Maîtriser l'art de la budgétisation à but non lucratif : principes clés et meilleures pratiques

Toutes les organisations à but non lucratif ont besoin d'argent pour fonctionner. Sans le travail acharné de déterminer les flux de trésorerie et l'allocation du capital, les missions caritatives ne sont que des idées. Un budget efficace peut garantir que votre organisation fonctionne efficacement.

Une façon de voir les choses est qu'un budget à but non lucratif est le document de planification utilisé pour suivre vos dépenses et vos revenus. En d'autres termes : il détermine où vous consacrerez vos ressources en fonction des priorités.

Mais tous les budgets à but non lucratif ne sont pas égaux. Il existe différents types de budgets destinés à des fins spécifiques, à des départements ou à des périodes ciblées. Utilisez-le comme guide pour vous assurer que vos activités financières contribuent à la viabilité financière et à l'impact à long terme de votre organisation.

Quels sont les avantages d'utiliser un budget à but non lucratif ?

Un budget détaillé fait partie du plan d'affaires de tout organisme à but non lucratif. Lorsque vous prenez le temps d'organiser un plan financier clair et cohérent qui correspond à vos objectifs en temps opportun, il y a des avantages évidents. Ce ne sont là que quelques-unes des raisons les plus évidentes de créer un budget pour votre organisation à but non lucratif.

• Réalisez votre mission : un budget efficace pour les organismes à but non lucratif vous permet de rester concentré sur les bonnes choses. Plus vous consacrez de ressources à un objectif particulier, plus vous avez de chances de les atteindre.
• Croître sans trop dépenser : Un budget vous permet de croître durablement sans risquer de dépasser vos revenus. Gérer une organisation caritative sans budget clair, c'est comme conduire la nuit sans les phares allumés : vous ne savez pas où vous allez, ce qui augmente le risque d'accident soudain.
• Mieux communiquer : un bon budget améliore la transparence interne des organisations à but non lucratif en facilitant des conversations saines sur les finances de votre groupe. La planification budgétaire aide à soutenir l'alignement du personnel et garantit que les membres du conseil d'administration de votre organisation à but non lucratif savent ce qui se passe.
• Gardez les donateurs heureux : Un donateur potentiel ne veut pas donner à une organisation qui gaspille. Ils veulent s'assurer que vous dépensez vos fonds judicieusement et que leurs contributions ont un impact. En termes simples, avoir un plan financier clair renforce la confiance avec vos bailleurs de fonds.

Gardez ces avantages à l'esprit lorsque vous créez votre prochain budget. Ceux-ci peuvent également être des rappels utiles pour votre équipe si elle a besoin de motivation pour participer au processus de planification budgétaire. Plus vous obtenez l'adhésion de votre équipe, mieux le processus se déroulera.

Un processus de budgétisation clair aide également à améliorer d'autres domaines de votre organisation, y compris votre système comptable à but non lucratif et votre gestion des audits à but non lucratif.

4 types de budgets pour les organisations à but non lucratif

Les budgets tournent tous autour de l'argent, mais différents budgets servent des objectifs différents. Voici quatre des types de budgets les plus couramment utilisés par les organisations à but non lucratif.

• Budget de fonctionnement : il s'agit de l'un des types de budgets les plus courants pour les organisations à but non lucratif. Il affiche vos revenus et dépenses de fonctionnement annuels prévus. Vous commencerez probablement par une proposition de budget, puis suivrez les dépenses réelles au cours de l'exercice.
• Budget d'investissement : ce budget comprend les chiffres financiers directement associés à des projets à long terme, comme une campagne de construction.
• Budget du programme ou du projet : ce rapport fournit un aperçu des revenus et des dépenses pour un projet spécifique. Vous pouvez également créer ces budgets de programme pour des départements individuels, comme la collecte de fonds ou le marketing.
• Projection des flux de trésorerie : ce budget contient des projections qui répondent à la question de savoir combien d'argent vous avez en banque à un moment donné. Les organisations s'appuient souvent sur ces projections pour prévoir les flux d'argent entrants et sortants.

Que vous choisissiez l'un de ces budgets ou que vous utilisiez une combinaison, comprendre en quoi chacun est unique est la première étape.

Approches de budgétisation : 3 types à considérer

Outre les différents types de budgets, il existe également des approches fondamentales de la budgétisation stratégique. Ce sont les philosophies qui sous-tendent la façon dont une organisation perçoit l'argent. Vous pouvez appliquer chacun aux différents types de budgets.

