Externalisation des fonctions RH : tout ce que vous devez savoir

Publié: 2020-05-09

Contrairement à il y a quelques décennies, la relation employé-employeur est devenue une voie à double sens. Là où autrefois toutes les attentes étaient mises de l'avant par l'employeur, les temps ont changé. Aujourd'hui, il existe une concurrence féroce entre les grandes et les petites entreprises pour attirer les meilleurs talents. les marques font la course pour dépasser les attentes de leurs employés.

Qu'il s'agisse d'une gamme d'avantages ou d'un environnement de travail révolutionné, les marques réalisent rapidement l'importance de garder leurs employés heureux. En raison de cette évolution, le rôle des ressources humaines devient de plus en plus complexe et, dans de nombreux cas, chronophage. Malgré cela, de nombreuses grandes organisations choisissent de gérer leurs fonctions RH en interne.

Cependant, les petites entreprises n'ont ni le temps ni l'argent pour embaucher une équipe d'experts en RH. En conséquence, beaucoup se tournent vers l'externalisation afin de rester compétitifs. Sans surprise, cette tendance s'est avérée bénéfique pour les petites entreprises. Considérez ces statistiques :

Les entreprises qui s'associent à une organisation professionnelle d'employeurs croissent à un taux de 7 à 9 % par an. Dans le même temps, ils réduisent leur rotation du personnel de 12 % à 14 %.
Les entreprises qui utilisent une organisation professionnelle d'employeurs génèrent un retour sur investissement de 27 % sur leur investissement. Celle-ci repose uniquement sur les économies réalisées grâce à l'externalisation.

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Table des matières afficher

Externalisation des fonctions RH :
- Avantages de l'externalisation des fonctions RH :
- Inconvénients de l'externalisation des fonctions RH :
Fonctions RH les plus souvent externalisées :
Fonctions RH que la plupart des entreprises conservent en interne :
Comprendre quelles fonctions RH sont « critiques » pour votre organisation :
- Dressez une liste des fonctions RH que vous souhaitez externaliser :
- Trouver des solutions technologiques :
- Plongez dans la recherche de partenaires d'externalisation :
- Construire une équipe de coordinateurs RH :
Conclusion

Externalisation des fonctions RH :

Bien qu'un logiciel RH comme CakeHR s'occupe d'un certain nombre de fonctions RH chronophages, telles que le suivi du temps, la planification des quarts de travail et la présence (parmi beaucoup d'autres), il existe encore des domaines qui nécessitent une touche humaine.

L'externalisation de ces fonctions peut sembler être le bon choix. Mais, les décisions commerciales sont rarement en noir et blanc. Les PEO sont parfaits pour les petites entreprises. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous souhaiterez contrôler certaines des principales fonctions RH qui ont une influence directe sur la croissance de votre entreprise.

En d'autres termes, simplement parce que l'externalisation des RH a fonctionné pour d'autres, il n'y a aucune garantie que votre entreprise en bénéficiera. Avant de vous lancer dans la recherche d'un partenaire d'externalisation RH, exigez une diligence raisonnable.

Considérez ces avantages et inconvénients de l'externalisation des RH :

Avantages de l'externalisation des fonctions RH :

Comme mentionné précédemment, l'externalisation des fonctions RH présente de grands avantages. Certains d'entre eux sont :

La rentabilité doit être l'un des principaux avantages de l'externalisation de toute fonction de l'entreprise. Les RH ne font pas exception. Ne pas avoir à embaucher (et conserver) une équipe spécialisée d'experts en RH peut se traduire par des économies importantes, en particulier pour les petites entreprises.
L'accès à l'expertise dont une organisation peut manquer au sein de son équipe est un autre avantage majeur de l'externalisation des RH. De l'expertise juridique au traitement efficace et précis de la paie, l'externalisation RH peut vous décharger des tâches les plus fastidieuses et les plus cruciales du processus RH.
L'accès à une technologie RH de pointe est un avantage similaire à l'externalisation des fonctions RH.
Une meilleure allocation des ressources internes est un autre avantage notable de l'externalisation de certaines fonctions RH. Après tout, vous ne voulez pas que vos ressources RH coûteuses et hautement qualifiées travaillent à la préparation de cours de formation sur le harcèlement sexuel alors qu'il existe des sociétés de formation en entreprise qui peuvent accomplir la tâche plus rapidement et à moindre coût.
L'externalisation permet une résolution plus efficace des conflits . La raison en est que ces conflits internes sont confiés à un tiers extérieur qui peut résoudre le conflit sans aucune sorte de parti pris.

Bien que ces avantages de l'externalisation aient un poids important, vous devez tenir compte d'autres considérations.

