5 choses que vos participants en personne veulent voir lors de vos événements de collecte de fonds

Après un passage généralisé au travail et aux expériences virtuels, de nombreuses personnes et organisations cherchent à revenir aux événements en personne. La pandémie a mis en évidence ce que les gens apprécient dans les engagements en personne, mais a également modifié ce qui est important dans la création d'une expérience d'événement en personne.

Si votre organisation à but non lucratif envisage un événement en personne, le rapport sur l'expérience des événements de collecte de fonds 2022 vous a couvert. Nous identifions les éléments spécifiques de l'événement qui motivent les donateurs à assister à un événement en personne, même lorsqu'ils ont la possibilité d'y assister virtuellement.

Ci-dessous, nous résumerons cinq choses que vos participants en personne veulent voir lors de vos événements de collecte de fonds , y compris des exemples de la façon dont Classy Live aide les organisations à but non lucratif à donner vie à ces événements. Nous avons recueilli ces meilleurs conseils directement à partir d'une enquête auprès de 1 000 participants à des événements de collecte de fonds qui ont partagé leurs préférences et ce qui les a poussés à assister personnellement à des événements en personne.

1. Enregistrement et enregistrement faciles

Le succès de votre événement de collecte de fonds commence toujours par l'inscription. Plus de 92 % des participants aux événements de collecte de fonds en personne et virtuels déclarent qu'ils sont susceptibles de faire un don pendant l'événement en plus des frais d'inscription. C'est pourquoi il est encore plus important de leur donner une bonne première impression de votre expérience de don lors de l'inscription.

L'inscription et l'enregistrement transparents préparent le terrain dans l'esprit d'un donateur pour une expérience de don facile avec votre organisation, dont il pourra profiter à nouveau plus tard pendant l'événement. Une façon de fournir cette expérience est d'offrir aux donateurs leur choix d'options de paiement préférées. En plus des méthodes couramment utilisées comme les cartes de crédit, vous souhaiterez peut-être soutenir les dons via PayPal, Venmo, les transferts ACH, Apple Pay ou Google Pay. Nous avons récemment trouvé de nouvelles données spécifiques à la façon dont les différentes options de paiement influencent la conversion sur une page de don et la taille globale du cadeau.

Vous voudrez également maintenir un formulaire d'inscription simple et rationalisé. Vous pouvez même tirer parti des codes QR lors de l'enregistrement, qui sont devenus un moyen courant et sans contact de se connecter avec les donateurs et de terminer l'inscription.

Une plate-forme d'événement de collecte de fonds robuste peut vous aider à vous inscrire et à vous enregistrer grâce à des fonctionnalités telles que :

• Plusieurs variations de billets et prix
• Codes de réduction
• Navigation simplifiée
• Suivi des inscriptions
• Paiement en libre-service

2. Avoir l'impression de faire partie d'une communauté

Les participants en personne veulent se sentir à leur place lors de vos événements. Ils sont plus susceptibles de dire que leur expérience a été excellente lorsqu'ils comprennent leur objectif dans son ensemble et voient des opportunités de réseautage avec d'autres participants partageant les mêmes idées. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez favoriser les présentations et l'engagement entre les participants, par exemple en organisant des rencontres. Vos participants se sentiront inclus, impliqués et équipés pour surmonter toute gêne sociale.

Vous voulez éviter les promotions "robotiques". Vos participants se sentiront plus à leur place dans votre communauté si votre marketing est authentique. Envoyez des invitations personnalisées plutôt que des publications sponsorisées sur les réseaux sociaux. Engagez vos bénévoles, votre personnel et les membres du conseil d'administration pour promouvoir l'événement.

Faire en sorte que vos participants se sentent comme faisant partie d'une communauté est particulièrement important. Nous avons constaté que 91 % des participants aux événements de collecte de fonds sont susceptibles d'entreprendre d'autres actions avec une organisation à but non lucratif après une expérience positive de l'événement.

Une plate-forme d'événement de collecte de fonds peut vous aider dans vos efforts de développement de la communauté grâce à des fonctionnalités telles que :

• Courriel et messagerie texte pour partager les mises à jour
• Diffusion en direct native et intégrée
• Tables virtuelles, salles de sous-commission et réseautage
• Sondages et chat
• Gestion des tables et des sièges

3. Communication claire avant l'événement

L'inscription aura probablement lieu des mois avant votre événement. Cela signifie que vous aurez besoin d'un plan de communication avant l'événement pour garder votre événement à l'esprit des participants. Votre e-mail et vos réseaux sociaux doivent garantir aux participants un accès facile aux informations dont ils auront besoin le jour de votre événement. Évitez que les participants aient à chercher dans leur boîte de réception leurs billets ou d'autres informations clés sur votre événement lorsqu'ils se présentent.

Vos communications pré-événement varieront légèrement en fonction de la taille, des activités et des exigences de votre événement, mais en général, un plan de communication pré-événement de haut niveau doit inclure des points de contact communs.

