Comment la vérification en ligne transforme les flux de travail créatifs

Il y a beaucoup à gagner en obtenant des commentaires et une approbation plus rapides sur votre contenu.

Voici trois avantages pour lancer le bal :

1. Vous avez plus de temps pour affiner votre contenu
2. Vous pouvez réellement respecter vos délais
3. Vous pouvez entreprendre des projets supplémentaires

Ensemble, cela se traduit par un travail de meilleure qualité et une utilisation plus efficace du temps et de l'argent. Gagnez, gagnez et gagnez !

La question, bien sûr, est de savoir comment ? Et la réponse est la vérification en ligne.

Auparavant, l'épreuvage impliquait généralement une poignée de personnes se rassemblant autour d'une impression ou d'un moniteur pour discuter d'un élément de contenu. La différence avec la vérification en ligne est que, comme son nom l'indique, l'ensemble du processus se déroule en ligne.

Avant la pandémie : e-mail, liens de transfert et diaporamas

Au cours des décennies qui ont précédé la pandémie, la plupart des équipes ont utilisé l'une des méthodes suivantes pour vérifier leur contenu en ligne :

• E-mail : envoyez du contenu aux parties prenantes et discutez des modifications dans les chaînes d'e-mails
• Liens de transfert : envoyez un lien de téléchargement aux parties prenantes et discutez des modifications par e-mail ou par chat
• Diaporamas : présentez du contenu dans PowerPoint ou Slides et discutez des commentaires lors d'un appel ou dans les commentaires.

Après la pandémie : logiciel de vérification en ligne

La pandémie de COVID-19 a complètement transformé notre façon de travailler ensemble. Une étude de McKinsey & Company sur l'avenir du travail rapporte que 4 à 5 fois plus de travail se fait désormais à distance .

Alors que les équipes sont de plus en plus distribuées, les agences et les équipes marketing les plus productives se sont tournées vers les logiciels de vérification en ligne pour leurs révisions créatives. Cela fournit un espace centralisé et transparent pour le partage de fichiers, la collecte de commentaires et le suivi des versions et des approbations.

De la même manière que Slack a transformé le chat sur le lieu de travail et que Zoom (sans parler de Loom) a transformé les réunions, les logiciels de vérification en ligne ont rendu les révisions de contenu plus claires, plus rapides et plus collaboratives.

Mais avant d'entrer dans les détails du fonctionnement de la vérification en ligne, examinons les quatre pièges de l'utilisation du courrier électronique pour les révisions de contenu créatif.

Les 4 pièges de la vérification du contenu créatif par e-mail

La phrase la plus dangereuse en anglais est : « Nous avons toujours fait comme ça », a déclaré Grace Hopper, pionnière en informatique du XXe siècle. Et selon Forbes, c'est aussi la phrase la plus dangereuse en affaires .

En ce qui concerne le travail en col blanc, le courrier électronique est le canal de communication par excellence depuis environ trois décennies.

• Besoin de poser une question à votre collègue du septième étage ? E-mail.
• Besoin de vérifier si quelqu'un a envie de boire quelques verres après le travail ? E-mail.
• Besoin d'obtenir des commentaires sur quelques vidéos de la haute direction ? E-mail.

Mais avec les révisions de contenu , en particulier, le travail de vérification par e-mail a toujours été compliqué. Et maintenant que 2 marketeurs et créatifs sur 3 ont une configuration de travail hybride , les problèmes liés à ce processus deviennent de plus en plus apparents.

Cela peut être décomposé en quatre domaines clés.

1. Les fichiers et les commentaires sont totalement déconnectés

L'un des plus gros problèmes de la vérification en ligne par e-mail est que les commentaires ne sont pas explicitement liés au fichier auquel ils font référence. Et cela, comme vous êtes sur le point de le découvrir, est une recette pour le chaos.

Plusieurs liens de transfert, des dizaines de pièces jointes, des centaines de commentaires, le tout dispersé dans une myriade de chaînes de messagerie. Votre équipe doit perdre du temps à tout consolider en un seul endroit avant même que vous puissiez penser à vous lancer dans la prochaine version.

