Comment gérer une équipe à distance efficace

La gestion efficace d'une équipe de travail à distance est une courbe d'apprentissage pour toute entreprise quittant le travail sur site ou au bureau.

Chez Exposure Ninja, nous gérons notre équipe à 100% à distance et ce depuis plus de sept ans. Pas pour faire exploser nos propres trompettes, mais nous aimons nous considérer comme une équipe virtuelle incroyablement efficace et efficiente. Cela ne veut pas dire que nous n'avons pas rencontré quelques bosses sur la route en cours de route.

Bien que la gestion d'une équipe virtuelle puisse sembler intimidante au début, cela peut être une bénédiction déguisée. Passer votre entreprise à une configuration de travail à distance vous pousse à améliorer vos processus, à être plus clair sur ce que vous attendez des membres de votre équipe et à rendre votre entreprise plus légère.

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Défis liés à la gestion d'une équipe à distance

Vous allez rencontrer de nouveaux défis lors du déplacement de votre équipe vers un lieu de travail virtuel, mais ce qui est important, c'est la façon dont vous les gérez. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes de travail à distance :

• Ne pas avoir les bons outils pour travailler à distance
• Méthodes de communication désorganisées ou inadéquates
• Manque de responsabilité et de clarté sur les responsabilités
• Limites sur les heures de travail et respect du temps de chacun
• Horaires de travail décousus
• Difficulté à suivre le travail, la productivité et la performance
• Problèmes pour identifier quand le personnel est stressé ou surchargé
• Sentiment d'isolement et manque de cohésion d'équipe

Nous avons essayé et testé différentes approches pour gérer ces défis. Certains ont échoué, mais d'autres ont réussi. Dans notre formation Remote Working Revolution, nous vous expliquons nos succès et nos échecs, afin que vous puissiez éviter de commettre nos erreurs et passer directement à la mise en œuvre des bonnes choses.

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Comment s'assurer que votre équipe à distance est gérée efficacement

Gérer une équipe à distance ne doit pas être un casse-tête. Avec les bons processus en place, vous pouvez établir une opération en ligne fluide qui vous fera vous demander pourquoi vous n'êtes pas allé à distance auparavant.

1. Définissez des attentes et des heures de travail claires

Quand vous vous attendez à ce que votre équipe travaille et sur quoi vous vous attendez à ce qu'elle travaille lors du passage au travail à distance est une considération importante. Remettre à votre personnel un ordinateur portable et le renvoyer chez lui sans aucune explication entraînera des heures de travail incohérentes et un travail inégal.

Bien que le travail à distance puisse être flexible, il est important de gérer la flexibilité que vous accordez à ce temps. Définissez les attentes en matière d'heures de travail avec votre équipe par le biais de conversations individuelles, de contrats mis à jour ou d'un accord écrit pour le travail à domicile. Chaque membre de l'équipe doit être clair sur les heures de travail prévues.

Chez Exposure Ninja, nous profitons des horaires de travail flexibles en permettant à un grand nombre de nos employés de travailler de manière flexible à condition qu'ils travaillent toujours au moins quatre heures par jour, du lundi au vendredi, de 9 à 5 au Royaume-Uni. Avec les rôles en contact direct avec le client, il y a moins de flexibilité, mais nous permettrons toujours à notre équipe de gérer ses temps de pause et offrirons la possibilité de travailler de huit à quatre ou de dix à six à la place.

2. Établissez une étiquette de communication claire et des horaires de réunion

Votre équipe va-t-elle communiquer uniquement par e-mail et WhatsApp ? (J'espère que non !) Quels outils doivent-ils utiliser pour communiquer ? Comment se dérouleront les réunions ? Où et quand? Ce ne sont que quelques-unes des premières questions que les entreprises se posent sur les communications de travail à distance.

Voici ce que nous recommandons :

• Utilisez Slack pour toutes les communications internes. Slack est un outil de messagerie instantanée qui peut être installé sur ordinateur et mobile pour permettre aux membres de l'équipe de communiquer rapidement et efficacement.
• Utilisez Google Agenda pour planifier des réunions. Tous les membres de l'équipe doivent utiliser le même système de calendrier pour éviter que les gens ne prennent des rendez-vous en double ou n'écrivent tout dans leur agenda papier et stylo.
• Planifiez des réunions à l'avance et ne prévoyez que le temps dont vous avez besoin. Créez des ordres du jour de réunion clairs et affectez un président de réunion pour diriger la discussion et faire avancer la réunion si nécessaire.
• Utilisez Google Hangouts pour les réunions. Google Hangouts est un outil de visioconférence gratuit. Lorsque vous planifiez une réunion dans Google Agenda, un lien vers Google Hangout lui est automatiquement attribué. Cliquez simplement sur le lien pour rejoindre la réunion.
• Donnez à votre équipe des conseils sur la façon de communiquer efficacement avec des collègues travaillant à distance. Passer au travail à distance signifie une quantité accrue de messages en ligne et beaucoup moins d'interactions en face à face. Comme vous ne pouvez pas vous fier à votre langage corporel et à votre ton de voix dans les messages écrits, il est important que les membres de l'équipe sachent comment écrire efficacement à leurs collègues.

3. Utilisez les bons outils

Des équipes distantes efficaces disposent des bons outils. Bien que les outils de communication mentionnés ci-dessus soient la première étape, il est également nécessaire d'avoir les bons outils pour gérer d'autres aspects des opérations de votre entreprise.

