14 compétences en gestion de projet pour réussir en tant que chef de projet

Vous figez-vous lorsque quelqu'un vous demande quelles sont vos forces et vos compétences ?

Il peut être difficile de parler de soi, de vendre ce dans quoi on est doué et d'espérer qu'un décideur l'achètera. Pouvons-nous même savoir dans quoi nous sommes meilleurs ? Ou donnons-nous une réponse qui reflète ce que nous souhaitons être le meilleur ?

C'est pourquoi nous étudions les langages amoureux et les tests d'Ennéagramme : nous sommes obsédés par l'idée de mieux nous connaître.

La gestion de projet est un rôle qui nécessite une personnalité extrêmement consciente de soi. Pour gérer la communication avec les parties prenantes et maintenir les ressources et les objectifs de l'entreprise sur la bonne voie, il est important de connaître vos forces et de savoir comment en tirer parti lorsque vous travaillez avec d'autres.

Toutes les entreprises utilisent une certaine forme d'outil de gestion de projet pour aider à améliorer l'efficacité organisationnelle. Les entreprises modernes investissent dans des logiciels de gestion de projet performants pour suivre les progrès et la productivité. Ces solutions sont également aptes à générer des chemins critiques précieux lorsqu'un projet subit des changements inattendus.

Les chefs de projet ont besoin d'un ensemble de compétences comprenant à la fois des compétences techniques et générales. Les compétences techniques, telles que la portée du projet, les compétences non techniques telles que la communication et la capacité d'adaptation, sont essentielles pour acquérir de l'expérience dans le rôle.

Comme pour tout cheminement de carrière, les chefs de projet possédant des compétences et des compétences clés spécifiques au rôle en leadership et en sens des affaires peuvent facilement trouver une bonne opportunité.

14 compétences essentielles en gestion de projet

Les chefs de projet ne travaillent jamais en silos et sont motivés par une collaboration interfonctionnelle et une meilleure visibilité sur les tâches et les flux de travail dans toute l'entreprise.

Que votre entreprise utilise des méthodologies traditionnelles de gestion du cycle de vie de projet ou des solutions avancées pour gérer des projets, les compétences requises par un chef de projet restent quelque peu similaires. Si vous souhaitez entrer dans l'industrie de la gestion de projet, voici quelques caractéristiques professionnelles et personnelles importantes à développer pour réussir.

Organisation

Pouvez-vous imaginer une personne étourdie essayant de coordonner tous les aspects d'un projet au niveau de l'entreprise ? Il n'y a rien de mal avec les écervelés – moi aussi, je fais partie de ce club. Mais une personne doit avoir d'excellentes compétences organisationnelles pour gérer un projet correctement.

Les chefs de projet ont besoin de compétences organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement de leur équipe et de ses tâches. Une personne organisée répond aux e-mails à temps, respecte les délais et dispose de listes de contrôle pour tout. Ils maîtrisent les méthodologies d'établissement d'objectifs et sont responsables de s'assurer que les étapes du projet sont respectées dans les délais.

Délégation et gestion des tâches

Un autre aspect de la gestion de projet est de savoir qui est le meilleur dans quoi. Dans le cas d'un projet scolaire, cela peut signifier demander qui est le meilleur en chiffres par rapport à qui pourrait proposer un titre de projet créatif.

Dans le monde professionnel, cela signifie connaître ses employés et savoir lire les gens. De nombreux projets échouent parce qu'ils ont été confiés à la mauvaise personne ou au mauvais groupe simplement parce que de nombreux dirigeants pensent que les équipes devraient accepter leurs affectations avec joie.

Bien que cela puisse fonctionner pour eux, cela échoue souvent. Les employés sont coincés à faire des travaux qu'ils ne veulent pas tout en sentant que leurs talents sont gaspillés. Pour cette raison, recherchez ou essayez d'être le chef de projet qui délègue correctement les aspects d'un projet par personnalité ou talent.

Choisir la bonne stratégie

Un bon chef de projet sait choisir la meilleure stratégie pour votre entreprise, le projet et toutes les personnes impliquées.