Le résultat probable ? Les commentaires sont mal interprétés et des cycles de révision supplémentaires sont nécessaires pour faire avancer les choses, ce qui ajoute des jours à votre processus d'approbation.

2. L'examen des ressources créatives par e-mail est un frein

Imaginez que vous essayez de donner votre avis sur un document sans pouvoir mettre en évidence la partie que vous souhaitez modifier. Vous devrez expliquer vos pensées avec de longues descriptions ou copier et coller des parties du contenu dans un e-mail. Non seulement cela vous prendrait plus de temps, mais cela augmenterait également les risques que vos commentaires soient mal interprétés.

Inefficace, non ?

Pourtant, c'est ainsi que les équipes donnent quotidiennement leur avis sur les vidéos, les conceptions et d'autres types de fichiers. Les parties prenantes perdent du temps à écrire des codes horaires et à capturer des captures d'écran pour expliquer ce qu'ils signifient. Et les créateurs de contenu doivent soit tout assembler, soit convoquer une réunion pour plus de clarté.

3. La poursuite des gens pour obtenir des commentaires et une approbation est un travail à plein temps

Nous avons déjà parlé des problèmes auxquels les parties prenantes sont confrontées lorsqu'elles donnent leur avis par e-mail. Il est donc naturel que beaucoup d'entre eux la repoussent le plus longtemps possible.

Cela crée un problème pour les chefs de projet, les gestionnaires de compte et les spécialistes du marketing. Premièrement, ils doivent garder un œil attentif sur qui a donné son approbation ou demandé des modifications (bonjour les feuilles de calcul). Ensuite, ils doivent envoyer des e-mails de suivi pour rappeler aux gens que leurs commentaires sont dus.

Et alors que se passe-t-il ? Le temps de création est réduit, la qualité du contenu en prend un coup et les délais sont manqués.

4. Le contrôle de version disparaît

La vérification des e-mails est un désastre pour le contrôle de version.

Voici quelques problèmes auxquels vous pouvez faire face :

• Vous devez donner votre avis sur des fichiers sans avoir vos avis précédents comme référence
• Vous pouvez accidentellement donner votre avis sur une ancienne version si vous manquez quelques e-mails
• Votre contenu (en particulier les documents) peut être modifié et partagé en tant que nouvelles versions

Et si vous êtes dans un secteur réglementé comme la finance, la santé ou le droit, il y a un risque énorme de publier la mauvaise version, ce qui mettra votre entreprise dans l'eau chaude.

Comment fonctionne le logiciel de vérification en ligne et pourquoi il est préférable pour les équipes modernes

L'épreuvage en ligne remet de l'ordre dans le chaos des révisions d'e-mails en centralisant l'ensemble de votre processus de révision.

Il vous donne un accès instantané à tout ce qui se passe dans vos projets, le tout dans votre navigateur. Ainsi, en quelques secondes, vous pouvez répondre à des questions telles que : "Quelle est la différence entre cette version et la précédente ?" ou "Sur quels fichiers mon équipe peut-elle travailler aujourd'hui ?"

Voyons comment fonctionne la vérification en ligne en six étapes.

1. Créer un projet

La première étape du processus de vérification en ligne consiste à créer un projet. Il s'agit en fait d'un espace dans le cloud où vous pouvez télécharger des fichiers et où votre réviseur peut ajouter des commentaires, directement dans son navigateur.

Il suffit d'une minute pour mettre en place votre projet. Vous pouvez ensuite garder un œil sur chaque fichier, version, commentaire et approbation, le tout au même endroit.

2. Configurez votre workflow de révision

Une fois que vous avez créé votre projet, vous pouvez configurer votre flux de travail pour vous assurer que chaque fichier est approuvé par les bonnes personnes.

Vos étapes d'examen peuvent ressembler à ceci :

• Révision créative : directeur de la création, directeur artistique, rédacteur
• Revue de direction : Chargé d'affaires, chef de projet, stratège
• Avis client : Brand manager, marketing manager, juriste

Cette approche permet d'éviter que le travail ne soit envoyé à des parties prenantes importantes avant qu'il ne soit prêt. Vous avez un contrôle total sur qui voit quoi et quand.

