Comment choisir une solution Shopify-ERP

(Ce message a été publié pour la dernière fois le 10 mai 2017. Il a été mis à jour pour plus d'exactitude et d'exhaustivité.)

En tant que marchand en ligne, votre groupe doit se démarquer face à une concurrence rude et rapide. Pour garder une longueur d'avance, votre entreprise doit utiliser la bonne technologie pour offrir une expérience client optimale. Cela vous a probablement conduit à choisir la principale plateforme de commerce électronique Shopify/Shopify Plus en premier lieu. Bien que votre entreprise soit construite autour de cette plateforme, ce n'est pas la seule plateforme qui peut vous aider à grandir.

Qu'en est-il de vos opérations de back-office ? Comment vous assurez-vous de rester aussi efficace que possible à mesure que les volumes de commandes augmentent et que vos processus d'exécution arrivent à maturité ? À ce stade, vous devriez envisager d'utiliser un système backend robuste comme un ERP avec votre plate-forme de commerce électronique. Ce guide vous explique ce qu'est un système ERP et comment choisir la meilleure solution Shopify-ERP pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un système ERP et pourquoi en avez-vous besoin ?

Votre entreprise est en plein essor ! Super! Cependant, comment allez-vous gérer le nouvel afflux de commandes ? Que faire si vous souhaitez ajouter un nouveau canal de vente ou améliorer les processus d'expédition actuels ?

Au fur et à mesure que votre entreprise mûrit, vous devrez ajouter de nouvelles technologies à votre plate-forme de commerce électronique pour maintenir son efficacité. C'est pourquoi de nombreux utilisateurs de Shopify et Shopify Plus se tournent vers les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour gérer leurs opérations de back-office.

Qu'est-ce qu'un ERP ? Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) existent depuis les années 1990. Il s'agit d'un logiciel complet qui aide une entreprise à fonctionner plus efficacement, en automatisant les processus de base tels que :

• Suivi financier
• La gestion des commandes
• Gestion de l'inventaire
• Choisissez, emballez et expédiez
• Besoins de fabrication légère

Aujourd'hui, le marché mondial des logiciels ERP devrait atteindre 78,40 milliards de dollars d'ici 2026. De plus en plus de commerçants adoptent les logiciels ERP pour plus de transparence et d'efficacité opérationnelle. Ils veulent également prendre des décisions basées sur les données. Vous ne pouvez le faire qu'avec des données précises sur l'ensemble de votre organisation à portée de main. Cela signifie que vous avez besoin d'un endroit central comme un ERP pour héberger les données de plusieurs départements. Un ERP devient rapidement le « hub » qui gère les principales fonctions de votre activité en ligne.

Comptabilité vs logiciel ERP

Il est courant de confondre les ERP avec les systèmes comptables. Bien que certaines fonctionnalités puissent se chevaucher, les ERP sont des logiciels plus sophistiqués. Les logiciels de comptabilité comme Quickbooks et Xero couvrent un domaine spécifique comme les comptes débiteurs et créditeurs, les opérations bancaires, les rapports financiers et certains suivis des revenus. Un ERP, en revanche, couvre la comptabilité ainsi que les autres domaines mentionnés ci-dessus. Il n'est pas rare que les entreprises commencent par un logiciel de comptabilité puis passent à un ERP, ou utilisent un logiciel de comptabilité parallèlement à leur ERP.

Quand un utilisateur Shopify devrait-il adopter un ERP ?

Tout marchand Shopify/Shopify Plus avec un volume élevé de données ou des processus de back-office complexes peut bénéficier d'un ERP. Voici des signes révélateurs que vous devriez envisager :

• Augmentation significative et soutenue du volume de commandes
• Retards dans les rapports financiers
• Expédition de produits en retard ou erronée en raison du volume
• Gestion de plusieurs fournisseurs
• Catalogues de produits volumineux ou complexes
• Gestion de plusieurs relations clients B2B
• Faible productivité des employés due aux tâches manuelles

Comment choisir un système ERP

Examinez vos opérations et vos processus aujourd'hui. Quels sont vos plus gros points douloureux ? Êtes-vous en train de rassembler une poignée d'applications de base qu'un seul système pourrait remplacer ?

