Top 10 des tâches que vous pouvez externaliser cette année

La gestion d'une entreprise est une entreprise longue et fastidieuse, et atteindre le succès signifie consacrer du temps et des efforts à des activités importantes. Cependant, vous accordez peut-être trop d'importance aux tâches administratives répétitives. Bien que ces tâches soient essentielles à la gestion et à la croissance d'une entreprise, vous y consacrez peut-être trop de temps au lieu de créer des réseaux et de vous développer sur de nouveaux marchés.

Les propriétaires d'entreprise avisés savent que l'externalisation les aide à automatiser leurs opérations de back-office et à consacrer plus de temps aux activités liées à la croissance de l'entreprise. Si vous pensez que votre entreprise passe à côté d'opportunités précieuses, envisagez d'externaliser vos tâches les plus essentielles.

Voici une liste des choses que vous pouvez laisser faire à quelqu'un d'autre pendant que vous travaillez sur votre entreprise cette année :

1. Gestion du calendrier

Pour de nombreuses personnes, la planification et l'ajustement des rendez-vous ne nécessitent pas beaucoup de travail. Au contraire, la gestion du calendrier implique plus que la simple mise en place de rappels de réunion et de listes de contrôle. Cela implique également de savoir ce qu'il faut marquer comme urgent, prioritaire ou reportable.

Vous devez faire preuve d'esprit critique afin d'établir des horaires qui vous laissent suffisamment de temps à consacrer à votre famille. Envisagez d'embaucher un assistant à distance pour vous aider à organiser vos réunions et vos priorités pour chaque jour.

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2. Réservation de voyages d'affaires

Si vous voyagez beaucoup en tant qu'entrepreneur, vous voudrez vous concentrer davantage sur l'optimisation de vos voyages. N'importe qui peut réserver un vol ou organiser une location de voiture, mais ce sont des choses que vous n'auriez pas à gérer si vous avez un agenda plus important à suivre.

Avoir quelqu'un pour préparer vos voyages est un grand gain de temps. Cela vous évite d'avoir à chercher les meilleurs tarifs pour les billets d'avion et les chambres d'hôtel. De plus, vous n'aurez pas à contester une réservation ou un siège annulé. Confiez-les à un assistant administrateur à distance pour plus de tranquillité d'esprit.

3. Gestion des e-mails

Selon un rapport de CNBC, les Américains passent en moyenne cinq heures par jour à consulter leurs e-mails. Il n'y a aucun mal à passer au crible les newsletters, les argumentaires de vente et les invitations à des événements, et vous ne voudriez pas manquer une opportunité potentielle qui pourrait se glisser dans votre boîte de réception.

Là encore, vous pouvez faire beaucoup plus avec ces cinq heures que vous passez à trier les e-mails en fonction de leur importance et à envoyer des réponses appropriées. Pour cette raison, vous feriez mieux de laisser quelqu'un d'autre le faire pour vous. Recherchez un assistant à distance qui a le souci du détail et d'excellentes capacités d'organisation pour vous aider à trouver de la valeur dans chaque communication qui arrive directement dans votre boîte de réception.

4. Répondre aux appels

Si vous êtes une personne occupée, vous ne voudriez pas être dérangé par les télévendeurs et autres appels téléphoniques non essentiels. La meilleure façon de les contourner est d'embaucher une réceptionniste virtuelle qui peut prendre ces appels en votre nom, évaluer leur niveau de priorité et programmer un rappel si vous n'êtes pas au bureau.

De nombreux assistants virtuels ont une expérience de la réception, il ne devrait donc pas vous falloir longtemps pour trouver quelqu'un avec d'excellentes compétences en communication. La façon dont vous répondez aux appels affecte votre réputation, il serait donc préférable d'embaucher une réceptionniste virtuelle qui peut mettre votre entreprise sous un bon jour.

5. Gestion de projet

Vous avez un projet majeur en cours ? Vous pouvez avoir une équipe pour cela, mais vous n'avez pas à passer la majeure partie de votre temps sur le terrain, et il y a de fortes chances que vous ayez d'autres projets en cours. Vous ne pouvez pas vous attendre à gérer directement différentes équipes.

Qu'il s'agisse de développer un site Web ou de démarrer un cours de masterclass en ligne, la gestion d'un projet est une tâche complexe. Cela implique de vérifier les horaires, de déléguer des tâches, de s'asseoir avec les chefs d'équipe pour résoudre les problèmes récurrents et de s'assurer que les objectifs de chaque projet sont atteints.

Heureusement, vous pouvez faciliter tout cela en demandant à quelqu'un d'agir en tant qu'agent de liaison du projet. Leur travail consiste à examiner les rapports d'avancement, à prendre des décisions mineures et à recueillir des informations directement auprès de chaque équipe. De cette façon, vous n'aurez pas à vous plonger dans les moindres détails pour vous assurer que vos projets se déroulent sans heurts.

6. Gestion des réseaux sociaux

De nos jours, il est impossible de gérer une entreprise sans être présent sur les réseaux sociaux. Les entrepreneurs dépendent de plateformes comme Twitter et Facebook pour presque tout ce qui nourrit la croissance de leurs marques. Les médias sociaux vous permettent de bâtir votre réputation, d'influencer les décisions des acheteurs et de rechercher des opportunités de réseautage, mais la gestion de vos profils de médias sociaux sur ces plateformes prend beaucoup de temps et d'efforts.

