Questions à poser avant de démarrer l'automatisation du flux de travail

Dans le monde trépidant d'aujourd'hui, où les entreprises sont remplies d'employés qui ont un nombre croissant de rôles à jouer, il peut être difficile de suivre le rythme sans une certaine forme d'automatisation. Dans de nombreux cas, la première étape est l'automatisation du flux de travail.

Elle existe depuis des décennies, mais à mesure que la technologie progresse et que de plus en plus de personnes se familiarisent avec les ordinateurs et les smartphones, de nouvelles façons d'utiliser cette technologie au quotidien émergent.

Bien que trouver un logiciel qui fonctionne bien ou acheter une machine pour votre usine puisse sembler un moyen simple d'automatiser certaines tâches de routine à première vue, vous devez faire un peu plus de recherches avant d'aller de l'avant avec quelque chose de trop compliqué si vous le voulez. depuis le début.

Comment l'automatisation du flux de travail est utilisée sur le lieu de travail

Les organisations et les entreprises peuvent utiliser l'automatisation des flux de travail pour améliorer les processus et l'efficacité des employés.

Par exemple, une entreprise comptant des centaines ou des milliers d'employés pourrait automatiser son processus de paie avec un logiciel qui prendrait directement en compte le logiciel de comptabilité d'une organisation et distribuerait les chèques de paie des travailleurs sans traitement humain.

Cette automatisation permet d'assurer la précision sur le lieu de travail tout en réduisant les erreurs de calcul manuel.

Un autre exemple est si votre service marketing envoie des newsletters mensuelles mais a de nombreux contacts différents au sein de différents services qui devraient les recevoir en fonction de leur fonction/responsabilités. Ils pourraient utiliser l'automatisation du flux de travail pour créer des modèles d'e-mails personnalisés pour des contacts spécifiques au sein de l'entreprise pour chaque newsletter.

Le logiciel de flux de travail pourrait alors utiliser un processus automatisé. Chaque modèle est personnalisé avec les informations de contact nécessaires et envoie des e-mails personnalisés en fonction de la configuration de votre organisation.

Cette automatisation contribue à améliorer l'efficacité en réduisant le temps consacré à l'envoi manuel d'e-mails individualisés et en minimisant les erreurs des employés, car les modèles d'e-mails optimisés sont personnalisés avec précision avant d'être envoyés.

Votre organisation a-t-elle besoin d'une automatisation des flux de travail ?

Si vous souhaitez améliorer les processus métier ou automatiser les tâches au travail, il existe de nombreux endroits où l'automatisation des flux de travail peut aider à rationaliser l'efficacité. Évaluez si l'automatisation du flux de travail peut être bénéfique pour votre organisation ou votre lieu de travail en vous posant certaines des questions suivantes :

• Les employés passent-ils trop de temps sur des tâches manuelles et répétitives ?
• Votre organisation a-t-elle un processus qui peut être amélioré grâce à l'automatisation ?
• Y a-t-il des tâches qui doivent être accomplies avec une grande précision ?
• La mise en œuvre de l'automatisation du flux de travail permettrait-elle à votre entreprise de gagner du temps ou de l'argent ?

Si vous avez répondu oui à l'une des questions ci-dessus, votre organisation pourrait bénéficier de l'automatisation du flux de travail. Discutez avec votre équipe et votre direction des processus améliorés et commencez à étudier les différents types de logiciels disponibles pour vous aider à démarrer.

Pourquoi l'automatisation du flux de travail est-elle utilisée ?

En affaires, le temps c'est de l'argent. L'automatisation des tâches peut aider à gagner du temps et de l'argent de plusieurs manières :

1. Économies de coûts

L'automatisation des flux de travail peut aider à réduire ou à éliminer le besoin d'intervention humaine dans des tâches spécifiques, ce qui entraîne des économies importantes.

Par exemple, si vous avez un processus qui nécessite que quelqu'un saisisse manuellement des données dans un système, vous pouvez automatiser ce processus avec un logiciel. Cela accélérera non seulement le processus, mais éliminera également la possibilité d'erreur humaine.

2. Visibilité

Grâce à l'automatisation des workflows en place, les responsables et les superviseurs peuvent avoir une visibilité en temps réel sur l'état de toutes les tâches et tous les projets de l'entreprise. Cela les aide à prendre de meilleures décisions sur où concentrer leur temps et garantit que les tâches sont terminées à temps.

3. Améliorations de la communication

L'automatisation des flux de travail peut aider à améliorer la communication de plusieurs manières, de l'envoi de rappels ou de notifications aux employés au partage d'informations importantes via des modèles.

Plus les employés comprennent le processus de flux de travail pour chaque tâche qui leur a été assignée, mieux ils peuvent hiérarchiser et terminer leur travail. En retour, vous obtiendrez de meilleurs résultats de votre système de flux de travail.

4. Meilleur service client

Lorsqu'il y a un afflux important de demandes de travail chaque jour, il peut être difficile pour une seule personne ou un seul service de tout gérer par lui-même.