3. Téléchargez des fichiers et fixez des dates d'échéance

Passons maintenant à la partie la plus simple de toutes : le partage de fichiers.

Téléchargez simplement vos fichiers et choisissez avec quels groupes de réviseurs vous souhaitez les partager. Aucun téléchargement n'est requis et aucun risque d'expiration des liens de transfert.

Ensuite, fixez une date d'échéance afin que vos réviseurs sachent quand leurs commentaires sont nécessaires. Et s'ils oublient de donner leur avis à mesure que la date limite approche, les meilleurs outils de vérification en ligne leur enverront automatiquement un rappel.

4. Recueillir des commentaires et collaborer

Vous avez partagé vos fichiers et les retours affluent. Il est maintenant temps de dialoguer avec vos réviseurs, de proposer des idées dans les commentaires et d'aligner tout le monde avant de développer la prochaine version.

La plupart des logiciels de vérification en ligne incluent des outils tels que des annotations et des pièces jointes. Cela permet de voir précisément de quelles parties de votre contenu les gens parlent, de sorte que vous pouvez travailler en toute confiance sur les amendes.

5. Obtenez l'approbation lors de votre première étape d'examen

Une fois que vous avez intégré les commentaires de chacun dans votre contenu, vous serez prêt à partager une nouvelle version avec votre première étape de révision, par exemple, votre équipe créative.

Si vous êtes chanceux, vous obtiendrez votre deuxième version approuvée. Mais selon la complexité de votre contenu, vous aurez peut-être besoin d'un autre tour pour le préparer à la prochaine étape de révision.

6. Répétez ce qui précède pour vos étapes de révision restantes

Dès que vous avez obtenu l'approbation lors de votre première étape de révision, vous êtes prêt à partager votre contenu avec le prochain groupe de parties prenantes.

Il peut s'agir de votre équipe marketing, d'experts produit ou de conformité. Et si vous voulez accélérer les choses, vous pouvez exécuter quelques-unes de ces étapes de révision en parallèle pour vous aider à atteindre votre version finale plus rapidement.

11 fonctionnalités du logiciel de vérification en ligne qui résolvent les problèmes de révision des e-mails

Partage de fichiers. Discuter des commentaires. Suivi des approbations. Voici les 11 fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de vérification en ligne :

1. Commentaires, annotations et pièces jointes

L'un des plus grands avantages de la vérification en ligne est l'expérience utilisateur pour les réviseurs.

Au lieu d'écrire de longues descriptions par e-mail, vous pouvez ajouter des commentaires directement en haut de vos fichiers. Que vous donniez des commentaires sur une vidéo, un document ou une image, vous pouvez cliquer sur le point exact que vous souhaitez modifier ou dont vous souhaitez parler. Ensuite, vous pouvez créer votre commentaire en contexte.

Voici un tour d'horizon des fonctionnalités de feedback les plus populaires :

• Appuyez pour ajouter des commentaires
• Créez des annotations avec l'outil plume, des lignes, des cases et des flèches
• Ajouter des pièces jointes comme références ou pour plus de contexte
• Répondre pour discuter des commentaires en contexte
• Utilisez les emojis pour réagir aux commentaires et gagner du temps
• @Mention coéquipiers ou évaluateurs

2. Codes temporels automatisés pour les vidéos et les fichiers audio

La vidéo est l'un des formats de fichiers les plus difficiles à examiner par e-mail. Les fichiers doivent être téléchargés pour transférer des liens, partagés et téléchargés dans un certain laps de temps. Ensuite, les réviseurs doivent répertorier les codes temporels pour expliquer les parties qu'ils souhaitent modifier.

Le logiciel d'épreuvage en ligne réduit considérablement le temps de révision des vidéos grâce à l'aide de codes temporels automatisés. Appuyez simplement sur votre fichier vidéo ou audio pendant sa lecture pour le mettre en pause et créer un marqueur. Concentrez-vous ensuite sur la rédaction de votre commentaire sans avoir à expliquer de quelle partie du contenu vous parlez.

Et parce que les commentaires sont liés à des images spécifiques, les éditeurs peuvent cliquer sur n'importe quel commentaire pour accéder à cette partie du fichier vidéo ou audio. Cela permet de gagner un temps précieux sur les réparations et aide à faire passer le contenu plus rapidement à la ligne d'arrivée.

