Comment maintenir une stratégie de gestion de projet organisée ?

La gestion de projet est un processus en plusieurs étapes essentiel à la planification et à l'organisation des ressources de l'entreprise pour accomplir une tâche spécifique. Pour certains, c'est projet par projet. Alors que pour d'autres entreprises, la gestion de projet est déjà ancrée dans la culture opérationnelle. Dans le passé, nous n'entendions parler de gestion de projet que lorsqu'il s'agissait de projets informatiques, d'ingénierie ou de construction. Mais puisque le concept est maintenant applicable à n'importe quelle industrie, les principes sont à peu près les mêmes - c'est-à-dire la définition des objectifs, l'identification des composants, l'attribution des tâches et la surveillance du contrôle de la qualité.

Chaque projet implique de nombreuses pièces mobiles. Peut-être celui qui a un rôle essentiel est le chef de projet. Il est chargé de la prise de décision et du pouvoir de tout superviser pour atteindre le résultat souhaité. Pour lui, le succès du projet dépend de la façon dont il s'assure que l'équipe suit les étapes et les processus suggérés tout au long du cycle de vie prévu. Mais le scénario idéal est toujours plus facile à dire qu'à faire. L'avantage de la gestion de projet aujourd'hui est la disponibilité d'outils et de ressources modernes alimentés par une technologie numérique innovante.

Les outils de gestion de projet modernes facilitent-ils le travail des managers ?

On ne peut pas parler de gestion de projet sans évoquer le rôle joué par la technologie. Il serait inutile de s'engager dans un projet si votre équipe ne maximise pas les outils tels que les logiciels de gestion de projet. Quelle que soit la taille du projet ou le nombre de personnes impliquées, l'utilisation d'un logiciel permet de planifier, d'organiser, de déployer et de surveiller les tâches plus efficacement. Mais toutes les plates-formes ou tous les outils ne répondent pas aux défis auxquels sont confrontés les chefs de projet, en raison des exigences uniques de leur secteur ou de la complexité du projet.

Il est essentiel de garder à l'esprit d'utiliser le meilleur logiciel de gestion de projet. Par exemple, des projets simples pourraient bien fonctionner avec un outil doté de capacités de base. Et si vous voulez les meilleures fonctionnalités offertes par une plateforme de gestion de projet, il est essentiel de comparer des fonctionnalités robustes et d'envisager la variante idéale qui répond à vos besoins.

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La bonne façon d'aborder la sélection d'outils et de technologies

Le choix des outils, notamment technologiques, n'est pas une décision facile pour les chefs de projet. En fin de compte, vous voulez que ces outils soient des atouts précieux et non un obstacle à la productivité. Bien sûr, le coût compte également car la majorité des outils d'entreprise ne sont pas gratuits.

En matière de gestion de projet, la mise en œuvre d'outils et de technologies doit être une décision axée sur un objectif. Il n'existe pas de solution ou de plate-forme unique. Que souhaitez-vous obtenir en obligeant votre équipe à utiliser un outil particulier ? Quelles sont vos priorités dans la sélection des fonctionnalités du logiciel de gestion de projet ? Une fois que vous en avez un à votre disposition, il est également essentiel de reconnaître que la technologie n'est qu'un facteur parmi d'autres qui aura un impact sur la réussite du projet. Les chefs de projet doivent encore tirer parti des techniques et des stratégies qui garantissent l'efficacité et la productivité.

Dans cet esprit, discutons de conseils utiles pour guider les chefs de projet à rester organisés et à maîtriser tous les problèmes rencontrés au cours du projet.

Définir les priorités et les objectifs du projet

Avant que votre équipe ne commence à travailler sur le projet, la première étape consiste à au moins avoir un plan de priorités spécifiques. La réalisation d'un projet doit être un processus avec des phases et des étapes que vous pouvez décomposer en tâches concrètes. L'établissement de priorités vous aidera, vous et votre équipe, à vous adapter aux attentes du projet. La liste des priorités deviendra également la base de vos critères de suivi et de contrôle qualité. En un mot, la hiérarchisation des tâches dans un certain ordre donnera à l'équipe une approche axée sur les objectifs de leur production quotidienne.

Définir les délais et le calendrier de réalisation

Chaque tâche, aussi petite soit-elle, doit avoir un délai. Un chef d'équipe bien organisé maintient un horaire serré afin de motiver chaque membre à ne pas prendre de retard. Bien sûr, le scénario idéal est de respecter le délai fixé. Mais en cas de retard, les managers doivent également rester flexibles et trouver un nouveau plan de cours pour tenir compte des éventuels changements et ajustements du délai cible.

Bien que le respect d'un calendrier strict puisse sembler intimidant pour certains, il s'agit d'un aspect essentiel du contrôle de la qualité. Ne laissez aucun membre de l'équipe vous dire le contraire.

Définition des jalons du projet

Quelle est la différence entre un jalon et un objectif ? Un jalon fait référence à un événement spécifique qui marque l'achèvement d'une étape ou d'une phase spécifique du projet. Un jalon est essentiel car il donne au manager et à l'équipe une vue détaillée des événements clés qui feront avancer le projet à l'étape suivante. Pour éviter d'être confus sur ce qui est une tâche ordinaire et ce qui est une étape importante, les questions suivantes devraient être votre test.

