Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ? Modèle, avantages et méthodes

"Allons à la racine du problème."

C'est la meilleure façon d'aborder la recherche de solutions d'affaires complexes. Aller au fond de n'importe quel problème est crucial, même si vous ne pouvez pas mettre le doigt sur ce qui ne va pas au début.

Les entreprises utilisent souvent un logiciel d'analyse de journaux contenant des enregistrements d'informations détaillés pour identifier et analyser différentes circonstances qui surviennent sur le lieu de travail. Cependant, si vous vous sentez perdu, essayez un modèle d'analyse des causes profondes pour vous aider à comprendre la situation et à développer des réponses réalisables à des problèmes complexes.

Certaines méthodologies RCA sont ciblées et spécifiques, et d'autres méthodologies RCA se concentrent sur des stratégies génériques.

Les gens utilisent souvent un RCA pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles un système fonctionne différemment ou surpasse des méthodes similaires. La plupart du temps, cependant, l'attention est portée sur des problèmes spécifiques, en particulier lorsqu'ils impliquent des systèmes critiques. Une RCA évalue tous les éléments contributifs et relie les événements de manière significative pour résoudre les problèmes et les empêcher de se reproduire. Il est seulement possible de comprendre comment, quand et pourquoi le problème s'est produit en se concentrant sur la cause profonde plutôt que sur ses indicateurs de surface.

Pourquoi une analyse des causes profondes est-elle importante ?

RCA est exceptionnellement vital car il identifie les principaux défauts dans le processus de développement d'un produit, permettant aux équipes de prendre les mesures correctives appropriées pour éviter que des problèmes ne se reproduisent à l'avenir. En conséquence, le produit fini a moins de défauts et nécessite moins de retouches.

Par exemple, ajouter plus de membres à l'équipe est une solution immédiate si votre entreprise a besoin d'un meilleur taux de rétention. Mais en utilisant RCA, vous pouvez découvrir pourquoi les membres de l'équipe quittent votre organisation et appliquer ces informations pour améliorer la rétention des employés. De faibles taux de rétention peuvent avoir l'une des causes profondes suivantes.

• Manque d'opportunités de développement professionnel
• Faibles avantages pour les membres de l'équipe
• Rémunération inférieure au marché
• Moral bas

Une entreprise peut utiliser la recherche pour identifier une ou plusieurs causes profondes après avoir examiné les raisons possibles. Vous ne pouvez pas trouver de solution durable tant que vous ne connaissez pas les problèmes sous-jacents. Un modèle RCA utilise une approche systématique de résolution de problèmes plutôt que d'appliquer un bandage et de prier pour le mieux.

Objectifs de l'analyse des causes profondes

L'objectif principal de l'analyse des causes profondes est de reconnaître les problèmes fondamentaux pour les éliminer. Les professionnels peuvent utiliser les informations obtenues grâce à cette approche pour rassurer les employés et les clients sur la fiabilité et la fiabilité d'une entreprise.

Principes fondamentaux de RCA

Les principes fondamentaux de RCA doivent être pris en compte si vous souhaitez bénéficier de cette méthode.

• L'objectif principal de RCA est d'identifier la cause première d'un problème afin que des mesures correctives puissent être prises pour éradiquer chaque cause sous-jacente plutôt que de simplement traiter les symptômes des défauts du système. Cette étape d'investigation est importante et nécessite des processus spécifiques pour garantir le succès. Par conséquent, l'ACR doit être effectuée avec une attention totale et conformément à la réglementation.
• Les défauts ne se manifestent pas de l'éther. Pour chaque problème, il y a au moins une cause première. Certes, le localiser peut être difficile, mais vous devez faire l'effort à moins que vous ne vouliez continuer à "résoudre" les mêmes problèmes encore et encore.
• Une analyse complète nécessite de décomposer une série d'événements pour mieux comprendre le lien entre les éléments qui ont contribué au problème. Cela signifie que vous devez moins vous soucier de savoir qui a causé l'erreur et vous concentrer principalement sur la raison pour laquelle le défaut s'est produit.

C'est pourquoi les symptômes sont essentiels : ils vous conduisent à ce qui ne va pas, mais se concentrer uniquement sur les problèmes de surface est incorrect. Cherchez plutôt des solutions pratiques à la source du problème.

