Tout ce que vous devez savoir sur l'expédition partielle

(Cet article a été publié pour la dernière fois le 29 juin 2016. Il a été mis à jour pour plus d'exactitude et d'exhaustivité.)

Vous ne pouvez pas toujours expédier une commande entière en une seule fois. Vous préférerez peut-être même expédier les articles séparément pour vous assurer qu'ils arrivent à temps. Certains articles peuvent être expédiés à partir d'un service comme Fulfillment by Amazon (FBA) tandis que d'autres sont expédiés à partir de votre propre entrepôt.

L'exécution d'une seule commande en plusieurs expéditions est appelée expédition partielle. Bien que souvent nécessaire, il est difficile de surveiller le backend de vos opérations. Comment suivez-vous les expéditions partielles dans vos systèmes ? Comment vous assurez-vous que les commandes ne sont marquées comme terminées qu'une fois que tous les articles ont été exécutés ?

Avant d'exécuter une expédition partielle, vous devez savoir quel est le processus, pourquoi il est important de bien faire les choses et la meilleure façon de le faire.

Qu'est-ce qu'un envoi partiel

Commençons par les bases. Une expédition partielle correspond à la livraison d'une seule commande en plusieurs expéditions. Des expéditions partielles sont nécessaires lorsque :

• Un article ou un autre d'une commande est en rupture de stock
• Un article dans un certain entrepôt est retardé dans la livraison
• Expédier des articles à partir de plusieurs entrepôts pour une livraison plus rapide

Exemple d'expédition partielle

Voici un exemple d'envoi partiel.

Imaginez que vous êtes un fabricant de crayons. Vous recevez une commande de 1 000 crayons jaunes #2. Mais, lorsque vous allez exécuter la commande, vous vous rendez compte que vous n'avez que 600 crayons jaunes #2 en stock. Comment gérez-vous une commande que vous ne pouvez pas exécuter complètement ?

Vous avez discuté avec le client et vous êtes d'accord pour effectuer une expédition partielle. Vous pouvez expédier les 600 que vous avez sous la main maintenant. Ensuite, une fois que vous récupérez les 400 en inventaire, vous pouvez les expédier dans une deuxième commande.

Pourquoi les marchands ont besoin de capacités d'expédition partielle

Les capacités d'expédition partielle vous aident à créer une meilleure expérience client. Dans l'exemple ci-dessus, le marchand perdrait la totalité de la commande s'il ne pouvait pas effectuer d'expéditions partielles. Ils auraient refusé le client au moment du départ car ils ne pouvaient pas exécuter la totalité de la commande en une seule fois. C'est une perte d'activité, et peut-être un client à vie.

L'expédition partielle peut également garantir que vous respectez les délais de livraison. Pour une seule commande, vous devrez peut-être expédier des stocks à partir de plusieurs entrepôts en fonction de la disponibilité et de la proximité avec le client. Vous ne voulez pas avoir à attendre de recevoir chaque article individuellement dans un entrepôt avant d'envoyer l'intégralité de la commande au client. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer des colis séparés de chaque entrepôt qui arrivent en même temps à la porte de votre client.

L'expédition d'articles séparément peut également vous protéger en cas de retard de livraison imprévu dans l'un des entrepôts. Vous ne voulez pas qu'un article retarde la totalité de la commande. Votre client sera plus compréhensif s'il reçoit la majeure partie de sa commande, au lieu de rien.

Dans tous les cas, il est important d'informer le client que les commandes contenant plusieurs articles peuvent être expédiées séparément. Vous devez toujours être transparent et gérer leurs attentes. Dans l'exemple ci-dessus, un client doit pouvoir choisir s'il souhaite toujours passer la commande.

Pourquoi les livraisons partielles sont difficiles

Du point de vue de l'expérience client, les expéditions partielles semblent être une partie nécessaire de l'exécution. Cependant, certains commerçants peuvent avoir du mal à gérer correctement les expéditions partielles sur le backend. Il n'est pas toujours simple de les gérer lorsque vous devez prendre en compte :

• Suivi de l'état d'expédition des articles individuels sur une seule commande
• Marquer une commande terminée UNE FOIS que tous les articles sont livrés
• Informer les clients des articles individuels expédiés pendant que d'autres sont encore en cours de traitement
• Exécuter la commande ouverte lorsque le stock devient disponible, avant les autres commandes entrantes
• Envoi de factures de vente d'expédition partielle

Pour gérer correctement ces processus, vous avez besoin d'une visibilité approfondie sur vos processus d'inventaire et d'exécution afin de coordonner les données de commande et d'inventaire sur tous les systèmes impliqués, qui peuvent inclure votre plateforme de commerce électronique, votre ERP et/ou votre système comptable.

C'est beaucoup de travail de contrôler manuellement ces types de commandes. Il est facile de faire des erreurs comme marquer prématurément des commandes comme terminées ou oublier d'expédier une partie de la commande qui n'est toujours pas exécutée. Au lieu de gérer cela manuellement, vous pouvez vous tourner vers la technologie pour aider à automatiser le processus.

Comment automatiser les envois partiels

Dans le cas d'expéditions partielles, vous avez besoin d'une technologie capable de traiter des articles individuels séparément sur une seule commande. Ceci est souvent appelé « fractionnement » d'une commande. Il vous permet de diviser une commande en plusieurs articles afin que vous puissiez créer des étiquettes distinctes et suivre l'expédition de chaque article individuel. Cela garantit également que vous ne perdez pas la relation parent-enfant des articles individuels avec la commande unique. Une fois tous les éléments de ligne remplis, vous pouvez marquer la commande comme terminée.

Les petits commerçants peuvent utiliser un logiciel d'expédition comme ShipStation pour passer correctement leurs commandes. Cela vous permet de créer des envois séparés au sein d'une même commande, chaque envoi contenant ses propres détails, étiquettes, notes, notifications et bordereaux d'emballage. Les commerçants de taille moyenne ou d'entreprise peuvent également transférer des commandes dans un système ERP tel que NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage ou autres.

Le défi est que vous devez partager l'état de la commande et les informations d'expédition de votre logiciel d'expédition ou ERP vers votre plate-forme de commerce électronique. Au fur et à mesure que les mises à jour du statut de la commande de chaque élément de ligne deviennent disponibles, vous souhaitez que votre plateforme de commerce électronique reflète ces changements. Cela garantit que vous pouvez communiquer avec précision avec les clients tout au long du processus d'exécution. Cela donne également à votre équipe interne une visibilité sur l'état de la commande.

Pour automatiser les mises à jour partielles des expéditions entre plusieurs systèmes, vous pouvez utiliser une plate-forme d'intégration telle que nChannel pour automatiser le mouvement de vos données de commande et d'inventaire. L'intégration du système vous permet de créer des workflows de commande pour mettre à jour les quantités de stock, approuver, publier et suivre les expéditions partielles, et marquer correctement les commandes comme terminées lorsque tous les articles ont été exécutés.

Que faire ensuite

L'expédition partielle est un processus avancé mais nécessaire que vous pouvez utiliser pour traiter rapidement et correctement les commandes en ligne. Pour voir comment vous pouvez améliorer vos processus d'exécution, consultez ces articles utiles :

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