Le meilleur service de répondeur téléphonique pour les petites entreprises aux États-Unis

Diriger une entreprise implique de porter plusieurs chapeaux, mais répondre au téléphone ne doit pas nécessairement en être un.

L'embauche d'un service de répondeur téléphonique peut améliorer le service client, augmenter la productivité et vous libérer du temps pour vous concentrer sur vos tâches principales.

Dans cet article, je vais explorer les avantages des services de répondeur téléphonique, discuter des erreurs courantes à éviter lors de l'embauche d'un, et vous présenter certains des meilleurs fournisseurs aux États-Unis.

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Qu'est-ce qu'un service de répondeur téléphonique ?

Un service de répondeur téléphonique est une entreprise qui emploie une équipe de spécialistes du service à la clientèle pour répondre aux appels téléphoniques au nom d'une autre entreprise.

Les fournisseurs de services de réponse téléphonique traitent les appels téléphoniques entrants et les demandes des clients pendant les heures de pointe ou en dehors des heures normales de bureau. Certaines entreprises embauchent des services de répondeur téléphonique au lieu d'avoir leur propre équipe de service à la clientèle interne.

Les représentants peuvent gérer plusieurs tâches, notamment répondre aux demandes de renseignements généraux, prendre des messages, planifier des rendez-vous et transférer les appels à la personne ou au service approprié.

Il est facile de comprendre pourquoi un service de répondeur téléphonique peut être un moyen économique et pratique de vous assurer de ne jamais manquer d'appels ou d'opportunités importants.

Qui utilise les services de répondeur téléphonique ?

Les services de répondeur téléphonique peuvent être utilisés par toute personne ou entreprise qui reçoit un volume élevé d'appels entrants et qui souhaite offrir une expérience professionnelle et cohérente à ses appelants.

Les petites entreprises, les cabinets médicaux, les boutiques en ligne, les cabinets d'avocats, les agences immobilières, les sociétés informatiques et d'autres industries de services qui reçoivent un volume élevé d'appels peuvent bénéficier de services de réponse téléphonique.

Les services de répondeur téléphonique peuvent également profiter aux entrepreneurs occupés ou aux indépendants qui souhaitent conserver une image professionnelle.

Si vous envisagez d'embaucher un service de répondeur téléphonique, voici trois des meilleurs fournisseurs aux États-Unis en ce moment.

Meilleurs services de répondeur téléphonique aux États-Unis

Trois des principaux services de répondeur téléphonique aux États-Unis sont VoiceNation, Answer Connect et Abby Connect. Examinons de plus près les plans tarifaires, les avantages et les inconvénients de chaque fournisseur.

VoixNation

VoiceNation est un fournisseur de services de réponse téléphonique offrant des services de réception virtuelle tels que la réponse en direct 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 , le traitement des commandes, la correction des appels et d'autres solutions de communication pour les entreprises.

VoiceNation vous permet d' activer instantanément leur service après votre inscription, tandis que la configuration restante prend environ un jour ouvrable.

Tarification

VoiceNation propose huit plans de service qui couvrent les entreprises de toutes tailles, que vous ayez besoin d'une couverture de 20 minutes par mois ou de 1000 minutes ou plus.

Voici un résumé de chaque plan tarifaire :

Tous les forfaits VoiceNation incluent une réponse 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des scripts personnalisés, un nombre illimité d'utilisateurs, des opérateurs bilingues, le traitement des commandes et des rapports.

La seule différence entre les plans est que le coût des minutes supplémentaires varie pour chacun.

Par exemple, dans leur forfait de 20 minutes, qui comprend environ 12 à 15 appels par mois, chaque minute supplémentaire coûte 2,19 $. Cependant, dans leur forfait de 500 minutes, les minutes supplémentaires ne coûtent que 1,99 $.

Avantages

• Pas de frais d'installation : Aucun des plans n'a de frais d'installation pour les nouveaux comptes.
• Opérateurs bilingues : Tous les forfaits VoiceNation incluent des opérateurs téléphoniques bilingues.
• Pas de frais supplémentaires : VoiceNation ne facture pas de frais supplémentaires pour les jours fériés ou les appels en dehors des heures d'ouverture.
• Reprise après sinistre : VoiceNation dispose d'un plan de continuité des activités pour maintenir l'activité en cas de catastrophes naturelles.

Les inconvénients

• Success manager : Un success manager dédié est limité aux plans supérieurs.
• Appels sortants : VoiceNation facture 10 centimes la minute pour les appels sortants.