Comment effectuer une analyse des causes profondes

Une variété de techniques déterminent les sources racine dans RCA. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous aider à identifier les problèmes tout au long du processus RCA.

1. Définir le problème

Pour commencer une analyse des causes profondes, vous devez d'abord caractériser le problème en temps réel. Si vous avez plusieurs problèmes à résoudre, commencez par un et faites plusieurs RCA pour trouver des réponses. En vous concentrant sur un problème à la fois, vous aurez plus de chances de déterminer et de résoudre rapidement la cause première du problème.

Identifier votre problème implique également de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

2. Collecte de données

La collecte de données est nécessaire pour illustrer le problème. Vous pouvez utiliser les ressources de recherche de l'entreprise pour mieux comprendre les signes et les symptômes du problème. Au cours de cette phase, vous devez vous renseigner sur les éléments suivants :

• Depuis combien de temps le problème est-il présent ?
• Qui est impacté à cause de cela ?
• Quels sont les effets immédiats et à long terme de ce problème ?
• Quels sont les principaux symptômes et indications de ce problème ?
• Quelles preuves précises y a-t-il pour suggérer qu'il y a un problème?

Vous pouvez trouver des raisons plausibles au problème après avoir mieux compris comment il affecte votre entreprise et votre réseau.

3. Identifier les causes profondes possibles

L'étape la plus cruciale de la méthode d'analyse des causes profondes consiste à identifier les causes profondes potentielles et à élaborer un modèle d'analyse des causes profondes. Les modèles RCA permettent une meilleure visualisation des données et une meilleure compréhension de votre problème. Une solution et un plan d'action émergeront finalement des causes que vous identifiez à cette étape. Les modèles d'analyse des causes profondes populaires pour résoudre les obstacles incluent les diagrammes de Pareto, l'analyse simple des causes profondes, les diagrammes de cause à effet, la technique des 5 pourquoi et la cartographie des causes.

4. Déterminer la cause première

Vous devrez passer en revue autant de causes profondes probables que possible pour trouver la cause sous-jacente de vos problèmes. Si vous avez exploré toutes les possibilités, considérez ce qui suit :

• Existe-t-il des points communs entre les principales raisons que j'ai identifiées ?
• Existe-t-il une raison d'exclure ces causes fondamentales potentielles ?
• Quelle cause sous-jacente semble être la plus problématique ?

Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes d'analyse des causes profondes pour trouver des solutions efficaces. Parmi ces stratégies figurent :

• Analyse du mode de défaillance et de ses effets (FMEA) : FMEA est un outil qui examine les causes profondes potentielles trouvées et élimine celles qui sont les plus susceptibles de conduire à une défaillance ultérieure.
• Analyse d'impact : Une analyse d'impact évalue les conséquences positives et négatives de chaque cause racine potentielle non couverte. Créer une liste hypothétique du pour et du contre pour chaque raison vous rendra plus confiant pour affiner votre décision.
• Analyse des changements : ce type d'analyse considère comment l'environnement immédiat de l'incident a changé au fil du temps, ce qui peut avoir directement contribué au problème.

Pour accéder à la cause première d'une tendance, les analystes utilisent souvent des processus alternatifs tels que la découverte de données et l'exploration de données pour créer un rapport d'analyse de la cause première.

Les professionnels qui souhaitent se concentrer sur l'analyse des causes profondes et améliorer continuellement la fiabilité doivent pouvoir choisir la meilleure approche pour la situation. La rationalisation d'un plan d'action avec un seul modèle d'analyse des causes profondes est idéale, mais souvent plusieurs stratégies sont nécessaires dans un modèle de rapport pour résoudre un problème.

5. Mettre en œuvre des solutions

Une fois que vous connaissez les problèmes fondamentaux que vous avez découverts, il est temps de trouver des réponses et d'agir. Vos solutions doivent cibler la cause réelle, mais en conséquence, elles remonteront la chaîne et résoudront votre problème initial.

Lorsque vous êtes prêt à commencer à développer votre stratégie de mise en œuvre, assurez-vous qu'elle est rationalisée et partagée dans un outil accessible à toutes les parties prenantes. Le logiciel de gestion de projet permet à votre équipe d'interagir facilement et d'organiser les livraisons selon les besoins.

