Audit de votre plateforme d'automatisation du marketing : une feuille de route

Les plateformes d'automatisation du marketing (MAP), comme HubSpot , sont censées vous faciliter la vie et vous permettre de concentrer votre temps et votre attention sur d'autres sujets plus urgents. Cependant, s'il n'y a pas de surveillance appropriée des actifs que vous créez dans votre MAP, ils peuvent facilement avoir l'effet inverse. Ce qui était autrefois un contributeur positif à vos processus de marketing, de vente et de service est désormais un obstacle majeur à la gestion et à l'exécution de vos initiatives, ce qui nécessite des conjectures et des heures passées au crible d'anciens actifs juste pour accomplir les tâches les plus simples.

Si ce qui précède ressemble à ce que nous venons de décrire votre journée, vous n'êtes pas seul. Si vous avez laissé votre MAP en arriver là, il est peut-être temps de prendre du recul et de faire quelque chose que personne n'aime faire mais qui est nécessaire à la santé de votre entreprise et, plus important encore, à votre santé mentale : un audit de portail.

Bien que tous les MAP ne soient pas identiques, il existe certaines directives générales que nous recommandons toujours de suivre lors de la prise en charge de ce projet. Un aspect clé et souvent négligé d'avoir un MAP est d'avoir un ou deux intervenants/champions internes qui peuvent être une source de vérité pour le protocole de toute entreprise ou les meilleures pratiques au sein du MAP, en particulier lorsqu'un consultant externe vient auditer et optimiser la plate-forme .

Autorisations

Avant de faire quoi que ce soit, nous vous recommandons de jeter un œil aux autorisations des utilisateurs dans votre MAP. Il s'agit souvent d'une source majeure d'incohérence au sein de la plate-forme, car différentes personnes ont des idées différentes sur la façon dont les choses devraient fonctionner et fonctionner selon les perspectives et les initiatives de leur propre rôle.

Pour gérer cela, interrogez chaque service ou utilisateur et déterminez à quoi ils ont besoin d'accéder et quel niveau d'accès est nécessaire. Réorganisez et documentez ces autorisations afin que chaque membre de votre organisation sache qui a accès à quoi et pourquoi. Adopter cette approche devrait aider à apaiser toute rancune quant à la raison pour laquelle le remaniement des autorisations se produit et à permettre à chacun de mieux comprendre à qui s'adresser lorsqu'il a besoin d'accomplir quelque chose de spécifique. En règle générale, les autorisations de niveau administrateur (super administrateurs dans HubSpot) doivent être réservées à un groupe spécifique d'utilisateurs expérimentés, voire à une seule personne.

Conventions de nommage

Maintenant que les autorisations sont au carré, il est temps de mettre ces utilisateurs sur la même page avec la structure de convention de nommage du MAP. Avant de toucher à l'un des actifs du portail, il est important de décider comment vous classez les différents actifs, comment ils seront liés et quels détails doivent être exprimés à un niveau élevé. Ce qui est défini et décidé ici fera des merveilles pour la future convivialité du MAP et vous permettra de naviguer efficacement et de créer des rapports sur les actifs que vous créez et gérez au sein de la plate-forme.

Bien qu'il n'y ait pas de structure de convention de dénomination spécifique que nous recommandons, vous devez prendre en compte des éléments tels que les campagnes que vous exécutez, le calendrier de ces campagnes et toute connexion tierce que vous pourriez avoir avec votre MAP.

Il est également important de noter qu'il doit s'agir d'une discussion avec les mêmes utilisateurs pour lesquels vous avez géré les autorisations. Fournissez un point de départ basé sur vos connaissances de niveau expert du MAP, mais adaptez-le aux utilisateurs qui construisent/travaillent quotidiennement au sein du MAP. À la fin du processus, vous devriez disposer d'un document que vous pouvez partager avec votre équipe et qui dicte clairement les conventions de dénomination à utiliser dans différents scénarios d'actifs. N'ayez pas peur de mettre à jour au fur et à mesure que votre entreprise évolue et assurez-vous de communiquer ces mises à jour/changements au reste de votre équipe.

À ce stade du projet, vous avez jeté les bases du travail réel qui commencera au sein du MAP. Vous savez qui peut modifier/créer certains actifs et avez déterminé la structure que vous souhaitez mettre en œuvre. En fin de compte, un MAP est destiné à promouvoir, vendre et/ou servir les contacts de votre base de données. Pour cette raison, nous vous recommandons de commencer par comprendre comment ces contacts entrent dans votre base de données afin que vous puissiez suivre le fil d'Ariane de la création aux processus éventuels dans lesquels ils se retrouvent, puis optimiser en cours de route.

Formulaires et pages de destination

Lorsque vous examinez les formulaires actuels de votre MAP, recherchez les redondances ou les formulaires qui ne sont plus utilisés. Appuyez-vous sur des statistiques telles que la dernière soumission du formulaire, le nombre de vues du formulaire et la date de création/dernière mise à jour du formulaire pour déterminer si un formulaire est toujours actif.

Tout en parcourant vos formulaires, documentez les pages de destination auxquelles ils sont attachés - ces pages peuvent-elles être archivées/redirigées ou sont-elles en fait toujours utilisées/nécessaires ? Une fois cette opération terminée, cherchez à consolider la structure de votre formulaire. Utilisez une ligne de pensée en entonnoir pour aligner le contenu/les soumissions dans des compartiments afin de faciliter la maintenance du portail et les processus backend.

