Du chaos à la commande : comment rationaliser les workflows contractuels

Les contrats sont la base du succès de l'entreprise et ont un impact sur toutes les facettes des opérations, de l'embauche des meilleurs talents à la création de partenariats, en passant par la vente de produits et la location d'espaces de bureau. Ils établissent la confiance, protègent les intérêts, gèrent les risques et permettent des opérations fluides au sein d'une organisation.

Mais voici la chose. Les méthodes traditionnelles de gestion des contrats sont chaotiques. Traiter avec des processus manuels, des documents physiques et des allers-retours interminables d'e-mails ralentit tout et ouvre la porte aux erreurs et aux opportunités manquées.

Heureusement, il existe une solution : les workflows contractuels.

En adoptant l'automatisation, en centralisant les référentiels de contrats et en utilisant les signatures électroniques, les entreprises peuvent mettre de l'ordre dans leurs processus de gestion des contrats et améliorer l'efficacité globale.

Cet article explore les flux de travail des contrats et les moyens de les rationaliser pour tirer parti des opportunités rapidement et efficacement.

En mettant en œuvre un workflow de contrat structuré, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité, assurer la conformité, améliorer la collaboration et réduire les erreurs et les retards.

Défis liés aux flux de travail contractuels traditionnels

Les méthodes traditionnelles de gestion des contrats sont souvent inefficaces et ont un impact considérable sur les résultats d'une entreprise. Des études montrent que les entreprises peuvent perdre jusqu'à 9 % de leurs bénéfices en raison d'une gestion inefficace des contrats.

Parmi les défis courants associés à la gestion traditionnelle des contrats, mentionnons les suivants :

1. Processus inefficaces

Les processus manuels prennent du temps et entraînent souvent des retards dans l'exécution des contrats, ce qui entraîne une augmentation des délais d'exécution et des opportunités manquées. Naviguer dans des piles de documents, créer des contrats à partir de zéro, gérer des versions ou rechercher des approbations consomment un temps précieux et drainent des ressources qui pourraient être mieux utilisées ailleurs.

2. Manque de visibilité et de suivi

Sans un système centralisé, avoir un aperçu de l'état et de l'avancement des contrats à chaque étape devient difficile. Le suivi des versions de contrat, des modifications et des négociations peut être difficile, entraînant des erreurs et des malentendus potentiels. Les entreprises sont souvent aux prises avec des informations contractuelles dispersées, ce qui rend difficile de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

3. Risques de sécurité et problèmes de conformité

S'appuyer sur des documents physiques présente des risques tels que la perte, les dommages ou l'accès non autorisé. Ces risques compromettent la confidentialité et l'intégrité des informations contractuelles sensibles. De plus, assurer la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données (GDPR, CCPA), aux normes de l'industrie (HIPAA, ISO 27001) et aux exigences légales devient de plus en plus difficile lorsqu'il s'agit de documents physiques.

4. Collaboration et communication limitées

Les transferts manuels et la circulation physique des documents dans les workflows contractuels entraînent des retards de communication et des inefficacités. La coordination des révisions, des modifications et des approbations de contrats entre les services et les parties prenantes prend du temps et est sujette aux erreurs. Cela peut entraîner des délais non respectés et des problèmes de communication.

5. Inefficacité des coûts et des ressources

Les processus de contrat manuels ont plusieurs coûts associés qui peuvent avoir un impact sur le budget d'une entreprise. Les dépenses telles que l'impression, le stockage du papier, l'affranchissement, les tâches administratives et les interactions physiques avec les clients s'additionnent. De plus, les frais de déplacement peuvent être importants, y compris le transport et l'hébergement pour les réunions en personne et la signature des contrats. Le temps passé à se déplacer pour rencontrer les clients et à mener des négociations en face à face ajoute encore à l'inefficacité des ressources.

