Évaluer les risques lors de l'intégration de vos systèmes commerciaux de vente au détail

Lorsque vous êtes prêt à intégrer vos systèmes commerciaux de vente au détail tels que votre logiciel de commerce électronique, financier et physique, vous devez prendre quelques décisions. Vous devez décider quels systèmes intégrer, comment vous allez les connecter et avec qui vous allez travailler pour y arriver. Et pendant que vous entreprenez un tel projet, il est préférable de s'arrêter et de réfléchir aux risques à court et à long terme que vous pourriez rencontrer tout au long du processus.

Garder quelques longueurs d'avance est le seul moyen d'éviter de se retrouver dans une situation évitable mais regrettable comme des projets longs, coûteux ou mal gérés. À la fin de cette journée, vous voulez repartir avec une solution qui fonctionne et non avec les remords de l'acheteur.

En prenant du recul par rapport à votre projet d'intégration, il y a deux axes cruciaux à prévoir. Ceux-ci incluent les risques à court terme liés à la mise en place et au fonctionnement de l'intégration de votre système d'entreprise de vente au détail, et les risques à long terme tout aussi importants liés à la maintenance et à la prise en charge correctes de ces connexions par la suite.

Un projet d'intégration est plus qu'un simple lancement initial, puis un processus qui s'exécute en arrière-plan de votre entreprise. Vous voulez vous assurer que votre intégration évolue à mesure que votre entreprise prend en charge de nouveaux volumes de commandes, canaux de vente ou capacités omnicanal. L'arrêt de la circulation de votre inventaire, de vos commandes ou d'autres données entre vos systèmes pour une raison quelconque peut vous causer de sérieux maux de tête, à vous et à vos clients.

Pour simplifier votre processus de planification, nous avons élaboré un tableau d'évaluation des risques ci-dessous. Ce tableau est destiné à vous aider à mesurer deux fois et à couper une fois. Vous pouvez utiliser ce tableau lorsque vous comparez des systèmes et des services pour gérer vos intégrations.

Comment évaluer les risques lors de votre projet d'intégration de la vente au détail

Pour commencer, examinons les problèmes courants qui peuvent survenir à partir du moment où vous commencez à planifier votre projet d'intégration de vente au détail jusqu'au moment de son lancement.

Risques à court terme du projet d'intégration

Cadrage de votre projet

Lors de la connexion de deux systèmes logiciels pour automatiser les flux de données entre eux, il est essentiel de comprendre quels champs de données doivent être connectés et quels processus métier vous devez prendre en compte. Cela aura inévitablement un impact sur votre portée ou votre énoncé de travail, en identifiant non seulement les champs qui doivent être cartographiés, mais aussi les façons dont les données doivent être traduites ou modifiées en cours de route pour être acceptées par un système de point de terminaison.

Un manque de cadrage approprié dès le départ entraîne des changements de portée plus tard dans votre projet, ce qui peut entraîner des retards et une augmentation des coûts. Dans certains cas, vous ne disposez peut-être pas de documentation sur les personnalisations et les modules complémentaires déployés sur le logiciel que vous essayez de connecter. Ou, vous n'avez peut-être pas accès aux développeurs, aux professionnels de l'informatique et aux autres personnes impliquées dans le déploiement et la personnalisation de votre logiciel. Sans ces ressources, les changements sur la route sont plus probables car il est difficile de planifier ce que vous ne savez pas.

Point clé à retenir : Il est important que toutes les parties prenantes soient impliquées dans la création de votre portée afin que vous ne découvriez pas à mi-projet qu'un département comme les finances a des exigences dont vous n'étiez pas au courant.

Accès à votre système

Pour connecter des systèmes, vous devez être en mesure d'entrer et/ou de sortir des données de ces systèmes. Qu'il s'agisse de contourner les pare-feu ou simplement de générer les bons identifiants pour une API ou un emplacement FTP, vous devez être en mesure d'obtenir ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Il est important de s'assurer que tous les fournisseurs nécessaires, tels qu'une société d'hébergement ou un revendeur à valeur ajoutée (VAR) qui contrôlent l'accès à votre logiciel, sont prêts à faire leur part en accordant l'accès pour une utilisation par votre partenaire d'intégration.

Lorsque votre partenaire d'intégration ne dispose pas de l'accès dont il a besoin, cela peut retarder votre projet ou empêcher l'intégration de vos systèmes comme vous l'aviez initialement prévu.

Point clé : soyez prêt à comprendre et à partager l'accès aux systèmes dont vous avez besoin pour vous connecter au début de votre projet.

Votre travail

Lors de la création d'un site Web, vous devez donner votre avis sur les conceptions et d'autres éléments, et vous devrez peut-être fournir du contenu, par exemple pour une page "À propos de nous". Si un partenaire termine votre intégration pour vous, il aura très probablement besoin d'informations de votre part, telles que la manière dont vous souhaitez exécuter les commandes pour générer l'étendue des travaux. Ils peuvent également vous demander d'approuver le travail à différentes parties du projet et de prendre d'autres mesures nécessaires pour terminer un projet.

Point clé : attendez-vous à fournir des commentaires à votre partenaire tout au long du projet d'intégration. Les retards de votre part auront très probablement un impact sur les dates de lancement de votre projet.

Configuration matérielle et logicielle requise

Pour vous connecter à d'autres logiciels, vous aurez besoin que vos systèmes logiciels disposent d'une méthode de connexion. Dans certains cas, vous devrez peut-être payer un module ou des droits d'accès pour pouvoir accéder à une API, importer et exporter des fichiers plats, ou obtenir des données dans et hors du logiciel. Dans d'autres cas, vous devrez peut-être mettre à niveau votre licence SaaS ou votre hébergement pour faire face à la charge supplémentaire que les données de connexion peuvent nécessiter.