Types de modèles d'analyse des causes profondes

Un modèle d'analyse des causes profondes simplifie l'analyse des causes profondes en vous permettant de visualiser votre problème et ses causes sous-jacentes sous forme graphique. RCA peut être fait via diverses méthodes, chacune appropriée pour différentes situations. Vous trouverez ci-dessous les modèles d'analyse des causes profondes les plus courants.

Analyse simple des causes profondes

Les modèles RCA simples examinent les problèmes qui ne nécessitent pas d'examen approfondi. Vous pouvez l'utiliser pour décrire brièvement le problème ou le problème, une liste des causes probables, des solutions potentielles et une conclusion indiquant si ces solutions étaient efficaces ou non.

Organigramme de cause à effet

Cet organigramme sépare le problème en symptômes, raisons potentielles et causes naturelles pour arriver à une solution logique. Les organigrammes de cause à effet sont souvent dessinés via un diagramme en arête de poisson ou en arbre structuré. Le diagramme en arête de poisson affiche le problème ou l'effet au niveau de la tête ou de la bouche du poisson, tandis qu'un diagramme en arbre ramifie la liste des causes profondes.

La méthode des 5 pourquoi

La méthode des 5 pourquoi peut identifier les causes sous-jacentes des problèmes. Demandez « pourquoi » au lieu d'accepter le cas pour argent comptant jusqu'à ce que vous reconnaissiez une procédure ou un système qui ne fonctionne pas comme il se doit. Vous pourriez découvrir des niveaux cachés de problèmes en ne vous contentant pas de ces solutions initiales.

Un modèle d'analyse des causes profondes des 5 pourquoi comprendra généralement des questions ou des invites pour vous aider à découvrir les causes sous-jacentes de la situation. Un simple modèle d'analyse des causes profondes de Five Whys peut ressembler à ceci :

1. Quelle est la solution?
2. Pourquoi le problème a-t-il eu lieu ?
3. Pourquoi l'événement de la question 2 s'est-il produit ?
4. Pourquoi l'événement de la question 3 s'est-il produit ?
5. Pourquoi l'événement de la question 4 s'est-il produit ?

Parce que l'approche est itérative, vous pouvez retracer le problème jusqu'à sa cause principale et concevoir des moyens efficaces de le résoudre en répondant à ces questions. Vous pouvez ajouter des questions ou personnaliser le modèle en fonction de problèmes et d'exigences spécifiques.

Six sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC est un moyen de minimiser les erreurs et d'améliorer les processus métier. Il a sa méthode d'examen et d'examen des causes fondamentales. L'abréviation "DMAIC" fait allusion aux phases de cette procédure :

Définir et mesurer : Qu'est-ce qui était prévu et qu'est-ce qui a mal tourné ? Que s'est-il passé, quand et où cela s'est-il passé ? Quelle est la signification de la situation, et qui a été affecté ?

Analyser : examine les liens de cause à effet entre les composants contribuant au problème. Qu'est-ce qui a causé la situation et que faut-il faire pour éviter qu'elle ne se reproduise ?

Mettre en œuvre et contrôler : Quelles sont les solutions viables au problème, et quelles sont les causes et les avantages de les mettre en place ? Comment les solutions peuvent-elles être surveillées et réglementées pour s'assurer que le problème ne se reproduise pas ?

Ce modèle d'analyse des causes profondes vous guide à travers chacun des processus précédents et vous permet d'ajouter des informations concernant le plan d'action, la résolution et l'équipe d'investigation des causes profondes. De plus, ce modèle de cause profonde contient des diagrammes qui peuvent être utilisés pour décrire comment divers composants contributifs (par exemple, les personnes, les processus et l'équipement) sont liés les uns aux autres et au problème lui-même.

Cartographie des causes

Le modèle de cartographie des causes combine le modèle d'analyse des causes profondes simple, le modèle Six Sigma DMAIC et le modèle d'analyse des causes profondes 5 Whys. Il contient un résumé complet du problème, un échéancier, une analyse de la question « pourquoi », des illustrations pour clarifier le processus, des sections pour suggérer et évaluer des solutions alternatives et une section pour élaborer un plan d'action.