6 façons de rationaliser les workflows contractuels

La rationalisation des workflows contractuels implique l'automatisation et la standardisation des étapes de gestion des contrats. Cela implique d'utiliser des flux de travail pour organiser les tâches et les actions, en veillant à ce que les bonnes personnes disposent des bons documents au bon moment. L'objectif est de simplifier le processus aussi efficacement et précisément que possible.

Voici six façons de rationaliser les flux de travail des contrats dans votre organisation.

Source : Signasy

1. Mettre en place une solution de signature électronique

Les solutions de signature électronique rationalisent les flux de travail des contrats en éliminant le besoin de traitement physique des documents, comme l'impression, la signature, la numérisation et l'envoi. Au lieu de cela, les contrats peuvent être signés numériquement, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources et de réduire le risque d'erreurs ou de pertes.

Les signatures électroniques permettent également la collaboration à distance et accélèrent le processus de signature. Les parties peuvent signer des contrats électroniques de n'importe où, n'importe quand, en utilisant leurs appareils. Il élimine le besoin de réunions en personne ou de coordination de plusieurs horaires, accélérant l'exécution des contrats et réduisant les retards.

De plus, les signatures électroniques offrent une sécurité et une authenticité renforcées . Des techniques de cryptage avancées et des mécanismes d'authentification garantissent l'intégrité et la validité des contrats signés. Les pistes d'audit numériques enregistrent qui a signé le document et quand, ce qui ajoute une couche supplémentaire de sécurité et de responsabilité.

En rationalisant le processus de signature, les signatures électroniques améliorent l'efficacité et la productivité globales. Ils réduisent les charges administratives, éliminent les inefficacités liées au papier et offrent une expérience transparente à toutes les parties concernées.

2. Centralisez la gestion des contrats

Les entreprises peuvent obtenir plusieurs avantages en consolidant tous les contrats dans un système centralisé. Premièrement, il permet un accès, un suivi et une récupération faciles des contrats. Les utilisateurs peuvent rapidement localiser et récupérer des contrats à partir d'une source unique au lieu de parcourir des fichiers physiques ou de rechercher dans différents systèmes. Il permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité de la gestion des contrats.

La centralisation facilite la collaboration et les mises à jour en temps réel. Plusieurs parties prenantes peuvent accéder et travailler sur des contrats simultanément, éliminant ainsi le besoin de transferts manuels et réduisant les retards. Grâce aux notifications instantanées et à l'accès partagé, les équipes peuvent collaborer de manière transparente, apporter des modifications, ajouter des commentaires et suivre les modifications en temps réel, ce qui permet d'accélérer les approbations de contrats et d'améliorer la productivité.

De plus, un système centralisé offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur le cycle de vie du contrat. Il permet aux entreprises de suivre les étapes clés, de surveiller les performances des contrats et de gérer plus efficacement les renouvellements ou les expirations. Cette approche proactive permet d'atténuer les risques, d'assurer la conformité et d'optimiser les processus de gestion des contrats.

3. Activer l'automatisation du flux de travail

Avec des flux de travail configurables, vous pouvez concevoir un cheminement transparent pour vos contrats à suivre. Cela réduit les efforts manuels et fait gagner un temps précieux. Par exemple, la génération de documents peut être automatisée, en créant des modèles de contrat standardisés avec des champs dynamiques pouvant être remplis avec des informations pertinentes.

Les workflows d'approbation peuvent également être automatisés en définissant la séquence des approbations et en déclenchant des notifications aux parties prenantes appropriées. Il accélère les étapes d'examen et d'approbation, réduisant les retards et améliorant l'efficacité.

Des notifications et des alertes automatisées tiennent les parties prenantes informées de l'état du contrat, des étapes clés, des échéances proches et des actions requises. Il améliore la communication, garantit des réponses rapides et réduit le risque de délais manqués ou de tâches négligées.

