Comment créer et gérer avec succès des documents commerciaux en tant que pigiste

Alors, vous en avez assez de votre patron, n'est-ce pas ? Eh bien, vous n'êtes pas seul. Des personnes de tous secteurs et de toutes tranches d’âge choisissent de tracer leur cheminement de carrière. Selon Zippia, il y a aujourd'hui plus de 70 millions de pigistes actifs rien qu'aux États-Unis. Et d'ici 2029 , ils seront 90 millions.

L’avenir est donc indépendant. Et compte tenu des horaires de travail flexibles, de l'autonomie et d'un meilleur salaire, il est facile de comprendre pourquoi. Mais comme pour la plupart des bonnes choses, il y a un piège. Être votre propre patron signifie que vous devez vous occuper de toutes les formalités administratives liées à la gestion d'une entreprise.

Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Ci-dessous, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur la création et la gestion de documents en freelance .

Vous copiez toujours du contenu dans WordPress ?

Vous vous trompez… dites au revoir pour toujours à :

• ❌ Nettoyage du HTML, suppression des balises span, des sauts de ligne, etc.
• ❌ Création manuelle de vos liens d'identification d'ancrage de table des matières pour tous les en-têtes,
• ❌ Redimensionner et compresser les images une par une avant de les télécharger à nouveau dans votre contenu,
• ❌ Optimisation des images avec des noms de fichiers descriptifs et des attributs de texte alternatif,
• ❌ Coller manuellement les attributs target="_blank" et/ou "nofollow" sur chaque lien

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Quels sont les 6 documents juridiques pour démarrer votre activité en freelance ?

Comme cela devrait toujours être le cas, commençons par le début. Créer votre entreprise indépendante est l'une des étapes les plus importantes et les plus fastidieuses de votre carrière. En tant que tel, vous devez l’aborder avec toute la considération voulue.

Pour savoir comment devenir rédacteur indépendant, lisez l’article suivant. Ci-dessous, vous trouverez les six documents juridiques nécessaires pour démarrer du bon pied votre activité indépendante.

1. Enregistrement des entreprises

Le premier document commercial avec lequel vous travaillerez est une demande d'enregistrement d'entreprise. Celles-ci diffèrent selon les pays, mais les informations que vous devrez toujours soumettre comprennent :

• Informations personnelles de toutes les parties impliquées (vous)
• Emplacement physique du siège social de l'entreprise
• La structure organisationnelle de l'entreprise

Le dernier point est le seul avec lequel vous pourriez avoir des problèmes, discutons donc des options disponibles. Un indépendant peut enregistrer son entreprise sous :

a) Travail indépendant / entreprise individuelle

Les deux termes décrivent l'accord dans lequel vous, une personne privée, agissez en tant qu'entité publique (c'est-à-dire une entreprise). Dans ce cas, la loi ne fait pas de différence entre les revenus personnels et ceux des entreprises. Vous ne devez donc payer vos impôts qu’une seule fois.

Ce type d’entreprise est également très rapide, facile et abordable à enregistrer. Mais cela présente un inconvénient important. Vous devez garantir votre entreprise avec l’intégralité de votre patrimoine personnel. Cela signifie que vous risquez de perdre plus que ce que vous avez gagné si vous avez des problèmes juridiques.

b) LLC, S-Corp. et C-Corp

Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les sociétés sont très différentes. Mais nous n’avons pas toute la journée pour discuter de leurs aspects uniques, alors voici plutôt la version TL;DR.

Comme leur nom l’indique, ces types de sociétés offrent une responsabilité limitée. Cela signifie que les tribunaux ne peuvent toucher qu’aux actifs de l’entreprise, pas aux vôtres. Mais leur mise en place est beaucoup plus coûteuse et leur enregistrement prend un certain temps.

2. Licence commerciale

Ce document juridique définit votre aptitude et votre capacité à opérer dans un pays , une région et un secteur spécifique. C'est différent d'un endroit à l'autre, il est donc toujours préférable de rechercher vos réglementations locales.

Vous n'avez besoin d'une licence commerciale que pour des secteurs spécifiques (soins de santé, finance, restauration, etc.). D’autres sont dites « industries libres » et permettent à quiconque de créer une entreprise.

