12 bonnes pratiques achats en 2022

Élaborer un cadre d'approvisionnement

Tout d'abord, vous avez besoin d'un cadre de gestion des achats solide avant d'aborder des problèmes spécifiques dans votre processus. Un cadre efficace établira une ligne directrice solide pour tous vos processus, y compris :

• Suivi et approbation des bons de commande,
• Gestion des prestataires et fournisseurs,
• Exécution d' une correspondance à trois pour le paiement,
• Enregistrement de tous les documents,
• Sourcing de nouveaux fournisseurs et acheteurs,
• Formation des employés sur les produits.

Des processus bien définis créeront une efficacité opérationnelle, aidant votre équipe avec les tâches qu'elle doit accomplir ou prioriser à un moment donné pour terminer le travail, assurant ainsi des livraisons ponctuelles dans vos activités commerciales.

Pour développer des processus d'approvisionnement clairs, vous devez identifier chaque étape d'achat nécessaire, affecter une personne spécifique à chaque tâche et décrire les actions pour la tâche. Par conséquent, votre équipe peut rester dans la même image et connaître son travail pour collaborer avec les autres.

Automatisez les processus d'approvisionnement

La numérisation de votre processus d'approvisionnement est inévitable car la technologie est intégrée à tous les aspects de notre monde. Une transformation numérique complète fera passer vos processus d'approvisionnement au niveau supérieur et résoudra de nombreux goulots d'étranglement dans votre chaîne d'approvisionnement.

Voici les principaux avantages des pratiques d'approvisionnement sur l'automatisation :

• Gagnez du temps : Toutes ces heures consacrées au traitement manuel comme la saisie de données, le suivi des factures, les mises à jour des enregistrements, les approbations et les remises de documents peuvent être accélérées par un logiciel. L'automatisation peut réduire les tâches opérationnelles répétitives et permettre à votre équipe de se concentrer sur des rôles stratégiques.
• Réduisez les erreurs humaines : l'automatisation vous aide également à minimiser les erreurs manuelles. Vous n'avez plus à vous soucier de vérifier les erreurs sur les résultats mal calculés ou les données mal saisies.
• Diminuer les coûts de traitement : Avec le soutien de la technologie, les entreprises peuvent réduire la main-d'œuvre pour les travaux répétitifs, réduisant ainsi les coûts en cours de route. La rentabilité est l'un des principaux avantages de l'automatisation des achats.

Une bonne solution d'approvisionnement numérique doit être capable de gérer :

• Gestion des fournisseurs : intégrez et suivez facilement les performances des fournisseurs,
• Approbation des factures : examinez et approuvez rapidement les factures grâce à une méthode à trois voies,
• Demandes d'achat : modèles pour vous aider à saisir, approuver et surveiller les demandes d'achat,
• Bons de commande (PO) : émettre automatiquement des bons de commande en fonction des demandes d'achat approuvées,
• Analyse des dépenses : générez des informations et des suggestions exploitables à partir de vos données d'approvisionnement,
• Intégrations : connectez votre logiciel d'approvisionnement à d'autres systèmes tels que les logiciels ERP et financiers.

Pratiquer la transparence des achats

La transparence dans les achats consiste à fournir à toutes les parties prenantes internes les informations et la documentation nécessaires pour mener à bien leurs tâches et leur permettre de prendre de meilleures décisions. Avec le soutien de la technologie, vous pouvez explorer davantage de scénarios et développer un modèle de planification continu, agile et transparent pour vos équipes.

Un processus d'approvisionnement transparent vous offre de nombreux avantages :

• Traitement plus rapide : Lorsque tout le monde connaît son travail et les normes à suivre, l'ensemble de l'opération peut se dérouler de manière transparente avec moins de goulots d'étranglement.
• Réduisez les pertes de temps : l'approvisionnement transparent élimine le temps fatigant consacré aux demandes confuses et aux longues chaînes d'e-mails. Au lieu de cela, votre personnel voit exactement ce qu'il doit faire à quel moment.
• Responsabilité : La transparence dans la documentation indique clairement votre responsabilité et celle de vos fournisseurs à chaque étape du parcours d'achat.
• Pratiques d'approvisionnement responsable : Un processus transparent vous guide pour vous approvisionner en produits et services conformément à votre responsabilité sociale d'entreprise.

