Animez vos réunions avec un logiciel de gestion de réunions

Nous n'en sommes qu'à quelques mois de la nouvelle année, et je l'appelle déjà l'année de l'automatisation.

Entre l'explosion de notre nouvel ami ChatGPT et un logiciel d'intelligence artificielle plus avancé, les organisations cherchent des moyens de réduire les coûts inutiles et de maximiser le temps alloué aux employés pour un travail en profondeur. Et il est logique pourquoi.

Nous optimisons nos flux de travail pour les craintes de récession mondiale et la fluctuation de la demande du marché, en particulier pour les entreprises B2B. Aucun d'entre nous n'est aveugle aux licenciements technologiques qui ont eu lieu en 2022. Et maintenant, nous verrons comment les entreprises peuvent s'adapter à la réduction des ressources et à l'évolution des marchés, tout en donnant un sens à l'évolution constante de la technologie.

Bref, moins de gens font plus de travail. L'une des façons dont les organisations avant-gardistes s'adapteront consiste à s'appuyer sur l'arsenal croissant de l'IA.

Dans de nombreux cas, les outils d'automatisation deviennent non seulement un luxe, mais une nécessité. Lorsque vous vous connectez avec vos coéquipiers, vous devez vous attendre à voir un virage vers l'automatisation dans tous les secteurs, en particulier dans la gestion des réunions.

La connexion dans un monde post-pandémique qui a largement déplacé la main-d'œuvre vers le travail mondial, à distance et hybride continuera de s'appuyer sur les logiciels de visioconférence.

Ce que les entreprises utilisent parallèlement aux outils de conférence mondiaux aura un impact significatif sur la manière dont les employés économisent du temps et de l'argent et atténuent les facteurs de stress quotidiens. Et l'un des domaines que les organisations cherchent à rationaliser plus que jamais est celui des réunions.

Les réunions font déjà l'objet de vifs débats - que vous trouviez de la valeur pour votre organisation ou que vous soyez heureux sans une autre réunion en face à face. Aimez-les ou détestez-les, les réunions sont là pour rester (elles pourraient juste commencer à être très différentes).

Au niveau de base, les réunions sont l'endroit où vous vous connectez, collaborez et rassemblez souvent diverses idées pour développer des solutions et des plans innovants. Ce que le logiciel de gestion de réunion continue de résoudre, c'est comment nettoyer vos réunions existantes, qu'il s'agisse de la façon dont vous préparez, exécutez ou suivez.

Le logiciel de gestion de réunion continue de s'améliorer chaque année, avec une technologie plus intelligente, une adoption plus large et une main-d'œuvre mondiale à distance nécessitant une préparation et des résumés de réunion plus rapides. Il n'est pas étonnant que les outils numériques de gestion des réunions soient une tendance à surveiller. Examinons pourquoi.

Les mauvaises réunions coûtent des milliards aux entreprises

Le coût de l'organisation de mauvaises réunions est énorme. Un rapport sur l'état des réunions de 2019 a révélé que des réunions mal organisées coûtaient aux organisations 399 milliards de dollars rien qu'aux États-Unis. La même année, 73 milliards de dollars ont été gaspillés en Allemagne, 58 milliards de dollars au Royaume-Uni et 33 milliards de dollars en Suisse, le tout à cause de mauvaises réunions.

Il est facile de dire que les « mauvaises » réunions sont coûteuses, mais où les réunions affectent-elles spécifiquement les résultats des organisations ? Principalement dans les coûts de main-d'œuvre - le phénomène courant connu sous le nom de "fatigue de réunion" peut être attribué au fait que les travailleurs ont besoin de temps pour se remettre de ceux qui sont frustrants.

Dans le pire des cas, des réunions en cours et mal gérées peuvent réduire la productivité globale de l'entreprise et irriter les employés, en particulier ceux qui occupent des postes de direction qui peuvent passer jusqu'à 23 heures par semaine en réunion, provoquant une insatisfaction au travail qui peut contribuer à un roulement coûteux.

Comment un logiciel de gestion de réunion combat les mauvaises réunions

Vous n'êtes pas seul si vous vous êtes déjà plaint d'une réunion inutile ou d'une réunion qui a duré longtemps. Le passage à l'automatisation des réunions via un logiciel de réunion combattra directement les plaintes de réunion les plus courantes.

