101 Guide pour établir votre structure organisationnelle à but non lucratif

Au fur et à mesure que vous apprendrez à démarrer une organisation à but non lucratif , vous commencerez à réaliser à quel point il est crucial de déterminer les tâches dont chaque membre de l'équipe est responsable. Prendre soin de cela le plus tôt possible joue un rôle important pour garantir que vos processus restent rationalisés à mesure que vous évoluez.

C'est là qu'une structure organisationnelle à but non lucratif formalisée devient utile.

Ci-dessous, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir pour définir votre structure organisationnelle . Nous fournirons également des exemples sur la façon de créer un organigramme à but non lucratif qui décrit vos flux de travail et prépare votre organisation à but non lucratif pour un succès à long terme.

Qu'est-ce qu'une structure organisationnelle à but non lucratif ?

La définition de la structure organisationnelle de votre organisation à but non lucratif aide les employés à voir et à comprendre plus clairement les relations, la structure hiérarchique et les flux de travail au sein de leur équipe. Il aide également divers départements à collaborer sans marcher sur les pieds de qui que ce soit ni dupliquer le travail.

Une structure organisationnelle définit le fonctionnement de votre entreprise à but non lucratif , tandis qu'un organigramme à but non lucratif est une représentation visuelle de ces systèmes.

Il existe plusieurs guides que vous pouvez trouver en ligne qui expliquent comment formater un organigramme fonctionnel à but non lucratif, mais c'est bien plus que de simples lignes reliant les visages sur une page. Votre organigramme définit la base sur laquelle les membres de votre personnel , les membres du conseil d'administration et la chaîne de commandement s'appuient pour continuer à répondre aux besoins de votre communauté.

Comment construire votre structure organisationnelle à but non lucratif

Votre structure organisationnelle doit vous sembler unique. Cependant, il existe quelques domaines fonctionnels indispensables qui garantissent que rien ne passe entre les mailles du filet.

Il est également essentiel que vous vous familiarisiez avec les normes requises pour les organisations à but non lucratif et que vous créiez des statuts à but non lucratif qui vous obligent à respecter ces normes. Ces composants auront un impact sur votre plan d'affaires global et votre structure à but non lucratif.

Ci-dessous, nous vous expliquerons ces domaines fonctionnels et comment optimiser votre planification stratégique pour obtenir des résultats spécifiques. Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, expliquons pourquoi tout cela est important.

Raisons de créer une structure définie

La création de votre structure organisationnelle à but non lucratif prend du temps mais vaut l'investissement. Voici quelques raisons d'établir votre structure et vos lignes hiérarchiques le plus tôt possible :

• Éliminez la confusion : à mesure que votre organisation à but non lucratif se développe, il est difficile de savoir qui fait quoi (en particulier pour les nouvelles recrues).Une structure organisationnelle formelle réduit la confusion en décrivant les responsabilités, les rapports hiérarchiques et la hiérarchie de vos équipes.

• Prenez de meilleures décisions plus rapidement : la structure aide à définir le processus de prise de décision , permettant à vos dirigeants de prendre des décisions stratégiques plus efficacement sans impliquer des parties non liées.

• Comblez les lacunes : une illustration de votre structure avec un organigramme à but non lucratif aide à identifier les intitulés de poste et les postes qui doivent être pourvus pour atteindre votre plein potentiel.

• Éliminer les silos : Lorsque vous améliorez la collaboration entre équipes, les équipes s'alignent mieux sur les métriques et les objectifs de performance.

• Empêcher le travail en double : sans lignes claires de responsabilité et de communication, il est plus courant que différentes équipes dupliquent leurs efforts.Cela entraîne une perte de temps, d'argent et de productivité.

Fonctions critiques à définir

Chaque organisation à but non lucratif (et même à but lucratif, d'ailleurs) a des domaines fonctionnels qui doivent être définis. Chaque employé de votre entreprise remplit un rôle différent : développement de produits, service client, marketing, etc.

Une structure organisationnelle permet d'organiser ces employés en groupes plus larges avec les domaines fonctionnels suivants :

• Gouvernance
• Administration
• Programmes

Gouvernance

Votre conseil d'administration à but non lucratif est responsable de la prise de décision de haut niveau . Ces personnes s'assurent que votre organisation à but non lucratif est stratégiquement prête à collecter des fonds et à exécuter sa mission.

Administration

Vos membres administratifs supervisent la budgétisation et la stratégie. Ils surveillent les finances pour s'assurer que vous dépensez selon vos moyens et exécutent des stratégies qui répondent aux objectifs de votre organisation à but non lucratif.

Programmes

Les professionnels de votre programme constituent probablement l'essentiel de votre organisation à but non lucratif, car ce sont les personnes responsables du travail de fond. Le personnel du programme comprend le marketing, la collecte de fonds , les ressources humaines , les bénévoles et la gestion des événements.