3. Statuts de la société/accord d'exploitation

Selon la structure de votre entreprise, vous pourriez être légalement tenu de rédiger des statuts. Ces documents détaillent vos opérations commerciales, vos conditions de service et d'autres informations.

Exemple : en tant que rédacteur publicitaire, vous pouvez conserver tous les droits sur votre propriété intellectuelle. Cela signifie que vous pourrez les utiliser autant que vous le souhaitez à l'avenir. Lisez l'article suivant pour savoir comment réussir en tant qu'écrivain indépendant .

Les entreprises individuelles ne nécessitent pas de statuts ou d’accords d’exploitation. Cependant, c'est toujours une bonne idée de les écrire. Cela vous permettra de communiquer clairement avec vos clients et de parvenir à des accords plus rapidement.

4. Propriété/Accord de partenariat

Si vous souhaitez démarrer une entreprise avec un ami ou un membre de votre famille, vous devrez rédiger un accord de partenariat. Ce document définit les termes de votre partenariat et la manière dont vous diviserez l'entreprise. Pour cette raison, la plupart des gens demandent à des avocats de rédiger leurs contrats à leur place. Ils devraient inclure :

• Actionnariat pour chaque partie,
• Rôles, responsabilités et capacités de prise de décision,
• Partage des profits et des pertes,
• Stratégies de gestion des conflits internes,
• Processus de rachat en cas de départ d'une partie.

Naturellement, cela peut être inconfortable si vous êtes particulièrement proche de votre partenaire. Mais chaque relation peut tourner au vinaigre, donc avoir la version commerciale d'un contrat de mariage n'est jamais mauvais.

5. Accord du fournisseur

Chaque entreprise est un cycle presque sans fin d’entrées et de sorties. Par conséquent, vous serez probablement à la fois fournisseur et destinataire à des moments différents. Dans les deux cas, un accord de fournisseur est une excellente chose.

Il s'agit de documents contraignants qui définissent les conditions de service pour les deux parties. Ils comprennent des informations telles que :

• Types de biens/services,
• Quantité/qualité requise,
• Délais de livraison,
• Délais de paiement,
• et plus.

6. Accord de non-divulgation

Les NDA sont des documents juridiques limitant la capacité des parties à divulguer des informations confidentielles. Cela peut inclure des détails sur les transactions, les opérations commerciales, etc. La rupture d’une NDA s’accompagne souvent d’une amende importante.

Ces documents juridiques sont utiles aux entreprises de toutes tailles, même aux indépendants. Vous pouvez les utiliser pour obtenir des prix, des services et plus d'informations.

Quels sont les 6 exemples de documents importants pour les indépendants ?

Vous avez donc enregistré votre entreprise et défini légalement toutes vos relations importantes. Bon travail. Vous pouvez maintenant passer – vous l’aurez deviné – à plus de paperasse !

Heureusement, avec les bons outils et modèles, cela sera plus du « papier » que du « travail ». Et c’est absolument indispensable puisque 78 % des entreprises font aujourd’hui appel à des freelances. Examinons donc les six exemples de documents importants dont tout pigiste a besoin.

1. Proposition de projet

Malheureusement, la plupart des pigistes ne se soucient pas des propositions de projets. Mais ils font une erreur. Ces documents commerciaux sont parfaits pour présenter votre professionnalisme et votre initiative.

Les propositions définissent la portée, les objectifs, le calendrier et le budget d'un projet et conviennent mieux aux initiatives plus vastes. Et même si cela peut sembler prendre beaucoup de temps, cela devient un jeu d'enfant une fois que vous avez préparé les grandes lignes.

(Source de l'image : Smartsheet)

2. Offre de prix

Un devis est l'un des documents financiers que vous verrez le plus souvent en tant que travailleur indépendant. Il sert d'offre et présente les détails commerciaux des deux parties, une liste de produits/services, le prix, la validité, etc.

Une chose à noter est que ce n’est pas contraignant . Cela signifie que le destinataire peut choisir de l'accepter ou de le refuser. De plus, vous pouvez librement modifier le devis une fois sa validité écoulée. Pour créer des devis rapidement et simplement, utilisez le générateur de devis.

(Source de l'image : Billdu)

3. Contrat

Les contrats répondent à plusieurs objectifs. Premièrement, ils vous obligent, vous et vos clients, à respecter vos engagements. Ils vous protègent également d’éventuels litiges et contribuent à accroître la satisfaction client.