Posez les questions suivantes avant de planifier et de mettre en œuvre une stratégie et une feuille de route de gestion de projet à l'échelle de l'entreprise :

• En quoi une équipe spécifique est-elle douée ?
• De quoi seraient-ils capables avec les bons conseils et le bon leadership ?
• Quels sont leurs principaux points douloureux et blocages qui entravent l'achèvement du projet ?

Les méthodologies de gestion de projet ne doivent pas constituer un défi en soi. Par exemple, un concepteur de marque peut trouver difficile de travailler avec des diagrammes de Gantt et peut avoir besoin d'un support plus intuitif pour travailler avec succès, comme des plateformes de gestion de projet faciles à apprendre.

Communication

La communication est un problème dans de nombreuses entreprises. Nous ne disons pas ce que nous voulons dire et avons peur de marcher sur les pieds. Concernant la gestion de projet, il n'y a pas le temps pour cette appréhension.

Les chefs de projet portent de nombreux chapeaux, l'un étant celui de communicateur en chef. Ils communiquent avec tous les responsables impliqués dans le projet, y compris tous les employés, les supérieurs hiérarchiques de l'entreprise et toute personne extérieure à l'organisation (par exemple, la communication client) qui pourrait s'associer à votre entreprise pour accomplir ce projet.

Pour cette raison, les chefs de projet doivent être d'excellents communicants. Ce travail n'est pas pour la personne dont la boîte de réception reste enlisée pendant des jours ou parle en rond, cherchant ce qu'elle veut dire. Ils doivent être des intervenants rapides qui peuvent énoncer le point qu'ils essaient de communiquer de manière concise.

Si quelque chose a changé, qu'un employé a manqué une date d'échéance ou que les conceptions ne correspondent pas aux ébauches approuvées, le chef de projet doit être en mesure de communiquer la situation de manière professionnelle aux autres employés ou aux dirigeants.

Direction

En tant que chef de projet, de nombreuses personnes se tourneront vers vous pour obtenir des réponses, des conseils ou des solutions. Les chefs de projet doivent faire preuve, entre autres, de solides qualités de leadership.

Par cela, je veux dire que votre manager doit être quelqu'un qui peut facilement attirer l'attention. Les autres doivent bien les respecter dans votre entreprise et par les parties prenantes et participants externes. Les chefs de projet conservent un certain niveau d'autorité sur leurs collègues.

Certains employés sont des leaders naturels. D'autres ont le potentiel de diriger après un certain coaching. Si vous avez le parfait communicateur organisé dans votre équipe mais que vous doutez de ses capacités de leadership, envisagez de le nommer chef de projet en sachant que vous devrez l'accompagner à travers de nombreuses étapes.

Négociation

Bien que ce ne soit jamais l'espoir, les projets peuvent parfois devenir difficiles. Peut-être que le prix qui vous a été proposé ne correspond pas à la facture finale. Peut-être qu'une équipe de conception graphique ne vous renvoie pas les images dans les délais convenus.

Quel que soit le problème, les chefs de projet doivent être en mesure de négocier une solution. Cette caractéristique est adjacente aux compétences en leadership et en communication. Bien qu'ils ne soient pas identiques, vous voyez souvent toutes ces caractéristiques chez la même personne.

Les questions suivantes sont un guide utile pour identifier les compétences de négociation chez un employé :

• Comment ont-ils réagi auparavant en temps de crise ?
• Étaient-ils jamais à risque de ne pas obtenir leur chemin, pour trouver un compromis satisfaisant pour les deux parties?

La négociation est difficile et peu de gens veulent le faire. Cela peut donner l'impression de se disputer avec d'autres professionnels, mais un bon chef de projet sait trouver un terrain d'entente entre différentes parties ou même entre des équipes travaillant pour la même entreprise.

Prévision et gestion des risques

L'analyse et la gestion des risques prévoient tous les risques financiers qui pourraient survenir avant qu'ils ne deviennent réalité. En plus de prévoir ces problèmes, la gestion des risques comprend le développement de solutions potentielles pour aider à éviter ou à minimiser leurs impacts.

Les stratégies de gestion des risques sont un excellent moyen de vous assurer que vous pouvez vous remettre de choses qui ne se sont pas encore produites. En prévoyant les problèmes et en préparant votre entreprise à tout, vous pouvez résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

La gestion des risques ne doit pas nécessairement se limiter aux problèmes financiers. Surtout en tant que chef de projet, une grande partie du succès de votre équipe dépend de sa capacité à respecter les échéances.

