Comment réduire les coûts et augmenter les bénéfices de votre entreprise ?

Lorsqu'une entreprise réduit ses coûts, cela signifie généralement que vous pouvez vous attendre à des produits de moindre qualité et à un service de qualité inférieure. Si vous avez déjà eu un appel avec une banque ou un fournisseur de télécommunications après qu'ils aient mis en place une série de coupures et d'externalisation, vous avez peut-être passé des heures en attente, pour finalement parler à un employé de service qui n'a aucune idée de comment vous aider. tu.

Nous sommes tous, à juste titre, sceptiques à l'égard des entreprises qui réduisent leurs coûts, mais la réduction des dépenses et la rationalisation des opérations ne signifient pas nécessairement des produits ou des services de moindre qualité.

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou sa clientèle, peut réduire ses coûts de manière efficace, ce qui se traduit par des revenus plus élevés et, surtout, par un excellent service. Cet article vous montrera exactement quand et où réduire les coûts, fournissant une introduction essentielle à des opérations efficaces pour toute entreprise.

La clé d'une entreprise rentable est de réduire les coûts, de maintenir la qualité et de maximiser les profits

Quelle est la meilleure façon de faire un maximum de profits ? La réponse la plus simple est d'augmenter les revenus, ce qui bien sûr aide si vous pouvez y arriver. Mais il existe une méthode meilleure et plus facile à contrôler qui consiste à gérer les dépenses. C'est ce qu'on appelle la maîtrise des coûts, et voici comment cela fonctionne :

Pour commencer, vous devrez vous concentrer sur les deux principaux types de coûts : fixes et variables.

Les coûts fixes sont indépendants du niveau de production d'une entreprise et comprennent les ordinateurs, les bureaux, les téléphones et d'autres équipements. Mais le terme peut également désigner des coûts moins tangibles, comme le loyer ou l'assurance. En fait, la main-d'œuvre est souvent considérée comme un coût fixe puisqu'il faut du temps et de l'argent pour embaucher des employés.

Les coûts variables dépendent du niveau de production, ce qui signifie que plus vous consommez, plus vous payez. Des exemples de coûts variables sont les matières premières, l'emballage et le stockage.

Maintenant que vous connaissez les deux principaux types de coûts, vous pouvez commencer à comprendre pourquoi les gérer intelligemment produira des produits à moindre coût, et donc des revenus plus élevés, tout en maintenant les mêmes normes de qualité.

Vous pourriez réduire les coûts en procédant à des coupes radicales, mais cela réduira probablement la qualité des biens ou des services que vous fournissez. Par exemple, si vous décidez d'économiser de l'argent en réduisant votre équipe de support client, vous risquez de rencontrer des clients très mécontents dans un proche avenir.

Cependant, réduire judicieusement les coûts inutiles augmentera à la fois les revenus et maintiendra la qualité. Par exemple, le fondateur d'IKEA, Ingvar Kamprad, a construit son empire de 235 magasins grâce à de simples mécanismes de réduction des coûts qui ont laissé la qualité intacte. Une stratégie consistait à vendre des meubles non assemblés, qui prennent moins de place et nécessitent moins de temps de fabrication.

Mais comment réduire intelligemment les coûts ? Examinons plus en détail certaines stratégies spécifiques pour réduire les dépenses tout en maintenant la qualité.

Moins c'est plus : économiser de l'espace et des activités inutiles est essentiel pour réduire les coûts

Lorsque les entrepreneurs créent une nouvelle entreprise, ils sont souvent sujets à une surexcitation et peuvent finir par dépenser de l'argent qu'ils n'ont pas. Bien que cette erreur soit courante, elle peut sérieusement paralyser une entreprise avant même qu'elle ne démarre.

Il est donc essentiel de comprendre la gestion des coûts dès le départ, et un bon point de départ est la propriété.

L'espace est une dépense majeure et une cible de choix pour la réduction des coûts. Pour avoir une idée de l'espace suffisant, gardez à l'esprit que la norme est de onze mètres cubes par travailleur. Si vous avez plus de place que cela, vous dépensez probablement trop d'argent pour cela.

Un autre excellent moyen de réduire les coûts d'espace consiste à utiliser le hotdesking , un moyen de maximiser les postes de travail en éliminant les bureaux individuels et en permettant aux employés d'utiliser celui qui est disponible. Par exemple, Stocks, une entreprise britannique qui fabrique des machines à coudre, dispose d'une équipe de vente de dix personnes travaillant dans un espace conçu pour six personnes. Cependant, le bureau fonctionne bien car les employés passent 60 % de leur temps à des rendez-vous extérieurs.

Très bien, maintenant que vous avez maximisé votre espace, il est temps de réduire les autres coûts non essentiels, et cela signifie externaliser - en d'autres termes, sous-traiter des tâches non essentielles à d'autres entreprises.

Toute activité qui n'est pas centrale pour votre entreprise doit être testée : si cela vous coûte plus cher de la faire en interne qu'en externe, elle doit être sous-traitée à quelqu'un d'autre qui peut le faire pour moins cher.