Inconvénients de l'externalisation des fonctions RH :

L'externalisation des fonctions qui traitent de la vie de vos employés à un tiers est susceptible d'avoir des répercussions négatives. Les plus courants sont :

La perturbation de la promotion de la culture d'entreprise est un inconvénient évident de l'externalisation des fonctions RH. Les entreprises d'externalisation des ressources humaines s'occupent de la paie, des avantages sociaux, de la résolution des conflits et des processus d'acquisition de talents pour un certain nombre d'entreprises. Dans la plupart des cas, ils ont leurs propres procédures établies pour effectuer ces tâches. Leur manière d'aborder les situations pertinentes à ces tâches peut être radicalement différente du fonctionnement de votre organisation.
Les lacunes en matière de communication sont davantage un avantage inattendu de l'externalisation des fonctions RH. La plupart des entreprises s'attendent à une livraison rapide des tâches et des résultats de leurs partenaires d'externalisation. Cependant, beaucoup oublient de prendre en compte le temps nécessaire pour envoyer une communication à leur partenaire d'externalisation et le temps nécessaire pour obtenir une réponse. Cela pose les problèmes les plus pressants dans le cas de la résolution des conflits. Si vous disposez d'un service RH interne, un employé peut simplement s'adresser à lui pour discuter de ses problèmes et travailler à les résoudre. Cependant, dans le cas d'un partenaire d'externalisation, il est logique de s'attendre à un certain délai. Ce retard peut entraîner une aggravation des problèmes.
La perte de contrôle est un autre inconvénient connu de l'externalisation. Ne pas s'impliquer dans les décisions et les processus peut ne pas être un problème avec le bon partenaire. Mais cela cause une sorte d'inconfort à de nombreux propriétaires d'entreprise.
Le maintien de l'intégrité des données devient également un défi dans le cas de l'externalisation des ressources humaines. Bien que la plupart des accords d'externalisation comportent une clause de confidentialité, les êtres humains sont imprévisibles et donner accès aux données protégées de votre employé peut encore potentiellement se retourner contre vous.

Connaissant ces pièges potentiels de l'externalisation des fonctions RH à l'esprit, il devient clair que l'externalisation de l'intégralité de votre service RH n'est pas une bonne idée.

Fonctions RH les plus souvent externalisées :

Même si vous ignorez ces inconvénients dont nous venons de parler, l'externalisation d'un département entier a d'autres répercussions. Pour commencer, l'externalisation du département signifiera probablement que de nombreuses ressources actuelles devront être licenciées. Cela peut potentiellement créer un environnement négatif dans votre bureau, les employés de différents départements se demandant si leur travail est également à risque.

Gardant cela à l'esprit, parlons des fonctions RH les plus couramment externalisées :

Embauche de masse : embaucher le bon talent est un processus minutieux comprenant plusieurs étapes. Le faire à plus grande échelle peut s'avérer être un cauchemar administratif encore plus important et laisser vos ressources sans temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques.
Le traitement de la paie est une autre fonction RH qui est très souvent externalisée, même parmi les grandes organisations qui emploient un certain nombre de ressources RH. La raison en est que la paie est une tâche qui prend du temps et que, parallèlement, les erreurs de traitement de la paie peuvent potentiellement coûter très cher à toute entreprise. Heureusement, avec les tendances à venir dans l'industrie de la paie, ces problèmes devraient finir par disparaître.
L'administration des avantages est une autre tâche chronophage qui est essentielle au bon fonctionnement de plusieurs départements au sein d'une organisation.

D'autres domaines des RH qui sont couramment externalisés à la dotation temporaire et à la vérification des antécédents.

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Fonctions RH que la plupart des entreprises conservent en interne :

Parlons maintenant de la plupart des fonctions RH qui sont généralement conservées en interne :

Le développement des talents tend à être une initiative interne pour la plupart des organisations, quelle que soit leur taille. La raison derrière cela est assez simple, les propriétaires d'entreprise investissent dans leurs employés et les aident à développer les compétences les plus pertinentes pour la croissance de leur organisation. Si la plupart de ces compétences ont des applications universelles, elles sont développées en tenant compte des intérêts de la marque et des processus de l'entreprise. Par conséquent, pour s'assurer que ce type d'alignement est atteint, il est important que la formation soit dispensée par quelqu'un qui possède une connaissance approfondie des objectifs et des processus organisationnels.
La stratégie RH est un autre aspect du département RH qui est principalement conservé en interne, et la raison en est évidente. Les stratégies RH à long et à court terme doivent être absolument alignées sur les objectifs de l'entreprise et, par conséquent, la stratégie RH ne peut fonctionner efficacement que lorsqu'elle est réalisée en interne.
La gestion du changement est souvent partiellement externalisée, mais la mise en œuvre ultime est confinée au sein de l'organisation. La plupart des entreprises qui externalisent cet aspect des RH n'engagent que des consultants pour développer une stratégie de gestion du changement. La mise en œuvre finale de la stratégie nécessite cependant une interaction cohérente des responsables RH et des responsables des directions opérationnelles. Afin de faciliter une communication fluide, la conduite du changement est généralement menée avec l'aide de ressources internes.
Les fonctions de conseil RH sont également principalement conservées en interne, en raison de la nécessité d'une communication rapide et fluide. De plus, afin d'exécuter les tâches de conseil avec efficacité, la ressource doit avoir une compréhension approfondie des objectifs organisationnels et de la manière dont le système RH facilitera la réalisation de ces objectifs. Ce niveau de compréhension est rarement trouvé chez les partenaires externes.