Optimisez l'inventaire avec une approche basée sur les données

La prochaine pratique d'approvisionnement à ne pas manquer consiste à tirer parti des données pour améliorer la gestion de vos stocks.

Pour vérifier si votre inventaire est optimisé, jetez un œil à certaines mesures telles que le coût de possession des stocks et le taux de rotation des stocks . Voyez si votre inventaire de planification et de prévision est bon pour réapprovisionner efficacement les stocks, si les niveaux de vente et d'inventaire sont synchronisés, et quels sont les articles les plus vendus et les moins vendus pour avoir une stratégie appropriée pour eux. Par exemple, vous pouvez acheter plus de stock pour vos best-sellers afin d'assurer leur disponibilité lorsque les clients en ont besoin. En revanche, essayez de pousser les ventes des articles qui se vendent lentement à prix réduit pour éviter qu'ils ne deviennent obsolètes.

L'adoption d'un logiciel de gestion des stocks peut vous aider à répondre à toutes les questions ci-dessus. Pour les opérations quotidiennes, vous pouvez améliorer le suivi de la chaîne d'approvisionnement, le flux des stocks entre les entrepôts et les magasins, ainsi que les changements constants des ventes et des niveaux de stocks.

Pour un niveau avancé, libérer la puissance de l'IA et des informations basées sur les données vous aidera à optimiser les coûts d'inventaire, à déterminer le délai et à prévoir la demande de stock à l'avenir, évitant ainsi les situations de surstockage ou de sous-approvisionnement.

Améliorez votre gestion des contrats

Actuellement, le problème le plus courant dans la gestion des contrats est l'absence d'une plate-forme centralisée où les employés peuvent rechercher, accéder et récupérer des contrats et d'autres documents. Le processus désorganisé entraîne de nombreux problèmes tels que l'incohérence entre les contrats, la lourdeur du traitement et les problèmes de continuité de la chaîne d'approvisionnement.

Pour avoir un meilleur processus de gestion des contrats, vous devez établir une base de données cloud centralisée qui permet à votre personnel de créer, stocker et maintenir toute la documentation, des processus opérationnels aux modèles de contrat. De cette façon, vous pouvez assurer la cohérence et les normes entre vos contrats, gagner du temps face aux tâches répétitives et atténuer les erreurs et les risques.

La mise en place d'une automatisation de la gestion des contrats devrait vous offrir :

• Référentiel central : Une base de données facilement accessible qui stocke tous les documents,
• Interface configurable : Une interface personnalisable pour s'adapter à vos besoins métiers,
• Notifications automatisées : Envoyez des alertes automatisées sur les jalons du contrat, les renouvellements et les chances de renégociation,
• Surveillance des performances des fournisseurs : suivez les délais de livraison, la qualité des produits, les prix et le respect des conditions d'achat.

Interagissez avec vos fournisseurs

Construire une relation solide avec les fournisseurs figure toujours en tête de liste des meilleures pratiques d'achat. S'ils sont bien gérés, vous pouvez avoir des fournisseurs de confiance qui fournissent des produits et services fiables et de haute qualité dans les délais et au meilleur prix. Pour ce faire, vous devez suivre et évaluer les performances des fournisseurs afin de trouver des moyens de créer une relation gagnant-gagnant à long terme.