Point clé : sachez que l'intégration de vos systèmes pourrait nécessiter plus de ressources que celles dont vous disposez actuellement. Vous devriez être en mesure de travailler avec votre partenaire pour comprendre et planifier ces besoins, car ils peuvent affecter votre calendrier et vos coûts globaux.

Maintenant tout va bien… Si vous construisez sur une base solide.

Choisir une approche d'intégration : risques à long terme

Voici les 10 principales choses auxquelles vous n'avez peut-être pas encore pensé lorsque vous choisissez votre approche d'intégration pour connecter vos systèmes :

1. Sécurité : Voulez-vous vraiment risquer que les données de vos clients et d'autres données sensibles soient piratées ? Nous savons que ce n'est pas le cas, il est donc important de comprendre comment votre solution d'intégration est testée pour les vulnérabilités aux pirates. Y aura-t-il des audits de sécurité ? Tests de pénétration? Les couches d'hébergement et logicielles seront-elles mises à jour pour parer aux menaces nouvelles et évolutives ?
2. Maintenance : à mesure que vos terminaux logiciels sont mis à niveau, qui s'assure que votre plate-forme d'intégration correspond à ces changements ? Sans plan de maintenance, votre solution d'intégration peut cesser de fonctionner, ce qui vous causera de la douleur et de la frustration, ainsi qu'à vos clients.
3. Assistance et documentation : si vous rencontrez un problème avec l'automatisation de vos données, par exemple lorsqu'une commande échoue, vers qui vous tournerez-vous ? Comment saurez-vous s'il s'agit d'un problème d'API, de pare-feu, de mauvaises données qu'un employé ou un fournisseur a accidentellement insérées dans l'un de vos systèmes logiciels, ou d'un autre problème ? Si vous comptez sur "un gars" qui peut être en vacances, attaché ou autrement indisponible, et que vous n'avez pas de documentation adéquate, vous risquez de vous retrouver coincé dans un ruisseau sans pagaie.
4. Approche d'intégration : votre intégration est-elle une connexion personnalisée qui relie directement vos deux systèmes ? Ou votre solution inclut-elle un « concentrateur » qui se situe entre vos systèmes d'extrémité et qui gère et exécute votre intégration de données ? La façon dont vos systèmes sont reliés entre eux affecte la facilité avec laquelle vous pouvez ajouter un logiciel supplémentaire ou mettre à niveau l'un de vos systèmes d'extrémité actuels. Selon l'approche d'intégration, l'un ou l'autre de ces scénarios pourrait signifier revenir à la planche à dessin et recommencer un nouveau projet. Dépasser votre intégration peut certainement être coûteux.
5. Mise en œuvre : Selon la solution, vous devrez peut-être compter sur votre partenaire pour connecter vos systèmes ou cela pourrait être plus bricolage avec des outils pointer-cliquer. Si c'est ce dernier, avez-vous les ressources en interne pour effectuer la configuration ? Ces différences affecteront également les coûts. Si votre partenaire doit configurer l'intégration, attendez-vous à ce qu'il y ait des coûts de mise en œuvre ponctuels.
6. Hébergement : Qui héberge votre solution d'intégration ? Est-il évolutif pour gérer des volumes accrus de données ? Dépend-il d'un centre de données ou d'un fournisseur de cloud particulier pour rester opérationnel ? Existe-t-il un SLA pour vous protéger des temps d'arrêt ? Si votre fournisseur d'intégration tombe en panne, ce sont vos clients qui souffrent de commandes perdues, de retards dans le traitement des commandes, etc.
7. Sauvegardes : que se passe-t-il en cas de problème où les données s'arrêtent de circuler ou sont corrompues sur l'un de vos points de terminaison ? Comment allez-vous récupérer ? Bien que nous espérons tous que de telles choses ne se produiront jamais, il est préférable de planifier de telles éventualités, juste au cas où.
8. Évolutivité : quel est le point de rupture de votre système de terminaux ? Combien de produits et de commandes peut-il transmettre à la fois ? Il n'y a rien de pire que d'avoir une excellente journée de vente, puis de découvrir que les commandes sont bloquées dans la transmission de données au lieu d'être préparées, emballées et expédiées.
9. Traitement par lots : dans un monde parfait, toutes les données passeraient par une API en temps réel (comment le logiciel communique avec d'autres logiciels). Même si l'un de vos systèmes n'a pas d'API, les données doivent être transmises à un système qui en a. Avec le traitement par lots, vous retardez la transmission des données. Cela peut entraîner des problèmes tels que l'inventaire n'est pas à jour, vos commandes ne sont pas transférées vers le logiciel à partir duquel vous allez les exécuter aussi rapidement qu'elles le devraient, etc. Les API ont également l'avantage d'utiliser du code pour soumettre chaque élément de données et d'obtenir une réponse du logiciel récepteur. Ce qui nous amène à :
10. Gestion des erreurs et des exceptions : votre système sait-il quoi faire si un numéro de commande existe déjà dans le système dans lequel il essaie d'insérer une commande ? Et s'il récupère un code d'erreur 4xx ou 5xx ? Si votre système ne dispose pas d'une gestion, d'un routage et d'une journalisation suffisants, vous constaterez peut-être que votre bateau a des trous et que vous allez écoper de l'eau.

Utilisez ce tableau pour évaluer différentes solutions et partenaires. Vous pouvez facilement comparer les options en créant des colonnes pour chaque solution que vous souhaitez comparer.

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