4. Intégration avec d'autres systèmes

En connectant le logiciel de gestion des contrats à d'autres systèmes logiciels essentiels, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les informations pertinentes et effectuer les actions nécessaires au sein d'une interface unique, éliminant ainsi le besoin de transfert manuel de données ou de basculement entre diverses applications. Cela permet d'économiser du temps et des efforts, réduit le risque d'erreurs et améliore l'expérience utilisateur.

L'intégration avec des espaces de travail populaires tels que Microsoft et Google, ainsi qu'avec des logiciels CRM , ERP ou RH, permet aux utilisateurs de signer, d'envoyer pour signature et de suivre des contrats sans quitter leur espace de travail. Cette intégration garantit que les informations relatives aux contrats sont partagées avec précision entre les systèmes, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.

L'intégration crée un environnement unifié dans lequel les tâches liées aux contrats s'alignent de manière transparente sur vos processus métier plus larges. Par exemple, l'automatisation de la création de contrats en fonction des opportunités. Lorsqu'une nouvelle opportunité est identifiée dans le système CRM, des modèles de contrat pertinents peuvent être automatiquement générés, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer la cohérence.

5. Utilisez les bibliothèques de modèles de contrat

Un modèle de contrat est un document préconçu qui sert de point de départ pour la création de contrats, fournissant un format structuré qui peut être personnalisé pour refléter des détails spécifiques. Avoir une collection de modèles de contrats standardisés permet une rédaction plus rapide. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, les utilisateurs peuvent facilement accéder à des modèles pré-approuvés adaptés à des fins spécifiques. Il accélère le processus de création de contrat, économisant du temps et des efforts.

Le maintien d'une bibliothèque de documents, de contrats et d'accords couramment utilisés garantit un accès facile aux modèles approuvés. Il favorise la cohérence dans le langage et la structure du contrat, réduisant les risques d'erreurs et d'incohérences dans la création du contrat.

Les bibliothèques de modèles de contrat permettent également d'assurer le contrôle de la version des documents. En centralisant les modèles dans une bibliothèque, les entreprises peuvent facilement les gérer et les mettre à jour selon leurs besoins. Il garantit que les utilisateurs travaillent toujours avec les versions les plus récentes, ce qui réduit le risque d'utiliser des modèles obsolètes et maintient la conformité.

6. Mettre en œuvre des analyses de contrats et des rapports

Un logiciel d'analyse de contrats permet aux entreprises d'acquérir une compréhension approfondie de la performance des contrats. Les organisations peuvent identifier des modèles, des tendances et des domaines d'amélioration en analysant les données relatives au statut des contrats, aux délais d'exécution et à l'utilisation. Cette connaissance leur permet de prendre des décisions basées sur les données, d'optimiser les flux de travail et de résoudre les goulots d'étranglement, rationalisant ainsi le processus de gestion des contrats.

La génération de rapports sur les métriques des contrats fournit une vue complète des activités et des performances des contrats. Ces rapports offrent une visibilité en temps réel sur l'état du contrat, les jalons et les indicateurs de performance clés. Grâce à ces informations facilement disponibles, les parties prenantes peuvent facilement suivre les progrès, identifier les retards et prendre des mesures proactives pour maintenir les contrats sur la bonne voie.

En analysant les données contractuelles historiques, les entreprises peuvent résoudre de manière proactive les problèmes, atténuer les risques et optimiser les flux de travail pour améliorer la gestion globale des contrats.

Comment différents départements rationalisent les flux de travail des contrats

Les contrats font partie intégrante de différentes équipes, telles que les services juridiques, commerciaux et financiers. La collaboration et la coordination entre ces équipes facilitent les interactions, réduisent les transferts et améliorent la communication. Il augmente la productivité, réduit les erreurs, accélère les cycles de contrat et offre finalement de meilleurs résultats pour l'organisation.

Voyons comment différentes équipes rationalisent les flux de travail des contrats.