L'objectif n'est pas d'avoir un formulaire principal, mais plutôt un regroupement plus facile à gérer (par exemple, si vous organisez des webinaires, créez-vous un nouveau formulaire à chaque fois ? Si oui, envisagez d'avoir un formulaire principal de webinaire). N'oubliez pas d'utiliser également les conventions de dénomination que vous avez décidées plus tôt dans le processus.

Autres points d'entrée de la base de données

Sinon, comment les contacts entrent-ils dans votre base de données ? Y a-t-il des intégrations (comme Salesforce ) en jeu qui doivent être prises en compte ? Si oui, vous souhaiterez documenter et réévaluer les intégrations et vous assurer que tous les mappages et paramètres sont conformes à vos nouvelles conventions de dénomination et processus de segmentation de base de données. Y a-t-il des importations fréquentes effectuées par les utilisateurs ? Si oui, vérifiez certaines des importations et assurez-vous que les données sont correctement nettoyées avant l'importation. Les bons champs sont-ils présents ? Les utilisateurs créent-ils des champs doubles ? Si oui, il peut être judicieux de verrouiller davantage les autorisations ou envisagez de fournir aux utilisateurs un modèle/document de processus d'importation pour les aider à normaliser leurs actions d'importation.

Quelle que soit la façon dont les contacts entrent dans votre base de données, vous devriez maintenant avoir tous les champs, listes, pages et formulaires nécessaires devant vous à cette phase de l'audit. Il est maintenant temps de sortir ce bouton de suppression pour se débarrasser de toutes les propriétés inutiles (assurez-vous de consolider dans les situations de duplication), des listes, des LP et des formulaires. Si vous craignez de supprimer purement et simplement, utilisez des structures de dossiers pour archiver les actifs inutiles afin de les dissimuler et de les oublier, mais vous avez également la possibilité de vous y référer ultérieurement si nécessaire.

Dans la deuxième phase de l'audit, vous examinerez ce qui arrive aux contacts après leur création. Encore une fois, étant donné que la santé de votre base de données et l'expérience de contact doivent être au cœur de votre stratégie MAP, l'examiner du point de vue du parcours d'un contact vous aide à hiérarchiser et à prendre des décisions sur les actifs qui façonnent ce parcours.

Processus promotionnels/Automatisation

Vous rencontrerez probablement des automatisations de messages et de maturation dans la section des formulaires de votre audit (et vous voudrez peut-être même les envisager à ce moment-là également), mais vous voudrez maintenant examiner l'automatisation qui envoie des messages à vos contacts. Les actions que vous pouvez choisir de prendre à cette étape peuvent être :

• Assurez-vous que les critères de départ sont exacts (par exemple, puisque vous avez consolidé des formulaires, devez-vous maintenant également référencer les noms de page ?)
• S'assurer que les e-mails inclus dans l'automatisation sont alignés sur votre voix et votre marque actuelles, car elles pourraient très bien dater d'il y a des années
• S'assurer que les objectifs du flux de travail sont alignés sur votre nouvelle structure et votre nouvelle base de données
• Supprimer ou archiver des automatisations désormais obsolètes
• Réappliquer les conventions de dénomination pour correspondre aux formulaires et aux listes susceptibles de générer leurs inscriptions

Processus opérationnels/Automatisation

Nous séparons les automatisations opérationnelles des automatisations promotionnelles uniquement pour souligner le fait que votre principale préoccupation devrait concerner l'expérience des contacts de votre base de données - tout le reste devrait être secondaire.

Maintenant que vous avez organisé la messagerie de contact ci-dessus, il est temps de porter votre attention sur l'un des plus grands avantages d'un MAP, d'une base de données et de flux opérationnels qui vous aident à automatiser les tâches/notifications et à standardiser/nettoyer vos données.

Ici, vous prendrez en compte une grande partie de ce que vous avez pris en compte avec les flux promotionnels, mais faites également attention à des éléments tels que :

• Les étapes du cycle de vie et quand/comment elles sont définies
• Notation des prospects
• Stratégie d'hygiène de la base de données
• Quelles notifications internes sont en jeu et y a-t-il des lacunes à combler ?

Avec les processus promotionnels et opérationnels, la documentation est primordiale pour la convivialité de votre MAP. Envisagez d'utiliser un outil tel que Lucidchart pour relier l'ensemble du parcours de votre contact afin de vous assurer que vous ne laissez pas de bons prospects mourir, être surpromus ou recevoir le mauvais message. De même, la documentation vous permettra d'identifier et de réduire les coûts pour que vos systèmes fonctionnent de manière optimale et de réduire les coûts, à la fois en termes d'heures passées, ainsi que de vous maintenir sous toutes les limitations de système ou d'abonnement que vous pourriez avoir.

Le MAP de chaque entreprise est différent, ce qui signifie que chaque audit sera également différent. Les pratiques décrites ici constituent une feuille de route de départ solide pour vous assurer que vous touchez les grands domaines, mais assurez-vous de les personnaliser en fonction de vos besoins et priorités spécifiques. De plus, gardez à l'esprit que les plateformes d'automatisation du marketing ne se limitent pas aux domaines mentionnés ci-dessus ; votre audit peut également s'étendre à d'autres domaines/outils. En fait, c'est probable.

Comme dernier conseil, si votre MAP est devenu ingérable, envisagez de passer un contrat avec un partenaire comme Kuno Creative pour vous aider à démêler tout enchevêtrement numérique et à remettre votre plateforme sur les rails. S'appuyer sur l'expérience acquise sur plusieurs plates-formes et industries est une mise à niveau inestimable des connaissances et des compétences de votre équipe et peut accélérer votre chronologie vers la plate-forme zen !

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