5 étapes faciles pour corriger vos GTIN invalides
Publié: 2022-09-01Étant donné que les GTIN ont un impact si important sur la chaîne d'approvisionnement mondiale, il est de la plus haute importance de s'assurer que vos numéros d'articles commerciaux mondiaux sont valides.
Avec autant de produits vendus dans le monde entier, et en particulier avec l'augmentation des achats en ligne, les systèmes et plates-formes de commerce électronique ont besoin d'un moyen sans équivoque pour assurer la séparation entre les différents produits commerciaux.
C'est là qu'entre en jeu le Global Trade Item Number (GTIN), une norme développée par l'organisation internationale à but non lucratif GS1.
Les GTIN sont utilisés pour identifier et différencier les articles commerciaux. Étant donné que de nombreux systèmes et plates-formes s'appuient sur les GTIN pour évaluer l'unicité d'un produit, il est important de pouvoir résoudre toute erreur qui pourrait apparaître.
Tous les GTIN sont uniques au monde, et pour s'assurer que deux articles n'ont pas le même GTIN, il existe une norme qui aide à se protéger contre les doublons.
Il existe quatre types de GTIN : GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 et GTIN-8, et les plages sont attribuées par pays. De plus, chaque pays attribue une gamme plus petite aux entreprises et aux propriétaires de produits, et à leur tour, les entreprises attribuent un numéro hors de cette gamme pour chaque produit.
Cela garantit que le processus est rapide et qu'il n'y a pas de retards inutiles dans l'attribution du GTIN, compte tenu du volume élevé de demandes de GTIN.
Le moyen le plus simple de valider votre GTIN est de regarder le code sur votre produit et de vérifier s'il reflète celui des enregistrements. Si cela n'est pas possible, 5 étapes peuvent être suivies pour valider un GTIN.
1. Vérifiez les 14 chiffres
Nous avons établi qu'il existe quatre types de GTIN, selon le nombre de chiffres qu'ils comportent : 8, 12, 13 et 14. Néanmoins, afin de rendre les choses linéaires, tous les GTIN sont exprimés sous forme de code à 14 chiffres, en ajoutant 0 à la gauche.
Vous pouvez prendre le GTIN d'un produit manuellement, à partir de la boîte de l'article. Assurez-vous de lire tous les chiffres, peu importe si certains semblent plus petits ou s'ils sont légèrement positionnés sur les côtés du symbole du code-barres.
Si vous choisissez le GTIN à partir d'une base de données ou d'une autre ressource, le problème que vous pourriez rencontrer est que toutes les bases de données ne sont pas conformes aux normes GS1.
Si vous avez recours à une base de données, assurez-vous de connaître et de comprendre son fonctionnement. Sinon, des erreurs peuvent apparaître : par exemple, une base de données non conforme peut ne stocker qu'une partie d'une séquence GTIN, tout en omettant le chiffre de contrôle.
Pour la suite de cet article, le format à 14 chiffres sera utilisé pour expliquer le fonctionnement de la validation GTIN.
2. Vérifiez le préfixe GS1
Après avoir terminé la première étape, vous devez commencer à valider les nombres mêmes qui composent la séquence. Vous commencez par le préfixe GS1, qui se compose de N2, N3 et N4.
Un préfixe GS1 est essentiellement un code de pays qui vous aide généralement à identifier l'organisation membre GS1 où le fabricant est enregistré (cependant, cela ne signifie pas que c'est également là que le produit est fabriqué).
Les pays plus grands ont tendance à avoir une plus grande portée de GTIN - par exemple, les préfixes GS1 pour le Japon vont de 450 à 459. Jusqu'à présent, près de la moitié des préfixes n'ont pas été attribués à des pays.
Jusqu'à présent, nous avons couvert le fonctionnement de la validation des préfixes GS1 pour les GTIN-14, GTIN-13 et GTIN-12. Cependant, la validation du préfixe GS1 pour les GTIN-8 est légèrement différente.
Les trois premiers chiffres d'un GTIN-8 écrits dans un format à 14 chiffres (à savoir, N7, N8 et N9) représentent le préfixe GS1-8, qui est également attribué par GS1 aux organisations membres. La plupart des préfixes GS1-8 correspondent aux préfixes GS1.
3. Confirmez le préfixe de la société GS1
Si l'étape précédente nous aide à placer le fabricant sur la carte ou à le connecter à une industrie, cette partie du processus nous indique qui est le fabricant.
Un préfixe d'entreprise GS1 comporte entre 4 et 11 caractères et commence à partir du 2 e chiffre du GTIN. Chaque préfixe d'entreprise est unique et permet d'identifier la marque à laquelle il est attribué tout au long de la chaîne d'approvisionnement mondiale.