1. Ventes et marketing

Les équipes de vente et de marketing utilisent des contrats pour soutenir leurs activités, y compris des accords de vente, des partenariats marketing, des accords de niveau de service et des accords de non-divulgation. Ces équipes travaillent en étroite collaboration avec des professionnels du droit pour assurer la conformité et négocier les conditions contractuelles. Et ils collaborent avec les équipes financières pour gérer les prix, les conditions de paiement et la comptabilisation des revenus.

Les équipes commerciales et marketing automatisent la création de contrats, les processus d'approbation et le suivi des documents. Il accélère l'exécution du contrat et élimine la paperasserie manuelle. Cette approche collaborative améliore la productivité, améliore les relations avec les clients et stimule la croissance des revenus.

2. Juridique

Le service juridique gère les accords avec les fournisseurs, les contrats avec les clients, les contrats de travail, les accords de non-divulgation et les accords de licence. La collaboration est essentielle pour le service juridique car il travaille en étroite collaboration avec diverses équipes, notamment les achats, les ressources humaines, les finances et la direction générale.

Le service juridique automatise la création de contrats, les processus d'approbation et le stockage de documents pour rationaliser les flux de travail des contrats. La centralisation des contrats dans un référentiel numérique leur permet de suivre facilement l'état des contrats, d'accéder aux documents pertinents et de collaborer avec les parties prenantes en temps réel. Il améliore la visibilité des contrats, réduit les erreurs manuelles et garantit la conformité aux exigences légales.

3. RH

Les équipes RH utilisent des contrats de travail, des lettres d'offre, des accords de confidentialité et des accords de non-concurrence dans leurs flux de travail. La rationalisation des flux de travail contractuels au sein du service RH implique une collaboration entre les professionnels des RH, les équipes juridiques, les responsables du recrutement et les nouveaux employés.

Les équipes RH peuvent accélérer le processus de gestion des contrats en tirant parti de technologies telles que les signatures électroniques et les flux de travail automatisés. Cela comprend la rédaction et l'envoi de contrats pour examen et approbation, la capture de signatures électroniques, ainsi que le stockage et la gestion en toute sécurité des documents contractuels.

4. Opérations informatiques

Les équipes d'exploitation informatique facilitent les implémentations technologiques, les engagements des fournisseurs, les accords de niveau de service et les contrats de maintenance. Ces contrats sont essentiels pour gérer les relations avec les fournisseurs externes, assurer le bon fonctionnement et maintenir l'intégrité de l'infrastructure informatique.

La rationalisation des flux de travail des contrats dans les départements des opérations informatiques implique une collaboration entre les professionnels de l'informatique, les équipes d'approvisionnement, les services juridiques et les fournisseurs externes. En tirant parti d'outils et de processus efficaces de gestion des contrats, ces équipes peuvent rationaliser la création, la négociation et l'exécution des contrats.

5. Finances et comptabilité

Les équipes financières et comptables utilisent des contrats pour gérer les accords financiers, les relations avec les fournisseurs, les engagements des clients et les obligations de conformité. Ces contrats garantissent l'exactitude des transactions financières, atténuent les risques et maintiennent l'intégrité financière.

Les services financiers et comptables collaborent avec les équipes juridiques, les services d'approvisionnement et les parties externes. Les workflows de contrat automatisés permettent de suivre les étapes du contrat, les conditions de paiement et les obligations financières, garantissant la facturation, le recouvrement des paiements et le respect des conditions contractuelles dans les délais.

En rationalisant les flux de travail des contrats, les équipes financières et comptables peuvent améliorer la précision financière, améliorer la gestion des flux de trésorerie, atténuer les risques contractuels et garantir la conformité réglementaire.

Applications spécifiques à l'industrie des workflows de gestion des contrats

Dans diverses industries, la rationalisation des workflows contractuels apporte des avantages spécifiques adaptés aux besoins de chaque secteur. Regardons-les ci-dessous.

