Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks pour les petites entreprises ? Guide complet 2022

Un système de gestion des stocks peut vous faire gagner du temps si vous êtes un propriétaire de petite entreprise qui saisit constamment des données sur les produits dans une feuille de calcul ou qui essaie de suivre vos ventes sur papier.

Lisez la suite pour savoir ce qu'est un système de gestion des stocks, si un système de gestion des stocks convient à votre petite entreprise et les fonctionnalités indispensables de tout bon logiciel de gestion des stocks.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?

Un système de gestion des stocks vous aidera dans le processus de supervision de tous les biens de votre entreprise (matières premières, produits finis, etc.) depuis leur première acquisition jusqu'à leur vente. Le système de gestion est là pour le cycle de vie de vos produits. Les systèmes de gestion des stocks peuvent suivre les marchandises d'un endroit à l'autre et vous fournir tous les détails dont vous avez besoin sur ce produit pour gérer efficacement votre entreprise.

Avantages d'un système de gestion des stocks pour les petites entreprises

Les petites entreprises n'ont pas le même coussin que les grandes entreprises lorsqu'il s'agit de pertes de produits/ventes. Lorsqu'une entreprise fonctionne avec de petites marges, disposer d'un système de suivi des stocks peut faire une différence significative dans les bénéfices.

Un système de gestion des stocks permettra aux propriétaires de petites entreprises de :

• Gardez toujours des produits en stock pour ne jamais manquer une vente
• Investissez dans la bonne quantité de produit
• Fournir des informations de livraison précises
• Donner des prix précis
• Identifiez rapidement les dommages, les pertes et les vols de produits
• Gardez une trace des articles retournés et pourquoi
• Anticipez les saisons chargées et ajustez vos habitudes d'achat en conséquence
• Embauchez plus de personnel ou embauchez du personnel temporaire lorsque des commandes importantes doivent être préparées et emballées
• Rotation des stocks si nécessaire
• Identifiez les produits qui se vendent et ceux qui doivent être abandonnés

Types de systèmes de gestion des stocks

Il existe plusieurs systèmes de gestion des stocks qui varient en fonction de la fréquence à laquelle vous comptez les stocks et de la méthode que vous utilisez pour mesurer les niveaux de stock.

Examinons les deux types de systèmes de gestion des stocks les plus courants : périodique et perpétuel.

Gestion des stocks périodiques

La gestion périodique des stocks est un système dans lequel vous comptez physiquement les niveaux de stock une fois par période (mois, trimestre, année, etc.) et comparez ce nombre aux chiffres de vente. En faisant cela au fil du temps, les entreprises vérifient s'il manque des articles ou s'il y a trop d'articles en stock.

Ce type de système de gestion des stocks fonctionne bien pour les petites entreprises avec des niveaux de stock limités et des variations de produits. Tout ce dont vous avez besoin pour la gestion périodique des stocks est quelqu'un pour compter physiquement les articles et suivre les informations dans une feuille de calcul.

Les grandes entreprises, ou les entreprises proposant plusieurs types d'offres de produits, peuvent avoir du mal à faire l'inventaire périodiquement, car il y a tellement de commandes différentes entrant et sortant à un moment donné.

Exemple de gestion des stocks périodiques

Disons que vous possédez une entreprise qui vend des blazers. Les représentants du service client de l'entreprise prennent les commandes, les saisissent dans un système, et les employés de l'entrepôt de l'entreprise sélectionnent, emballent et expédient ces commandes. Étant donné que votre entreprise achète auprès d'un grossiste, vous disposez également de registres sur la quantité de stock qui devrait arriver.

À la fin de chaque mois, les préparateurs comptent physiquement le nombre de blazers dans l'entrepôt. Vous comparez ce nombre aux niveaux de stock que vous avez enregistrés.

S'il y a moins de blazers que ce que vous avez enregistré, quelqu'un a peut-être envoyé un blazer de remplacement mais ne l'a pas enregistré, ou un cueilleur a peut-être accidentellement emballé un blazer supplémentaire sans le vouloir, ou le grossiste n'a pas envoyé suffisamment de stock. .

Plusieurs de ces scénarios auraient pu se produire, mais il est difficile de dire exactement lequel sans des informations détaillées sur chaque commande. C'est pourquoi la gestion périodique des stocks ne fonctionne pas pour tous les types d'entreprises.

Gestion des stocks perpétuels

La gestion des stocks perpétuels est un système dans lequel les niveaux de stock sont mis à jour sur une base transactionnelle. Chaque article a un identifiant (UPC, SKU, etc.) et peut être suivi. Vous pouvez voir exactement où se trouvent les articles à n'importe quelle étape du cycle de vie de la commande, de l'achat aux ventes en passant par les retours.

