Comment configurer un bureau de petite entreprise pour réussir ?

Les propriétaires d'entreprise du monde entier conçoivent des bureaux professionnels pour rester productifs, promouvoir la satisfaction des employés et améliorer la communication quotidienne. En fait, il existe près de 8 millions d'établissements physiques actifs pour les entreprises aux États-Unis seulement. L'installation du bureau physique d'une entreprise dans un espace commercial plus grand demande beaucoup de planification. Ce n'est pas comme emménager dans un nouvel appartement ou une nouvelle maison. Après tout, les entreprises doivent réfléchir à des moyens innovants pour rester productives et rentables tout au long du processus. De plus, ils doivent trouver le juste équilibre entre efficacité, professionnalisme et style. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez vous familiariser avec les étapes nécessaires pour créer un environnement de bureau attrayant, productif et dynamique. De cette façon, vous pouvez renforcer la productivité, encourager la participation au travail et créer une solide culture d'entreprise. Pour vous aider à démarrer, lisez la suite pour savoir comment mettre en place un bureau de petite entreprise pour réussir.

Considérez l'emplacement

Avant de commencer à concevoir ou à décorer, réfléchissez à l'emplacement de l'espace de bureau de votre petite entreprise. Bien sûr, vous souhaitez sélectionner un emplacement commercial spacieux et facile à trouver qui respecte votre budget. De plus, vous devriez penser à la marque personnelle de votre entreprise. Par exemple, un cabinet comptable peut ne pas réussir aussi bien au milieu d'une jeune ville universitaire. De même, vous ne souhaitez probablement pas établir votre société d'allègement de dettes au milieu d'un quartier commerçant de luxe haut de gamme. De plus, vous voulez vous assurer que l'emplacement que vous choisissez est sûr. Cela implique de choisir une zone où les niveaux de catastrophes naturelles, de criminalité, de cambriolages et de vols sont faibles. Bien sûr, cela est essentiel pour que vos employés se sentent en sécurité lorsqu'ils viennent travailler tous les jours. Avec le bon emplacement sélectionné, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre petite entreprise. Certainement, considérez l'emplacement pour mettre en place votre bureau de petite entreprise pour réussir.

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Planifiez l'aménagement de votre bureau

Ensuite, planifiez l'aménagement de votre bureau pour mettre en place un espace de travail professionnel, productif et performant. Avant même de commencer à planifier, pensez aux employés que vous aurez sur place tous les jours. En outre, vous devez bien réfléchir au nombre de ces employés qui auront besoin de leur propre bureau privé. Ensuite, essayez d'avoir une vue d'ensemble. Utilisez-le pour organiser la disposition de votre poste de travail principal, de vos salles de conférence et de votre hall. De plus, créez un plan sophistiqué pour les salles de repos, les cuisines et les salles de bain. N'oubliez pas non plus l'aménagement des escaliers et des ascenseurs dans votre nouveau bureau. Sûrement, planifiez l'aménagement de votre bureau pour mettre en place un bureau de petite entreprise pour réussir.

Configurer le logiciel Office pour petites entreprises

Il existe plusieurs outils, ressources et technologies essentiels pour aider votre petite entreprise à fonctionner de manière plus productive. Par exemple, vous devriez essayer d'utiliser un logiciel de planification des employés, pour créer des feuilles de temps en quelques minutes et les partager avec votre équipe. Grâce à ces outils, vous pouvez contrôler les coûts de main-d'œuvre grâce à des données précises et en temps réel sur les ventes et les salaires. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre entreprise respecte toujours un budget. De plus, vous pouvez profiter de la fonctionnalité de planification automatique pour créer des horaires optimisés par l'intelligence artificielle (IA) en quelques clics.

"De nombreuses solutions avancées ont même des capacités avancées de quarts vides, de sorte que vous n'avez jamais à vous soucier d'être à court de personnel. En effet, configurez votre bureau de petite entreprise avec les derniers outils, ressources et technologies. – comme l'a joliment cité Ashik Ahmed, le PDG, CTO et co-fondateur de Deputy, dans l'une de ses récentes interviews.

Stockez vos fournitures de bureau

À ce stade, il est temps de faire le plein de toutes vos fournitures de bureau quotidiennes. Bien que cela soit souvent considéré comme acquis, le matériel de bureau et les fournitures de bureau de tous les jours aident les entreprises à rester productives, organisées et efficaces. Bien sûr, votre entreprise aura besoin de cartes de visite, de post-it, de blocs-notes et d'enveloppes. De plus, vous devriez également acheter beaucoup de papier d'imprimante et de papier à en-tête pour imprimer des documents. En plus de toutes vos fournitures de papier, vous devriez également acheter des fournitures d'écriture, comme des stylos, des crayons, des surligneurs et des gommes. Si vous achetez également des appareils électroniques, réfléchissez aux avantages et aux inconvénients des ordinateurs portables pour vos employés. Il est certain que le stockage des fournitures est la clé de la création d'un espace de bureau pour une petite entreprise pour la productivité, l'efficacité et le succès.

Construire des postes de travail pour les employés

Une fois que vous avez toutes vos fournitures, vous pouvez concevoir les postes de travail de vos employés individuels. Achetez des ordinateurs, des moniteurs, des souris et des claviers supplémentaires pour vos employés dans votre magasin de fournitures de bureau local. En outre, vous pouvez fournir aux membres du personnel des scanners ou des imprimantes personnels directement à leur bureau. Si vous accordez une grande importance au confort des employés, vous pouvez également équiper les postes de travail de repose-poignets, de porte-documents et de classeurs. Portez également une attention particulière à l'éclairage et à l'éclairage naturel. Après tout, trop de luminosité peut provoquer des éblouissements, qui empêchent souvent les employés d'être productifs. En termes simples, la construction de postes de travail pour les employés est la clé de la réussite de la mise en place d'un bureau de petite entreprise.