Comment validons-nous le préfixe d'entreprise GS1 ? Il existe 2 méthodes disponibles : en utilisant les listes de préfixes d'entreprise publiées par les organisations membres de GS1, ou en utilisant le Registre électronique mondial des informations sur les partis (GEPIR) de GS1.
Valider le préfixe de l'entreprise à travers les listes publiées par les organisations membres de GS1
Certaines organisations membres de GS1 publient des listes complètes englobant les préfixes qui ont été concédés sous licence aux fabricants.
Ces répertoires sont disponibles en XML et sont mis à jour fréquemment. Lorsque vous consultez une telle liste, vous découvrez également quand elle a été mise à jour pour la dernière fois.
Vous savez qu'un préfixe d'entreprise est valide si les chiffres correspondants du GTIN correspondent parfaitement aux numéros d'une entrée de la liste. Cependant, si un préfixe d'entreprise se trouve dans la plage couverte par une liste, mais que vous ne trouvez réellement le préfixe nulle part dans la liste, il n'est pas valide.
Valider le préfixe de l'entreprise à l'aide de GEPIR
GEPIR est une base de données gérée par GS1 qui contient des informations d'environ 1 million d'entreprises. C'est sans doute la meilleure des deux méthodes disponibles pour valider un préfixe d'entreprise, puisque GEPIR agrège les données de toutes les organisations membres de GS1.
Sur le site du GEPIR, vous disposez d'une option "Recherche par GTIN". Tout ce que vous avez à faire est d'écrire les 14 chiffres du GTIN et d'appuyer sur le bouton Rechercher.
Si le préfixe de l'entreprise est valide, les résultats de la recherche incluront le nom et les coordonnées du fabricant. D'un autre côté, si votre résultat de recherche indique "aucun enregistrement trouvé", le préfixe de l'entreprise est probablement invalide.
4. Validez le reste du GTIN
Les trois étapes que nous avons couvertes jusqu'à présent nous aident à déterminer si un GTIN se situe dans la plage des numéros attribués par le bureau mondial de GS1 et, en outre, s'il se trouve ou non dans une plage spécifique qui est concédée sous licence à une société membre de GS1.
L'étape actuelle consiste à vérifier la partie du GTIN attribuée par le propriétaire du préfixe de l'entreprise à un produit spécifique. Le nombre peut être celui que le fabricant souhaite qu'il soit, tant qu'il est unique au sein des opérations globales de l'entreprise.
Dans cette étape, nous validons tous les chiffres du GTIN, à l'exception notable du chiffre de contrôle (N 14).
Afin de valider un GTIN individuel, vous devez le confirmer auprès du propriétaire de la marque. En effet, GS1 ne propose aucune méthode permettant de vérifier si un GTIN individuel a été attribué.
Heureusement, la plupart des fabricants titulaires d'une licence GS1 proposent des listes complètes de produits auxquels ils ont attribué des GTIN. Ainsi, en réalité, vous n'êtes pas obligé de passer par cette étape à chaque fois.
Il est généralement réservé à des situations plus particulières, où vous n'avez pas encore établi de relation avec une entreprise membre de GS1, ou vous n'avez pas de liste des GTIN attribués par l'organisation respective.
5. Assurez-vous que le chiffre de contrôle est correct
La cinquième et dernière étape est cruciale. Cette partie du processus se concentre sur la validation du chiffre de contrôle (N14), qui est calculé en fonction des autres numéros qui composent le GTIN.
Le chiffre de contrôle est une protection - il vous aide à vous protéger contre la plupart des erreurs de saisie de données, comme les fautes de frappe ou les permutations de chiffres.
Heureusement, GS1 vous offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer les chiffres de contrôle. Vous disposez d'un calculateur de chiffres de contrôle, auquel vous pouvez accéder ici. Écrivez simplement les chiffres composant le GTIN (sans N14) et appuyez sur le bouton de calcul.
Alternativement, vous pouvez calculer le chiffre de contrôle manuellement, sur la base d'une formule simple - voir le tableau ci-dessous.
Si le résultat que vous obtenez ne correspond pas à N14, le GTIN n'est pas valide et vous devez le revérifier pour vous assurer qu'il est écrit correctement.
Et voilà : les 5 étapes qui vous permettront de valider et de vérifier à tout moment l'exactitude d'un GTIN.
Ce n'est évidemment pas le chemin le plus simple que nous recommandons pour attribuer des GTIN à tous vos produits, mais vous pouvez utiliser les étapes décrites ci-dessus pour certaines des situations où les GTIN s'avèrent invalides.
En savoir plus sur les codes produit uniques :
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