Une stratégie de gestion des risques pourrait consister à présenter chaque date d'échéance une semaine plus tôt que nécessaire, en veillant à ce que l'équipe travaille dur pour la respecter, mais en tenant compte de certaines circonstances d'urgence.

Considérez les types spécifiques de problèmes qui pourraient survenir avec votre projet. Il n'y a pas deux projets identiques, et les stratégies de gestion des risques propres à chaque projet ne le seront pas non plus.

Planification

La planification est une facette importante de la gestion de projet, car d'autres personnes comptent sur vous pour respecter vos délais. Cela est particulièrement vrai si votre équipe est engagée pour des projets. Un chef de projet de qualité s'assurera que tous les clients livrent un travail de qualité dans les délais.

L'impact d'une bonne planification va au-delà de la délégation et de la gestion des tâches. La planification comprend la planification des paiements et de la facturation, la planification des dates d'échéance, la planification des équipes, etc.

Les bons chefs de projet peuvent jongler avec plusieurs calendriers avec des tactiques telles que le codage couleur et les étiquettes de priorisation.

La gestion des coûts

Le dépassement du budget de votre équipe peut non seulement faire échouer le projet en cours, mais également affecter votre équipe et votre entreprise pour le reste de l'exercice. C'est pourquoi la gestion et le suivi des coûts sont une compétence essentielle en gestion de projet.

En termes simples, la gestion des coûts fait référence à la planification et au suivi des coûts de l'entreprise. Les chefs de projet utilisent souvent un logiciel de gestion des coûts de projet pour s'assurer que l'équipe reste sous les coûts tout en fournissant un produit ou un service de haute qualité.

Certains coûts à prendre en compte tout au long d'un projet sont les fournitures, les ressources humaines - telles que les sous-traitants ou les indépendants, l'équipement ou l'espace, et tout paiement pouvant être nécessaire si le travail nécessite plus de travail que prévu initialement.

Esprit critique

Si vous deviez passer des tests standardisés à l'école primaire, vous vous souvenez de l'accent mis sur le fait d'être un penseur critique. Cela signifiait que vous pouviez arriver à la meilleure conclusion avec les informations dont vous disposiez. En tant que chef de projet, cette compétence est utile et nécessaire.

Les chefs de projet prennent des décisions quotidiennes, de la budgétisation du projet et de l'adhésion des parties prenantes à l'alignement des objectifs et à l'optimisation des flux de travail. Ainsi, il est essentiel (sans jeu de mots) qu'un PJM soit un bon décideur. Vous voulez quelqu'un qui pèse toutes ses options et qui peut choisir la meilleure neuf fois sur dix.

Un autre élément clé de la compréhension de la gestion de projet est de savoir quels projets réussiront pour un impact commercial maximal. Savoir mener des études de faisabilité peut fournir aux chefs de projet des informations pertinentes pour l'exécution du projet.

Orientée vers les gens

Cette compétence est assez sous-estimée et souvent négligée dans le monde des affaires. Cependant, les chefs de projet doivent également être de bons gestionnaires de personnel . C'est évident si vous y réfléchissez.

Les chefs de projet traitent avec les gens au quotidien. Ils sont un point de contact pour toute leur équipe et les personnes impliquées dans ce projet. Ils sont également le point de contact pour les intervenants externes.

En cas d'altercations, de dilemmes ou de conflits, un chef de projet est l'interlocuteur entre les différentes parties. Puisqu'ils sont responsables de s'assurer que les gens restent sur la bonne voie pour atteindre les objectifs et franchir les étapes du projet, il est essentiel pour un chef de projet d'être sympathique et d'avoir l'esprit d'équipe.

Résolution de problème

Cette compétence est liée à la pensée critique, qui traite des capacités de prise de décision d'un individu. Cependant, cette compétence particulière fait référence à la réaction d'un manager lors d'un conflit.

Lorsque de grands groupes travaillent ensemble, il est possible qu'ils se heurtent à la tête ou qu'une catastrophe se produise sous la forme d'une rupture de contrat ou d'un dépassement de budget. Les chefs de projet doivent être habiles à gérer des problèmes complexes et à l'aise dans des conditions de travail à enjeux élevés.

