Comment la crise sanitaire du COVID-19 a changé l'accès à distance (suivi d'une étude de cas) ?

Les mots « accès à distance » ne signifiaient rien pour de nombreux travailleurs avant que le COVID-19 n'arrive et ne change notre façon de travailler. Cependant, les particuliers et les entreprises ont dû s'adapter rapidement, lorsque le premier confinement est entré en vigueur. Maintenant que le concept d'accès à distance est devenu quelque chose que beaucoup d'entre nous vivent au quotidien ; regardons ce qui doit être pris en charge, afin que les entreprises puissent éviter les problèmes que cela peut causer. Une étude de cas, trouvée à la fin de l'article, aidera à mieux comprendre.

Les trois piliers de l'accès à distance

Le danger de l'accès à distance pour une entreprise est qu'elle finit par perdre de l'argent. C'est la raison pour laquelle il existe en premier lieu. Pour éviter une telle situation, trois éléments doivent être pris en compte : la vitesse, la sécurité et l'évolutivité. Le réseau proposé aux collaborateurs en accès distant doit offrir un maximum de capacités pour ces trois thématiques. Sinon, il y a de fortes chances que l'entreprise se retrouve au ralenti en perdant du temps et de l'énergie. Apparemment, cela se traduira par des pertes.

Nous allons approfondir ces différents points. Mais avant cela, il est crucial d'examiner comment une entreprise peut fournir un accès à distance à ses employés. Il y a deux façons de le faire. La première était la solution la plus courante avant d'entrer dans l'ère des coronavirus. Cela se faisait via un réseau privé virtuel (VPN). Cependant, les anciens VPN ne sont plus adaptés, dans de nombreux cas, car ils présentent des faiblesses, du côté de l'utilisateur. En fait, un VPN dépend beaucoup de la capacité et de la configuration de l'appareil de l'utilisateur. Celles-ci ne sont souvent pas suffisantes pour protéger le réseau.

L'autre possibilité est une solution d'accès à distance évolutive. Cela transforme la connexion entre le serveur de l'entreprise et ses employés en une session virtuelle, sur une puissance de serveur ou en un système cloud. Étant donné que le réseau ne dépend plus autant des appareils des utilisateurs, il est beaucoup plus sûr et moins limité.

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1er élément : Vitesse

Le temps, c'est de l'argent. Bien qu'il s'agisse d'une expression, c'est aussi une réalité à laquelle les entreprises doivent penser lorsqu'elles ont des employés travaillant à distance. Il est assez facile de comprendre pourquoi. Si un système est trop complexe, les performances des utilisateurs diminueront. Cela en soi leur causera de la frustration qui aggravera le problème, ralentissant encore plus les employés. La seule façon de savoir qu'un réseau est pleinement opérationnel est de savoir si les utilisateurs ne ressentent aucune différence selon qu'ils l'utilisent depuis leur travail ou depuis leur domicile.

La rapidité du système lui-même est cruciale pour la continuité du travail. Si la bande passante n'est pas suffisante pour les employés, lorsqu'ils accèdent aux serveurs d'applications, l'entreprise commencera à perdre de l'argent. Plus ce sera lent, plus vous perdrez de temps et d'énergie. Le coût d'une bande passante supplémentaire ne sera jamais aussi élevé que les pertes qu'elle peut entraîner si elle n'est pas assez large. Cependant, peu importe à quel point une entreprise prépare ses serveurs pour qu'ils soient solides et rapides, elle devra toujours gérer la connexion du côté de l'utilisateur. Les connexions résidentielles peuvent être lentes et peu fiables ; quelque chose que l'entreprise ne pourra pas résoudre facilement.

2ème élément : Sécurité

Lorsqu'une entreprise ouvre l'accès à distance de ses serveurs à ses employés, elle se met immédiatement en danger. Peu importe qu'il y ait 10 ou 1 000 utilisateurs, les risques seront les mêmes, et donc, le système de sécurité doit être parfait, dès le départ. C'est parce qu'il existe une grande variété de menaces extérieures, qui peuvent endommager le réseau de différentes manières. De la perte de données au phishing et même aux attaques de ransomware, les dangers qui se cachent dans le monde virtuel.

Trois protocoles doivent être traités afin de maintenir une sécurité de base qui protège les serveurs de l'entreprise.

Tout d'abord, le système doit être en mesure d'effectuer une évaluation de l'état des terminaux. Cela signifie que chaque fois qu'un utilisateur souhaite s'y connecter, le système lance d'abord une analyse pour voir si l'appareil de l'utilisateur final est conforme aux politiques de sécurité.

Deuxièmement, le système doit être conçu pour se protéger contre les enregistreurs de frappe et autres logiciels malveillants. C'est assez complexe car cela peut se produire via des échanges de fichiers et des données de presse-papiers.

Le troisième protocole, qui doit être inclus, est le déploiement d'une protection robuste des terminaux. Il doit exister des deux côtés (utilisateurs finaux/serveurs de l'entreprise) et doit être plus puissant que les produits antivirus traditionnels basés sur des définitions. La solution doit inclure des analyses de comportement et une protection avancée contre les menaces persistantes.