La gestion des médias sociaux implique de rechercher de quoi parle le marché, de créer un contenu qui s'aligne sur les tendances actuelles et de rechercher les adeptes de la marque. Tous ces éléments nécessitent des compétences en gestion du temps et de la créativité. Il existe également des règles que vous devez suivre, de la connaissance du meilleur moment pour publier du contenu sur les réseaux sociaux à la bonne fréquence de publication.

Heureusement, vous pouvez toujours contourner ces défis en laissant simplement une agence ou un pigiste gérer vos opérations sur les réseaux sociaux. Assurez-vous de vous retrouver avec quelqu'un qui a une expérience avérée dans le marketing numérique. Vos efforts de création de marque et de mise en réseau bénéficieront énormément de quelqu'un qui sait comment créer un contenu efficace et partageable et comment publier ce contenu pour le plus de vues et d'engagements.

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7. Paperasserie et documentation

Quel que soit votre secteur d'activité, vous n'êtes jamais dispensé de traiter des documents. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de réglementations que vous devez suivre augmentera et vous devrez traiter les documents nécessaires pour vous y conformer. Cela est vrai lorsque vous convertissez votre mise en place d'une LLC multi-membres. Vous devrez préparer vos statuts d'organisation et conserver des procès-verbaux de réunion précis au cas où un différend surviendrait entre les membres.

D'un point de vue juridique, une documentation efficace vous aide à éviter de commettre des violations et de déclencher des conflits inutiles avec d'autres parties (pensez aux litiges coûteux en matière de brevets). Le seul problème est que peu de propriétaires d'entreprise ont le temps ou la patience de faire de la paperasse.

Comme tout le reste de cette liste, vous pouvez sous-traiter la documentation d'entreprise au bon fournisseur de services.

Selon Benjamin Walker, fondateur et PDG de Transcription Outsourcing, "si vous préparez des transcriptions pour des groupes de discussion et des réunions trimestrielles, vous pouvez utiliser un service de transcription en ligne pour vous aider à enregistrer les informations avec précision".

Vous pouvez également faire préparer par une secrétaire virtuelle un système d'archivage pour tous vos documents essentiels.

8. Recherche en ligne

Si vous cherchez à étendre votre entreprise au-delà des frontières ou à augmenter le nombre de produits ou de services que vous proposez, il est toujours important de faire des recherches approfondies. Vous ne pouvez pas avoir un bon plan si vous n'avez pas tous les faits sous les yeux. De même, vous pourriez vous préparer à l'échec si vous vous fiez à des intuitions ou à des ouï-dire.

Vous voulez que vos plans aient une base solide si vous visez des objectifs plus ambitieux, mais la recherche peut prendre beaucoup de temps. En plus d'utiliser un moteur de recherche, vous devez également mener des enquêtes, lire des articles et des rapports marketing et interroger des personnes clés.

Si vous ne voulez pas revivre vos années universitaires en faisant des recherches, envisagez de demander à une personne de rechercher les informations dont vous avez besoin. Avoir votre chercheur en ligne qui peut travailler 24 heures sur 24 pour générer des informations vous aidera à soutenir vos initiatives, en particulier si vous planifiez un événement majeur ou une campagne promotionnelle. Assurez-vous de sous-traiter vos recherches en ligne à quelqu'un qui a de l'expérience dans le développement des affaires, les statistiques et le journalisme.

9. Entretien du site Web

Votre site Web est le principal producteur d'opportunités. Il contribue à améliorer votre présence en ligne et engage les personnes susceptibles d'acheter un produit ou de s'inscrire à un service. Construire et maintenir votre site Web officiel n'est pas quelque chose que vous faites vous-même. Il faut de la créativité et un savoir-faire technique pour gérer un site Web bien conçu, intuitif et fonctionnel.

En plus de cela, vous devez également vous assurer que votre site Web est correctement protégé contre les dernières menaces. L'installation de plugins de sécurité et le respect des normes internationales de confidentialité des données sont essentiels pour réduire l'exposition de votre entreprise à la cybercriminalité.

Si vous avez l'habitude d'utiliser des créateurs de sites Web par glisser-déposer, vous voudrez peut-être passer à des plates-formes plus sophistiquées telles que WordPress. Vous avez juste besoin d'une équipe de développeurs Web pour vous aider avec les éléments backend et frontend. En choisissant les bonnes personnes, vous pouvez facilement créer un site Web attrayant, facilement navigable et sécurisé.

10. Courses personnelles

Parfois, les tâches personnelles peuvent nuire à votre productivité. De plus, ils peuvent également vous empêcher de passer du temps de qualité avec votre famille.

Vous pourriez trouver utile de sous-traiter vos courses personnelles à quelqu'un d'autre. Un assistant à distance peut vous aider à gagner plus de temps pour votre entreprise ainsi que les meilleures choses de la vie. Il peut s'agir de rédiger un rapport pour votre classe de troisième cycle ou peut-être de trouver un endroit agréable pour une sortie estivale.

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Derniers mots

Êtes-vous déterminé à faire croître votre entreprise cette année? Commencez à externaliser ces 10 tâches essentielles et maximisez votre temps et vos efforts vers une croissance exponentielle !