Approvisionnement vs achat : quelles sont les différences et les similitudes ?

L'approvisionnement est l'ensemble du processus d'acquisition de biens et de services auprès d'un fournisseur pour votre entreprise par le biais d'un achat direct, d'un appel d'offres ou d'un appel d'offres. Il consiste à identifier, présélectionner, sélectionner les fournisseurs, signer le contrat, recevoir les marchandises et effectuer le paiement. Ce processus permet de répondre aux besoins de l'entreprise et d'établir une nouvelle relation fournisseur.

Les étapes de l'approvisionnement peuvent varier en fonction du secteur et de la taille de l'entreprise, mais comprennent généralement :

1. Identification des exigences internes

Tout d'abord, vous devez déterminer les besoins de votre entreprise. Quels produits et services sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise ?

Ensuite, vous pouvez créer des demandes d'achat spécifiques pour répondre au besoin. Le suivi des réquisitions vous guidera vers les bonnes ressources et vous mettra en contact avec les fournisseurs appropriés.

2. Étudier le marché et sélectionner les fournisseurs

Ensuite, identifiez les fournisseurs potentiels et présélectionnez-les pour une évaluation plus approfondie. Vous pouvez leur envoyer une demande de devis (RFQ) et comparer leurs propositions. Certains critères incluent le prix et la qualité du produit, la réputation du fournisseur, les méthodes de livraison, le service après-vente, les risques, etc.

Le fournisseur sélectionné sera celui qui propose des produits de la plus haute qualité aux prix les plus compétitifs, ainsi qu'un emplacement et une option de livraison favorables.

3. Négociation du contrat et création du bon de commande (PO)

Une fois votre fournisseur choisi, passons à l'étape suivante : la négociation. Certaines questions critiques lorsque vous négociez incluent les prix, la qualité, l'étendue des travaux, les termes et conditions, etc. Un contrat efficace garantit que chaque partie comprend ses obligations tout en créant une valeur maximale pour les deux parties.

Après avoir signé le contrat, vous pouvez créer un bon de commande (PO) qui spécifie l'achat, comme la quantité, le prix, les conditions de paiement, le lieu et l'heure de livraison. Envisagez un bon de commande général si les fournisseurs répondent pleinement à vos exigences et que vous souhaitez établir une relation à long terme avec eux.

4. Réception de la livraison et initiation du paiement

Une fois que le fournisseur aura reçu le bon de commande, il vous enverra une facture. Sur la base des conditions de paiement du contrat, vous libérerez le paiement avant ou après la livraison de la commande.

Lorsque la commande arrive, vérifiez la qualité de l'article pour garantir la conformité du fournisseur. Si vous trouvez un article défectueux ou tout autre problème, signalez-le et suivez le contrat ou le bon de commande pour trouver une solution. Pour ce faire, assurez-vous que votre contrat ou bon de commande est suffisamment solide avec des termes et conditions détaillés pour de telles circonstances.

5. Évaluer les performances des fournisseurs et établir une relation avec les fournisseurs

Si vous êtes satisfait de la performance des fournisseurs, vous pouvez établir une relation à long terme avec eux. De plus, ayez une évaluation annuelle pour décider de continuer à collaborer avec eux.

Par conséquent, pour répondre à la question « que signifie l'approvisionnement ? », il s'agit du processus complet d'acquisition de biens et d'établissement de relations avec les fournisseurs. Le processus n'a pas de fin, car vous devez continuer à l'évaluer et à l'améliorer.

Les achats sont un sous-ensemble des fonctions d'approvisionnement. Il est associé aux activités de commande, d'expédition, de réception et de paiement pour acquérir des biens et des services pour le fonctionnement de l'entreprise. Les achats privilégient l'efficacité dans les transactions, avec la discipline des 5 bons : bonne quantité, bonne qualité, bon endroit, bon moment et bon prix. Ainsi, l'équipe d'achat suit strictement ces étapes pour s'assurer que les marchandises livrées satisfont à toutes les exigences :

1. Passer une commande

L'achat commence par un bon de commande. Comme mentionné ci-dessus, le bon de commande doit contenir des informations essentielles telles que les conditions de paiement, la quantité, le moment et le lieu de livraison des marchandises.

