Comment mettre en place avec succès une équipe de marketing de contenu à distance

Ce billet invité a été écrit par Andre Oentoro de Breadnbeyond.

Maintenant que les cas de coronavirus ont continué d'augmenter partout dans le monde, de plus en plus d'entreprises ont déployé le travail à distance obligatoire.

Cette situation peut vous laisser dans l'incertitude pendant une seconde, et vous vous demandez « comment l'équipe marketing peut-elle mettre en place un environnement distant performant ? » "

Pour vous, travailler à domicile, c'est aussi :

• vous et votre équipe ne pouvez pas vous rencontrer en personne et discuter du calendrier et des tâches devant le même tableau blanc
• vous ne pourrez pas vous rassembler autour de la table de la salle de réunion pour réfléchir à des idées
• lorsque les frustrations du bloc de l'écrivain frappent, vous ne pouvez pas vous offrir une pause-café

Cependant, avant même que la pandémie ne frappe, le travail à distance était depuis longtemps un mot à la mode. Mais, peu importe comment vous essayez de vous détendre, le passage inattendu au télétravail en masse semble être une entreprise énorme, surtout si vous et votre équipe avez toujours été des employés au bureau.

Dans cet esprit, voici un guide rapide pour équiper votre équipe marketing et assurer le bon fonctionnement de la stratégie de marketing de contenu dans cette « nouvelle normalité ».

1. Comprendre les pierres d'achoppement

Au bureau, tout trou dans le processus de flux de travail sera immédiatement exposé puisque tout le monde est dans la même pièce. Maintenant, l'histoire est bien différente.

Voici quelques-uns des plus grands défis que Remote Tools a récemment relevés afin que vous puissiez vous retrousser les manches :

Votre équipe marketing peut être confrontée à certains de ces défis à distance courants. Avec une routine aussi inhabituelle, il faut du temps pour s'y habituer. Maintenant, nous allons approfondir les trois principaux défis auxquels vous et votre équipe pouvez être confrontés sur la route.

Garder tout le monde sur la même longueur d'onde

Le plus grand défi qui vous préoccupe suffisamment est probablement de trouver la meilleure façon de collaborer et de vous assurer que vous êtes toujours sur la même page à chaque étape du processus depuis un emplacement distant.

Lorsque vous êtes au bureau, vous pouvez communiquer spontanément avec les membres de l'équipe chaque fois que vous trouvez des tâches peu claires dans un projet. De cette façon, il est facile de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la page.

Lorsque vous êtes tous à distance, cela nécessite un plus grand investissement dans la communication d'équipe juste pour vous assurer que vos projets d'équipe passent par une séquence organisée de planification et d'exécution.

Surmonter les distractions et la solitude

L'un des défis importants en matière de travail à distance consiste à essayer d'équilibrer les exigences de la vie professionnelle et de la vie familiale. Pour certaines personnes, cela devient incroyablement flou.

Il y a trop de distractions qui peuvent saboter votre créativité et votre productivité. En conséquence, vous ne pouvez pas accomplir autant que nécessaire.

Voici quelques distractions courantes auxquelles vous pourriez être confronté à la maison :

• tâches ménagères
• enfants ou membres de la famille
• accès immédiat au contenu via une variété de services de streaming
• des médias sociaux
• notifications de téléphone portable
• …

Outre les distractions, il y a toujours l'éléphant dans la pièce : la solitude.

Sans les signaux sociaux en personne à la maison, il est facile de se sentir seul. Et peu importe comment vous voulez le nier, la solitude est le plus grand combat auquel la plupart des employés (27 %) doivent faire face lorsqu'ils travaillent à distance.

Gestion de la collaboration d'équipe

Les bureaux sont un endroit idéal pour établir une culture d'entreprise qui relie chaque employé pour former des équipes solides.

Surtout pour le marketing de contenu qui nécessite un flux de travail organisé et bien planifié pour que l'équipe reste concentrée afin que les efforts de contenu soient sur la bonne voie. Les membres de l'équipe étant répartis dans différents endroits, il est facile pour beaucoup de se perdre ou de se cacher derrière une ligne téléphonique.

Dans ce cas, la collaboration créative pour la création de contenu de qualité peut souffrir si l'équipe ne peut pas partager le même espace.

2. Rassembler l'équipe

Il est difficile de rassembler votre équipe marketing et de la faire participer lors de réunions en personne. Encore moins dans une situation de travail à distance.

Heureusement, même sans préparation, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour réussir le travail à distance. Voici la liste des conseils pratiques qui vous aideront à vous préparer pour une transition en douceur.