Comprendre quelles fonctions RH sont « critiques » pour votre organisation :

Maintenant que nous connaissons les avantages et les inconvénients de l'externalisation des fonctions RH et les fonctions qui sont le plus souvent externalisées, il doit être clair que les fonctions RH qui sont effectivement externalisées varient selon les organisations.

Cela dit, il y a quelques étapes communes que les organisations doivent suivre, afin d'assurer un partenariat d'externalisation fluide qui entraîne un retour sur investissement positif.

Comme mentionné précédemment, ceux-ci varient d'une organisation à l'autre. Vous devez tenir compte des fonctions RH qui traitent des données sensibles de vos employés, ainsi que des fonctions qui influenceront les opérations quotidiennes sur votre lieu de travail.

Réfléchissez aux objectifs à court et à long terme de votre entreprise. Réfléchissez à la manière dont les RH vous aideront à atteindre ces objectifs. De cette façon, vous saurez quelles fonctions vous devez avoir sous votre contrôle direct afin de générer des résultats stratégiques.

Dressez une liste des fonctions RH que vous souhaitez externaliser :

Une fois que vous avez correctement effectué l'étape précédente, cette étape est presque automatiquement effectuée. Tout ce que vous avez à faire maintenant est de répertorier les fonctions RH importantes qui n'étaient pas répertoriées à l'étape précédente.

N'hésitez pas à modifier la liste précédente lorsque vous construisez la liste des « fonctions à externaliser ». N'oubliez pas que de nombreuses entreprises externalisent des fonctions commerciales essentielles telles que le recrutement et la conformité des RH. La décision d'externaliser ne dépend pas seulement de considérations de coût et de contrôle. Considérez l'expertise que vous avez dans votre équipe. Tout ce que votre équipe interne ne peut pas gérer est un élément potentiel de la liste des "fonctions à externaliser".

Trouver des solutions technologiques :

Avant de rechercher des partenariats d'externalisation, faites une pause et recherchez des solutions technologiques qui peuvent résoudre au moins certains de vos besoins d'externalisation. Par exemple, dans le cas des petites organisations, le traitement de la paie peut être effectué efficacement à l'aide d'un logiciel.

De même, CakeHR propose des fonctionnalités telles que le suivi du temps, la gestion des présences et la planification des équipes. Toutes ces tâches RH critiques nécessitent beaucoup de temps et de ressources.

En plus d'être plus convivial qu'un partenaire d'externalisation, dépendre de la technologie réduit également la marge d'erreur humaine.

Plongez dans la recherche de partenaires d'externalisation :

Les solutions technologiques ne peuvent pas répondre à tous vos besoins d'externalisation RH. C'est là qu'interviennent les partenaires d'externalisation RH.

Chaque organisation a sa propre compréhension des critères de compatibilité pour les partenaires d'externalisation. Ces critères revêtent une importance cruciale dans le cas de l'externalisation RH.

La raison en est qu'il n'est pas conseillé de passer souvent d'une entreprise d'externalisation RH à une autre. En fait, lorsque vous recherchez un partenaire d'externalisation, votre objectif devrait être d'en trouver un avec qui vous pourrez travailler pendant des années.

Comprenez que les RH traitent avec vos employés. Au fil du temps, ils se familiariseront avec les représentants de votre partenaire d'externalisation et se familiariseront avec eux. Ce confort est crucial pour le service RH afin de mener à bien ses fonctions.

Une autre raison de trouver un partenaire d'externalisation fiable et de favoriser une relation à long terme avec lui est que cela l'aidera à développer une compréhension de votre entreprise et de la manière dont vous attendez des fonctions RH qu'elles facilitent la croissance. Changer fréquemment de fournisseur d'externalisation ne fera que retarder les apports dont vous avez besoin d'une équipe d'experts en ressources humaines pour alimenter la croissance de votre entreprise.

Construire une équipe de coordinateurs RH :

L'externalisation va certainement vous soulager d'une charge importante. Mais, il y a encore un besoin pour un certain niveau de supervision. Vous avez besoin d'une ressource interne capable de coordonner avec le fournisseur d'externalisation et de s'assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans la communication.

Si vous avez décidé d'externaliser uniquement certaines fonctions, il est temps de décider quelles ressources de votre équipe RH existante seront responsables d'une coordination fluide et sans confusion avec vos partenaires d'externalisation.

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Conclusion

L'externalisation n'est jamais une décision facile pour une entreprise. Il faut du temps et de la diligence pour être viable. Cela dit, dans le cas des RH, la bonne stratégie d'externalisation peut réduire votre charge de travail tout en vous offrant un retour sur investissement positif. Cela peut également accélérer la croissance de votre entreprise.

 Cet article est écrit par Costa Lamprou. Costa est le responsable du PPC au sein du Elearning Industry Network. Avec une expérience dans tous les domaines, du développement et de la vente de produits à la formation et au PPC, Costa aide les entreprises d'apprentissage en ligne à atteindre leur plein potentiel de génération de prospects. Lorsqu'il n'aide pas ses clients à réussir, Costa aime élargir ses horizons marketing à l'aide de cours d'apprentissage en ligne.