Directive Quick Fix : tout ce qu'il faut savoir sur la nouvelle directive européenne

Dématérialisation : tel est le mot à la mode pour les processus de communication documentaire et client. Cela s’applique à tous les secteurs, et lesecteur bancaire et financierne fait pas exception.

Dans cette industrie, on peut dire que les questions sont encore plus délicates et cruciales, et que les avancées s’accélèrent de plus en plus.

À cet égard, il existedes mises à jour strictement d’actualité et qui auront certainement un impact important à long terme.

Nous faisons référence à la directive (UE) 2021/338 (texte intégral ici), dite « Quick Fix »,qui s'inscrit dans le cadre de la réforme plus générale (et très attendue)de la directive MiFID II(Markets in Financial Instruments Directif).

La directive sur les marchés d'instruments financiers réglemente les marchés financiers dans l'Union européenne. Elle est entrée en vigueur pour la première fois en 2018. Ce n’est pas un hasard si la rédaction de la directive Quick Fix remonte à 2021. En pleine crise de Covid, nous commençons tout juste à voir lalumière au bout du tunnel.D’une part, pouvoir activer les procédures numériques était devenu plus urgent que jamais, à commencer par la dématérialisation des documents. Dans le même temps, il était nécessaire deréduire certaines charges bureaucratiques dépassées et de viser une numérisation à la fois complète et mature,afin de soutenir les premiers signes solides de reprise économique.

Alors, que contient la directive Quick Fix ?

Nous commencerons par examiner les éléments clés.

Passons ensuite au calendrier de mise en œuvre prévu (nous en sommes pratiquement déjà aux premiers jalons).

Enfin, nous limiterons notre attention à une question spécifique soulevée dans la directive : celle des ERDS (Electronic Registered Delivery Services) pour la communication avec les investisseurs. Quels sont-ils? Quels avantages et opportunités offrent-ils ?

Directive Quick Fix – ce qu’elle contient

La mise en œuvre italienne de la directive Quick Fix (qui touche tous les pays de l'UE) remonte au décret législatif n° 31 du 10 mars 2023 (publié au Journal officiel du 24 mars 2023).

De nombreux domaines sont concernés.

Mais les changements les plus importants introduits avec cette mise à jour concernent la manière dont les intermédiaires financiers sont tenus de fournir des informations à leurs clients.

Les maîtres mots sont : simplification, digitalisation, flexibilité et sécurité.

En pratique : toutes les informations sur les services d'investissement fournis par les banques et les intermédiaires financiers peuvent et doivent être fournies aux clients sous forme électronique (sauf cas particuliers).

Alors, quelles communications deviennent numériques avec la directive Quick Fix ?

– Informations précontractuelles liées aux services d’investissement

– Les informations préalables aux transactions individuelles sur instruments financiers

– Les informations faisant suite à des transactions individuelles

– Rapports périodiques

Face à ces changements, qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises et quels sont les avantages que cela apporte ?

Soyons très clairs : nous parlons d'un large éventail d'avantages et de bénéfices, qui se renforcent mutuellement de manière systématique.

Ce sont les avantages liés à l’abandon des documents papier au profit des documents numériques.

Donc:

– Gains de temps et d’argent (tant pour l’entreprise que pour le client)

– Extrême facilité de partage (il suffit de penser aux charges et aux coûts liés à l’impression et aux communications postales)

– Amélioration de l'efficacité, même lorsqu'il s'agit de rechercher des données individuelles au sein d'une communication(ce processus est lent et fastidieux avec des documents papier, bien sûr)

–Un impact environnemental moindre (un aspect qui intéresse un segment de plus en plus important de clients)

– Risques considérablement réduits de perte, d’usure, d’erreurs de compilation et de falsification de toute nature

– Une transparence accrue

– Une sécurité et une confidentialitéaccrues dans la transmission et le stockage, un point absolument crucial en matière bancaire et financière

–Protections accrues en cas de litiges juridiques

(Ces deux derniers points, en particulier, ont beaucoup à voir avec le thème des ERDS, sur lequel nous nous concentrerons ci-dessous.)

Voici également une précision importante : les orientations de la directive Quick Fix s'appliquent à tous les types de clients, des « clients de détail » aux « clients professionnels », en passant par les « contreparties éligibles ». Attention cependant à ces différenciateurs :

– Pour les clients professionnels et les contreparties éligibles, le passage au dispositif de communication électronique est automatique

– D'autre part, les clients particuliers peuvent exercer un « opt-in », en choisissant de continuer à recevoir des communications au format papier (qui doivent toujours être fournies gratuitement).

Directive Quick Fix – la feuille de route

Ainsi, avec la directive Quick Fix, le passage des informations papier aux informations électroniques a été accéléré sous la forme d’un changement de paradigme général qui pointe vers la dématérialisation des communications et des flux de documents.

Quel est le délai ?