Plan. Plan. Plan.

La planification est cruciale pour un travail collaboratif réussi et une communication claire. Avant que votre équipe ne commence à travailler à distance, essayez de faire ce qui suit :

• Prenez des notes sur le changement des habitudes de travail et sur la façon dont votre équipe va y faire face.
• Aidez votre équipe à déterminer ce qu'elle doit faire et à établir des attentes réalistes pour la politique de travail à distance.
• Créez une stratégie solide qui définit quels projets sont cruciaux , y compris ceux qui peuvent et ne peuvent pas être réalisés à domicile.
• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont accès à la technologie dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Fixez des limites claires

Chaque équipe a des lève-tôt et des noctambules, donc leurs temps de travail sont plus susceptibles de diverger. Dans de tels cas, il est crucial de se chevaucher pendant certaines heures de bureau convenues lorsque tous les membres de l'équipe sont disponibles.

Demandez simplement à votre équipe quelle est l'heure qu'elle préfère pour les réunions ou quand elle peut répondre activement en temps réel pour certaines discussions. De cette façon, ils peuvent se sentir compris et reconnus.

Après tout, fixer des limites claires est censé vous aider, vous et votre équipe, à rester attentifs et heureux tout en travaillant à domicile.

N'oubliez pas votre calendrier de contenu

Un calendrier de contenu vous aide à garder votre équipe concentrée et organisée. Il est ainsi plus facile pour votre équipe de s'assurer que toutes les campagnes de marketing de contenu (y compris le plan de marketing vidéo, les efforts de référencement, etc.) ont les mêmes objectifs en tête.

Voici un exemple de calendrier de contenu de Point Visible :

Tout en travaillant à distance, à côté d'un outil de gestion de projet, un calendrier de contenu est quelque chose qui permet à votre équipe de rester sur la bonne voie et garantit que la production de contenu se déroule régulièrement.

Adoptez un enregistrement quotidien

Assurez-vous que vous et votre équipe écrivez des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires sur le travail que vous avez accompli et sur la façon dont il contribue au projet global.

Cela permet à votre équipe de rester plus facilement synchronisée et de se concentrer sur ce qui compte en fonction du calendrier. De cette façon, vous pouvez partager les progrès de manière asynchrone avec le reste de votre organisation.

Alternativement, si votre équipe utilise un outil de gestion de projet, vous pouvez suivre le travail effectué via les tâches « à faire » et les couloirs de travail en cours. Pour que cela fonctionne, il est plus important que jamais que les gens marquent correctement les choses lorsqu'elles sont terminées et mettent à jour la documentation en conséquence .

3. Outils technologiques simplifiés

Votre équipe aura besoin de beaucoup d'outils pour garder les choses organisées. Cela les aidera à continuer à exécuter des projets sans retards inutiles.

Cependant, grâce à la technologie de pointe et à Internet, il est possible pour vous et votre équipe de rester connectés, peu importe la distance et la quarantaine.

Voici quelques-uns des outils essentiels de travail à domicile dont votre équipe a besoin pour rester aussi productive que vous le feriez dans un bureau :

Logiciel de réunion en nuage

Si votre équipe n'a pas l'habitude de se voir sur le chat en temps réel, une première étape brillante pour eux serait une réunion ou un appel virtuel qui leur donne l'impression d'être dans la même pièce.

Vous pouvez héberger ou rejoindre une conférence virtuelle en utilisant un logiciel de réunion dans le cloud, comme Zoom ou Google Hangouts.

Ces types de logiciels vous aident, vous et votre équipe marketing, à résoudre le problème de communication. Voici les fonctionnalités essentielles que la plupart des logiciels de réunion cloud devraient inclure :

• appel vidéo individuel et de groupe, où les participants peuvent se voir à l'aide de leurs webcams
• partage d'écran à partir d'ordinateurs de bureau ou d'appareils mobiles
• partage de tableau blanc en temps réel pour la collaboration
• chat en temps réel avec la fonction de partage de fichiers

Avec toutes ces fonctionnalités, le logiciel de réunion dans le cloud permet à votre équipe distante de maintenir plus facilement une connexion humaine, ce qui peut accélérer la prise de décision et améliorer la collaboration.

Outils de gestion de projet

Le marketing de contenu consiste à suivre les projets, les délais et le contenu. Et lorsque tous les membres de l'équipe travaillent actuellement à domicile, vous avez besoin d'une plate-forme de premier ordre pour maintenir le flux de travail régulier. En fait, vous avez besoin d'un outil PM même lorsque vous travaillez depuis le bureau !