• Les réunions sont trop longues et improductives. Cette plainte est le cœur du logiciel de réunion de la douleur vise à résoudre. Un logiciel de gestion de réunion solide surveille l'heure de l'ordre du jour global, l'heure de chaque point de l'ordre du jour et l'heure de chaque orateur.
  En ce qui concerne la productivité, les logiciels de réunion peuvent aider la productivité de votre équipe de plusieurs façons. À tout le moins, votre outil de gestion de réunion dispose d'un moyen simple d'enregistrer les tâches et les décisions en cours de réunion et de suivre les éléments d'action.
• Les réunions ne sont pas bien organisées ou bien planifiées. La plupart, sinon la totalité, des logiciels de gestion de réunion ont un générateur d'agenda qui permet la création de modèles simples, complexes ou personnalisés afin que les équipes puissent ajouter une structure et un plan à leurs réunions.
• Les réunions ne sont pas orientées vers l'action et n'aboutissent pas à des étapes suivantes claires. Le logiciel de réunion réduit les coûts grâce à l'automatisation en stockant de manière intuitive vos enregistrements de réunion. Il est facile d'accéder au résumé ou au procès-verbal de la réunion en cas de besoin, ce qui vous aide à traiter davantage les informations enregistrées.
• Les réunions ne sont pas inclusives et ne permettent pas une participation égale. L'inclusion sur le lieu de travail est vitale, car un manque de diversité et d'inclusion dans les réunions peut entraîner des angles morts coûteux.

Le logiciel de gestion de réunion fournit une plate-forme de réunion virtuelle qui garantit que chacun a la même possibilité de participer, quel que soit son emplacement physique ou sa situation personnelle. Cela favorise l'inclusion et augmente la productivité en minimisant le temps et les efforts consacrés aux déplacements et à la planification.

Avec des fonctionnalités telles que les tableaux blancs virtuels, le partage d'écran et la collaboration en temps réel, le logiciel de gestion de réunion permet aux équipes de travailler ensemble de manière transparente et efficace, quel que soit leur emplacement ou leur fuseau horaire.

Moins de travail de réunion banal, plus de temps pour la stratégie

Sur 182 cadres supérieurs interrogés par Harvard Business Review, 64 % ont déclaré que les réunions se faisaient au détriment d'une réflexion approfondie. C'est une statistique troublante pour les entreprises qui cherchent à s'adapter en permanence grâce à une stratégie approfondie et à long terme.

Pour rester compétitives sur les marchés d'aujourd'hui, les entreprises ont besoin de leurs meilleurs et plus brillants concentrés sur les éléments à grande échelle.

Des tâches telles que la création d'ordres du jour à partir de zéro ou la saisie manuelle des procès-verbaux de réunion prennent du temps et frustrent les employés. Cela conduit à l'insatisfaction au travail, au roulement et au gaspillage des ressources. Ce n'est pas seulement le fastidieux travail de préparation des réunions qui peut être intimidant. Une mauvaise réunion peut entraîner un syndrome de récupération de réunion, ce qui rend difficile pour les employés de se remettre des réunions et de travailler efficacement.

Les réunions doivent éviter les pièges courants : automatiser les tâches si possible, maintenir les réunions sur la bonne voie et ne s'en tenir qu'aux participants pertinents. Pourquoi vos employés structurent-ils manuellement un ordre du jour, résument les notes de réunion et ressaisissent les éléments d'action dans un deuxième emplacement numérique alors qu'une application de gestion de réunion pourrait le faire pour vous en quelques secondes ?

Source : Oeuvre de Ronnie Jensen

Un logiciel de gestion de réunion permet des réunions stratégiques avec un ordre du jour fixe, un calendrier défini, des sujets ciblés et des conférenciers assignés. Les participants savent à quoi s'attendre, ils peuvent donc se préparer à l'avance et approfondir l'ordre du jour au fur et à mesure que la réunion progresse.

Les réunions asynchrones ont déjà lieu et les entreprises doivent s'adapter

COVID-19 nous a montré que les réunions en face à face ne sont plus nécessaires au succès de l'organisation. Les entreprises avant-gardistes, dont beaucoup ont des employés couvrant plusieurs fuseaux horaires, sont passées au travail et aux réunions asynchrones.

