter un avocat pour vous assurer que certaines parties de son contrat n'annulent pas le vôtre ou que vous ne renoncez pas à vos droits.

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Il existe des modèles de contrat de médias sociaux que vous pouvez utiliser pour structurer vos accords de services de médias sociaux, cependant, gardez à l'esprit que vous souhaitez probablement consulter un avocat pour créer un contrat qui vous concerne spécifiquement.

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