3 étapes pour une migration de données Salesforce sans tracas

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez passé des heures à travailler sur un document long et magnifiquement formaté pour l'ouvrir dans un programme différent et lui donner un aspect totalement désordonné ?

Maintenant, imaginez cette horreur, mais au lieu d'un document texte ou d'un jeu de diapositives, ce sont toutes les données les plus importantes de votre entreprise qui sont devenues "pouf" (jump scare !).

Évidemment, c'est exactement le contraire de l'idéal, mais si vous tentez une migration de données dans Salesforce sans planification, armé des mauvais outils ou autrement non préparé, vous vous préparez à l'échec.

Qu'est-ce qu'une migration de données Salesforce (et pourquoi en auriez-vous besoin) ?

Une migration de données Salesforce consiste à extraire des données d'un système source et à les charger dans un environnement Salesforce cible tout en préservant idéalement son intégrité, sa structure et ses relations.

Votre organisation envisage peut-être de procéder à une migration de données si :

• Vous mettez à niveau vos anciens systèmes ou plateforme CRM vers Salesforce
• Vous consolidez plusieurs bases de données ou systèmes
• Vous cherchez à purger, archiver ou améliorer la qualité de vos données

Alors, à quoi ressemble le processus de migration de données dans Salesforce ?

Première étape : planifier à l'avance

Comme vous pouvez l'imaginer, les projets de migration de données nécessitent une planification, une coordination et une expertise minutieuses pour garantir la réussite de la transition de vos données vers Salesforce avec une interruption minimale des opérations commerciales.

Ci-dessous, nous expliquons comment vous pouvez configurer votre organisation pour réussir lors du lancement d'une migration.

Soyez clair sur les objectifs, la portée et les parties prenantes

Pour un projet de cette ampleur, vous devez être en mesure d'articuler clairement les buts et objectifs à votre (vos) équipe(s). Commencez par identifier les propriétaires de données, les administrateurs et les autres parties prenantes et travaillez avec eux pour établir des rôles et des responsabilités clairs. À partir de là, déterminez la portée du projet : quelles données seront migrées ? Quels sont les systèmes sources concernés ? Quel est l'environnement Salesforce cible ? Établissez un calendrier et assurez-vous d'allouer toutes les ressources nécessaires.

Nettoyez vos données sources

Examinez les données sources pour vous assurer de leur qualité et de leur exactitude. Cela peut impliquer des activités de nettoyage des données telles que la déduplication, la normalisation des formats, la validation de l'intégrité des données et la résolution de toute autre incohérence ou erreur. Des données propres et bien préparées rendront le processus beaucoup plus fluide, vous faisant gagner du temps (et des maux de tête !) à long terme.

Obtenir la cartographie

Considérez cette étape comme la « mesure deux fois ; Couper une fois ». Analysez les structures de données, les champs et les relations dans le système source et associez-les à leurs champs correspondants dans Salesforce. Définissez les règles de transformation et la logique requises pour convertir les données source afin qu'elles correspondent au modèle de données Salesforce. N'oubliez pas de prendre en compte les dépendances de données ou les relations complexes qui doivent être préservées pendant la migration.

Identifier les besoins d'intégration

Identifiez toute intégration ou dépendance de données entre Salesforce et tout autre système au sein de l'organisation. Comment ces intégrations seront-elles affectées par la migration des données ? Planifiez à l'avance toutes les mises à jour ou reconfigurations nécessaires pour assurer la cohérence et la fluidité du flux de données après la migration.

Construire une stratégie de validation

Établissez un plan pour vérifier une fois l'exactitude et l'exhaustivité des données migrées. Cela ressemble à la définition de scénarios de test, à des exemples de vérifications et à la détermination de la façon dont vous allez valider les données migrées par rapport aux données source.

Établir la gouvernance des données

La gouvernance des données englobe les processus, les politiques, les rôles et les responsabilités pour garantir la qualité, l'intégrité, la sécurité et la conformité des données au sein de votre organisation. Il garantit que les mesures et les autorisations appropriées sont en place pendant et après le processus de migration. Collaborez avec vos administrateurs pour mettre en œuvre le chiffrement des données, les contrôles d'accès et d'autres protocoles de sécurité afin de protéger la confidentialité des données.