Un processus d' achat et d'approvisionnement bien organisé vous aidera à gérer et à dialoguer avec vos fournisseurs. Voici quelques conseils pour améliorer l'engagement de vos fournisseurs :

• Traiter les fournisseurs comme des partenaires stratégiques et instaurer la confiance,
• Communiquez vos exigences et collaborez étroitement avec les fournisseurs sur tout problème de bon de commande,
• Établissez les attentes tôt afin que vous puissiez maintenir vos fournisseurs à cette norme et éviter les mauvaises surprises grâce à une négociation d'approvisionnement appropriée ,
• Payer les fournisseurs à temps : si vous pouvez payer les fournisseurs à temps, vos fournisseurs donneront la priorité à votre entreprise et ouvriront davantage d'opportunités de partenariats à long terme,
• Surveillez les performances des fournisseurs : évaluez la qualité des biens et des services fournis pour vous assurer d'obtenir la meilleure valeur pour votre investissement.

Avoir une stratégie multi-sourcing

S'appuyer uniquement sur un seul fournisseur pour n'importe quel composant de votre chaîne d'approvisionnement est risqué, en particulier pour l'approvisionnement direct . S'il y a un retard dans la livraison des marchandises ou si votre relation est rompue, votre activité commerciale en souffrira et vous ne pourrez pas fabriquer vos produits finis tant que vous ne les aurez pas remplacés par un autre fournisseur.

C'est pourquoi vous devriez avoir plusieurs fournisseurs pour créer de la résilience dans votre système d'approvisionnement. De plus, c'est mieux si vous pouvez diversifier les fournisseurs de différentes régions géographiques. Cela vise à minimiser les risques de force majeure tels que les guerres, les pandémies, les modifications des lois qui affectent les performances des fournisseurs et les conditions météorologiques extrêmes. Par conséquent, vous pouvez toujours changer de fournisseur en fonction de votre convenance et éviter toute interruption de votre chaîne d'approvisionnement. C'est l'une des meilleures pratiques d'approvisionnement incontournables pour toute entreprise.

Intégrer les processus d'approvisionnement

L'ensemble du cadre d'approvisionnement contient de multiples sous-processus qui peuvent être disparates et créer des obstacles. Même lorsque vous avez automatisé certains aspects, il reste des lacunes qui nécessitent des actions manuelles comme les demandes de budget, les contrôles de qualité, l'autorisation d'expédition, etc. Votre système est ainsi fragmenté avec divers flux de travail truffés de goulots d'étranglement, ce qui peut vous coûter du temps et de l'argent. .

Par conséquent, il est important d'intégrer tous les processus d'approvisionnement pour créer un système rationalisé qui peut accélérer le temps de traitement et réduire les goulots d'étranglement. La connexion de tous les flux de travail permet aux données de se déplacer de manière transparente entre les systèmes sans vérifications manuelles ni feuilles de calcul sans fin. L'intégration du système facilite et accélère la réalisation de l'assurance qualité et des vérifications tout au long des processus d'approvisionnement.

Construire des tableaux de bord de données

Les tableaux de bord de données sont une autre bonne pratique d'approvisionnement pour aider votre équipe à accéder aux données en temps réel dans un format digeste. Cela élimine la confusion et les questions inutiles lorsque divers services tentent de reconstituer les données.

Un tableau de bord de données clair vous aide à devenir plus agile en affichant des coûts réels précis par rapport au budget, en mesurant la fluctuation des prix et en évaluant les performances des fournisseurs.

De plus, des données complètes et interprétables vous offrent également des informations précieuses pour améliorer votre stratégie et vos activités d'approvisionnement. Avec une approche basée sur les données, vous pouvez identifier les principaux goulots d'étranglement à l'origine des problèmes d'approvisionnement et trouver une solution pour eux.

Former votre équipe achats

La bonne stratégie et les bons outils ne peuvent être mis en œuvre avec succès sans une équipe compétente. Vous devez vous assurer que votre personnel connaît tous les processus et peut répondre aux priorités de l'entreprise telles que la gestion des coûts et des risques. De plus, fournissez à votre équipe du matériel de formation sur les achats et communiquez toute modification des processus au fur et à mesure qu'elle se produit. Les ressources de formation doivent être centralisées afin que votre équipe puisse les trouver facilement.

Une équipe bien formée est mieux placée pour mener à bien les processus. Ils peuvent identifier et traiter rapidement les obstacles avant qu'ils ne deviennent de plus gros problèmes. Vous pouvez également gérer plus facilement les employés, en sachant qui est responsable de chaque étape.