Les systèmes de gestion des stocks perpétuels donnent aux propriétaires d'entreprise les informations les plus récentes sur les bons de commande, les bons de commande, le stock en rayon, les articles endommagés et les articles retournés. Ce type de système vous donne l'image la plus claire possible de la situation de votre entreprise.

Cependant, les systèmes de gestion des stocks perpétuels peuvent être coûteux et prendre du temps à utiliser, si vous choisissez le mauvais.

Exemple de gestion d'inventaire perpétuel

Disons que vous décidez de mettre en place un système de gestion des stocks perpétuels dans votre entreprise de blazers. Chaque blazer se voit attribuer une étiquette à code-barres. Chaque étiquette est scannée lors de la livraison d'une commande en gros et chaque étiquette est scannée lors de la cueillette, de l'emballage et de l'expédition.

Les représentants du service client gardent une trace des blazers qui sont inclus avec quelles commandes en utilisant les numéros de code-barres associés à chaque blazer.

Avec ce système, vous saurez s'il manque des articles à votre bon de commande, si un blazer spécifique revient en tant que retour, où le retard de livraison d'un client est retenu, etc. Vous pouvez également envoyer l'ID de suivi associé à un blazer aux clients, donc ils peuvent voir où se trouve leur colis en temps réel.

10 fonctionnalités nécessaires dans un système de gestion des stocks

Selon le type d'entreprise que vous dirigez, vous n'aurez peut-être pas besoin de toutes ces fonctionnalités dans votre système de gestion des stocks. Cependant, si vous expédiez quoi que ce soit, vendez dans plusieurs endroits ou gérez tout type de stock en rotation, vous aurez besoin de la plupart des éléments suivants :

1. Impression et numérisation de codes-barres

Les codes-barres sont la clé du suivi et de la vente de toute forme d'inventaire physique. Que vous vendiez des articles dans un emplacement physique ou que vous stockiez des milliers d'articles dans différents entrepôts, chaque article doit être associé à un code-barres.

De bons fournisseurs de systèmes de gestion des stocks vous permettront d'imprimer et de scanner des codes-barres en intégrant le logiciel de l'entreprise à votre propre matériel. De nombreuses sociétés de gestion des stocks proposent également leurs propres imprimantes et scanners d'étiquettes à codes-barres que les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser.

2. Mises à jour de l'inventaire en temps réel

Dès qu'une commande est préparée, emballée et envoyée pour livraison, et chaque fois que des articles arrivent, vos niveaux de stock doivent automatiquement être mis à jour pour refléter cela. Les articles doivent être réservés chaque fois qu'un achat est effectué.

Votre inventaire doit également afficher les changements de niveau de stock individuels, même si les articles sont regroupés dans le cadre d'une commande client plus importante.

3. Prise en charge de la vente multicanal

Si vous vendez des articles sur des marchés comme Amazon ou Walmart, décidez de rendre vos publications Instagram achetables, commencez à vendre sur TikTok avec un profil d'entreprise TikTok, ou vendez en ligne et en personne, votre système de gestion des stocks doit prendre en charge la vente multicanal.

Lorsque vous vendez sur différents canaux, vous devez vous assurer que chaque article de chaque endroit est comptabilisé, sinon vous risquez de vendre des stocks que vous n'avez même pas. Les rapports de vente multicanaux peuvent également vous donner un aperçu des performances de vos articles et vous concentrer sur l'amélioration des ventes sur ces plates-formes.

4. Gestion des stocks dans les entrepôts

Si vos articles sont conservés dans différents entrepôts, il devrait être facile de visualiser, de transférer et de regrouper les produits d'un emplacement à l'autre. Vous pouvez également tirer parti des rapports sur les emplacements des acheteurs pour déterminer quels produits doivent être conservés à quel endroit.

5. Comptabilité intégrée

Vos niveaux de stocks sont intimement liés à vos chiffres de vente. Le fait d'avoir les deux dans un seul logiciel vous permettra de visualiser plus facilement (et moins cher) les informations financières relatives aux coûts des matériaux, aux chiffres de vente au fil du temps, aux retours, aux pertes de produits, etc.

6. Commande d'achat

De nombreuses entreprises dépendent des achats auprès d'autres fournisseurs tels que des grossistes ou des fournisseurs de matières premières pour vendre leurs propres produits. Un bon système de gestion des stocks facilite la gestion de différents fournisseurs, la création de bons de commande à l'aide de modèles personnalisables et même l'envoi automatique de bons de commande lorsque le stock est faible.

7. Suivi des stocks

Vous et vos clients souhaitez obtenir les informations les plus récentes sur l'emplacement des produits et sur le temps d'attente de livraison. Un bon système de gestion des stocks vous permettra de générer des codes de suivi des stocks, que vous pourrez envoyer avec les reçus des clients afin qu'ils puissent suivre eux-mêmes leurs colis.