3. Dates d'échéance et rappels automatisés

Si vous avez déjà travaillé dans une agence de publicité ou une équipe marketing, il y a de fortes chances que vous ayez dû chasser quelques personnes pour obtenir des commentaires et une approbation. Non seulement c'est frustrant, mais c'est aussi une énorme perte de temps.

La vérification en ligne résout ce problème en vous permettant de définir des dates d'échéance pour chaque étape de votre flux de travail d'approbation. Ensuite, à mesure que la date d'échéance se rapproche, vos réviseurs seront rappelés pour donner leur avis. Pendant que vous êtes occupé à vous concentrer sur des tâches plus critiques.

Certains logiciels vont encore plus loin en vous permettant de définir automatiquement des dates d'échéance en fonction d'un laps de temps prédéfini (par exemple, deux jours). Ainsi, si quelqu'un commence une révision aujourd'hui, la date d'échéance sera automatiquement définie pour après-demain, ce qui minimise le travail manuel tout en définissant des attentes claires et cohérentes pour vos parties prenantes.

4. Contrôle de version intégré avec comparaisons côte à côte

Le contrôle de version est un élément essentiel de tout processus de révision réussi. Voici comment la vérification en ligne peut vous aider à gérer vos versions comme un pro :

• Ajoutez de nouvelles versions au-dessus des fichiers existants pour conserver un historique clair des versions
• Revisitez les versions précédentes à tout moment, y compris tous les commentaires
• Avertir les réviseurs ou les coéquipiers s'ils consultent une ancienne version
• Comparez les versions côte à côte pour voir ce qui a changé et vérifiez la nouvelle version

Avec certains outils, vous pouvez même comparer automatiquement deux versions pour indiquer ce qui a changé. Et ce n'est qu'une question de temps avant que l'IA ne commence à jouer un rôle plus important dans les révisions de contenu en vous aidant à rester sur la marque ou à mettre en place vos mises en page de conception.

5. Prise en charge de tous les types de fichiers les plus populaires

Certains outils de vérification en ligne, comme les sites Web ou les fichiers de conception, se spécialisent dans des types de fichiers spécifiques. Mais les outils les plus précieux vous permettent de regrouper tous vos fichiers sous un même toit.

Vous pouvez partager des fichiers dans les formats suivants :

• Documents : PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Vidéo : MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Images : JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio : MP3, AAC, WAV
• Site Web en direct : sites HTTPS
• Contenu HTML : HTML

En ayant tout ce contenu et ces commentaires au même endroit, vous pouvez éviter d'avoir à passer d'un outil à l'autre pour gérer vos séries d'examens. Et mieux encore, il en va de même pour vos évaluateurs, qui ne s'entendent peut-être pas bien avec d'autres outils.

6. Passez en revue les étapes et les modèles

Avant de commencer un projet, vous devez réfléchir à votre processus d'examen et aux différentes parties prenantes qui doivent être impliquées sur votre chemin vers la ligne d'arrivée.

Si vous travaillez dans une agence de publicité, cela peut ressembler à ceci :

• Équipe créative
• Gestion de compte
• Client

Ou, pour une équipe marketing, cela peut ressembler davantage à ceci :

• Marque et commercialisation
• Produit
• Conformité

Avec un logiciel de vérification en ligne, vous pouvez configurer ces étapes et inviter tous vos réviseurs au début du projet. Ensuite, chaque fois que vous partagez un fichier, vous pouvez vous assurer qu'il est vu et approuvé par les bonnes personnes au bon moment.

Et la cerise sur le gâteau ? Vous pouvez transformer vos flux de travail en modèles à réutiliser dans plusieurs projets. Parfait pour les entreprises qui ont besoin de déployer des flux de travail cohérents dans toute leur entreprise.

7. Recherche rapide pour rechercher des fichiers, des versions et des commentaires

La beauté d'avoir toutes vos critiques de contenu au même endroit est que tout est bien organisé et facile à trouver.

Mais lorsque le temps presse, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin encore plus rapidement grâce à la fonction de recherche ou de recherche rapide de votre logiciel de vérification en ligne.

