Comment organiser des réunions à distance qui ne font pas perdre de temps
Publié: 2020-04-13Maintenir la ponctualité et l'efficacité des réunions peut être difficile dans un environnement de bureau. Dans un environnement distant, il existe des défis supplémentaires, tels que des plates-formes de conférence peu fiables et une « caméra allumée ou éteinte ? » peu claire. étiquette. Chez Exposure Ninja, nous fonctionnons à distance depuis 2012 et sommes devenus une équipe de 100 Ninjas. Au cours de cette période, nous avons affiné nos configurations de réunion à distance pour offrir des réunions productives qui restent concentrées.
Voici nos sept meilleurs conseils pour organiser des réunions à distance qui ne font pas perdre de temps.
1. Définir les attentes
Tout comme les réunions en personne, les retardataires et les distractions peuvent perturber le déroulement d'une réunion. La première étape pour de bonnes réunions qui ne font pas perdre de temps est de s'assurer que les attentes de votre équipe sont définies dès le départ.
Le moyen le plus rapide de commencer est de réserver la réunion dans leurs calendriers avec une heure, un lieu (tel que Skype) et une liste d'invités spécifiés. Chez Exposure Ninja, nous utilisons Google Calendar, qui se synchronise sur le calendrier de chaque Ninja pour s'assurer qu'il n'y a pas de double réservation.
Le début de la réunion est un moment idéal pour définir les « règles de base ». Celles-ci devraient inclure des éléments tels que l'utilisation de téléphones portables, de messageries et d'e-mails. Idéalement, tous les membres de l'équipe feront taire toutes leurs notifications pendant la durée de la réunion. Ce n'est pas toujours possible, mais cela permet un appel beaucoup plus ciblé avec moins d'interruptions.
Vous devez également définir des attentes matérielles. Si vous faites un briefing, c'est une bonne idée de demander à votre équipe de désactiver temporairement leurs microphones à moins qu'ils n'aient une question. Cela élimine les possibilités d'aboiements de chiens et de bruits de frappe interférant avec le message de l'orateur.
2. Partagez l'agenda à l'avance
Partager l'ordre du jour avant la réunion donne à chacun le temps de se préparer et aide également à effectuer une vérification essentielle. Cette vérification consiste à déterminer si une réunion est réellement nécessaire. Si vous avez du mal à établir un ordre du jour, il y a de fortes chances que la réunion ne soit pas du tout nécessaire.
Votre ordre du jour vous donnera également un moyen facile de remettre la réunion sur les rails si vous êtes éloigné du centre de l'appel. Tout comme pour une réunion physique, il est facile de dire quelque chose comme : « Je pense que nous commençons à dérailler. Mettons une épingle là-dedans et revoyons-le plus tard ».
3. Utilisez une plateforme fiable
Il existe de nombreuses options d'achat différentes, et il est essentiel d'en choisir une qui soit fiable et bien adaptée à votre objectif. Il n'y a rien de pire qu'un appel qui se coupe continuellement ou doit être abandonné en raison d'une mauvaise connectivité !
Si vous cherchez à recréer des appels que vous pourriez avoir avec un client sur votre téléphone de bureau, une application comme Yay ou 8×8 peut être puissante. Ceux-ci offrent des fonctionnalités d'enregistrement des appels et peuvent être configurés pour passer et recevoir des appels à l'aide de votre numéro de bureau. C'est un service facile pour vos clients, car ils recevront l'appel téléphonique directement sur leur numéro comme d'habitude - ils n'ont rien à télécharger ou à faire avant de pouvoir l'utiliser.
Pour les réunions où les caméras sont plus appropriées — ou si vous voulez partager l'écran — alors il y a un large choix de plateformes. Quelques-uns de nos favoris incluent Google Hangouts, Skype et Zoom.
Google Hangouts se synchronise avec Google Agenda de manière transparente. Vous pouvez partager votre écran et il existe également une option de sous-titres pour ceux qui sont malentendants ou qui ont du mal à entendre dans un environnement bruyant.
Skype est une plate-forme de visioconférence bien connue avec d'excellentes fonctionnalités intégrées comme un enregistreur d'écran et le partage d'écran. Skype sert également de messager pour envoyer des messages rapides ou s'assurer que tout le monde est prêt avant de commencer l'appel. Cependant, cela peut être difficile avec un grand nombre de personnes, car la stabilité devient parfois un peu inégale.
