Comment rédiger une proposition de subvention : un guide pour les OBNL

Les organisations à but non lucratif ou OBNL sont toujours à la recherche de subventions qui peuvent les aider à atteindre les buts et objectifs de leurs différents projets. L’un des principaux domaines dans lesquels ils peuvent améliorer leurs chances d’obtenir des subventions est la rédaction d’une proposition de subvention efficace. Ainsi, cet article explique comment rédiger la proposition de subvention pour vous démarquer parmi la foule d’autres propositions.

Qu'est-ce qu'une subvention ?

Une subvention est un fonds, un prix ou une prime que le gouvernement ou toute organisation fournit aux OBNL dans l'attente de réaliser un projet créateur de valeur. La gestion des subventions est un processus administratif exigeant que les demandeurs de subventions passent par différentes phases, depuis la rédaction d'une proposition de subvention, la demande de subvention, la gestion du fonds de subvention et le partage de rapports en temps opportun avec le donateur.

Parmi toutes ces tâches, la rédaction de propositions de subvention percutantes est l'une des étapes les plus cruciales qui peuvent vous aider à obtenir la subvention pour votre projet.

Qu'est-ce qu'une proposition de subvention ?

Dans la gestion des subventions, une proposition de subvention est une demande envoyée par le demandeur de subvention (OBNL) à l'organisation à but lucratif ou à but non lucratif qui octroie la subvention du fonds. En termes simples, il s'agit d'un appel lancé par les organisations à but non lucratif aux organismes distributeurs de subventions.

La proposition de subvention illustre l'idée du projet à but non lucratif et explique pourquoi l'organisation a besoin d'une subvention – pour quel projet et comment le fonds serait utilisé.

La proposition fournit des raisons substantielles concernant la valeur du projet et la nécessité de la subvention pour réaliser le projet spécifique. La proposition de subvention doit être rédigée de manière à accrocher et à convaincre le bailleur de fonds que son projet mérite le fonds de subvention.

Dans les propositions de subvention, les organisations à but non lucratif documentent généralement les principaux points tels que :

• Leur mission ou projet pour lequel une subvention est requise
• Comment envisagent-ils d'utiliser les fonds de la subvention pour remplir leur mission
• Objectifs du projet et valeur qu’il apportera
• Le calendrier de réalisation du projet

Éléments clés à inclure dans la proposition de subvention

Aperçu du résumé de la proposition

Dans cette section, vous devez décrire les principaux éléments de votre projet avec le moins de mots possible. Vous pouvez inclure les pointeurs mentionnés ci-dessous dans votre partie aperçu :

• Présentation de vous et de votre organisation à but non lucratif (OBNL), ainsi que de son historique
• La mission ou le but de votre projet
• Les résultats attendus de votre projet
• Une pierre de touche qui déterminera la prouesse de votre projet
• Qu'est-ce qui distingue votre projet des autres, ou quelle valeur ajoutera-t-il, notamment dans la gestion des subventions
• Pourquoi devriez-vous recevoir la subvention? Quelles sont vos compétences
• Le montant du financement ou du soutien que vous recherchez pour accomplir votre mission

Vous devez fournir suffisamment d'informations en quelques mots pour qu'en lisant simplement cette section, le lecteur puisse avoir une brève idée de ce qu'est votre organisation, de ce que vous recherchez et du projet que vous menez pour obtenir une subvention.

Déclaration de besoin

Chaque projet lié aux OBNL vise à résoudre des problèmes critiques et à combler les lacunes en matière d'opportunités ou de ressources. Dans cette section, vous devez développer le problème spécifique ciblé par votre projet et la manière dont il compte le résoudre. Clarifiez qui bénéficiera de votre projet, y compris les parties prenantes impliquées dans la gestion des subventions, et l'impact transformateur qu'il apportera. Cela nécessite une recherche approfondie sur le contexte historique et l’état actuel du problème.

Menez des recherches approfondies sur les solutions antérieures qui se sont révélées inefficaces, puis expliquez pourquoi la solution que vous proposez a le potentiel de changer la donne. En règle générale, les évaluateurs considèrent votre énoncé de besoin comme une analyse concise de la littérature, évaluant la profondeur de votre recherche sur la question et l'efficacité de votre projet pour y répondre, en particulier dans le contexte de la gestion des subventions.