1. Santé

Les hôpitaux, les sociétés pharmaceutiques, les instituts de recherche et les prestataires de soins de santé s'appuient sur une gestion efficace des contrats pour un fonctionnement et une conformité harmonieux. Cela implique la gestion des accords avec les vendeurs, les fournisseurs, les prestataires de soins de santé et les assureurs.

Un aspect clé consiste à garantir la conformité aux exigences réglementaires et aux lois sur la confidentialité, telles que HIPAA, afin de protéger les informations sensibles des patients.

Des workflows de contrats efficaces permettent une exécution rapide des contrats, améliorent la collaboration des parties prenantes et aident à respecter les obligations contractuelles. En tirant parti des outils numériques et de l'automatisation, les organisations de soins de santé rationalisent leurs processus contractuels, en se concentrant sur les soins aux patients et en favorisant des relations positives avec les parties prenantes.

2. Technologie

Les entreprises technologiques, les éditeurs de logiciels et les fournisseurs SaaS s'appuient sur une gestion des contrats rationalisée pour stimuler l'innovation, entretenir les relations avec les clients et se conformer aux réglementations du secteur.

Les flux de travail contractuels dans le secteur technologique englobent une gamme d'accords, tels que des accords de licence de logiciel, des accords de niveau de service, des contrats de développement de logiciel, des accords de propriété intellectuelle et des contrats de partenariat. Ces contrats définissent les droits, les obligations et les attentes du fournisseur de technologie et du client.

De plus, les entreprises technologiques opèrent dans un environnement hautement réglementé. Ils doivent se conformer aux réglementations sur la confidentialité des données, aux normes de sécurité et aux réglementations spécifiques à l'industrie. La rationalisation des flux de travail des contrats permet aux organisations d'assurer la conformité, de gérer les risques et de démontrer le respect des exigences légales.

3. Immobilier

Dans le secteur de l'immobilier, les flux de travail contractuels sont cruciaux dans la gestion des contrats de location, des contrats de vente de biens et des contrats de vendeur. En rationalisant ces flux de travail, les professionnels de l'immobilier peuvent automatiser des processus tels que les contrats de location, les renouvellements de bail et les contrats d'entretien des propriétés, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.

Des workflows contractuels efficaces améliorent également la communication et la collaboration entre les propriétaires, les locataires et les équipes de gestion immobilière, garantissant un fonctionnement fluide et efficace. De plus, la rationalisation des flux de travail des contrats aide les organisations immobilières à se conformer aux réglementations locales et aux exigences légales, en minimisant le risque d'erreurs et en garantissant un processus juridiquement valable.

4. Fabrication

Dans l'industrie manufacturière, des workflows de contrats rationalisés garantissent des opérations fluides, de la gestion des contrats avec les fournisseurs et des accords d'approvisionnement à la gestion des contrats de la chaîne d'approvisionnement.

Les fabricants peuvent économiser du temps et des ressources en automatisant les bons de commande, l'intégration des fournisseurs et les renouvellements de contrats, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs activités commerciales principales. De plus, des workflows de contrats efficaces améliorent la collaboration entre les fabricants, les fournisseurs et les distributeurs, favorisant des partenariats plus solides et une communication transparente tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

5. Services financiers

Les workflows de contrats dans le secteur des services financiers automatisent les accords de prêt, l'intégration des clients et la documentation de conformité. Il permet un traitement plus rapide, réduit les erreurs manuelles et améliore l'expérience client.

Les organisations peuvent garantir la transparence, réduire les retards et renforcer les relations avec les clients en facilitant la collaboration entre les institutions financières, les clients et les équipes juridiques. Des workflows de contrats simplifiés garantissent que les services financiers respectent les réglementations, telles que les lois anti-blanchiment d'argent (AML) et les exigences Know Your Customer (KYC).

En rationalisant les flux de travail des contrats, les institutions peuvent mettre en œuvre des mesures de conformité solides, surveiller les modifications réglementaires et atténuer les risques de conformité.