RépondreConnecter

AnswerConnect est un service de réponse qui fournit aux entreprises des réceptionnistes virtuels en direct pour gérer les appels et les messages 24h/24 et 7j/7.

Contrairement aux autres services de répondeur téléphonique de notre liste, le forfait d'entrée de gamme d'AnswerConnect commence à 325 $ par mois pour 200 minutes, ce qui rend AnswerConnect moins adapté aux petites entreprises qui n'ont pas besoin d'autant de minutes de couverture.

Tarification

AnswerConnect a trois plans de service principaux allant de 325 $ à 475 $ par mois.

À partir de là, ils annoncent 13 plans supplémentaires, qu'ils appellent des «plans plus importants», sur leur site Web. Les forfaits les plus importants couvrent jusqu'à 100 000 minutes de couverture par mois.

Voici un résumé de chaque plan tarifaire :

Tous les plans incluent des scripts personnalisés, une réponse 24h/24 et 7j/7, une assistance par chat en direct, la planification de rendez-vous et l'intégration du calendrier et du CRM.

Avantages

• Intégrations : AnswerConnect s'intègre aux CRM populaires tels que Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics et HubSpot.
• Appels vidéo : AnswerConnect prend en charge les appels vidéo via Teleport sur les plans supérieurs.
• Plantation d'arbres : AnswerConnect plante un arbre par client et par mois.

Les inconvénients

• Frais d'installation : contrairement à VoiceNation, AnswerConnect facture des frais d'installation uniques de 49,99 $ sur tous les forfaits, à l'exception du forfait Croissance.
• Facturation 60 secondes : Tous les appels sont arrondis à la minute près. Par exemple, si un appel dure une minute et deux secondes, vous serez facturé pour deux minutes.
• Frais de services : AnswerConnect facture l'assistance bilingue, le relais verbal en direct et les invites vocales.

Abbie Connect

Abby Connect est un service de répondeur téléphonique basé à Las Vegas qui fournit une équipe dédiée de réceptionnistes virtuels pour répondre à vos appels et messages de chat en direct.

Quelques-unes des fonctionnalités d'Abby Connect incluent les mises à jour des données client, les réglages personnalisés et la prise de rendez-vous. Abby Connect dispose également d'une fonction de "transfert à chaud" où la réceptionniste vous fournit tous les détails avant de transférer l'appel à votre client.

Tarification

Abby Connect propose trois forfaits mensuels de 299 $ à 1199 $. Voici un résumé de chaque plan :

• Plan réceptionniste 1 : 100 minutes de réceptionniste pour 299 $ par mois.
• Plan réceptionniste 2 : 200 minutes de réceptionniste pour 549 $ par mois.
• Plan réceptionniste 3 : 300 minutes de réceptionniste pour 1199 $ par mois.
• Plan de chat en direct 1 : 10 chats engagés pour 129 $ par mois.
• Plan de chat en direct 2 : 30 chats engagés pour 299 $ par mois.
• Plan de chat en direct 3 : 50 chats engagés pour 469 $ par mois.
• Abby 10 Forfait groupé 1 : votre forfait réceptionniste + 10 chats en direct pour 99 $. Vous économisez 30 $ par mois.
• Abby 30 Forfait groupé 2 : Votre forfait Réceptionniste + 30 chats en direct pour 249 $. Vous économisez 50 $ par mois.
• Abby 50 Forfait groupé 3 : Votre forfait Réceptionniste + 10 chats en direct pour 399 $. Vous économisez 70 $ par mois.

Avantages

• Essai gratuit : Abby Connect propose un plan d'essai gratuit de 14 jours.
• Messageries vocales personnalisées : Abby Connect propose des solutions de messagerie vocale personnalisées pour ceux qui les préfèrent aux messages écrits.
• Fonction d'enregistrement d'appel : vous avez la possibilité d'ajouter l'enregistrement d'appel à votre compte.
• Gestionnaire de réussite dédié : Tous les plans sont pris en charge par un gestionnaire de compte dédié et une équipe de cinq à sept réceptionnistes virtuels.
• Blocage d'appels : Vous pouvez bloquer les appelants indésirables et les spammeurs pour gagner des minutes.

Les inconvénients

• Frais supplémentaires pour le service 24h/24 et 7j/7 : Abby Connect facture des frais supplémentaires pour l'utilisation de ses services en dehors des heures de bureau.
• Incrément de 30 secondes : Si un appel dure une minute et 10 secondes, vous serez facturé pour une minute et 30 secondes.
• Pas d'appel interurbain : Abby Connect ne vous permet pas d'écouter les appels en direct entre l'agent du service de réponse téléphonique et le client.