Si votre projet cible un groupe spécifique de personnes ou une communauté, mentionnez également ce groupe ou cette communauté. Cette section doit être capable de convaincre le lecteur que votre idée mérite le prix, car votre projet a le potentiel d'avoir un impact plus large et plus positif dans un certain domaine de ce problème.

Décrivez votre projet

Maintenant que vous avez décrit le problème auquel vous allez probablement être confronté, il est temps d'élaborer sur le projet que vous utiliserez pour le résoudre. Mentionnez tous les détails clés du projet, ainsi que l’impact positif anticipé et le calendrier nécessaire.

• Quels sont les buts de votre projet et quels sont les objectifs ?

• Quel sera le résultat ou l’aboutissement de votre projet ? Comment cela va-t-il ajouter de la valeur au groupe de personnes défini ?
• Comment évaluerez-vous le succès des résultats de votre projet ? (La méthode que vous allez opter)
• Comment allez-vous vous assurer que votre projet répond à l’énoncé des besoins ?

Bien que les buts et les objectifs semblent presque similaires, leurs significations présentent une différence subtile. Le but ressemble davantage à un résumé, tandis que l’objectif ressemble davantage à un résultat mesurable. Les objectifs sont des énoncés généraux décrivant la mission du projet, tandis que les objectifs font référence à un énoncé spécifique de résultats mesurables et à un calendrier stipulé.

Budget fixé pour le projet

Une fois que vous avez détaillé les détails de votre projet, vous devez préciser le type de soutien que vous attendez avec impatience pour mener à bien votre projet. Qu’il s’agisse d’un fonds ou de ressources, soyez précis quant à vos besoins.

Indiquez le montant d'argent dont vous avez besoin pour financer le projet et indiquez également si vous disposez d'autres sources de financement. Habituellement, les demandeurs de subventions demandent une somme, c'est donc une bonne pratique de présenter le budget global de votre projet sous forme de tableau.

En outre, il est conseillé de décrire votre budget avec une déclaration de justification qui peut expliquer combien coûteront ces ressources, matériaux ou équipements et pourquoi ils jouent un rôle majeur dans votre projet. Si vous avez des bénévoles ou des employés pour vous aider dans votre projet, donnez également des détails sur leur taux de rémunération.

Soyez toujours certain du montant de votre fonds nécessaire, car une surcharge ou un devis plus élevé peut vous faire perdre l'opportunité de subvention. Même si une sous-cotation ou une sous-facturation peut vous aider à obtenir la subvention, vous ne pourrez éventuellement pas tenir les promesses que vous avez mentionnées dans votre proposition, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre financement futur.

Lettre de motivation

L’une des principales raisons pour lesquelles certaines propositions de subvention sont rejetées est l’absence de lettre de motivation. Une lettre de motivation est un moyen idéal pour capter l'attention du concédant et peut vraiment améliorer le jeu lors du processus de filtrage des propositions.

Il aide à vous présenter en tant que demandeur de subvention de votre organisation auprès des organismes d'octroi de subventions. Cette lettre comprend également le résumé du projet que vous êtes sur le point de proposer, exprime votre zèle pour l'opportunité de subvention et montre votre appréciation pour l'examen de cette proposition de subvention. La principale motivation pour rédiger une lettre de motivation est de persuader le concédant d’examiner votre proposition. Cependant, il est recommandé de garder votre lettre de motivation courte et nette et d’éviter d’utiliser plus de 2 à 3 paragraphes.

À propos de votre organisation

Si vous représentez un OBNL ou une autre organisation similaire, vous devez donner une brève description de l'organisation, de ce qu'elle sert, de sa mission, de ses réalisations et de ses fonctions. Vous pouvez également inclure les documents pour montrer les preuves de votre organisation, par exemple si elle a été présentée à certains endroits ou a reçu un prix pour ce travail, etc.