Comment sélectionner le bon logiciel de workflow de contrat

Avec l'abondance d'options disponibles, trouver le logiciel qui répond le mieux aux besoins de votre organisation peut être difficile.

Pour vous aider à prendre une décision éclairée, voici cinq questions essentielles à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de signature électronique et de workflow de contrat.

1. Offre-t-il une expérience utilisateur intuitive ?

La facilité d'utilisation est un facteur critique dans le choix d'un logiciel de signature électronique. Recherchez une solution qui offre une interface intuitive, permettant aux employés de signer des documents facilement et rapidement. Des fonctionnalités telles que l'envoi simultané de contrats à plusieurs signataires, la signature de plusieurs documents en une seule session, la création de modèles réutilisables, le déclenchement de workflows supplémentaires et les mises à jour de statut en temps réel sont essentielles pour une expérience de signature simplifiée et pratique.

2. Est-ce qu'il s'intègre à mes outils existants ?

Tenez compte de la compatibilité du logiciel avec vos applications commerciales actuelles. Recherchez des solutions de signature électronique s'intégrant parfaitement aux outils populaires. Le logiciel doit avoir des connecteurs prédéfinis ou des API flexibles pour assurer un échange de données fluide et rationaliser votre flux de travail sur différentes plates-formes.

3. Offre-t-il une expérience mobile fluide ?

Dans le monde d'aujourd'hui, centré sur le mobile, il est crucial de choisir un logiciel qui offre une expérience transparente sur les appareils mobiles. Recherchez des solutions de signature électronique qui offrent des applications natives pour les principales plates-formes telles qu'iOS, Android et le Web. Il permet aux employés d'envoyer, de signer et de gérer des documents en toute sécurité lors de leurs déplacements, améliorant ainsi la productivité et garantissant l'exécution des tâches dans les délais.

4. Quelle sécurité le logiciel offre-t-il ?

La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de traiter des documents sensibles. Assurez-vous que le logiciel de signature électronique fournit des mesures de sécurité robustes telles que le cryptage SSL pour la protection des documents. Recherchez des fonctionnalités telles que les méthodes d'authentification (identifiants de connexion, signatures numériques sécurisées), la conformité aux normes de l'industrie (par exemple, E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) et une piste d'audit détaillée pour suivre le processus de signature et fournir preuve légale si nécessaire.

5. Le système de tarification s'adapte-t-il à l'expansion ?

Tenez compte de l'évolutivité et de la rentabilité du logiciel. Si votre organisation connaît une forte croissance, choisissez une solution capable de répondre à vos besoins croissants sans entraîner de coûts supplémentaires importants. Recherchez une mise en œuvre rapide, une expérience utilisateur agréable, un support client fiable et des fonctionnalités économiques qui peuvent remplacer les processus de signature papier.

Les petites organisations aux budgets limités doivent rechercher des fournisseurs qui proposent des solutions faciles à gérer, une intégration transparente avec les applications existantes et une évolutivité pour les cas d'utilisation futurs. Choisissez toujours un fournisseur qui fournit une assistance complète en matière de mise en œuvre, de formation et de gestion du changement pour assurer une transition réussie.

Réaliser l'ordre dans le chaos

La transition du chaos à l'ordre dans les workflows de gestion des contrats n'est pas seulement une possibilité mais une nécessité pour le succès des entreprises. Les organisations peuvent rationaliser leurs pratiques de workflow de contrats grâce à la puissance de l'automatisation et à un état d'esprit axé sur le numérique.

En s'engageant sur cette voie, les entreprises ouvrent les portes à des processus optimisés, à des risques réduits et à des performances élevées. Cette transformation débloque une efficacité accrue, une réduction des coûts et une culture de collaboration.

La recherche du meilleur outil pour votre entreprise est vitale car le secret de la gestion des contrats réside dans le logiciel.