Un service de répondeur téléphonique est-il différent d'un centre d'appels ?

L'objectif principal d'un service de répondeur téléphonique est de fournir une touche humaine aux clients du téléphone, notamment en dirigeant les appels et en prenant les messages. Les centres d'appels, d'autre part, peuvent offrir un support client supplémentaire.

En général, les centres d'appels gèrent des besoins de service client plus complexes, tels que le traitement des commandes, le support technique et la résolution des réclamations. Ils peuvent également utiliser des outils et des logiciels avancés pour gérer les interactions avec les clients par téléphone, e-mail et chat en direct.

Voici quelques autres différences entre un service de répondeur téléphonique et un centre d'appels :

• Scripts : les centres d'appels s'appuient souvent sur des scripts complexes qui peuvent donner l'impression que leurs représentants du service client sont scénarisés, tandis que les services de répondeur téléphonique utilisent des scripts simples pour garantir des conversations naturelles avec les clients.
• Durée des appels : les centres d'appels se concentrent sur la gestion des appels complexes qui nécessitent beaucoup d'attention avec de longues durées d'appel. Les services de répondeur téléphonique donnent la priorité au traitement d'un volume élevé d'appels plus courts d'une à deux minutes.
• Acheminement des appels : Les services de répondeur téléphonique acheminent les appels vers la personne appropriée pour traiter la demande. En revanche, les centres d'appels prennent les appels en répondant à toutes les questions des clients et en traitant eux-mêmes les demandes.

Comment fonctionnent les services de répondeur téléphonique ?

Les services de réponse téléphonique fonctionnent en fournissant un individu ou une équipe d'opérateurs formés qui répondent aux appels à la place de votre entreprise.

Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Renvoi des lignes téléphoniques : Vous renvoyez vos lignes téléphoniques vers le numéro de téléphone du répondeur téléphonique.
2. Répondre aux appels : lorsqu'un appel arrive, l'opérateur répond à l'appel en utilisant votre nom ou celui de votre entreprise et suit un ensemble d'instructions fournies par vous.
3. Filtrage des appels : L'opérateur filtre l'appel pour déterminer son importance et s'assure qu'il est dirigé vers la bonne personne.
4. Transférer les appels : Si l'appel est urgent ou nécessite une attention immédiate, l'opérateur transfère l'appel à la personne ou au service approprié au sein de votre entreprise.
5. Suivi : Le service de réponse téléphonique assure le suivi des appelants pour s'assurer que leurs besoins sont satisfaits et que leurs questions sont répondues.

Disons que vous dirigez une boutique en ligne qui vend des bijoux faits à la main. Vous êtes une entreprise individuelle, vous êtes donc responsable de tout, de la fabrication des bijoux à l'emballage et à l'expédition des commandes. Vous êtes également celui qui répond aux demandes des clients, y compris les appels téléphoniques.

Vous trouvez que répondre aux appels téléphoniques vous prend beaucoup de temps et vous distrait d'autres tâches importantes. Vous craignez également de manquer des appels lorsque vous êtes occupé ou que vous faites une pause.

C'est là qu'un service de répondeur téléphonique peut vous aider. Il vous permet de vous concentrer sur votre travail sans vous soucier de manquer des appels importants ou d'être interrompu par des appels non urgents.

Les opérateurs de services de réponse prennent les messages, vous transmettent les demandes urgentes par e-mail ou SMS et fournissent des informations commerciales de base, telles que les heures d'ouverture et les politiques de retour.

Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais vous aide également à maintenir une image professionnelle de votre entreprise.

Comme vous pouvez le voir, un service de répondeur téléphonique offre un moyen efficace de gérer vos appels entrants tout en évitant les coûts de service client liés à l'embauche de personnel supplémentaire ou à l'investissement dans des systèmes téléphoniques coûteux.

Raisons d'utiliser un service de répondeur téléphonique

Un service de répondeur téléphonique peut fournir une gestion des appels cohérente et professionnelle, économiser du temps et de l'argent et améliorer l'expérience client en dehors des heures de bureau.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d'utiliser un service de répondeur téléphonique :

Chaque appel est répondu

Un avantage majeur de l'utilisation d'un service de répondeur téléphonique est que tous les appels sont répondus , peu importe l'heure ou le volume des appels.

Cela contribue à fidéliser et à fidéliser les clients qui apprécient la commodité de pouvoir parler à un opérateur en direct à tout moment.