Zoom est un service payant, mais il existe une fantastique version gratuite disponible vous permettant d'avoir des réunions jusqu'à 45 minutes. Il existe également une fonction d'enregistrement de réunion ainsi que des options de partage d'écran. Il a tendance à être une plate-forme très stable et peut gérer un grand nombre de personnes.
4. Utilisez des caméras
Les réunions « camera on » offrent autant d'avantages pour l'efficacité mais aussi dans une optique de team building. Avoir tout le monde avec leurs caméras allumées permet d'éviter que les gens ne parlent les uns sur les autres, car les signaux verbaux que quelqu'un est sur le point de parler sont les mêmes que lors d'une réunion en face à face. Avec les caméras éteintes, il peut y avoir beaucoup d'excuses pour s'être parlé les uns les autres - une perte de temps dans une réunion par ailleurs efficace, sans parler de l'embarras.
Avoir des caméras allumées permet de mesurer les réactions d'une équipe lors des annonces et, bien sûr, cela aide tout le monde à voir comment les choses sont dites ! Il est facile que quelque chose apparaisse d'une manière différente de celle prévue. Être capable de voir les visages de tout le monde aide à cela.
Généralement, la meilleure chose à faire est d'informer votre équipe des réunions pour lesquelles elle doit être filmée afin qu'elle puisse se préparer à l'avance. Nous recommandons généralement que certaines réunions soient des appels vidéo - mais nous n'y insistons jamais non plus, car certains membres de l'équipe peuvent se sentir mal à l'aise.
5. Désignez le prochain orateur
Une astuce très simple pour garder les réunions sur la bonne voie est de vous assurer que vous adressez votre question à une personne spécifique. Laisser une question en suspens peut entraîner un silence, car vous ne pouvez pas vous fier à vos repères visuels habituels pour vous adresser à une personne. Lors d'une réunion en face à face, vous pouvez regarder la personne dont vous espérez une réponse. Sur un écran, il n'est pas toujours clair de savoir qui vous regardez — vous pouvez regarder votre collègue dans le coin de l'écran, mais pour tout le monde, vous ne ferez que regarder en bas ! Un simple « Est-ce possible ? Qu'en penses-tu, Andy ? » peut éliminer les incertitudes inutiles et les temps morts.
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6. Encouragez la sécurité psychologique
Les réunions peuvent parfois être déraillées par les voix les plus fortes dans la salle. Ce problème n'est pas différent dans les réunions à distance, bien que vous puissiez aider certains membres de l'équipe à se sentir plus en confiance lorsqu'ils interagissent en ligne.
Un point de sécurité psychologique est atteint dans une équipe lorsque tout le monde se sent à l'aise de contribuer et que tous les membres de l'équipe sont respectés. Pour faciliter cela, vous pouvez encourager une contribution égale des différents membres de l'équipe en désignant la prochaine personne que vous aimeriez entendre. Dans un bureau, vous pouvez utiliser des repères visuels. C'est la même chose en ligne, mais vous devrez peut-être travailler un peu plus dur.
La sécurité psychologique vous aide à obtenir les pensées de chacun pendant la réunion, limitant les points apportés après la réunion. L'avoir comme l'une des choses que vous cherchez à faciliter vous aide également à repérer le "sand-bagging". Le sac de sable est le moment où un membre de l'équipe commence à répéter ses points ou à sortir du sujet et à faire dérailler la réunion. La répartition équitable des contributions vous aidera à maintenir le cap de vos réunions et à renforcer votre équipe.
7. Ne soyez pas trop impitoyable
Garder les réunions sur la bonne voie et réduire le temps perdu, c'est bien, mais veillez à ne pas être trop impitoyable. Le travail à distance peut réduire le temps dont vous disposez pour créer une équipe et un peu de temps d'interaction sociale est important. Accorder quelques minutes au début ou à la fin d'un appel pour rattraper son retard sur la soirée ou le week-end de chacun peut aider à garder l'équipe se sentant connectée.
Si vous vous adaptez au travail à distance et trouvez des moyens d'aider votre équipe à prospérer dans un environnement distant, Exposure Ninja propose aux entreprises un webinaire de travail à distance gratuit et un appel de consultation pour commencer. Nous avons conçu notre formation et nos conseils sur la révolution du travail à distance pour éviter les dures leçons de le faire par vous-même et vous amener là où vous devez être le plus tôt possible.
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