Comment mettre en œuvre avec succès la gestion des connaissances dans votre équipe

La connaissance est une ressource précieuse pour les entreprises. Cependant, comme il ne s'agit pas d'un actif tangible, les entreprises ont rarement une stratégie en place pour gérer les connaissances.

Avec une stratégie de gestion des connaissances, vous pouvez identifier, suivre, gérer et partager les connaissances au sein de votre organisation et tirer davantage de valeur de cet actif.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances est un concept qui fait référence à différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour créer, gérer et partager des connaissances. Que vous créiez de nouvelles ressources, mettiez à jour les anciennes ou les partagiez avec de nouvelles recrues, la gestion de vos connaissances peut soutenir vos objectifs commerciaux.

Les entreprises possèdent souvent des connaissances explicites faciles à identifier et à gérer. Les connaissances explicites comprennent les meilleures pratiques que vous avez mises par écrit, les ressources de formation, la propriété intellectuelle ou un calendrier de maintenance pour un équipement que vous utilisez.

Cependant, les organisations s'appuient également sur des connaissances implicites. Ce type de connaissances est plus difficile à mettre par écrit. La transmission se produit généralement en personne, mais certaines connaissances implicites sont quelque chose que les employés acquièrent au fil des années d'expérience.

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle importante ?

La connaissance représente de la valeur pour votre entreprise. C'est un atout, mais contrairement à des actifs plus tangibles, vous n'aurez peut-être pas une bonne visibilité sur celui-ci.

Votre organisation s'appuie au quotidien sur l'expertise de ses collaborateurs. Avec l'essor de pratiques telles que le travail à distance et l'externalisation, il est plus important que jamais d'améliorer les communications et de s'assurer que chacun a accès aux connaissances dont il a besoin pour faire son travail.

La gestion des connaissances est également impérative car il existe un déficit de compétences dans de nombreux secteurs et les nouvelles recrues apprennent souvent à effectuer leur travail au cours du processus de formation initiale. La transmission des connaissances aux nouveaux employés est plus importante que jamais avec un nombre record de départs à la retraite des baby-boomers.

La connaissance est également un élément essentiel de la culture de votre entreprise. Si vous ne transmettez pas les connaissances aux nouvelles recrues et aux partenaires, vous risquez de perdre ce qui rend votre entreprise unique. La connaissance et sa transmission sont des choses que vous devez cultiver pour préserver votre culture d'entreprise, générer de la croissance et de l'innovation et offrir une expérience positive aux clients et aux employés.

Cinq stratégies pour adopter la gestion des connaissances

Ces stratégies vous aideront à adopter un système de gestion des connaissances pour améliorer la visibilité et tirer davantage de valeur de cette ressource.

Commencez par un sondage

Passez en revue les connaissances que votre organisation a mises par écrit en examinant les manuels, les politiques, les meilleures pratiques, le matériel de formation, etc.

Vous devez également créer une liste des connaissances implicites. Cette liste peut inclure des processus que vous n'avez pas encore documentés, ainsi que des choses que les employés ont appris à faire au fil des ans sans recevoir de formation explicite.

Numérisation

Transformer les connaissances en ressources numériques améliore l'accès. Cela garantit également que les connaissances restent disponibles même si vous abandonnez un modèle de lieu de travail traditionnel et adoptez le travail à distance ou l'externalisation.

Une bonne stratégie consiste à créer un référentiel central où les employés et les partenaires peuvent accéder à toutes vos ressources. Les fonctions de recherche et les répertoires sont un plus car ils aideront les utilisateurs à localiser rapidement les informations spécifiques qu'ils recherchent.

Construire une bibliothèque numérique permet également de travailler avec différents formats. Vous pouvez utiliser des vidéos ou des fichiers audio pour partager des connaissances difficiles à mettre par écrit, par exemple en filmant comment un employé effectue une tâche spécifique.

Un référentiel central vous permettra également de suivre plus efficacement les connaissances. Vous serez en mesure d'identifier les lacunes et de vous assurer que tout le monde a accès aux dernières versions des documents que vous utilisez. De plus, le partage des ressources est facile puisque vous pouvez envoyer des liens aux employés qui ont besoin d'examiner une information spécifique.

Gestion des connaissances et culture

Une entreprise dont la culture valorise le savoir et l'apprentissage est une entreprise qui tirera le meilleur parti de la gestion des connaissances.

Vous devriez revoir la culture et les valeurs fondamentales de votre entreprise. Envisagez d'ajouter des valeurs telles que la communication, la croissance personnelle et professionnelle ou l'apprentissage continu.

Passez à l'action avec de nouveaux projets

Une fois que vous avez mis à jour les valeurs de votre entreprise, vous devez rechercher des solutions concrètes pour intégrer ces valeurs dans vos opérations quotidiennes.

Voici quelques exemples:

• Vous pouvez mettre à jour les descriptions de poste pour faire savoir à tout le monde que vous attendez d'eux qu'ils partagent leurs connaissances avec l'équipe. Vous pouvez également demander aux responsables de rechercher ce comportement lors de l'évaluation des performances.
• Créez un répertoire avec une description de la position et de l'expérience de chacun. Ce document aidera les employés à se tourner vers la bonne personne lorsqu'ils ont besoin d'aide.
• Constituez une équipe interdépartementale afin que les membres puissent partager des informations au sein de votre organisation et créer ensemble des ressources numériques.
• Votre service RH peut jouer un rôle essentiel dans la gestion des connaissances avec des programmes de développement personnel et professionnel où chaque employé peut fixer des objectifs et utiliser une allocation de temps de formation à distance hebdomadaire pour examiner les ressources de formation personnalisées.
• Passez en revue votre processus de formation et la façon dont vous transmettez les connaissances aux nouvelles recrues. Les employés en charge de la formation ont probablement beaucoup à apporter à votre programme de gestion des connaissances.

Pourquoi une approche stratégique est importante

Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous adoptez une approche stratégique de la gestion des connaissances. Il y a quelques questions que vous devriez vous poser lors de la construction de ce processus :

• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre avec la gestion des connaissances ?
• Quel genre de rôle la connaissance peut-elle jouer dans votre organisation ?
• Comment tirer le meilleur parti de la connaissance ?

La mise en œuvre d'un processus de gestion des connaissances peut constituer un changement important. Créez un plan étape par étape avec un calendrier. Confiez cette transformation à des employés et étudiez un logiciel de gestion des connaissances pour rendre le processus plus efficace.

Recherchez également des moyens de continuer à améliorer votre processus de gestion des connaissances. Recherchez de nouvelles façons d'identifier les connaissances, continuez à créer de nouvelles ressources et mettez régulièrement à jour les ressources existantes. Écoutez les commentaires des employés et décidez des mesures que vous pouvez utiliser pour évaluer les performances de ce nouveau système.

Dernières pensées

Trop d'entreprises négligent la gestion des connaissances. Cependant, la meilleure façon de préserver cet atout précieux est de mettre en œuvre un plan stratégique de création, de gestion et de partage des connaissances. La gestion des connaissances continuera de devenir un rôle encore plus essentiel à l'avenir, car de plus en plus d'entreprises s'éloignent des modèles traditionnels et adoptent plutôt le travail à distance ou travaillent avec un nombre croissant de fournisseurs et de partenaires.