Leurs services sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui est idéal pour les entreprises ayant une clientèle internationale, car les clients peuvent appeler depuis différents fuseaux horaires.

De plus, avoir une personne en direct disponible pour gérer les appels entrants peut également aider à éviter les opportunités de vente manquées, car les clients qui ne peuvent pas se rendre dans votre magasin peuvent contacter un concurrent à la place.

Gain de temps et d'argent

Lorsque vous sous-traitez la réponse aux appels à une équipe dédiée, vous pouvez libérer votre propre personnel pour se concentrer sur d'autres tâches essentielles, telles que l'exécution des commandes et le marketing.

Ceci est particulièrement utile pour les petites entreprises de commerce électronique aux ressources limitées.

Certains services facturent des frais mensuels fixes, tandis que d'autres facturent par appel ou par minute, vous pouvez donc choisir un forfait qui correspond à votre budget et à vos exigences d'utilisation.

Vous aide à faire évoluer votre entreprise

L'externalisation de votre réponse aux appels à un service de répondeur téléphonique peut vous aider à faire évoluer votre boutique en ligne tout en vous concentrant sur la croissance de l'entreprise.

Selon une étude d'Usabilla, la plupart des clients préfèrent qu'un véritable humain réponde à leurs appels plutôt que des robots ou des préposés automatiques.

Quelle que soit la vitesse de croissance de votre entreprise, vous pouvez offrir un niveau de service personnalisé qui peut contribuer à fidéliser et à fidéliser la clientèle.

Erreurs à éviter lors de l'embauche d'un service de répondeur téléphonique

Lors de l'embauche d'un service de répondeur téléphonique, vous devez éviter les erreurs courantes telles que l'embauche d'un service avec peu ou pas d'expérience dans l'industrie, des heures d'ouverture limitées et un manque d'agents bilingues.

Manque d'expérience dans l'industrie du commerce électronique

Un fournisseur de service de répondeur téléphonique peut ne pas être en mesure d'offrir le niveau d'assistance dont vous avez besoin, ce qui entraîne une mauvaise expérience client.

Par exemple, si un client appelle une boutique de mode en ligne et que l'opérateur n'est pas familiarisé avec la terminologie de l'industrie, le client peut perdre confiance en votre entreprise.

Cela pourrait les amener à annuler leur achat et à s'installer ailleurs.

C'est pourquoi il est crucial de sélectionner un service de répondeur téléphonique expérimenté qui comprend vos besoins spécifiques et peut fournir un support client de premier ordre.

Manque d'agents bilingues

L'embauche d'un service de réponse téléphonique sans agents bilingues peut être une erreur coûteuse si vous avez une clientèle diversifiée.

Dans le marché mondial d'aujourd'hui, il est important d'avoir des agents qui peuvent parler plus d'une langue pour répondre aux clients qui préfèrent communiquer dans leur langue maternelle. Un manque d'agents bilingues peut entraîner une mauvaise communication, de la frustration et des pertes d'affaires.

Par exemple, si vous vendez des produits de beauté à des clients au Canada, embaucher uniquement des agents anglophones peut entraîner des ventes manquées de la part de clients francophones.

De même, les magasins en ligne basés aux États-Unis devraient rechercher des fournisseurs maîtrisant à la fois l'anglais et l'espagnol.

Ne pas avoir d'attentes réalistes

Il est important d' avoir des attentes réalistes sur ce que les agents du service de réponse téléphonique peuvent et ne peuvent pas faire.

Certains propriétaires d'entreprise s'attendent à ce que le service traite entièrement toutes les demandes des clients, ce qui peut ne pas être possible en fonction de la complexité des questions.

Vous devez communiquer vos attentes au fournisseur de services et travailler ensemble pour élaborer un plan qui répondra à vos besoins.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être que le service traite les demandes de base telles que les délais d'expédition, mais pour les questions complexes ou le support technique, le transfert de l'appel à un spécialiste de votre entreprise peut être la meilleure option.

Dernières pensées

Choisir le bon service de répondeur téléphonique peut réduire considérablement votre charge de travail et améliorer la qualité de votre service client.

Il existe plusieurs services de répondeur téléphonique parmi lesquels choisir, chacun avec ses propres forces et faiblesses. Choisissez un fournisseur de services qui peut répondre à vos besoins, que vous recherchiez une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des agents bilingues ou une expertise spécifique à l'industrie.

Avec le bon service de répondeur téléphonique à vos côtés, vous pouvez diriger votre attention vers l'expansion de votre entreprise tout en vous assurant que vos clients sont bien pris en charge.