Une astuce pour une meilleure gestion des bons de commande consiste à investir dans un bon de commande PWA Magento fiable. Il centralise toutes les données, vous aidant ainsi à prendre de meilleures décisions d'achat, en évitant les achats excessifs ou insuffisants.

2. Suivi de la commande

Ensuite, surveillez étroitement l'état de la livraison avec vos fournisseurs. Vous pouvez leur demander de mettre à jour régulièrement leur calendrier de livraison pour assurer la ponctualité de la commande.

3. Réception et audit des pièces

Après réception de la commande, effectuez un contrôle d'audit pour garantir que la qualité est conforme aux termes du contrat.

4. Effectuer un paiement

Enfin, effectuez le paiement de votre fournisseur conformément à vos conditions de paiement sur le bon de commande. Les bons de commande et les factures doivent être préparés avec soin afin de créer des obligations légales pour les deux parties.

Maintenant que vous savez ce qu'est l'approvisionnement et ce qu'est l'achat, plongeons dans les principales différences entre eux.

Le tableau ci-dessus résume la principale différence entre les achats et les achats. Allons plus loin dans les détails.

Stratégique vs tactique

Après avoir parcouru la signification des achats et de l'approvisionnement, vous pouvez voir que l'approvisionnement est un concept beaucoup plus large à un niveau stratégique pour une entreprise, tandis que l'achat est tactique.

L'achat concerne l'aspect transactionnel de l'achat de produits et de services, comme l'obtention de la bonne quantité de produits au bon moment et au bon endroit.

D'autre part, l'approvisionnement est le processus complet commençant au moment où un besoin d'affaires se fait sentir. Il se concentre sur les aspects stratégiques, tels que l'approvisionnement des fournisseurs, la maximisation de la valeur du contrat et le maintien des relations avec les fournisseurs une fois le bon de commande terminé. Ainsi, l'approvisionnement est un processus plus complexe qui est crucial pour la stratégie d'une entreprise.

Approche proactive ou réactive

Une autre différence entre les achats et les achats est leur approche. L'approvisionnement a une approche proactive, où l'équipe d'approvisionnement est chargée d'identifier les besoins internes et d'acquérir les biens ou services pertinents pour répondre aux exigences.

En revanche, les achats ont une approche réactive. Une fois les besoins déterminés par les achats, les achats visent à acheter les articles le plus efficacement possible en termes de qualité, de coût et de rapidité.

Objectifs à long terme ou à court terme

L'approvisionnement a des objectifs à long terme, notamment l'établissement de relations avec les fournisseurs, l'amélioration de l'avantage concurrentiel et l'alignement sur la stratégie de l'entreprise. Il s'agit également de trouver les meilleurs fournisseurs, de négocier les conditions contractuelles et d'atténuer les risques de la chaîne d'approvisionnement. Par conséquent, l'approvisionnement donne la priorité à la création de valeur du contrat et au coût total de possession plutôt qu'au prix du produit.

Les achats, au contraire, visent à garantir que tous les articles sont livrés avec la qualité et la quantité correctes conformément au contrat. Il s'agit donc d'un processus immédiat qui accorde plus d'attention au coût de l'article.

Focus relationnel vs transactionnel

L'un des principaux objectifs des achats est d'établir et de renforcer des relations gagnant-gagnant avec les fournisseurs.

Même une fois la commande terminée, le travail de l'approvisionnement se poursuit. Vous devez régulièrement évaluer la performance du fournisseur et décider de renouveler ou de résilier le contrat. Dans le même temps, continuez à rechercher davantage de fournisseurs potentiels qui peuvent conduire à de bons partenariats. Cela vous aide également à limiter le risque de dépendre de quelques fournisseurs.

En revanche, l'équipe des achats collabore généralement avec une base de fournisseurs existante. Par conséquent, ils consacrent la majeure partie de leurs efforts à effectuer des transactions efficaces et leurs tâches se terminent lorsque le bon de commande est terminé.

Bien que de nombreuses personnes confondent souvent les définitions d'achat et d'approvisionnement, les 2 termes présentent de nombreuses différences dans leurs méthodes et leurs procédures. Pourtant, ils ont 1 chose en commun : ce sont des processus cruciaux pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Combiner et améliorer les deux processus vous aidera à mieux contrôler les dépenses, à prévenir les complications imprévues et à vous rapprocher de la réussite de votre entreprise.