N'oubliez pas de présenter les recommandations des clients, les lettres de remerciements et les commentaires des clients ou des entités gouvernementales, car cela augmentera vos chances de remporter la subvention.

Documents justificatifs pour la crédibilité

Vous devez inclure des documents justificatifs à la fin de votre proposition pour démontrer la crédibilité de votre organisation. Parfois, les organismes distributeurs de subventions indiquent clairement dans une pièce jointe les documents dont ils ont besoin ; cependant, s'il n'y en a pas, voici quelques-uns des documents importants que vous pouvez inclure :

1. Approbations
2. Informations sur le statut fiscal
3. Certifications industrielles valides (certifications ISO ou qualité), licences et assurance (si demandé)
4. Biographies des bénévoles ou des employés de votre organisation
5. Lettre de soutien ou de recommandation de l'organisation alliée
6. Preuve des parties prenantes qui ont déjà financé votre organisation, le cas échéant

Quatre conseils clés pour une proposition de subvention efficace

1. Rédigez une proposition de subvention personnalisée

En règle générale, de nombreux demandeurs de subventions postulent pour différentes subventions auprès de différents organismes octroiant des subventions. Cependant, assurez-vous de rédiger soigneusement la proposition personnalisée pour chaque opportunité de subvention. La proposition que vous rédigez doit bien correspondre aux attentes, aux lignes directrices et aux domaines d’intérêt de chaque type de subvention.

Bien que vous puissiez utiliser certaines instances communes dans toutes les subventions, deux propositions de subvention ne doivent pas être la réplique exacte l'une de l'autre. Personnalisez la proposition en fonction des besoins de l'organisation. Faites des recherches approfondies pour savoir dans quel domaine ils sont prêts à distribuer des subventions, quels sont leurs critères de sélection et quels types de projets ils ont récompensés dans le passé.

Faites également une recherche rapide pour savoir quels organismes subventionnaires soutiennent une demande de matériel et lesquels sont les plus enclins à couvrir le coût sous forme de fonds. Adaptez ensuite votre proposition en conséquence, en tenant compte de toutes les informations.

2. Optez pour les subventions de toutes tailles

Ne négligez pas les petites opportunités de subventions dans la recherche de plus grandes. En fait, si vous avez déjà une ou deux subventions à votre actif, cela augmente vos chances de remporter les subventions les plus importantes, car cela augmente votre crédibilité quant au fait que même d'autres organismes d'octroi de subventions ont soutenu vos projets précédents.

3. Comprenez votre lecteur

Avant de rédiger une proposition, renseignez-vous sur le concédant qui lira votre proposition. Connaître l'organisation et ce qu'elle fait. Quelles sont leurs valeurs ? Comment vos besoins s’alignent-ils sur les critères de l’organisation ?

Une fois que vous aurez compris les préférences de votre concédant, il vous sera facile de présenter votre plan d'une manière spécifique, quel vocabulaire vous devez utiliser, quelle information vous devez fournir et comment vous devez projeter votre objectif et votre budget.

Assurez-vous de fournir les informations qu'ils recherchent, au lieu de les gâcher avec des données redondantes et inutiles. Connaître les intérêts, la nature et les besoins de votre concédant vous aide à élaborer votre proposition de manière à le convaincre.

4. Analysez les rédactions de vos propositions de subvention

La rédaction d'une proposition de subvention demande beaucoup d'efforts et de recherches, et même après tout ce travail acharné, il est probable que le processus aboutisse à un rejet. Bien que toutes les propositions ne reçoivent pas de réponses positives, il est nécessaire de justifier l'objectif et d'écrire en détail sur votre projet afin que, lors de l'évaluation, le lecteur puisse avoir une vision claire des objectifs de votre projet et de l'utilisation des fonds, quelle que soit sa décision finale.

Conclusion

Dans un environnement concurrentiel de recherche de subventions, le seul facteur qui peut vous démarquer est votre proposition de subvention. Plus votre proposition est claire et pertinente, plus vous avez de chances de gagner. Assurez-vous donc de consacrer suffisamment de temps à la planification, à la recherche et à la rédaction de chaque section de la proposition afin de pouvoir mettre le pied dans la porte.