Les chefs de projet qui réussissent s'épanouissent dans le développement de systèmes complexes tels que les méthodologies de gestion de projet de la chaîne critique.

encadrement

Contrairement au leadership, le coaching traite de la façon dont un manager interagit avec son équipe et l'enseigne. Le coaching est une forme d'aide aux personnes pour prendre les meilleures décisions en leur fournissant les outils pour y arriver.

Un bon chef de projet peut élever son équipe en mettant à l'épreuve ses capacités de réflexion critique, en offrant un espace de remue-méninges et de collaboration et en créant un département axé sur les objectifs.

Chronométrage

Nous nous sommes tous assis dans une salle de réunion chaotique et avons souhaité avoir un marteau pour nous donner du pouvoir tout en criant : « À l'ordre ! Ordre au tribunal ! Les chefs de projet savent contrôler une salle sans le titre de juge honorable.

Ils sont habiles à planifier efficacement les réunions, à tirer le meilleur parti du temps de leur équipe et à maintenir l'attention. Ils sont également compétents pour s'assurer que la réunion reste sur la tâche et répondre aux questions nécessaires.

Nous avons déjà discuté des capacités de planification exceptionnelles - celles-ci entrent en jeu lors de la discussion sur la gestion des réunions. Lors de l'embauche ou du choix d'un chef de projet, comprenez son expérience dans la gestion et l'influence de réunions.

Embauche d'un chef de projet

La vérité est qu'aucune personne ou projet ne sera jamais parfait.

Lorsque vous recherchez un chef de projet, énumérez les fonctionnalités ci-dessus - lesquelles sont les plus importantes et les plus précieuses pour vous ? Présélectionnez certaines des compétences mentionnées ci-dessus et considérez celles qui sont indispensables.

Si un candidat a des extras, c'est super ! Chercher quelqu'un qui incarne tout le monde pourrait limiter vos choix et allonger le processus d'embauche. En choisissant ceux dont vous savez que vous ne pouvez pas vous passer, vous pouvez rapidement rassembler un groupe de candidats de taille décente pour les entretiens et les embauches potentielles.

Candidats internes

Si vous cherchez à choisir un chef de projet au sein de votre équipe, vous avez probablement déjà une bonne idée des forces et des faiblesses de vos employés.

Par exemple, vous savez peut-être que Janet manque fréquemment des dates d'échéance, mais rend un travail incroyablement détaillé. Ou peut-être qu'Eleanor est organisée mais omet souvent de prendre en compte les urgences potentielles.

Si votre équipe a rendu difficile le choix d'un chef de projet, c'est un bon problème à avoir. Envisagez de vous asseoir avec différents employés à différents moments, de discuter s'ils seraient intéressés par l'opportunité et de leur demander s'ils seraient prêts à se mettre au défi dans certains domaines pour suivre le rôle.

Candidats externes

Si vous cherchez à embaucher un chef de projet à partir d'un bassin de candidats externes, vous avez un défi légèrement différent. Il serait préférable de glaner s'ils possèdent ces qualités dans le peu de temps dont vous disposez pour faire connaissance avec quelqu'un lors d'un entretien.

Un bon moyen d'y parvenir est de demander aux candidats de se préparer avec des exemples visuels ou des certifications qu'ils ont reçues. De la même manière, un candidat à la vente fournirait ses chiffres trimestriels et demanderait à un candidat chef de projet de fournir des échantillons de ses projets achevés. Cela offre une explication verbale du projet et vous permet de voir l'impact qu'ils ont eu dans le passé.

Ouvrir la voie à la planification de projet

La gestion de projet est une fonction commerciale intégrale en gérant plusieurs interdépendances, en gérant et en allouant les ressources organisationnelles et en permettant aux équipes d'atteindre les objectifs commerciaux de manière transparente.

Lors de l'embauche d'un chef de projet, concentrez-vous sur les compétences qu'il apporte à la table, car ce sont les traits caractéristiques d'une équipe qui peut passer d'indécise à indestructible.

La gestion de projet est transversale dans son rôle et ses processus. Apprenez-en davantage sur la gestion de l'intégration de projet et sur la manière dont elle maintient les différents départements alignés sur les mêmes objectifs.

Cet article a été initialement publié en 2018. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.