– La première étape est déjà derrière nous : dès le 6 août, les banques et les intermédiaires financiers devaient informer leurs clients particuliers des spécificités des nouveaux processus introduits par la directive.Attention : cela concerne les clients existants au 8 avril 2023.

– Les clientsdisposent d’un délai de 8 semaines à compter de la réception de la notification pour exercer leur éventuel opt-in, en choisissant de rester dans un régime de courrier dématérialisé.Si cette option n’est pas exercée, ils passent automatiquement en mode dématérialisé.

–Pour les nouveaux clients (c'est-à-dire ceux qui sont devenus clients après le 8 avril 2023), l'information sur le basculement doit être communiquée dans les plus brefs délais et en tout état de cause au plus tard 120 jours après l'entrée en vigueur de la règle.

ERDS dans le cadre de la directive Quick Fix

Tout d’abord, commençons par démêler l’acronyme : qu’est-ce que ERDS ?

Les services d'envoi recommandé électronique ou ERDS, sont décrits dans le règlement européen eIDAS comme des services qui « permettent la transmission de données entre tiers par des moyens électroniques et fournissent des preuves concernant le traitement des données transmises, y compris la preuve que les données ont été envoyées et reçues. , et protéger les données transmises contre les risques de perte, de vol, de dommage ou de modification non autorisée.

Plus précisément, il existe à la fois des ERDS et des QERDS(Qualified Electronic Registered Delivery Services), qui sont encadrés dans les articles 43 et 44 du règlement eIDAS.

Nous ne nous attarderons pas pour le moment sur les différents aspects opérationnels et réglementaires. Vous pouvez trouver plus d’informations sur ces aspects dans cet article sur notre blog.

Cependant, nous souhaitons souligner un aspect central.

Avec la nouvelle directive Quick Fix, les ERDS deviennent un outil clé et indispensable pour les intermédiaires.

Pourquoi?

C'est très simple : parce qu'ils transforment les communications auxquelles nous sommes habitués (comme les emails ordinaires mais aussi les SMS) en adresses enregistrées, qui peuvent certifier l'envoi et la réception des messages (même en cas de destinataires multiples).

Autrement dit : ces communications sont transformées en preuves documentaires, avec une valeur juridique accrue.

Les avantages et opportunités des services ERDS de Doxee

Il existe trois types différents de solutions d'envoi recommandé électronique proposées par Doxee :

– Les emails certifiés , qui apportent la preuve du contenu des messages, de l'heure exacte à laquelle ils sont envoyés dans la boîte mail du destinataire et de l'heure à laquelle ils sont reçus.

– SMS certifiés : un excellent moyen d’envoyer des communications certifiées via un mode très familier et immédiat pour les destinataires.

– e-Reception : un outil pour certifier la remise et l’ouverture des documents en délivrant des justificatifs.En pratique, le destinataire reçoit un email ou un SMS qui contient un lien d'accès aux documents qui lui sont destinés. Cette étape permet de collecter et de suivre l'accès du destinataire aux documents grâce à un lien personnalisé. L'expéditeur reçoit ainsi un justificatif certifiant que le document a été envoyé, reçu et ouvert.

Bien entendu, les premiers et les plus directs avantages de l'adoption des services de livraison électronique concernent tous les aspects que nous avons déjà mentionnés ci-dessus concernant les communications électroniques :économies de temps et d'argent , sécuritéaccrue ,confidentialitéet valeur juridique et probante.

Attention cependant ! Ce n'est pas tout. Il n’y a que les avantages directs.

Les opportunités et avantages indirects qui s’ouvrent à la mise en œuvre de services de livraison électronique sont peut-être encore plus importants .

De telles opportunités et avantages sont liés à un concept que les organisations doivent garder à l'esprit : l'intégration .

De quoi parle-t-on?

Nous parlons de l'intégration des systèmes de livraison recommandés avec tous les mécanismes et processus qui caractérisent une entreprise numériquement mature.

Il s'agit d'une vision holistique qui vise avant tout à améliorer l' Expérience Utilisateur , qui devient ainsi plus fluide, intelligente et en phase avec son temps.

Et nous connaissons l’importance de l’Expérience Utilisateur en termes de fidélisation et de réduction du Chur Rate.

De plus, en passant à un système de communication et d'archivage sans papier et omnicanal, vous avez la possibilité d'accéder à un trésor inestimable de données sur vos clients.

S'appuyer sur des outils de livraison électronique recommandée tels que celui de Doxee vous permet de gérer cette énorme quantité d'informations de manière simple et globale.

La dernière étape est vite énoncée : améliorer la connaissance de vos clients, c'est avoir la possibilité d' améliorer continuellement vos communications, les rendant de plus en plus adaptées aux destinataires, donc de plus en plus efficaces et personnalisées.

Il s'agit d'un véritable cercle vertueux qui va bien au-delà du simple respect de la législation.