Comment formater un organigramme

L'exploration des options de formatage de votre organigramme peut aider à susciter des idées sur ce qui a le plus de sens pour votre équipe. Voici quelques formats populaires :

• De haut en bas
• De bas en haut
• Plat
• Divisionnaire
• Interfonctionnel
• Matrice
• Rond

De haut en bas

Une structure organisationnelle descendante est probablement la plus populaire. Votre conseil d' administration et vos directeurs exécutifs siègent au sommet, puis le leadership se transforme en cascades avec des contributeurs individuels assis au bas.

De bas en haut

Une structure ascendante renverse un graphique conventionnel sur sa tête. Avec cette structure, le leadership se trouve au bas de l'organisation avec des contributeurs individuels au sommet.

Cependant, cette méthode n'est pas seulement une visualisation. C'est une culture et un état d'esprit. Avec cette structure, le leadership sert les gestionnaires et les employés pour s'assurer qu'ils sont mobilisés pour faire de leur mieux, plutôt que l'inverse.

Plat

Une structure organisationnelle plate supprime les niveaux de gestion et fait en sorte que les individus relèvent directement du plus haut niveau du personnel de direction. Les organisations qui suivent cette méthode s'autogèrent principalement avec des niveaux élevés d'autonomie.

Les structures plates fonctionnent très bien pour les petites organisations où tout le monde porte plusieurs chapeaux. Garder tout le monde connecté et sur la même page peut être difficile, mais vous éliminez les rapports inutiles et le cloisonnement.

Divisionnaire

Une structure divisionnaire divise votre organisation à but non lucratif en différents projets. Par exemple, vous pouvez avoir une structure distincte pour chaque produit que vous proposez ou chaque région géographique que vous desservez. Chaque division a ses principales responsabilités de leadership qui ont un impact sur des parties critiques de l'entreprise, telles que les tâches administratives, financières, de ressources humaines et de marketing.

Interfonctionnel

Une structure interfonctionnelle organise les individus en fonction de leurs rôles. Cela signifie que l'ensemble de votre équipe marketing peut se connecter entre les initiatives et les projets, et votre équipe des ressources humaines peut se connecter entre les responsabilités. Cette structure organisationnelle permet aux membres de différentes équipes d'entrer facilement en contact avec le bon département pour une collaboration de projet.

Matrice

Une structure matricielle combine des organigrammes interfonctionnels et divisionnaires. Il place les programmes en haut, les projets à gauche et les individus au milieu.

Rond

Une structure organisationnelle ronde fonctionne pour les petites organisations où les rapports linéaires sont moins prioritaires. L'objectif principal des structures organisationnelles rondes est de savoir qui fait partie de l'équipe et leurs responsabilités.

4 meilleures pratiques pour établir votre structure organisationnelle à but non lucratif

Voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer de maximiser les avantages de la définition de votre structure à but non lucratif :

1. Rendez votre organigramme accessible

Votre organigramme n'est pas réservé qu'au conseil d'administration et à la direction, permettez à tous vos employés d'y accéder. Cette initiative encourage la transparence à but non lucratif et contribue à créer un climat de confiance avec vos employés. Ensuite, ils peuvent utiliser le tableau pour trouver les bons partenaires avec qui collaborer pour des tâches spécifiques.

Bien que vous puissiez imprimer des copies de votre graphique, celles-ci deviennent rapidement obsolètes. L'utilisation d'un logiciel ou d'un format numérique pour mettre à jour et partager votre organigramme vous aide à le tenir à jour lorsque vous embauchez un nouveau membre de l'équipe ou que quelqu'un part.

2. Utilisez le bon outil de visualisation

Votre organisation n'a pas besoin d'inventer la roue à chaque fois. Les meilleurs outils de visualisation fournissent des modèles intégrés afin que vous n'ayez pas à en créer et à en concevoir un à partir de zéro. Voici quelques programmes que votre organisation à but non lucratif pourrait envisager pour concevoir votre propre modèle d'organigramme :

• Toile
• InDesign
• Photoshop
• Table à air
• Power Point

De plus, certains logiciels sont spécialement conçus pour cette intention. Les options logicielles suivantes facilitent encore plus les choses grâce aux outils de glisser-déposer, aux importations de feuilles de calcul et à l'automatisation :

• Lucidchart
• Miró
• Tableau d'affichage
• Organisation

3. Mettez à jour votre graphique régulièrement

Votre organisation perdra rapidement confiance dans l'exactitude de vos graphiques si vous ne les mettez pas à jour régulièrement. Assurez-vous de retoucher vos graphiques immédiatement chaque fois qu'un employé rejoint ou quitte votre entreprise. Vous voudrez également y prêter attention lors des cycles promotionnels et des restructurations d'organisation.

4. Concentrez-vous sur l'aspect pratique

Votre organigramme n'est pas seulement une belle visualisation de votre structure, c'est un outil pratique que les employés peuvent utiliser pour mieux travailler. Rendez donc vos graphiques aussi fonctionnels que possible. Ajoutez des informations de contact pour permettre aux employés de vous contacter rapidement et assurez-vous que vos graphiques ne deviennent pas trop encombrés pour que les utilisateurs puissent les suivre.

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