Configurer un serveur d'entreprise

Vous êtes maintenant prêt à configurer un serveur pour l'espace de bureau de votre petite entreprise. Essentiellement, un serveur fonctionne comme un système puissant de distribution d'informations aux employés, aux clients et aux autres ordinateurs de votre établissement. Une fois configuré, le personnel peut utiliser les serveurs de l'entreprise pour accéder aux mêmes données, informations et documents, même lorsqu'ils travaillent sur différents ordinateurs. Dans de nombreux cas, les entreprises choisissent des serveurs cloud pour gérer leurs opérations. Bien sûr, ce sont les meilleures pour les petites ou moyennes entreprises avec des ressources informatiques (IT) minimales. Vous pouvez également choisir des serveurs sur site. Cela s'accompagne souvent de coûts d'investissement initiaux plus élevés. Cependant, cela offrira à votre entreprise une vitesse, une efficacité et une sécurité beaucoup plus grandes à long terme. Sans aucun doute, configurez un serveur d'entreprise pour permettre à votre bureau de réussir.

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Activer l'accès Internet haut débit

Votre connexion Internet est une autre considération majeure lors de la configuration de votre bureau de petite entreprise. Il est important de connaître les différents types de configurations Internet, les vitesses et les options de configuration disponibles. Par exemple, vous voudrez savoir s'il existe déjà une configuration Internet 5G ou fibre optique dans votre bureau. Idéalement, vous devriez planifier l'installation d'Internet au moins huit semaines avant la date de début souhaitée. De cette façon, tous les composants peuvent être installés et mis en œuvre à temps pour le jour de l'emménagement. En clair, activez l'accès Internet haut débit pour assurer le succès de votre petite entreprise.

Apprivoiser les fils

À ce stade, il est temps d'apprivoiser tous les fils de votre petite entreprise. Entre les téléviseurs, les ordinateurs, les moniteurs et d'autres matériels, il y aura des tonnes de fils qui circuleront dans votre bureau. Investissez dans une sorte de système avancé de gestion des cordons et des fils. Cela peut être quelque chose de simple comme un lien torsadé ou des bandes Velcro. Ceci est essentiel pour que votre bureau reste propre, professionnel et organisé. De plus, cela vous aidera à prévenir les blessures accidentelles par glissade et chute sur votre lieu de travail. Indubitablement, apprivoisez tous les fils et cordons qui circulent dans votre nouvel espace de bureau pour petite entreprise.

Investir dans les communications

Avec tous les câbles sous contrôle, investissez dans les communications pour l'espace de bureau de votre petite entreprise. Vous souhaitez configurer une nouvelle ligne téléphonique pour votre organisation. De nombreuses entreprises choisissent de mettre à niveau leurs installations avec la voix sur protocole Internet ou des lignes téléphoniques VoIP. Cela vous permet de passer des appels efficacement via une connexion haut débit. Dans le même temps, la technologie VoIP favorise une plus grande évolutivité, une plus grande responsabilité et une portabilité totale. Bien sûr, vous aurez probablement besoin d'une connexion Internet plus fiable et plus rapide pour prendre en charge cette technologie. Par conséquent, il n'est peut-être pas préférable pour les entreprises qui cherchent à respecter un budget serré. Si vous recherchez d'autres options, envisagez de fournir à vos employés des téléphones portables d'entreprise. Cherchez à séparer les téléphones professionnels des appareils personnels. De cette façon, vous pouvez réduire les risques et conserver la propriété des biens de l'entreprise. Inutile de dire qu'il faut investir dans des communications solides et fiables pour votre espace de bureau.

Sécurisez votre lieu de travail

Une fois que vous avez installé et assemblé tout votre équipement, il est temps de sécuriser votre lieu de travail. La sûreté, la protection et la sécurité doivent toutes être des priorités absolues lors de l'emménagement dans votre nouvel espace de bureau. Vous devez protéger votre lieu de travail contre les intrusions criminelles, les catastrophes naturelles ou le vol d'employés. L'une des approches les plus courantes consiste à équiper votre installation de caméras de sécurité de haute qualité et réputées. De plus, vous devriez acheter une alarme pour protéger davantage votre espace contre les effractions ou les cambriolages. Une fois que vous avez toute cette configuration, concentrez-vous sur les meilleurs moyens de sécuriser vos portes, fenêtres et autres points d'entrée. Dans de nombreux cas, la meilleure décision pour les entreprises rentables est d'embaucher un agent de sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. En bref, sécurisez votre lieu de travail pour mettre en place efficacement un bureau de petite entreprise pour réussir.

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Conclusion

La configuration de vos premiers espaces de travail pour petites entreprises nécessite de nombreuses étapes, des conseils de conception de bureau et des détails techniques qui peuvent certainement être écrasants. Tout au long du processus, il est important de garder un œil attentif sur les besoins réels de votre entreprise. Cela vous aidera à mettre en place un espace de travail productif en fonction de votre espace et de vos limites financières. Surtout si vous hébergez des clients sur votre lieu de travail, il est essentiel que votre bureau soit propre, organisé et professionnel. Suivez les points mis en évidence ci-dessus et apprenez comment mettre en place un bureau de petite entreprise pour réussir.