Qu'est-ce que la gestion des données de référence et pourquoi est-ce important ?

Chaque entreprise prospère grâce aux données. Mais que se passe-t-il si ces données diffèrent d'un système interne à l'autre ?

La capacité à exploiter efficacement les données client, y compris les noms, adresses, e-mails et numéros de compte, est essentielle pour créer une expérience client idéale. Mais lorsque des informations sont acheminées vers votre entreprise à partir de diverses sources, il est inévitable que vos données finissent par devenir obsolètes et commencent à varier d'un ensemble de données à l'autre.

Si elles ne sont pas contrôlées, les données en double et incorrectes ajoutent de la friction à votre expérience client et rendent plus difficile pour vos commerciaux d'engager efficacement vos clients. Cela nuit à la réputation de votre marque et pousse vos clients à se tourner vers vos concurrents pour une expérience plus fluide et personnalisée.

La meilleure façon d'instaurer la confiance dans vos données, quelles que soient les solutions de données que vous utilisez ou le nombre de solutions de données que vous utilisez, consiste à mettre en œuvre une stratégie de gestion des données de référence (MDM). Expliquons ce qu'est la gestion des données de référence, des conseils pour démarrer et maintenir une stratégie MDM efficace, et comment trouver la meilleure solution MDM pour votre équipe.

Qu'est-ce que la gestion des données de référence (MDM) ?

La gestion des données de référence est un processus qui vise à unifier vos données sur différents systèmes.

Vos données seront différentes d'un système à l'autre en fonction du besoin spécifique de chaque point de données, de la manière dont ces données ont été collectées et de la priorité accordée par votre équipe à la maintenance et à la qualité des données . Le respect des meilleures pratiques MDM aidera votre équipe à améliorer la qualité de vos données, facilitera le partage des données et garantira que toutes vos équipes et tous vos systèmes travaillent avec des données fiables.

Le MDM implique généralement deux processus que vous pouvez traiter séparément ou en même temps :

MDM analytique

L'objectif de la gestion analytique des données de base est de fournir des données cohérentes pour les entrepôts de données et les systèmes d'analyse à stocker ou à digérer. En fin de compte, cela améliorera la prise de décision de votre entreprise.

MDM opérationnel

L'objectif de la gestion des données de référence opérationnelles est d'assurer la cohérence des données dans les principaux systèmes d'entreprise, y compris dans les finances, les achats, la paie, les ventes, le marketing ou d'autres outils départementaux. Le MDM opérationnel commence là où vos données sont créées pour la première fois, comme votre CRM ou votre ERP, et connecte ces sources de données principales à d'autres systèmes au sein de votre organisation.

Quelles données devez-vous gérer en tant que données de référence ?

La façon dont vous définissez les données de base, également appelées « document d'or » ou « source unique de vérité », dépend de votre secteur d'activité, de votre type d'entreprise et de vos objectifs. Les détaillants et les entreprises de commerce électronique, par exemple, considèrent généralement les noms, les adresses et les détails du compte des clients comme des données de base, ainsi que les codes de coupon et les prix ou les détails des produits. Une banque, d'autre part, donnera généralement la priorité aux numéros de compte, aux noms de clients et aux produits financiers en tant que données de base.

La clé avec MDM est d'abord de comprendre tous les différents types de données que vous collectez et stockez, et comment ces données informent vos processus métier. Commencez par identifier les données les plus importantes pour votre organisation et adaptez votre stratégie MDM pour protéger ces données.

Pourquoi la qualité des données est-elle si essentielle à la gestion des données de référence ?

L'objectif de la gestion des données de référence est de maintenir des données cohérentes sur l'ensemble de vos systèmes. Si vous ne pouvez pas faire confiance à vos données, vous pourriez contacter les clients de manière inefficace ou incorrecte, ce qui finira par nuire à vos relations avec eux.

La qualité des données est une pierre angulaire de la gestion des données de référence. Vos commerciaux doivent comprendre d'où proviennent les données de votre système, comment leur qualité peut se dégrader et comment les mettre à jour. Si vous ne parvenez pas à préserver la qualité de vos données de base, tous les processus et systèmes en aval s'appuieront sur de mauvaises données, ce qui entraînera des résultats commerciaux indésirables.

Conseils pour maintenir une stratégie MDM efficace

Il est plus facile de mettre en œuvre une stratégie MDM que vous ne le pensez, mais cela nécessitera un effort à l'échelle de l'entreprise pour préserver la qualité de vos données. Lancez votre stratégie MDM en suivant ces conseils :

Alignez les parties prenantes de vos données

Une stratégie MDM efficace nécessite que vous aligniez vos parties prenantes de données dans vos départements, y compris chaque décideur ou cadre travaillant dans vos systèmes de données, pour vous mettre d'accord sur la façon dont vous allez structurer vos données de base et les politiques de mise à jour. Désignez un ou deux coéquipiers pour diriger vos premiers efforts MDM. À partir de là, ils peuvent se coordonner avec d'autres parties prenantes des données pour définir votre stratégie.