En tant que plates-formes basées sur le cloud, l'utilisation d'outils de gestion de projet (comme Asana, Trello et de nombreux autres outils) en tant que plate-forme de travail à distance permet à votre équipe de marketing de contenu de :

• planifier et programmer le travail
• attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe qui reçoivent des notifications instantanées
• joindre des fichiers à des tâches spécifiques
• avoir un aperçu clair de leur charge de travail quotidienne et hebdomadaire
• suivre le temps qu'ils consacrent à des tâches spécifiques, en particulier les tâches facturées sur la base du travail horaire
• section de commentaires pouvant être utilisée pour une discussion spécifique à une tâche

En regardant ces fonctionnalités, il devient clair que les outils de gestion de projet offrent à votre équipe un moyen simple et direct de rester au top de vos projets de marketing de contenu, que vous travailliez depuis votre bureau ou depuis votre canapé.

Outils de communication

La clé du travail à domicile est une communication claire avec votre équipe, car vous ne pourrez pas vous parler en face à face.

Bien que des outils comme Skype puissent fonctionner, ils ne sont vraiment pas les mieux adaptés pour ce rôle, du moins pas pour les équipes de marketing de contenu. Ils voudront des outils comme Slack qui vous permettent de :

• divisez la conversation en canaux afin de ne pas mener des conversations sur 5 projets différents dans le même chat
• donner accès à certains canaux uniquement à certains membres de l'équipe (ou clients/indépendants)
• utiliser l'outil facilement sur n'importe quel appareil mobile
• intégrez votre outil de communication avec d'autres outils que vous utilisez pour un moyen supplémentaire de suivre les notifications et l'avancement du travail
• accéder à l'historique des conversations enregistrées avec une simple recherche

Des outils de communication dédiés offrent à votre équipe de marketing de contenu un hub où ils peuvent échanger rapidement des notes et d'autres informations importantes d'une manière efficace et catégorisée qui ne cause pas d'encombrement inutile.

Cela ne fait pas de mal non plus que les outils de communication modernes vous permettent d'utiliser des emoji et des gifs, ce qui peut être un excellent moyen de réduire le stress et d'introduire un peu de plaisir dans la routine souvent obsolète du travail à distance.

Stockage en ligne

L'un des plus grands défis du travail à distance est que vous ne pouvez pas accéder aux serveurs internes de votre entreprise. C'est là que le stockage basé sur le cloud comme Google Drive ou Dropbox serait utile.

Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez tirer de l'utilisation du stockage cloud pour votre équipe désormais distante :

• Il devient beaucoup plus facile pour votre équipe de gérer des fichiers, de partager des données et d'améliorer l'expérience de travail à distance pour obtenir les meilleurs résultats.

• En déplaçant tous vos fichiers vers le cloud, vous pouvez rendre toutes les données stables, sécurisées et facilement accessibles pour tous les membres de votre équipe.
  
• Ces outils permettent également à votre équipe de collaborer en temps réel sans avoir à télécharger et à télécharger à nouveau.

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Que cela vous plaise ou non, le travail à domicile est devenu une nécessité au milieu de l'épidémie de pandémie. Et en tant que spécialiste du marketing de contenu lié au bureau, le travail à distance semble être un tout nouveau monde.

Votre équipe de marketing de contenu doit déployer des efforts supplémentaires pour s'adapter au nouvel environnement de travail et assurer le bon déroulement de tous les projets de contenu, malgré les kilomètres qui vous séparent de l'équipe.

Même si vous n'êtes pas tout à fait bien préparé à ce genre de situation, il y a encore quelques éléments de base que votre équipe peut planifier pour minimiser les obstacles associés au travail à domicile pour la première fois. La bonne nouvelle est que vous devriez déjà utiliser la plupart des outils et pratiques décrits dans cet article, ce qui signifie que ramener votre travail à la maison ne devrait pas être si difficile.

Le travail à distance n'est pas si intimidant une fois que vous vous êtes adapté à la nouvelle routine. Vous pouvez même finir par être plus productif lorsque vous n'avez pas à passer des heures à faire la navette ou à participer à d'innombrables réunions en personne.

André Oentoro

Andre Oentoro est le fondateur de Breadnbeyond, une société de vidéos explicatives primée. Il aide les entreprises à augmenter les taux de conversion, à conclure plus de ventes et à obtenir un retour sur investissement positif grâce aux vidéos explicatives (dans cet ordre).