Audits à but non lucratif : un guide pour garantir la responsabilité financière

Les audits à but non lucratif peuvent sembler intimidants, mais ils sont beaucoup moins effrayants que vous ne le pensez. Pour commencer, l'Internal Revenue Service (IRS) a rarement une raison d'auditer votre organisation, car vous êtes une organisation à but non lucratif et ne payez pas d'impôts.

Cela signifie que vous avez plus de contrôle sur quand, où et comment vous effectuez des audits indépendants. Parfois, les lois étatiques et fédérales vous obligent à auditer votre organisation à but non lucratif, mais ce n'est pas toujours le cas. Et même si vous n'avez pas l'obligation légale d'effectuer un audit, un examen financier peut toujours être un énorme coup de pouce pour votre organisation.

Ci-dessous, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les audits à but non lucratif. Nous allons plonger dans ce qu'ils sont, pourquoi ils sont importants, les différents types d'audits, comment choisir le bon auditeur, et plus encore.

Que sont les audits indépendants à but non lucratif ?

Un audit indépendant à but non lucratif implique un examen des dossiers financiers, des pratiques comptables, des contrôles internes, des transactions et des états financiers de votre organisation. Un auditeur ou un cabinet d'audit effectue généralement cela pour votre organisation à but non lucratif.

Les raisons courantes pour lesquelles vous pourriez effectuer un audit à but non lucratif sont d'améliorer la situation financière, la transparence, la responsabilité et les pratiques de comptabilité de votre organisme de bienfaisance. En bref, cela vous aide à garder une trace de vos dons et de vos dépenses et garantit qu'il n'y a pas de faute professionnelle à huis clos.

Les donateurs doivent faire confiance à une organisation avant de faire un don ponctuel ou un financement récurrent, et un audit indépendant leur apporte cette assurance dont ils ont tant besoin.

Cependant, tous les audits à but non lucratif ne sont pas volontaires.

Il existe quelques situations où votre organisation à but non lucratif peut être tenue de procéder à un audit. Par exemple, votre État peut imposer des exigences d'audit si vos revenus et vos dépenses dépassent un certain seuil. Et certaines subventions à but non lucratif nécessitent un audit satisfaisant avant que votre organisation à but non lucratif puisse recevoir un financement.

Termes d'audit à but non lucratif à connaître

Avant d'aller trop loin dans l'audit, revenons sur la même longueur d'onde à propos de quelques termes d'audit courants. Vous verrez (ou entendrez) probablement ces termes utilisés lors du choix et de la collaboration avec un auditeur, il est donc préférable de se préparer avant de subir un examen financier :

• Statuts : À but non lucratif les statuts (également appelés statuts) expliquent le fonctionnement de votre organisation à but non lucratif. Il s'agit d'un ensemble de règles, de processus, de lignes directrices et de clauses.
• Rapprocher : Rapprocher signifie établir un accord entre différentes sources d'information, telles que des transactions bancaires avec un état financier.
• Contrôles internes : les contrôles internes sont des politiques et des procédures visant à garantir la fiabilité et la cohérence des états financiers, telles que les observations d'inventaire, les systèmes de contrôle des mots de passe et les logiciels de comptabilité.
• Demande de proposition (RFP) : Une RFP est un document que vous envoyez à des auditeurs et cabinets potentiels pour déterminer la bonne personne pour votre organisme de bienfaisance.
• Fourni par le client (PBC) : Un PBC est une liste que les auditeurs envoient à votre organisation pour demander l'accès à certains documents et informations.
• Prises de position : Les prises de position sont des règles établies par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et le Governmental Accounting Standards Board (GASB) qui déterminent les règles de reporting et de divulgation externes.
• Principes comptables généralement reconnus ( PCGR ) : Les PCGR comprennent des règles pour déterminer les coûts, les revenus, l'appariement et la divulgation.
• Certified Public Accountant ( CPA ): Un CPA est une personne titulaire d'une licence pour fournir des services de comptabilité au public.
• Sans réserve : Sans réserve est une opinion d'audit selon laquelle vos états financiers sont conformes aux PCGR.

Ce n'est pas un glossaire complet des termes d'audit et de comptabilité, mais c'est un bon point de départ. La terminologie est essentielle en comptabilité, alors n'ayez pas peur de vérifier un terme si vous n'êtes pas sûr de sa signification. En cas de doute, consultez-le.

5 types d'audits à but non lucratif

Vous avez quelques options pour obtenir un audit indépendant pour votre organisation à but non lucratif. Nous allons passer en revue les différents types :

1. Audit interne

Les audits internes valent mieux que rien, mais n'augmentent pas nécessairement la transparence et la responsabilité publiques, car une équipe interne pourrait être à l'origine du problème.

Cependant, les audits internes peuvent être un moyen efficace pour votre organisation d'identifier les opportunités d'amélioration. Vous pourriez trouver de meilleures façons de faire vos rapports financiers ou d'identifier des économies de coûts intéressantes. Un audit interne est une occasion de prendre du recul, d'avoir une vue d'ensemble et d'examiner l'historique et la trajectoire de votre organisation à but non lucratif.

L'équipe de développement de votre organisation désigne un comité d'audit pour effectuer des audits internes.

2. Audit externe

Les audits externes sont généralement l'option d'audit la plus fiable pour les organisations à but non lucratif. Les auditeurs ou les cabinets d'audit examineront vos états financiers, vos contrôles internes et vos meilleures pratiques pour trouver des domaines à améliorer.

Avoir le point de vue d'un tiers (une personne payée pour faire l'audit) signifie que vous recevrez des conseils objectifs d'une personne moins susceptible d'être affectée par les relations ou les émotions. Ils vous fourniront des recommandations pratiques et vous feront savoir quand vous devez changer une certaine pratique.