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix d'un système ERP :

• Volume de commande prévu
• Complexité de la façon dont vous exécutez les commandes. Utilisez-vous plusieurs dropshippers ou fournisseurs ?
• Quel est le plus gros problème que votre ERP doit résoudre ? S'agit-il de l'exécution des commandes, de la gestion des stocks ou des rapports financiers ?
• Vendez-vous sur plusieurs canaux de vente comme Shopify, les places de marché et les magasins physiques ?
• Coût total de possession
• Comment votre ERP s'intégrera-t-il à Shopify ou à d'autres systèmes comme les 3PL ou les systèmes POS ?
• Le logiciel est-il facile à apprendre ? Les anciens systèmes ERP sont connus pour leurs interfaces maladroites.

Ces facteurs ne sont qu'un début de ce que vous devriez considérer lors de l'évaluation des systèmes ERP. Vous pouvez en savoir plus sur l'évaluation ERP ici.

En gardant ces facteurs à l'esprit, voici une liste des systèmes ERP populaires utilisés par les marchands en ligne :

• Sage
• Oracle Net Suite
• Microsoft Dynamics GP, NAV, Business Central
• Informations
• Acumatica
• SAP Business One
• Epicor

Vous devez noter qu'un seul fournisseur ERP peut se décliner en plusieurs versions. Par exemple, Sage ERP fournit plusieurs produits comme Sage 100, Sage X3, Sage 300 et Sage 500, qui offrent tous des fonctionnalités différentes.

Solutions d'intégration Shopify-ERP

Un facteur essentiel lors de l'examen d'un système ERP est de savoir s'il s'intègre bien avec Shopify/Shoify Plus. Si ce n'est pas le cas, vous pourriez limiter votre activité.

Bien que vous puissiez renoncer à l'intégration, vous serez obligé de déplacer manuellement les données entre vos systèmes de commerce électronique et ERP. Le personnel devra saisir manuellement les commandes en ligne, les inventaires, les mises à jour des articles et les données des clients. Cela prend beaucoup de temps de traitement et est sujet aux erreurs humaines.

L'intégration peut automatiser ces processus. Cela permet d'économiser du temps et des ressources, tout en rendant votre entreprise plus efficace. Vous n'aurez plus à vous soucier d'une mauvaise saisie de l'adresse d'un client qui entraînerait une livraison manquée.

Lors de l'évaluation des capacités d'intégration d'un ERP, vous devez savoir comment votre ERP envoie et reçoit des données, ou comment il « parlera » avec un autre système. Si votre système ne se connecte pas facilement à d'autres systèmes, cela limitera les processus que vous pouvez automatiser entre lui et Shopify.

En général, un ERP basé sur le cloud avec une API ouverte et bien documentée sera plus facile à intégrer. Le « code » de votre système ERP sera plus accessible, ce qui facilitera la communication de données avec tout autre système, y compris Shopify/Shopify Plus. Les ERP cloud peuvent également être des options plus abordables pour les petites et moyennes entreprises. Tout comme Shopify basé sur le cloud, ils offrent des coûts d'infrastructure informatique réduits, un investissement initial inférieur et des modèles de tarification à l'utilisation. La nature modulaire des ERP permet aux utilisateurs de choisir les fonctionnalités dont ils ont besoin. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez ajouter plus de fonctionnalités ultérieurement.

Choisir une solution Shopify-ERP

Vous pouvez voir à quel point le choix d'un ERP pour votre boutique Shopify n'est pas une tâche facile. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de l'évaluation d'un ERP, en particulier la manière dont il intègre votre plate-forme de commerce électronique. La solution d'intégration qui vous convient le mieux dépend des besoins de votre entreprise.

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