Voici les outils clés que nous recommandons chez Exposure Ninja :

• Travail d'équipe* — Outil de gestion de projets et de tâches pour suivre et attribuer des tâches et des projets.
• Hubstaff* — Outil de suivi du temps pour suivre les heures de travail et les niveaux d'activité.
• Xero — Logiciel de comptabilité pour la paie et la gestion des factures clients.
• Lastpass — Outil de gestion de mot de passe sécurisé.
• Infusionsoft/Keap — CRM de vente. En savoir plus sur les CRM ici.

Tous les outils que nous avons recommandés ici, nous les utilisons nous-mêmes.

4. Mettez les processus en place

Une fois que vous avez trié les logiciels et les outils dont vous avez besoin pour bien gérer votre entreprise, il est temps de mettre en place des processus. Les processus sont l'épine dorsale d'une entreprise gérée à distance et je ne saurais trop insister sur l'importance de processus clairs, efficaces et reproductibles.

Chez Exposure Ninja, nous utilisons Teamwork* pour gérer les tâches. Le travail d'équipe a une fonctionnalité qui vous permet de créer des listes de tâches (comme des listes de contrôle) pour les tâches principales de votre entreprise. Ceux-ci garantissent que le personnel ne manque jamais un battement car il vérifie toujours son travail. Il est également extrêmement utile pour les nouveaux membres de l'équipe qui commencent à travailler à distance, car il leur donne un guide clair étape par étape.

Passer au télétravail ? Les processus ressemblent-ils à un casse-tête ? Notre formation et nos conseils sur la révolution du travail à distance vous guident pas à pas dans la mise en place de processus à distance robustes. Inscrivez-vous pour tous les secrets.

5. Rendre les gens responsables et responsables

Comme dans toute entreprise, les plus performantes sont celles où les membres de l'équipe ont des responsabilités claires et sont responsables de certaines tâches ou processus. La nature de ces personnes et leur capacité à gérer les processus dont elles sont responsables font partie intégrante du bon fonctionnement d'une entreprise à distance.

Si votre entreprise va avoir besoin de nouveaux processus pour fonctionner à distance, faites en sorte qu'une personne spécifique au sein de votre organisation soit responsable de l'établissement de chacun d'entre eux. Si vous avez une personne qui a un fort esprit opérationnel, cela vaut la peine de lui confier la tâche d'établir des critères et de revoir les processus mis en place.

6. Gérer différents fuseaux horaires

Différents fuseaux horaires peuvent faire des ravages sur une équipe virtuelle qui n'y est pas préparée. Bien qu'il puisse être moins coûteux d'externaliser certaines tâches à des équipes basées dans d'autres pays, si votre clientèle principale se trouve au Royaume-Uni ou aux États-Unis, vous aurez également besoin de personnel disponible dans ces fuseaux horaires. L'autre considération est le moment où vos employés doivent interagir les uns avec les autres et s'assurer qu'il y a un croisement entre leurs horaires de travail.

De nombreuses entreprises distantes prospères, y compris Buffer, ont des équipes basées dans différents endroits et fuseaux horaires, tout comme Exposure Ninja. Sur le plan positif, votre entreprise peut être disponible pour répondre plus fréquemment à vos clients. Assurez-vous de mettre en place des horaires de travail clairs et de vérifier que ces horaires s'alignent entre collègues.

7. Comprendre quand les employés ont besoin d'assistance à distance

Un employé passe devant votre bureau, avec un retard inhabituel de 20 minutes au travail et avec un froncement de sourcils gravé sur son front. Vous leur demandez si tout va bien, et ils semblent étouffer des larmes. Il est facile de repérer quand un employé a besoin d'aide dans un lieu de travail physique où vous avez des interactions en face à face.

Lorsque votre équipe travaille à distance, vous ne voyez pas ces mêmes signaux. Mais il y a des signaux. Faites attention aux changements de comportement, aux heures de travail impairs, aux tâches manquées et assurez-vous de demander directement aussi.

8. Planifiez des rattrapages 1:1 réguliers

Des entretiens individuels réguliers garantissent que votre équipe est sur la bonne voie avec ses tâches. Cela leur donnera la direction dont ils ont besoin et vous donnera la tranquillité d'esprit en sachant que des progrès sont en cours. Les rattrapages sont inestimables pour maintenir le lien entre les managers et les employés et gérer efficacement une équipe à distance.

9. Ajouter des activités sociales

Ce n'est pas parce que votre équipe est virtuelle que le côté social du travail doit être laissé de côté. Remplacez les discussions dans la salle du personnel et les boissons après le travail par des chaînes Slack et des groupes d'intérêt. Chez Exposure Ninja, nous avons une chaîne Watercooler où notre équipe discute de toutes sortes ainsi que des clubs de lecture, des ligues de football fantastiques et plus encore.

Évitez la tentation d'emballer votre personnel avec leurs ordinateurs portables et de croiser les doigts. Cela ne mènera qu'à un seul résultat : un désastre. Suivez nos étapes ci-dessus et suivez notre formation sur la révolution du travail à distance ou réservez une consultation sur le travail à distance avec notre équipe d'experts pour protéger l'avenir de votre entreprise.

*Certains liens dans cet article sont des liens d'affiliation dont Exposure Ninja reçoit une commission pour la promotion (ces liens ne sont pas sponsorisés). Exposure Ninja ne fait la promotion que des services que nous utilisons déjà dans notre pile marketing