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Avantages de l'analyse des causes profondes

RCA aide à résoudre les problèmes de projet persistants et les goulots d'étranglement importants dans les opérations de l'entreprise. Certains de ses impacts commerciaux bénéfiques sont discutés ci-dessous.

• Réduit les coûts : si un problème est découvert plus tard dans le processus de développement, il est plus coûteux à résoudre et s'il est intégré au produit fini, les acheteurs ne peuvent l'acheter qu'une seule fois, ce qui coûte de l'argent à l'entreprise.
• Identifie l'échec : cela indique que les équipes qui pensent avoir des méthodes de développement et d'assurance qualité adéquates, mais qui rencontrent toujours des problèmes récurrents, bénéficient le plus de RCA. Il est évident que quelque chose est cassé, mais les questions de quoi, pourquoi et où restent sans réponse. RCA peut découvrir la cause réelle du problème, pas seulement la raison apparente.
• Améliore la sécurité et la fiabilité : comme l'analyse des causes profondes aide à réduire les défauts futurs, elle peut principalement profiter aux entreprises des secteurs soumis à des normes de qualité strictes où la fiabilité et la sécurité des produits sont cruciales.
• Améliore le flux de travail et le délai de mise sur le marché : en identifiant la source d'un problème et en effectuant l'action appropriée, un produit peut être testé plus rapidement et mis sur le marché avec moins de défauts non découverts.

Défis de l'analyse des causes profondes

Certains défis qui peuvent être rencontrés au cours du processus RCA sont discutés ci-dessous.

• Problèmes mal définis : lorsqu'un problème est mal ou mal défini, les membres individuels de l'équipe peuvent avoir des perceptions différentes du problème, ou l'équipe peut se déplacer dans une direction entièrement différente pour résoudre quelque chose qui n'est pas un problème.
• Informations manquantes : il est difficile d'observer en permanence toutes les causes potentielles d'un problème. Cela se traduit souvent par une identification biaisée et une analyse insuffisante.
• Infrastructure éphémère : L'infrastructure moderne a une durée de vie minimale. Par conséquent, il devient de plus en plus difficile d'effectuer une enquête traditionnelle sur les causes profondes basée sur des requêtes.

Outils d'analyse des causes profondes

Les méthodes d'analyse des causes profondes combinent l'inférence humaine avec la collecte de données et les outils de reporting. Pour mener à bien le processus RCA, les équipes informatiques se tournent souvent vers les plates-formes qu'elles utilisent déjà, car elles contiennent souvent des données susceptibles de fournir des informations plus approfondies sur le problème défini. Ces outils peuvent inclure :

• Les solutions de gestion de réseau les aident à déterminer qui utilise leur réseau, comment il est configuré et s'il fonctionne bien.
• Logiciel de gestion des enquêtes pour comprendre la gestion des affaires, y compris les incidents sur le lieu de travail, la conformité et la prévention de la fraude.
• Logiciel de gestion des applications pour surveiller et suivre les performances d'applications spécifiques qui aident à identifier et à résoudre les problèmes de performances qui peuvent survenir.
• Les solutions de gestion cloud fournissent un point d'accès local ou une passerelle de stockage pour la récupération des données.

Beaucoup de ces solutions ont des outils d'analyse des causes profondes intégrés directement dans leurs plates-formes. En outre, certains fournisseurs proposent des outils qui collectent et corrèlent les informations de nombreuses plates-formes pour aider à résoudre les problèmes ou les pannes. Par exemple, les outils d'automatisation dotés de capacités d'intelligence artificielle pour les opérations informatiques (AIOps) peuvent tirer des leçons des événements passés et suggérer des actions correctives futures.

Les analystes doivent utiliser les techniques et les ressources les plus adaptées à leur situation spécifique lors de la réalisation d'une ACR.

Étouffer dans l'œuf

RCA peut être utilisé dans pratiquement toutes les circonstances. Choisir jusqu'où poursuivre vos recherches implique un raisonnement solide et un bon jugement. Il est également essentiel de planifier à l'avance pour prévoir les répercussions de votre solution. Cela vous aide à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.

RCA ne produit pas de solutions immédiates, mais s'attaquer à la cause première d'un problème l'étouffe définitivement dans l'œuf.

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