Cela vous permet de rechercher sur l'ensemble de votre plateforme un commentaire, un fichier, une version ou un projet spécifique. Ensuite, vous pouvez y accéder en un clin d'œil et voir exactement ce que vous cherchiez - un gain de temps considérable par rapport au chalutage dans votre boîte de réception.

8. Indicateurs d'état pour voir qui a approuvé quoi en un coup d'œil

Imaginez que vous parlez à votre patron d'un travail que vous avez récemment partagé avec un client. S'ils vous demandaient combien de vos examinateurs l'ont approuvé, combien de temps vous faudrait-il pour trouver une réponse fiable ?

Avec un logiciel de vérification en ligne, vous pouvez répondre à cette question en quelques secondes. Depuis le tableau de bord de votre projet, vous pouvez voir en un coup d'œil l'état de révision de chaque fichier et réviseur.

Dans certains logiciels, par exemple, vous verriez l'un des indicateurs d'état suivants pour chaque réviseur :

• En révision (gris) : le réviseur doit encore jeter un œil à cette version
• Modifications demandées (orange) : le réviseur a demandé des modifications à cette version
• Approuvé (vert) : le réviseur a approuvé cette version

Cela vous donne une vue claire des fichiers sur lesquels vous pouvez travailler afin que vous puissiez gérer vos ressources efficacement. Et cela permet également de gagner du temps sur les réunions de statut inutiles car tout le monde sait déjà où vous en êtes dans le processus.

9. Rapports d'examen des fichiers pour auditer votre processus d'approbation

Si vous travaillez dans un secteur réglementé, la vérification en ligne peut être d'une grande aide lorsqu'il s'agit de suivre le parcours d'approbation de votre contenu.

Avec les rapports de révision, vous pouvez enregistrer chaque commentaire et chaque décision de révision pour chaque version d'un fichier, y compris les horodatages.

Celui-ci peut être exporté au format PDF et enregistré sur votre système. Donc, s'il y a une plainte ou une poursuite, vous pouvez voir exactement où les choses se sont mal passées et qui était responsable.

10. Intégrations pour rester à jour dans vos applications préférées

Les meilleurs outils de vérification en ligne peuvent se connecter à toutes vos applications préférées. Cela fonctionne généralement via des intégrations natives ou des fournisseurs d'automatisation tiers.

Voici quelques façons de mettre en œuvre des intégrations dans votre flux de travail de vérification en ligne :

• Envoyez des rappels de commentaires à vos réviseurs dans Slack ou Microsoft Teams
• Définissez des tâches de révision dans des logiciels de gestion de projet comme Asana et Monday
• Créer automatiquement un projet lorsqu'une demande marketing est soumise

11. Des informations pour vous aider à suivre et à optimiser vos révisions de dossiers

Le logiciel de vérification en ligne est conçu pour minimiser le temps de rétroaction et maximiser le temps passé sur des tâches productives à fort impact.

Avec des informations et des analyses intégrées, le logiciel de vérification en ligne indique le nombre de fichiers, de versions et de commentaires que votre équipe crée chaque mois. Et cela révèle les tendances de la façon dont ces choses évoluent au fil du temps.

Cela vous aide à surveiller les performances et à trouver des moyens d'améliorer la productivité.

Les lieux de travail fragmentés exigent des solutions innovantes

Le courrier électronique n'a pas été conçu pour vérifier le contenu. Et comme la pandémie a rendu les lieux de travail plus distribués et fragmentés, les équipes ont commencé à chercher des outils pour résoudre leurs problèmes d'épreuvage.

Avec un logiciel de vérification en ligne, vous pouvez partager des fichiers, discuter des modifications et obtenir une approbation sur une seule plateforme. Cela permet de donner des commentaires plus rapidement aux réviseurs et rend les commentaires plus clairs et plus précis pour les créateurs de contenu. En automatisant les étapes clés du processus de révision, la vérification en ligne permet aux équipes de se concentrer sur la livraison de leur meilleur travail.

La création de flux de travail de conception efficaces est la prochaine grande étape de l'épreuvage en ligne. Découvrez comment la collaboration créative stimule les workflows de conception et rend votre contenu de marque plus authentique.