Cependant, avec l'automatisation du flux de travail en place, vous pouvez attribuer des projets et des tâches en fonction des compétences et des connaissances individuelles des employés, ce qui leur permet d'accomplir plus facilement les tâches spécifiques qui leur ont été confiées.

5. Engagement client accru

Vous pouvez contacter vos clients de manière proactive et les impliquer dans votre entreprise en mettant en œuvre l'automatisation des flux de travail. Les exemples incluent des e-mails automatisés demandant si leur colis est arrivé ou un rappel que leur premier paiement est dû bientôt sur un nouveau service d'abonnement.

Cela contribue à accroître l'engagement en établissant une connexion personnalisée entre les clients et les employés au sein de votre organisation.

6. Éliminer les licenciements

Un autre avantage de l'automatisation des flux de travail est la suppression des redondances dans votre processus actuel, ce qui prend du temps sur d'autres tâches plus essentielles et entraîne des erreurs et l'insatisfaction des clients. En les automatisant, vous pouvez supprimer les redondances sans affecter le produit final.

7. Amélioration globale du produit

Lorsque vous avez une machine bien huilée, ce ne sont pas seulement les tâches ou les processus individuels qui s'exécutent plus facilement, c'est toute l'entreprise qui en profite. De la même manière, un système d'automatisation du flux de travail efficace peut améliorer votre produit global.

En effet, les employés peuvent mieux se concentrer sur leurs tâches spécifiques et leurs ensembles de connaissances, ce qui conduit à un produit ou un service de meilleure qualité.

8. Suivi plus facile du flux de travail

Enfin, avec des flux de travail automatisés en place, il devient beaucoup plus facile de suivre la progression de chaque tâche et projet du début à la fin. Cela permet de s'assurer que tout se déroule comme il se doit et permet une meilleure prise de décision et une meilleure communication en cours de route.

Existe-t-il des différences entre les PME et l'automatisation des flux de travail d'entreprise ?

Bien que l'automatisation des flux de travail puisse être utilisée à la fois pour les petites entreprises et les grandes entreprises, il existe certaines différences essentielles entre ces deux types d'entreprises que vous devez connaître avant de vous lancer dans un projet d'automatisation :

Les employés des PME ne sont pas aussi formés

Les petites entreprises ont tendance à avoir moins de processus et de systèmes de flux de travail que les grandes entreprises, il peut donc falloir plus de temps et d'efforts pour automatiser des tâches spécifiques au sein d'une petite entreprise.

Cela est particulièrement vrai si vos employés ne sont pas aussi bien formés ou ne voient pas pourquoi c'est nécessaire - ils ne se rendront pas compte du temps qu'ils gagnent en mettant en place un système comme celui-ci.

Les grandes entreprises ont besoin de moins de formation

Si vous avez des employés déjà familiarisés avec les systèmes de flux de travail, vous devriez constater qu'il faut très peu d'efforts pour les former à l'utilisation du système automatisé. Ils peuvent aider à la mettre en œuvre ou suggérer des façons de mieux travailler ou d'être modifié.

Cela signifie également que si votre entreprise est suffisamment grande, il y a de fortes chances que vous voyiez le retour sur investissement au cours du premier mois d'utilisation de l'automatisation des flux de travail.

Existe-t-il des statistiques sur l'automatisation des flux de travail dont je devrais avoir connaissance ?

L'automatisation de vos flux de travail peut être un moyen incroyablement efficace d'améliorer la productivité et l'efficacité. Cependant, il est essentiel de connaître les statistiques entourant les flux de travail automatisés avant de décider d'automatiser le vôtre.

Selon des études, les entreprises qui automatisent au moins un processus voient leur productivité augmenter de 54 %. De plus, les flux de travail automatisés peuvent également contribuer à réduire les erreurs d'environ 88 %. Avec ces types de statistiques à l'esprit, il est facile de comprendre pourquoi l'automatisation de vos flux de travail peut être une étape si bénéfique.

Comment automatiser un workflow rapidement ?

Si vous cherchez à automatiser rapidement un flux de travail, vous pouvez suivre quelques étapes.

• Tout d'abord, assurez-vous d'avoir une idée claire du résultat souhaité du processus d'automatisation.
• Une fois que vous avez un objectif en tête, essayez de trouver une solution ou un outil existant qui peut vous aider à atteindre cet objectif.
• Si une solution existante n'existe pas, envisagez d'en créer une vous-même à l'aide d'outils d'automatisation et de langages de programmation.

En suivant ces étapes, vous pouvez rationaliser le processus d'automatisation et rendre vos flux de travail opérationnels en un rien de temps.

Conclusion

L'automatisation des flux de travail peut être un outil bénéfique pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité organisationnelle et à augmenter sa production. Tant que vous savez quelles mesures prendre lors de la mise en œuvre de ce type de système, que votre organisation soit petite ou grande, vous êtes sûr de voir un changement positif dans la productivité et la production.