3ème élément : évolutivité

L'un des plus gros problèmes auxquels un système d'accès à distance est confronté est qu'il peut devoir se développer rapidement, en fonction du nombre d'employés accédant au réseau, à tout moment. Pour s'assurer que son évolutivité est adaptée, il y a trois pièces au puzzle : les licences logicielles, la bande passante du réseau et la capacité matérielle.

Les licences logicielles sont généralement le problème le plus facile à résoudre. En effet, la plupart des éditeurs de logiciels proposent des licences adaptées aux besoins de l'entreprise. En général, le logiciel facturera des frais par utilisateur ; Ainsi, n'importe quel nombre de nouveaux utilisateurs peut être ajouté à tout moment. Sinon, ils viennent généralement en paquets. Vous payez alors une redevance donnée pour un nombre maximum d'utilisateurs.

La bande passante réseau doit être soigneusement planifiée à l'avance, car elle n'est pas aussi facile à résoudre que les licences logicielles. Avoir un excès de bande passante devrait être la règle au sein d'une entreprise ; chaque fois que le nombre d'utilisateurs augmente, la bande passante doit toujours être suffisante pour qu'ils fonctionnent tous à une vitesse normale.

La même stratégie appliquée à la gestion de la bande passante du réseau doit être appliquée à la capacité matérielle. Planifier à l'avance est le seul moyen pour l'entreprise de ne pas ralentir lorsqu'elle ajoute des utilisateurs au réseau. Sinon, l'ajout de ressources matérielles (pare-feux, serveurs) prendra le temps dont vous n'aurez pas si cela devient soudainement un besoin urgent.

Planifier à l'avance est la clé de nombreux problèmes liés à l'accès à distance. Nous allons le découvrir dans l'étude de cas ci-dessous. S'adapter rapidement est également primordial. Mais on ne pourra le faire que s'il a prévu à l'avance.

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Étude de cas : les ordinateurs portables, l'accès à distance, la cybersécurité et Zoom permettent à une clinique basée à Tucson de fonctionner pendant le COVID-19

Personne n'était prêt à affronter la pandémie lorsqu'elle est arrivée et a forcé des confinements dans le monde entier. C'était le cas pour COPE Community Services. Il s'agit d'une organisation de soins de santé comportementaux et physiques à but non lucratif, desservant plus de 15 000 clients dans le comté de Pima. Mais la réponse rapide de la direction a entraîné des changements immédiats dans la méthode de travail et a maintenu la clinique ouverte. Voici l'histoire.

Le secret : un plan d'intervention rapide

Le service de prestation de soins de santé de COPE Community Services a été complètement perturbé par le COVID-19. Pour que la clinique reste ouverte, un plan d'intervention rapide a dû être pensé et mis en place. En fin de compte, les patients n'ont pour la plupart pas été affectés par les changements, grâce aux grandes décisions prises par la direction. Celles-ci ont été prises à la lumière des pronostics émis par le Conseil national de la santé comportementale, en avril, alors que la crise s'aggravait. Il a indiqué qu'une enquête qu'ils ont menée les a amenés à croire que près des deux tiers des répondants (cliniques comme COPE) seraient incapables de survivre plus de trois mois dans les conditions de COVID-19.

La plupart des autres cliniques réduisaient leur personnel. Mais Rod Cook, le PDG de COPE, avait un état d'esprit différent. Il savait qu'il devait réagir s'il ne voulait pas retrouver sa clinique dans la même situation. Il a compris qu'il devait garder ses employés travaillant à domicile. La première chose qu'il devait faire était donc de trouver des moyens de fournir un accès à distance aux ressources de l'entreprise en toute sécurité. Parce que les anciens VPN n'étaient pas adaptés aux défis actuels de la cybersécurité. Une fois qu'il s'est occupé de cela, il lui fallait trouver un outil de communication qui fonctionnerait efficacement. Et comme tant d'autres l'ont fait cette année, il a décidé d'opter pour Zoom. Il a acheté des ordinateurs portables et les a sécurisés avant de les remettre à ses employés, afin qu'ils puissent travailler à distance.

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Se préparer aux situations d'urgence

Le PDG de COPE Community Services a déclaré dans une interview qu'il ne faisait aucun doute dans son esprit que le fait d'avoir un plan de continuité des activités approfondi leur avait permis de survivre à cette crise. Cela aide à se préparer à faire face à toute situation qui pourrait survenir. Sans cela, vous n'aurez peut-être pas le temps de trouver une solution avant de devoir fermer.

COPE Community Services a basé son plan d'urgence sur trois aspects : la main-d'œuvre à distance, la continuité de la gestion du cycle de revenus et la télémédecine. Ce n'était pas facile à mettre en place en si peu de temps. Mais, ils ont su trouver toutes les solutions nécessaires pour maintenir la clinique ouverte. Bien sûr, d'une manière complètement différente que d'habitude. Trouver rapidement 50 ordinateurs portables, à une époque où la production et la distribution étaient si fortement perturbées, n'était pas une tâche facile. Mais des connexions privées ont permis à la clinique de les obtenir en quatre jours et de remettre tout le monde au travail.