Mais en quoi une réunion asynchrone est-elle différente d'un simple chat Teams ?

Dans les réunions asynchrones, les participants consacrent un temps spécifique à l'ensemble du matériel de réunion plutôt qu'à une tâche ouverte. Une réunion asynchrone bien gérée a un objectif, un ordre du jour, un lieu central où les participants peuvent partager leurs réflexions et un processus d'enregistrement des procès-verbaux. Le procès-verbal de la réunion est finalisé et envoyé à la fin de la réunion.

Organiser une telle réunion avec des parties disparates n'est possible qu'avec un logiciel de gestion de réunion pour vous aider.

Source : Velocity Global

Que rechercher dans un logiciel de gestion de réunion ?

Depuis le début des réunions (je ne sais pas, je n'y étais pas, mais je pense qu'elles ont eu lieu dans des grottes préhistoriques), il y a eu un thème de plaintes de réunion.

Certains des griefs de réunion les plus courants incluent les orateurs qui se chevauchent, les longues réunions, l'absence de processus standard de création d'ordre du jour ou de prise de notes, l'absence d'espace centralisé pour stocker les notes ou les procès-verbaux de réunion et une personne qui monopolise la réunion. C'est pourquoi il est essentiel de rechercher les remèdes exacts à ces problèmes de réunion courants lorsque l'on envisage un logiciel de gestion de réunion.

Lorsque vous investissez dans un logiciel de gestion de réunions, vous voulez en avoir pour votre argent. Voici les fonctionnalités clés à avoir sur votre liste de souhaits de gestion de réunion :

• Un constructeur d'agenda ; des points bonus si plusieurs membres de l'équipe peuvent collaborer sur l'ordre du jour
• Un système automatisé pour créer et distribuer des procès-verbaux de réunion
• Un suivi du temps pour les points de l'ordre du jour et les intervenants
• Un système pour mesurer l'efficacité de votre réunion et recueillir les commentaires de votre équipe sur la réunion
• Un système pour organiser les intervenants
• Un système pour enregistrer automatiquement les tâches en réunion
• Un système pour enregistrer automatiquement les décisions en réunion
• Un mécanisme de vote en réunion
• Intégration avec d'autres outils de productivité qui peuvent aider à la gestion des tâches
• Stockage centralisé des documents de réunion
• Possibilité de personnaliser et de modéliser les ordres du jour, les procès-verbaux de réunion, etc.

Bien que cette liste ne soit certainement pas exhaustive, c'est un bon point de départ pour investir dans la technologie de gestion des réunions.

Combien de temps et d'argent pourriez-vous économiser avec un logiciel de gestion de réunion ?

Le temps et l'argent économisés grâce au logiciel de gestion de réunions dépendent des types de réunions que vous organisez, de la taille de votre équipe et de la durée des réunions. Voici un exemple pour calculer le temps et l'argent consacrés aux réunions.

Selon le calculateur HBR, une réunion d'une heure avec huit employés qui gagnent 70k par an coûtera à votre organisation 392 $ par réunion. Rincez et répétez cette réunion plusieurs fois par mois ou même chaque semaine, et vous pouvez voir comment les réunions s'additionnent.

Les dépenses de réunion sont des coûts irrécupérables s'il n'y a pas de structure et de résultats tangibles, et vos employés quittent la réunion en se sentant frustrés et épuisés. Un logiciel de gestion de réunion atténue ces points douloureux, vous évitant l'épuisement professionnel des employés et sapant la productivité.

Dites adieu aux réunions improductives

Alors que les entreprises se tournent vers l'automatisation pour réduire les coûts et rationaliser les processus, l'espace de réunion ne fera pas exception. Avec la tendance actuelle au travail mondial, à distance et hybride, et l'incertitude du marché, les entreprises réduiront les coûts et les ressources là où elles le pourront.

Avec l'une des erreurs les plus coûteuses que les entreprises puissent commettre en étant des réunions improductives, un logiciel de gestion de réunions qui produit des résultats de réunion plus efficaces et exploitables sera une tendance évidente.

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