Vous pouvez constater ces impacts grâce à une enquête Net Promoter Score envoyée via un outil d’expérience client de détail.

(Source de l'image : Jotform)

4. Facture

Le prochain type de document commercial à considérer est celui des factures. Ces documents financiers servent à la fois de preuve de livraison et de demande de paiement. En plus de cela, ils sont également très importants pour les taxes, les litiges clients et la comptabilité.

Vous en créerez beaucoup au cours de votre carrière d’indépendant. Mais heureusement, vous n’avez plus à y consacrer trop de temps. Des solutions telles que les générateurs de factures en ligne gratuits rationalisent le processus de création tout en conservant une apparence professionnelle.

(Source de l'image : Billdu)

Mais si vous avez besoin d’une solution plus robuste, il existe de nombreux autres outils et logiciels disponibles pour les indépendants. Par exemple, Refrens propose divers modèles de factures personnalisables ainsi que des options de paiement et d'autres services. Il bénéficie également de critiques et de notes exceptionnelles auprès de G2 et Capterra.

(Source de l'image : Capterra)

Cette option et d’autres logiciels de facturation sont dotées de fonctionnalités avancées, notamment :

• Facturation automatisée
• Suivi du temps
• Modèles personnalisables
• Et plus

(Source de l'image : Billdu)

5. Formulaire de commentaires/témoignage

Parce que les humains sont des créatures sociales, les pensées et les opinions des autres influencent les nôtres. Ainsi, des avis et témoignages très utiles pour les indépendants à la recherche de nouveaux clients.

Les témoignages vous permettent de recueillir des commentaires, d'améliorer vos produits et d'instaurer la confiance. Ils se présentent également sous diverses formes, notamment :

• Sondages (ex., Google Forms)
• Recommandations LinkedIn
• Témoignages écrits

Malheureusement, obtenir des commentaires peut être assez difficile. Alors ne vous découragez pas si certains clients refusent ou ignorent votre demande. Assurez-vous simplement de rédiger un e-mail poli pour demander leur satisfaction, demandez la permission de leur envoyer votre formulaire et continuez d'essayer jusqu'à ce que vous réussissiez.

(Source de l'image : Jotform)

6. Retenue

Une triste réalité du travail indépendant est que parfois, il est difficile de trouver du travail. Les projets ont tendance à être très saisonniers, la meilleure pratique consiste donc à vous assurer d'avoir un revenu régulier toute l'année avec des honoraires.

Faisant office de contrats, ces documents juridiques vous engagent, vous et vos clients, à des travaux récurrents, hebdomadaires , mensuels ou trimestriels . Traditionnellement, ils suivent des projets plus importants (par exemple, développement et maintenance de sites Web), mais peuvent également vous intégrer en tant que membre non officiel de l'équipe d'une entreprise (par exemple, rédaction, conception graphique, etc.).

(Source de l'image : Signature)

Quels sont les 4 modèles de documents les plus importants pour les indépendants ?

Maintenant que nous avons couvert les documents indépendants les plus importants que vous devrez traiter, vous voudrez peut-être pousser un soupir de soulagement. Cependant, vous devriez ajouter quelques documents commerciaux supplémentaires à votre répertoire, juste au cas où. Ceux-ci inclus:

1. Comptes de résultat

​​Ces documents financiers sont également appelés comptes de profits et pertes et résultats. Ils assurent le suivi des revenus, des dépenses et du revenu/perte net total de votre entreprise indépendante au fil du temps.

Les grandes entreprises utilisent les comptes de résultat à des fins d'analyse comparative, de planification et de prise de décision. Mais pour les indépendants, ils sont particulièrement utiles pour la conformité fiscale.

​​

(Source de l'image : Zervant)

2. Bilans

Les bilans ressemblent à des comptes de résultat à bien des égards. Ils fournissent un aperçu de la situation financière de votre entreprise à un moment précis. Ils sont également importants pour les mêmes raisons que celles expliquées ci-dessus.

Cependant, leur concentration sur les actifs , les passifs et les capitaux propres de votre entreprise diffère . Ceci est particulièrement utile pour démarrer une LLC ou une société avec un partenaire.