Avoir un plan de secours

Anticipez les risques et les défis potentiels qui peuvent survenir au cours du processus de migration. Créez un plan d'urgence qui décrit les approches alternatives, les stratégies d'atténuation et les options de secours pour résoudre les problèmes ou les revers rencontrés pendant la migration. Avoir un plan d'urgence bien défini aide à minimiser les temps d'arrêt et assure la continuité des activités.

Donner un avis à l'échelle de l'entreprise

C'est là que vous informez tous les autres membres de votre organisation de la migration des données à venir et communiquez le plan global, le calendrier et tout impact potentiel sur les opérations quotidiennes.

En d'autres termes, une planification minutieuse, l'implication des parties prenantes et l'attention portée à la qualité et à la sécurité des données sont autant de facteurs à prendre en compte lors de la recherche d'une transition en douceur vers un nouvel environnement Salesforce.

Deuxième étape : migrer vos données

Maintenant que vous êtes tous préparés et que tout le monde est sur la même longueur d'onde, il est temps de migrer !

Le processus comprend généralement les étapes suivantes :

1. Extraction de données : collectez toutes les données de migration à partir de votre système source ou de votre base de données.Les données extraites peuvent inclure des enregistrements de clients, des pistes, des comptes, des contacts, des opportunités, des objets personnalisés et des métadonnées associées.

2. Transformation des données : les données sources doivent souvent être modifiées pour correspondre au modèle de données Salesforce cible et respecter les normes de qualité des données.Comme mentionné ci-dessus, cela peut impliquer le nettoyage, la normalisation, la déduplication, le formatage et le mappage des données. Les transformations de données garantissent que les données migrées restent cohérentes, précises et compatibles avec le nouvel environnement, ce qui facilite la gestion des données Salesforce.

3. Chargement des données : une fois transformées, vos données sont prêtes à être chargées et mappées aux champs appropriés dans Salesforce.Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils d'importation de données Salesforce, tels que l'assistant d'importation de données Salesforce, Data Loader ou des outils d'intégration tiers. Bien entendu, nous vous conseillons le module Import de Validity DemandTools .

4. Validation et test des données : une fois les données chargées, une validation et des tests approfondis sont essentiels pour garantir l'intégrité des données et vérifier que la migration a réussi.Cela implique de comparer les données migrées aux données source, d'effectuer des vérifications d'échantillons et d'autres tests.

Conseil de pro ––créez une stratégie de test qui couvre différents cas d'utilisation et scénarios pour garantir un niveau élevé de qualité et d'intégrité des données.

Troisième étape : soins après la migration

Une fois la migration terminée et vos données validées, des activités complémentaires post-migration peuvent être nécessaires, à savoir :

1. Configuration du système : cela signifie configurer les paramètres de sécurité, rétablir les intégrations avec d'autres systèmes et mettre à jour les workflows et les règles d'automatisation.

2. Gouvernance des données : vous devrez également fournir une formation sur les modifications ou les nouvelles fonctionnalités qui seront introduites, encourager l'engagement des utilisateurs et être prêt à répondre à toute préoccupation ou question qu'ils pourraient avoir.

3. Sécurité et conformité : Il est impératif de protéger les données sensibles avant, pendant et après une migration Salesforce pour garantir que vos données sont transférées en toute sécurité et que les autorisations et contrôles appropriés sont en place.N'oubliez pas de tenir compte des exigences de conformité, telles que les réglementations sur la résidence des données, et assurez-vous de respecter les réglementations légales et spécifiques à l'industrie après la migration.

Donnez forme à vos données CRM

Une migration Salesforce permet aux organisations de maintenir l'intégrité des données, de rationaliser les processus, d'améliorer la qualité des données et d'assurer une transition en douceur vers Salesforce ou un nouvel environnement Salesforce. Cependant, la planification est cruciale lors de l'exécution des migrations de données si vous souhaitez minimiser les perturbations et garantir le meilleur résultat pour tous.

S'il n'est pas effectué correctement, un tel processus peut être difficile, chronophage et coûteux en revenus.

Pour obtenir des conseils d'experts sur la façon de migrer des volumes croissants de données et d'éviter que les problèmes de qualité des données ne paralysent vos résultats, consultez notre guide "Les meilleurs conseils pour réussir votre prochaine migration de données Salesforce".