N'ignorez pas la responsabilité de l'entreprise

Tenez compte de l'impact économique et environnemental de votre chaîne d'approvisionnement dans vos activités d'approvisionnement. Les clients sont de plus en plus conscients de la responsabilité sociale des entreprises et préfèrent les entreprises qui ont des effets positifs sur la société ou l'environnement. Si vous ne répondez pas à ces attentes, vous pourriez nuire à votre réputation et perdre vos clients au profit de concurrents.

Par conséquent, n'oubliez pas de procéder à un approvisionnement socialement responsable et d'évaluer si vos fournisseurs respectent vos normes.

Maîtriser les risques achats

La gestion des risques liés aux achats est un facteur important que les entreprises ne doivent pas négliger. Vous devez identifier les risques internes et externes affectant votre chaîne d'approvisionnement. Par exemple, certains risques majeurs que vous pouvez rencontrer sont l'instabilité des prix, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, la fraude, les dépenses excessives, les mauvaises performances des fournisseurs, les prévisions inexactes de la chaîne d'approvisionnement, etc.

Après avoir identifié les risques d'approvisionnement, vous pouvez prendre 4 types d'actions :

• Ignorer les risques qui ne sont pas de vraies menaces,
• Réduire la probabilité qu'un risque se produise,
• Supprimer la probabilité qu'un risque se produise,
• Préparer des solutions pour gérer le potentiel de risque.

Vous trouverez ci-dessus les 12 meilleures pratiques d'achat. Pour les appliquer avec succès, envisagez un bon de commande PWA Magento pour rationaliser votre processus d'approvisionnement.

Avec Magento Purchase Order, vous pouvez contrôler tous les aspects de vos cycles d'approvisionnement et gagner du temps et de l'argent tout en augmentant les ventes. Vous pouvez surveiller toutes les données d'achat en un seul endroit en synchronisant les canaux de vente et d'inventaire, ainsi qu'en gérant sans effort toutes les données sur les produits et les fournisseurs. Le logiciel vous permet également de minimiser les erreurs humaines et de simplifier le traitement des bons de commande, de la création et de l'approbation des bons de commande à la réception des produits et au suivi des retours de produits si nécessaire.

De plus, l'approche basée sur les données du logiciel atténue les problèmes de rupture de stock, de surachat et de sous-achat. Vous pouvez désormais planifier votre achat en fonction d'informations exploitables et repérer des opportunités avec des fournisseurs potentiels. Essayez notre bon de commande Magento et voyez comment il accélère votre processus d'approvisionnement au niveau supérieur.

Établir des processus bien définis et renforcer vos activités d'approvisionnement grâce à la technologie est la clé pour optimiser les opérations et créer un système rationalisé et efficace. En mettant correctement en œuvre ces pratiques, vous pouvez libérer votre potentiel d'approvisionnement et développer votre entreprise plus rapidement dans ce monde numérique.

1. Quelles sont les 7 étapes de l'approvisionnement ?

Le processus d'approvisionnement comprend les 7 étapes suivantes :

• Besoin de reconnaissance,
• Demande d'achat,
• Examen de la demande,
• Processus de sollicitation,
• Évaluation et contrat,
• La gestion des commandes,
• Approbations et contestations de factures,
• Tenue de dossiers.

2. Quels sont les quatre piliers des achats ?

Il existe 4 piliers principaux de l'approvisionnement mondial que vous devez garder à l'esprit lors de l'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement : les personnes, les processus, la technologie et la chaîne d'approvisionnement. Ce sont les facteurs clés d'une approche globale pour démultiplier votre exploitation.

3. Qu'est-ce qui est inclus dans un contrat d'approvisionnement ?

Un contrat d'approvisionnement contient des termes et conditions sur les obligations de chaque partie avec des exigences spécifiques sur le produit, le prix, le mode de paiement, les conditions de livraison et d'autres termes juridiques.