Points de contact de communication événementielle

• Annoncez l'événement : Teasez votre événement avant l'ouverture des inscriptions pour exciter les supporters. Partagez les détails de ce à quoi s'attendre et faites-leur savoir que vous en partagerez plus bientôt.
• Inscription ouverte : rappelez aux supporters l'ouverture des inscriptions, ainsi que les dates limites d'inscription, y compris s'il y a des augmentations de prix à l'approche de l'événement.
• Confirmer l'inscription : Chaque supporter qui s'inscrit à votre événement doit recevoir un e-mail confirmant son inscription avec un reçu, des billets numériques et des informations de base sur l'événement.
• Suivi d'une semaine : Gardez vos participants excités et motivés pour inviter leurs amis avec un e-mail de suivi une semaine après leur inscription avec de nouveaux détails sur l'événement.
• Mises à jour de l'événement, selon disponibilité : lorsque vous confirmez les conférenciers, les articles de vente aux enchères ou d'autres activités de l'événement, maintenez vos participants engagés en envoyant des mises à jour avec ces informations.
• Courriel la semaine avant : Une semaine avant votre événement, envoyez un rappel avec des informations pertinentes, telles que le stationnement, les protocoles de santé et de sécurité, les billets et les heures d'enregistrement.
• E-mail du jour de l'événement : le jour de l'événement, envoyez un rappel indiquant à quel point vous êtes impatient de voir vos participants bientôt. Rattachez leurs billets afin qu'ils soient en haut de leur boîte de réception pour l'enregistrement.

4. Précautions de sécurité réfléchies

Le rapport sur l'expérience des événements de collecte de fonds 2022 a révélé que deux facteurs de mauvaise expérience des participants en personne sont trop d'exigences liées à la pandémie et le sentiment que les organisations n'ont pas correctement géré les précautions de sécurité en cas de pandémie.

Les gens ont des besoins et des niveaux de confort différents dans le paysage changeant de la pandémie. Il est important de respecter les besoins individuels de votre communauté, y compris ceux qui pourraient être immunodéprimés et qui doivent continuer à appliquer des protocoles plus stricts pour leur santé et leur sécurité.

La meilleure façon d'y parvenir est d'offrir des événements hybrides, où les participants ont la possibilité d'assister en personne ou dans le confort de leur foyer. Les événements hybrides présentent de nombreux avantages, notamment l'augmentation de votre participation globale, car les personnes peuvent participer même si elles ne sont pas locales. De plus, supposons que vous deviez faire pivoter votre événement pour qu'il soit entièrement virtuel en raison de l'évolution du nombre de cas de COVID-19 dans votre communauté. Dans ce cas, c'est beaucoup plus facile à faire si vous planifiez déjà un événement hybride.

Certaines organisations à but non lucratif ont même connu un plus grand succès en matière de collecte de fonds en utilisant des plateformes d'événements de collecte de fonds pour organiser des événements hybrides. Ce fut le cas pour l'association à but non lucratif African Community Education (ACE), qui a tiré parti de Classy Live pour son gala hybride 2021. Ils ont vu une croissance de 203 % des revenus de leur événement hybride 2021 par rapport à leur événement virtuel 2020. Cette croissance était encore plus importante lorsque l'on compare leur événement hybride de 2021 à leur dernier événement en personne en 2019.

5. Événements à valeur ajoutée qui ont un impact

Les événements sans objectif clair empêchent les participants de se sentir connectés à votre événement. Organisez des événements qui offrent une valeur claire à vos participants par le biais de divertissements, de connexions ou autres.

Le rapport sur l'expérience des événements de collecte de fonds 2022 a révélé que les principaux types d'événements préférés des participants en personne comprenaient :

• Epreuves d'endurance (43%)
• Spectacles (38%)
• Enchères (36%)
• Galas (36%)
• Compétitions (29%)

À partir de l'exemple ci-dessus, ACE a inclus des performances musicales, un défilé de mode étudiant et des conférenciers d'honneur dans son événement de collecte de fonds hybride pour offrir de la valeur à ses participants. Chacun de ces éléments de l'événement a été diffusé en direct par des professionnels, afin que tout le monde puisse profiter du divertissement.

Le grand intérêt pour les épreuves d'endurance augmente également l'intérêt et le plaisir des activités de plein air, stimulés par la pandémie. Organiser des courses, des marches ou même des performances en plein air offre une occasion attrayante pour vos supporters de se rassembler et une raison claire de le faire.

Lorsque vous organisez votre événement, vous voudrez également réfléchir à la façon dont vous pouvez raconter l'histoire de votre organisation à but non lucratif à travers les activités de l'événement pour rappeler aux participants l'impact qu'ils ont en se présentant. Pensez à des façons de présenter votre marque et votre mission lors de votre événement. Par exemple, le défilé de musique et de mode d'ACE a présenté la culture des personnes que l'organisation à but non lucratif sert.

Les plateformes d'événements de collecte de fonds peuvent vous aider à ajouter de la valeur et à accroître l'engagement envers vos événements grâce à des fonctionnalités telles que :

• Classements en direct et progression de la campagne
• Enchères, paddle raise et enchères mobiles
• Avis de don
• Texte pour faire un don

Organisez un événement de collecte de fonds en personne que les participants vont adorer

De plus en plus de supporters se sentent à l'aise de retourner aux événements en personne. En suivant les données sur ce que les participants à l'événement en personne disent apprécier de leurs expériences d'événement, les organisations à but non lucratif peuvent créer des opportunités que les donateurs sont ravis de soutenir.

Rejoignez-nous à la collaboration 2022 pour un aperçu de première main d'une expérience d'événement en personne conçue uniquement pour les organisations à but non lucratif afin de développer leurs stratégies de collecte de fonds.