3. Audit de conformité

Les audits de conformité examinent l'obéissance de votre organisation aux lois fédérales, étatiques et locales. Il s'agit moins d'un audit financier (cependant, cela inclut normalement cela dans une certaine mesure) que d'un contrôle des exigences de conformité et du respect des règlements établis.

4. Audit financier

Les audits financiers examinent principalement les états financiers de votre organisation à but non lucratif pour trouver des opportunités d'amélioration. L'auditeur peut suggérer des moyens de réduire les coûts ou recommander de modifier certains contrôles internes.

Par exemple, les utilisateurs de votre logiciel de comptabilité peuvent ne pas suivre les meilleures pratiques en matière de mot de passe, ou les privilèges d'accès peuvent être trop lâches dans votre organisation.

5. Audit opérationnel

Les audits opérationnels examinent les systèmes de votre organisation à but non lucratif pour trouver des failles et des opportunités. Voici quelques fonctions que les auditeurs examineront généralement :

• Ressources humaines
• Informatique
• Systèmes d'exploitation
• Matériel
• Logiciel
• Productivité

Les auditeurs feront des recommandations pour augmenter l'efficacité de votre organisation et vous aider à atteindre vos objectifs financiers.

Pourquoi les audits à but non lucratif sont-ils importants ?

Vous n'avez pas l'obligation légale d'auditer votre association ? Bien que ce soit bien, vous voudrez peut-être toujours envisager d'en faire un. Les audits offrent des avantages bien au-delà de la conformité et des cases à cocher.

Voici quelques raisons d'auditer votre organisation à but non lucratif :

• Assurer la responsabilisation : des audits réguliers encouragent les meilleures pratiques et une responsabilisation continue. Les personnes responsables de vos finances et de vos opérations commerciales savent qu'elles ont la responsabilité de rester au courant des choses et d'être honnêtes.
• Améliorez la transparence des organisations à but non lucratif : les donateurs, les investisseurs, les prêteurs et les partenaires veulent faire confiance à votre organisation à but non lucratif. Auditer votre organisation permet de prouver sa légitimité et sa fiabilité.
• Identifiez les opportunités : les audits vous permettent de prendre du recul par rapport aux détails quotidiens et de trouver des options pour améliorer vos opérations et votre santé financière.
• Qualifiez-vous pour les subventions : certains bailleurs de fonds exigent des audits pour s'assurer que votre organisation à but non lucratif est digne de confiance, légale et avisée financièrement.
• Conformez-vous aux lois locales : certains gouvernements d'État et locaux exigent que votre organisation effectue un audit financier si vos revenus ou vos dépenses dépassent un certain seuil.

Bien que les audits ponctuels soient un bon début, adoptez une cadence régulière avec des audits annuels. Essayez de les faire à la fin de l'année avant de soumettre vos déclarations de revenus.

Le processus d'audit à but non lucratif expliqué

Le processus d'audit peut différer légèrement en fonction de votre auditeur, mais voici un aperçu de ce à quoi le processus a tendance à ressembler :

1. Demande de proposition : envoyez une demande de propositions aux auditeurs et aux cabinets d'audit pour comprendre leurs coûts, leur disponibilité et leur calendrier.
2. Rencontre initiale : Rencontrez votre auditeur pour discuter des attentes, des éléments importants et des échéanciers. Votre auditeur listera les fichiers, les documents et le personnel auxquels il aura besoin d'accéder pour démarrer l'audit.
3. Rassemblement des éléments : Rassemblez les états financiers requis et les personnes avec lesquelles votre vérificateur devra parler au cours de son audit. Vérifiez les noms d'utilisateur et les mots de passe pour vous assurer que votre auditeur peut accéder à vos systèmes et logiciels de comptabilité.
4. Le travail sur le terrain commence : donnez à l'auditeur la possibilité d'enquêter sur votre organisation, d'examiner les documents clés et de parler avec le personnel.
5. Résultats et recommandations : demandez à votre auditeur de compiler ses conclusions et ses recommandations dans un rapport d'audit à présenter à votre organisation.
6. Action : Agir immédiatement sur les recommandations de l'auditeur.

Comment choisir le bon auditeur pour votre organisation à but non lucratif

L'auditeur que vous choisirez aura un impact important sur la qualité et l'actionnabilité de votre audit. Faites donc preuve de diligence raisonnable lorsque vous en choisissez un - concentrez-vous sur la recherche de la bonne entreprise pour répondre à votre cas d'utilisation.

Voici quelques éléments que vous voudrez examiner :

• Frais : Renseignez-vous sur les coûts prévus et assurez-vous qu'ils correspondent à votre budget.
• Échéancier : confirmez que l'horaire de l'auditeur peut tenir compte de votre échéancier et de votre disponibilité.
• Expertise : Examinez les antécédents de l'auditeur pour vous assurer qu'il a de l'expérience et des connaissances de travail avec des organisations à but non lucratif et des œuvres caritatives exonérées d'impôt.
• Relations : Déterminez si vous pouvez établir une ligne de communication ouverte avec votre auditeur. Si vous pensez que la relation ne vous convient pas, passez à un autre candidat. Vous n'avez pas besoin d'être les meilleurs amis, mais vous devriez pouvoir avoir des conversations positives, franches et respectueuses.
• Références : Demandez une liste d'autres organisations à but non lucratif qui ont travaillé avec le cabinet d'audit. Contactez-les pour en savoir plus sur leurs expériences et voir s'ils recommanderaient les auditeurs.

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