Centraliser les données

Naturellement, vos données seront stockées et utilisées sur plusieurs systèmes. Mais il est important de centraliser vos données dans la mesure du possible et de consolider tous les systèmes ou outils redondants. Il est beaucoup plus facile de gérer vos données si elles sont stockées dans moins d'emplacements. De plus, la pratique du MDM dans un cadre plus restreint préparera votre équipe à tout nouvel outil ou système qui pourrait être ajouté ultérieurement.

Lorsque vous vous lancez dans votre parcours MDM, documentez chaque système et outil qui stocke ou utilise vos données. Utilisez cette liste pour identifier les domaines où vous pouvez réduire (sans sacrifier votre qualité de service).

Renforcer la qualité des données

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, la qualité de vos données est essentielle à la gestion des données de référence. Le nettoyage régulier des données est un moyen efficace de préserver la qualité de vos données et de continuer à affiner votre stratégie MDM. Nettoyez vos données existantes avant d'identifier vos données de base et formez régulièrement votre équipe sur les moyens d'améliorer la qualité de vos données.

Implémenter une couche de métadonnées commune

Une couche de métadonnées commune facilitera considérablement le partage ou l'intégration d'informations dans vos systèmes de gestion et d'analyse d'entreprise. La plupart des logiciels de gestion des données de base (nous partageons ci-dessous des conseils pour trouver celui qui convient à vos besoins) faciliteront la mise en œuvre de cette couche de métadonnées.

Focus sur la cybersécurité

Vos données de base comprendront des détails clients sensibles et des informations confidentielles que vous devez protéger. Assurez-vous que vous avez mis en place des mesures de sécurité des données pour protéger les données contre le risque de cyberattaques. Si vous n'avez pas d'expert en cybersécurité dans votre équipe, nous vous recommandons de consulter un professionnel pour comprendre les risques de sécurité potentiels lors de la gestion des données de base et les meilleures pratiques pour les protéger.

Démocratiser l'accès aux données

Vous voulez que tous les membres de votre équipe sachent quand et comment ils doivent gérer vos données clients. Fournissez des ressources de formation et d'assistance telles que des guides pratiques et des vidéos étape par étape qui guident les employés à travers les meilleures pratiques et processus MDM. Les conseils peuvent inclure la façon d'examiner et de mettre à jour les données des clients, les signes indiquant que les données peuvent être de mauvaise qualité et la façon d'utiliser les données pour faciliter leur travail.

Éléments à prendre en compte lors du choix de la bonne solution MDM

Il peut sembler écrasant de mettre en œuvre une stratégie MDM. Mais ne vous inquiétez pas, il existe des logiciels et des outils de gestion de données qui peuvent rendre l'ensemble du processus incroyablement simple et intuitif.

Comme pour tout outil métier, trouver la meilleure solution de gestion des données de référence pour votre équipe dépendra de vos besoins uniques. Combien de systèmes de données votre entreprise utilise-t-elle ? Quelle est la maturité de votre équipe dans sa stratégie data ? Quel est votre objectif pour la mise en place d'une solution MDM ?

Au minimum, nous vous recommandons d'explorer ces fonctionnalités MDM clés lors de l'évaluation de vos options :

Intégration avancée avec les services

L'une des considérations les plus importantes lors de la sélection d'un outil de gestion des données de référence est sans doute les systèmes ou services auxquels vous avez besoin de l'outil MDM pour s'intégrer. Votre solution MDM idéale doit se connecter à tous vos systèmes d'entreprise critiques et à d'autres solutions de maintenance des données, qui peuvent inclure un outil de nettoyage des données.

Capacité à gérer divers domaines sur une seule plate-forme technologique

Certaines solutions MDM sont conçues pour répondre aux besoins d'un domaine unique, tels que la gestion des données client, des données produit ou des données des employés. Cependant, les solutions avancées peuvent gérer plusieurs domaines sur la même plate-forme technologique, éliminant ainsi le besoin d'utiliser plusieurs solutions MDM et rationalisant considérablement l'expérience de votre équipe. Déterminez quelle approche fonctionne le mieux pour votre entreprise.

Déploiements flexibles

C'est là que les choses deviennent techniques. Vous pouvez héberger votre solution MDM sur site, dans le cloud ou un hybride des deux. Si vous préférez une solution cloud, vous pouvez choisir entre Microsoft Azure, Amazon AWS et Google, entre autres. Demandez à votre futur fournisseur de solutions MDM de vous expliquer les avantages de ses options de déploiement.

Provisionnement et mise à l'échelle de l'hébergement cloud

En fonction de votre volume de données et de votre budget potentiel, l'hébergement cloud peut être une solution plus efficace car vous pouvez facilement augmenter ou réduire en fonction de vos besoins. De nombreux fournisseurs de cloud offrent également des fonctionnalités de sécurité qui protègent davantage vos données.

Boostez votre CRM avec des données fiables

La meilleure façon de préserver la qualité de vos données et de prendre des décisions commerciales plus judicieuses consiste à permettre à tous vos utilisateurs de données de comprendre comment prendre en charge votre gestion des données de référence.

La première étape de nettoyage et de balisage de vos données peut prendre un certain temps, mais il s'agit d'un investissement essentiel qui donnera à votre équipe une base solide sur laquelle bâtir.

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