Pour les propriétaires de restaurants et de cafés, le suivi des stocks alimentaires est un élément clé de la gestion des stocks des restaurants. Avec une bonne gestion des stocks de denrées périssables, vous pouvez réduire les coûts et réduire les déchets.

8. Alertes et prévisions d'inventaire

De nombreux systèmes de gestion des stocks vous enverront des alertes de stock quotidiennes et des alertes de stock faible automatisées, et peuvent générer automatiquement un nouveau bon de commande lorsqu'un article est en dessous d'un certain seuil de stock. Certains systèmes mettront automatiquement à jour les catalogues de produits en ligne pour répertorier les articles en rupture de stock ou indisponibles.

Au fil du temps, votre système de gestion des stocks devrait être en mesure d'analyser votre activité de vente pour vous dire quand vous attendre à un afflux de commandes et si votre entreprise a une « saison creuse ». Grâce à ces informations, vous pouvez conserver les bons niveaux de stock et éviter tout problème de trésorerie tout au long de l'année.

9. Capacités du point de vente

Si vous vendez des articles dans un magasin, vous aurez besoin d'un système de point de vente (POS) pour vérifier les clients. Avec une solution tout-en-un de gestion des stocks et de point de vente, chaque fois que vous vendez un article en magasin ou lors d'un événement, votre inventaire (et votre site Web de commerce électronique, si vous en avez un) sera mis à jour. Vous pouvez également permettre à vos clients d'acheter des articles que vous n'avez pas sous la main, avec l'option de ramassage et de livraison.

Idéalement, votre système de point de vente est adapté aux mobiles, vous pouvez donc vendre dans des boutiques éphémères, des salons professionnels, des événements spéciaux, des marchés, etc. Lisez notre article sur les meilleurs systèmes de point de vente mobiles pour une variété de types d'entreprises à développer en déplacement .

10. Intégrations tierces

Les entreprises qui réussissent se débrouillent rarement sans utiliser plusieurs outils différents pour gérer une présence en ligne et hors ligne, payer les employés, faire l'inventaire et offrir un service client.

Un bon système de gestion des stocks s'intégrera bien à une plate-forme de commerce électronique, un logiciel de comptabilité, des systèmes de paie, des processeurs de paiement, des outils de gestion des expéditions et tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise.

Choisissez un logiciel de gestion des stocks si…

Toutes les entreprises n'auront pas besoin d'un logiciel de gestion des stocks spécifique. Les petites entreprises peuvent se débrouiller avec l'ancienne approche papier-crayon ou avec une simple feuille de calcul.

Cependant, vous devriez vous procurer un logiciel de gestion des stocks si :

• Votre entreprise vend plus que quelques produits ou vend des produits avec plusieurs variantes.
• Les retours sont plus fréquents dans votre secteur (habillement, santé et beauté, etc.)
• Vous possédez un restaurant ou un café, dirigez une entreprise de restauration ou une entreprise d'abonnement aux repas, ou travaillez avec des denrées périssables à quelque titre que ce soit.
• Plus que quelques personnes sélectionnent, emballent et expédient des articles.
• Vous expédiez depuis plusieurs endroits.
• Vous vendez sur plusieurs canaux de vente, tels que votre propre site Web, un marché en ligne, les médias sociaux et/ou une vitrine physique.
• Vous avez plusieurs emplacements physiques ou vendez lors d'événements hors site tels que des salons professionnels, des marchés et des boutiques éphémères.
• Vos inventaires actuels ne correspondent pas.
• Il est trop difficile ou trop long pour vous de tenir vous-même des registres d'inventaire (parfois, le prix de la commodité en vaut vraiment la peine.)

Prochaines étapes pour trouver le bon système de gestion des stocks

La plupart des systèmes de gestion des stocks sont adaptés à des secteurs et à des tailles d'entreprise spécifiques.

Si vous possédez un restaurant, un café, un food truck, un bar ou vendez de la nourriture à quelque titre que ce soit, lisez notre meilleur logiciel de gestion des stocks de restaurant. Plus vite vous commencerez à surveiller de près votre inventaire, moins vous vous retrouverez avec des pertes de nourriture et des pertes de revenus.

Si vous êtes dans le commerce de détail, vendez en ligne et hors ligne, ou avez simplement besoin d'un système de gestion des stocks flexible, lisez notre article sur les meilleurs systèmes de gestion des stocks pour trouver le logiciel qui répond à tous vos besoins.

Et si vous êtes vraiment pressé par le temps, consultez notre tableau de comparaison des logiciels de gestion des stocks pour une vue d'ensemble de vos options.