(Source de l'image : Vertex42)

3. Documents de propriété intellectuelle

Les documents commerciaux de propriété intellectuelle sont particulièrement importants pour les indépendants des industries créatives. Ces documents commerciaux peuvent protéger vos droits de propriété intellectuelle et limiter l'utilisation de la propriété intellectuelle par d'autres parties.

La propriété intellectuelle concerne principalement les articles, les textes marketing, les conceptions et autres actifs incorporels. La documentation IP est importante pour plusieurs autres raisons, notamment :

• Protection anti-vol,
• Monétisation,
• Reconnaissance de la marque,
• et plus.

(Source de l'image : Signature)

4. CV / CV / Portfolio

Enfin et surtout, parlons du marketing vous-même. Bien qu'un curriculum vitae ou un portfolio ne soient pas nécessaires pour décrocher un emploi, en avoir un peut vous aider à obtenir de meilleurs emplois et de plus grande envergure.

En fonction de votre secteur d'activité, vous pouvez choisir le format et le contenu du document qui se prêtent le mieux à mettre en valeur votre valeur. Ceux-ci peuvent inclure des études de cas, des extraits, des captures d'écran, des résultats, des témoignages ou même des échantillons de travail complets.

(Source de l'image : Kickresume)

Quelles sont les 4 façons efficaces de gérer des documents importants en tant que freelance ?

Enfin, avant de vous laisser, parlons de l'éléphant dans la pièce : comment êtes-vous censé garder une trace de tous ces documents ?!

Cela peut paraître intimidant, mais ne vous inquiétez pas. Vous n'avez plus besoin de compter sur des dossiers et des tiroirs de bureau pour le rangement. Voici donc les quatre bonnes pratiques pour vous aider à gérer vos documents freelance .

1. Gardez-le numérique

Comme indiqué ci-dessus, le papier ne permet pas de garder votre bureau bien rangé et en bonne santé mentale. Nous vous recommandons de numériser tous vos anciens documents et de vous en tenir aux créateurs de documents à l'avenir pour une efficacité maximale.

2. Centraliser le stockage des documents

Les pigistes n’ont pas tendance à être les personnes les plus organisées : vous travaillez quand et où vous le souhaitez et vous vous souciez du reste plus tard. Cependant, en veillant à toujours conserver les documents liés à votre activité indépendante au même endroit, vous éviterez beaucoup de stress à long terme.

Choisissez votre service de stockage cloud préféré (Google Drive, iCloud, Dropbox, etc.). Ensuite, rangez-y tous vos documents, et sachez que les quelques instants que cela a pris vous ont évité plusieurs heures de recherches effrénées.

3. Établir une politique claire de dénomination et d’étiquetage

Vous avez désormais constaté qu'il existe beaucoup trop de types de documents pour en assurer le suivi par vous-même, même sans tous les fichiers liés à votre projet. Heureusement, vous pouvez vous faciliter la vie grâce à une dénomination et un étiquetage précis.

Assurez-vous de prendre en compte :

• Type de document
• Sujet/Cas d'utilisation
• Nom du client

4. Mettre en œuvre la sauvegarde/reprise après sinistre

Après tout ça, vous ne voulez pas perdre tous vos progrès, n'est-ce pas ? Il est donc dans votre intérêt de créer une sauvegarde, juste au cas où.

Téléchargez vos données professionnelles sur un disque dur. Conservez des copies physiques des documents les plus essentiels. Créez une copie sur une autre solution de stockage cloud.

Le choix t'appartient. Assurez-vous simplement de faire quelque chose .

Conclusion : avez-vous eu un aperçu des documents importants pour les indépendants ?

Voir? Nous n’avons pas menti lorsque nous avons dit qu’il y avait plus dans le travail indépendant qu’il n’y paraît au premier abord. Malgré cela, il ne faut pas se décourager. Des millions de personnes ont profité du style de vie indépendant, il n'y a donc aucune raison pour que vous soyez différent.

L’important est que vous preniez au sérieux la création de votre entreprise. Soyez déterminé dans la gestion de vos documents et ne laissez rien au hasard. Prenez à cœur les informations présentées dans cet article et vous serez sûr de prospérer, pas seulement de survivre.

Nous vous souhaitons bonne chance et espérons vous revoir dans un autre de nos articles. Bon freelance !