• Budget base zéro : cette approche consiste à repartir de zéro au début de l'exercice pour déterminer vos priorités et la façon dont vous devriez dépenser l'argent en fonction de ces objectifs.
• Budget basé sur les revenus : cette approche vous permet de prévoir vos revenus, puis de revenir sur les dépenses que vous pouvez vous permettre à partir de ce montant. C'est plus facile lorsque vous avez une idée claire de ce que seront vos revenus à venir.
• Budget progressif : Cette approche consiste à établir un budget en utilisant un pourcentage d'augmentation ou de diminution basé sur le budget de l'année précédente. Il est basé sur ce que vous savez déjà qui fonctionne et prend beaucoup moins de temps à construire que de partir de zéro.

Il n'y a pas de « bonne » approche en matière de budgétisation organisationnelle – vous devez trouver celle qui vous convient le mieux. La chose la plus importante est de rester cohérent une fois que vous en avez sélectionné un. Sinon, vous ne pourrez pas comparer avec précision les budgets d'une période à l'autre.

Caractéristiques du budget à but non lucratif : recherchez ces 5 éléments

Nous avons examiné quelques budgets organisationnels, chacun avec des écarts et des éléments différents. Pourtant, beaucoup d'entre eux avaient plusieurs caractéristiques similaires. Ce sont quelques-uns des termes les plus courants que vous verrez apparaître sur les budgets.

• Recettes : il s'agit de l'argent qui entre dans votre organisation. Pour la plupart des organisations à but non lucratif, ces sources de revenus se réfèrent aux efforts de collecte de fonds provenant de dons, de sponsors et de subventions pour les organisations à but non lucratif. Cela peut également signifier des frais d'adhésion et des ventes de billets pour des événements de collecte de fonds.
• Dépenses : il s'agit des dépenses pour lesquelles vous avez dépensé de l'argent, ce qui représente un large éventail de coûts directs qui comprennent le plus souvent les salaires du personnel, les voyages, le marketing à but non lucratif, les dépenses du programme, l'espace et les fournitures de bureau et le développement professionnel.
• Projections par rapport à la réalité : cela répond à la question : "À quoi vous attendiez-vous par rapport à ce qui s'est passé ?" Les projections sont un élément crucial du processus de budgétisation, et vous voudrez voir à quel point vos dépenses estimées étaient proches des résultats réels.
• Période : Cela garantit que votre budget inclut la même période à des fins de comparaison, que vous suiviez le trimestre le plus récent ou un aperçu sur trois ou cinq ans. Mais assurez-vous de maintenir au moins un budget annuel qui porte sur l'exercice le plus récent.
• Objectifs : cela répond à la question : "Quels chiffres de revenus essayez-vous d'atteindre ?" Gardez vos objectifs organisationnels au premier plan pour vous souvenir de votre objectif et des paramètres à mesurer pour comprendre comment y parvenir.

Meilleures pratiques pour la création d'un budget à but non lucratif

Maintenant que nous avons expliqué pourquoi vous avez besoin d'un budget et à quoi il ressemble, déballons quelques bonnes pratiques pour optimiser votre budget en tant que leader à but non lucratif. Vous apprendrez et améliorerez ce processus au fil du temps et des efforts, mais j'espère que ces conseils vous feront gagner du temps et des erreurs potentiellement coûteuses.

• Impliquez les bonnes personnes : obtenez l'avis de votre personnel, de vos bénévoles et de votre conseil d'administration dans le processus de création et de révision du budget pour garantir leur adhésion.
• Alignez-vous sur vos objectifs : assurez-vous que votre budget vaut votre temps en en créant un qui vous aide à atteindre vos objectifs. Le budget de votre organisation à but non lucratif doit soutenir directement vos objectifs organisationnels et votre plan stratégique.
• Restez précis et à jour : créez des processus durables qui vous aident à suivre l'exactitude de ces chiffres. Un budget inexact ou périmé vous donnera des informations erronées, nuisant à une bonne gestion financière.
• Ne vous noyez pas dans les détails : gardez la plupart des rapports budgétaires à un niveau élevé pour éviter de rester coincé dans les mauvaises herbes. Votre équipe financière se souciera des détails, mais votre conseil d'administration voudra probablement une vue d'ensemble.
• Choisissez le bon outil de budgétisation : choisissez un logiciel de budgétisation utile et pas trop compliqué. L'automatisation de certains de ces processus grâce à la technologie aidera votre organisation à se développer de manière durable et à maintenir l'exactitude des chiffres. Cela peut être aussi simple que de commencer avec Excel ou de passer à des logiciels comme QuickBooks ou FreshBooks. Ces outils auront souvent des modèles de budgétisation à but non lucratif pour vous aider à démarrer.

Préparez-vous à mieux budgétiser

La budgétisation est un élément crucial pour maintenir votre organisation sur la bonne voie et solvable. Sans budget, vous n'atteindrez pas vos objectifs ou votre mission. Cette gestion financière est le moyen d'améliorer la santé financière globale de votre organisation à but non lucratif. Même si ce n'est pas facile, cela vaut la peine d'en tenir compte pour que votre organisation reste vivante et prospère.

Rédactrice en chef :Ayanna Julien