• L'achèvement dudit événement affectera-t-il de manière significative le résultat final ?
• L'événement est-il important pour déterminer si le projet avance ou non ?
• Implique-t-il la contribution des parties prenantes ?

En général, si vous pensez que l'événement est important, il doit être considéré comme une étape importante du projet. Cela vous permettra de suivre et de cartographier les progrès de l'équipe.

Avoir un ensemble distinct d'objectifs à court et à long terme

Nous avons mentionné précédemment l'importance de prioriser les tâches, ce qui va de pair avec cette recommandation. Si vous définissez clairement les objectifs du projet à court et à long terme, il est plus facile d'identifier les tâches qui viennent en premier. En outre, vous pouvez mieux déléguer lorsque vous avez divisé les livrables du projet en tâches gérables « centrées sur les objectifs ». Ces objectifs doivent également devenir la base du suivi des progrès, en particulier lorsque vous devez contacter ou coacher un membre de l'équipe.

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Communication cohérente

Une communication cohérente est difficile, même pour les chefs de projet les plus expérimentés. Lorsque vous êtes en charge d'une grande équipe, beaucoup de choses peuvent tomber dans les mailles du filet. De plus, faire confiance et comprendre des individus aux personnalités différentes peut entraver la gestion et la gestion des problèmes rencontrés lors du travail sur le projet.

Une communication efficace est aussi un processus. Cela demande un engagement de la part du manager, d'être cohérent en encourageant chaque membre de l'équipe à devenir plus ouvert. Heureusement, il existe de nombreuses façons simples d'y parvenir. Outre les réunions régulières et les séances de coaching individuelles, vous pouvez utiliser des outils tels qu'une application de messagerie, des vidéoconférences et même des e-mails réguliers pour maintenir les lignes de communication ouvertes. De plus, il est de la responsabilité du gestionnaire d'être réceptif aux opinions et aux idées qui pourraient aider à résoudre les problèmes et les préoccupations communs.

L'automatisation simplifie les tâches répétitives

Nous avons mentionné plus tôt que la gestion de projet moderne repose sur la technologie. Mais il y a des moments où les gestionnaires ne parviennent pas à maximiser les avantages de ces outils. Lorsque vous les avez à votre disposition, recherchez des moyens d'automatiser les tâches répétitives. Le logiciel de gestion de projet permet-il de planifier des tâches récurrentes et de les assigner automatiquement ? Que diriez-vous d'un outil qui génère automatiquement des rapports pour des données spécifiques ? Les managers doivent comprendre que faire les choses manuellement ne vous rend pas meilleur dans votre travail. Ces outils sont disponibles précisément parce que vous ne disposez que d'un certain nombre d'heures par jour pour faire avancer les choses.

Déléguer et attribuer

Les chefs de projet n'ont pas besoin de faire tout le gros du travail. Vous pouvez diviser votre équipe en mini-unités affectées à des tâches administratives spécifiques. Bien sûr, il est également essentiel de s'assurer que vous choisissez le bon employé qui peut gérer la tâche assignée. Déléguez en fonction de leurs forces et de leurs compétences de base afin de maximiser le talent ou les compétences inexploitées de chaque membre.

Contrôle de la qualité et suivi des progrès

La dernière sur notre liste de recommandations est l'importance du suivi des progrès grâce au contrôle de la qualité. Les rapports de projet et les analyses vous aideront à déterminer les domaines à améliorer et les opportunités de coaching spécifiques. S'il existe des KPI, l'équipe doit avoir accès à des rapports qui montrent comment ils se situent en termes d'objectifs.

Surmonter les défis communs auxquels sont confrontés les chefs de projet

Maintenant que nous avons discuté des conseils qui aideront les managers à devenir plus organisés et productifs, comment doivent-ils alors surmonter les défis de gestion courants ? C'est une réalité que même ce gestionnaire le plus expérimenté tombera sur des barrages routiers de temps en temps. Ce sont des exemples d'instances incontrôlables qui pourraient entraver l'avancement du projet.

1. Contraintes et problèmes budgétaires : l'argent est toujours une préoccupation essentielle pour les chefs de projet. Lorsque vous êtes contraint de respecter un budget précis, cela peut compliquer la réalisation des tâches et des objectifs. Selon une étude de 2017, 49,5 % des responsables de fabrication considèrent le coût du projet comme le plus grand défi. Pour résoudre ce problème, nous allons revenir à notre recommandation précédente sur l'importance de la planification. Le processus de définition des objectifs et des priorités minimisera au moins les problèmes rencontrés avec les dépassements et les pénuries.
2. Les membres de l'équipe manquent de compétences : votre équipe ne sera aussi bonne que le membre le plus faible. Et le projet dépend fortement des performances individuelles. En tant que chef de projet, vous devrez évaluer objectivement les compétences pour déterminer si vous avez besoin de renforcer votre équipe avec un soutien supplémentaire.

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Derniers mots

En conclusion, un chef de projet bien organisé joue un rôle essentiel dans le succès de l'équipe. Pour les gestionnaires, la tâche à accomplir peut être écrasante et fastidieuse, mais vous n'avez pas besoin d'aborder le projet sans l'aide d'outils et d'une équipe d'employés compétents. Les conseils discutés ici ne comprennent en aucun cas toutes les meilleures pratiques qu'un chef de projet peut employer. Bien que la gestion d'une équipe soit une entreprise très personnelle, le respect de ces principes établis de productivité et d'efficacité garantira des résultats favorables.