Bien que l'impartition d'un travail qui se fait déjà à l'interne puisse être plus compliquée parce que des investissements en capital ont déjà été faits, il est tout de même essentiel de le faire.

Supposons que vous réalisiez que vous deviez externaliser votre publicité, mais que vous venez d'investir dans un nouveau logiciel de conception marketing. Bien que cela puisse être difficile, il est important d'accepter vos coûts irrécupérables ; l'argent que vous avez dépensé pour le logiciel est déjà épuisé, mais vous n'avez pas à continuer à gaspiller de l'argent en payant du personnel publicitaire.

Transformer rapidement le capital en produits et le redonner en plus de capital est essentiel pour une entreprise performante

Connaissez-vous le cycle du capital ? Eh bien, c'est une connaissance essentielle pour tout propriétaire d'entreprise, car chaque entreprise s'y conforme.

Voici comment ça fonctionne:

Vous commencez avec de l'argent liquide, soit le vôtre, soit celui de quelqu'un d'autre. Cet argent est ensuite utilisé pour acheter des immobilisations et des matériaux que le travail des employés transforme en produits finis destinés à la vente. Vous payez vos fournisseurs, vous êtes payé par vos clients et, espérons-le, il vous reste de l'argent à répéter.

Pourquoi est-ce essentiel à la réduction des coûts ?

Parce que de faibles coûts exigent un cycle de capital rapide et une concentration sur le vieil adage selon lequel le temps c'est de l'argent . Par exemple, plus il y a d'argent immobilisé dans le fonds de roulement, comme les actions, plus les coûts liés à des éléments tels que les intérêts et le stockage sont élevés. Il est donc essentiel de limiter la durée pendant laquelle vous avez du stock en votre possession.

Une façon d'y parvenir est par le biais d'un inventaire limité. Prenez Wal-Mart, dont le stockage des stocks est deux fois et demie inférieur à la moyenne de l'industrie, garantissant un cycle efficace.

Mais les négociations avec les clients et les fournisseurs peuvent également réduire le coût des immobilisations. Par exemple, si vous vendez des biens et des services à crédit et qu'il vous faut 90 jours pour percevoir le paiement d'un client, vous perdez essentiellement les intérêts que l'argent engendrerait. Une meilleure stratégie consiste à fixer des délais de paiement plus courts tout en sanctionnant les retardataires avec des amendes et des menaces de poursuites judiciaires.

Inversement, si vos fournisseurs vous proposent un crédit, il peut être tentant de le prendre. Cependant, selon la situation, il peut être judicieux sur le plan commercial de payer d'avance en échange d'un coût total inférieur. Et, bien sûr, il est essentiel d'éviter de payer en retard, car cela vous donnera une mauvaise réputation dans l'industrie.

Utiliser la marge bénéficiaire de votre entreprise pour motiver les employés est aussi essentiel que maximiser l'impact des incitations non financières

L'augmentation de la productivité est un excellent moyen de réduire les coûts variables, mais cela signifie convaincre vos employés d'en faire plus - et nous savons tous que ce n'est pas une tâche facile. Heureusement, il existe une excellente stratégie pour augmenter la productivité, et tout repose sur la motivation de votre personnel grâce à vos marges bénéficiaires plutôt qu'à leur chiffre d'affaires ; cela vous met du même côté que vos travailleurs tout en augmentant vos propres profits.

Dans la plupart des entreprises, l'équipe de vente est récompensée pour les ventes qu'elle réalise. Cette structure oblige les employés à se concentrer sur la réduction des offres et les coûts sont souvent laissés sans chaîne. Une meilleure stratégie consiste à lier les commissions aux bénéfices de l'entreprise, concentrant ainsi votre force de vente sur les économies d'argent et l'amélioration des résultats de l'entreprise.

Par exemple, Atrium, une société d'éclairage basée à Londres, a plus que doublé ses bénéfices en passant à un système de récompenses lié au bénéfice brut. Leurs vendeurs ont cessé de réduire les prix et, au lieu de s'en tenir à une mentalité de « tout pour plaire au client », ils ont investi dans la réduction des coûts superflus et l'amélioration de l'efficacité.

Mais l'argent ne suffit pas. Bien qu'un bon salaire soit un aspect majeur de la satisfaction au travail, un bon salaire ne garantit pas à lui seul que vos employés travaillent avec une efficacité optimale. En fait, la satisfaction au travail est également le résultat de divers facteurs de motivation sans numéraire , comme le sentiment d'accomplissement que vous voulez que vos employés qui réduisent leurs coûts ressentent.

Mais comment pouvez-vous accomplir cela?

Une façon consiste simplement à prendre note des efforts déployés par vos employés. En fait, un simple e-mail de remerciement ou un dîner du personnel à la suite d'un projet majeur peut contribuer grandement à motiver votre équipe sans vous ruiner !

Maintenez les coûts de financement bas en recherchant des concours de financement, en contactant des amis et en travaillant avec les banques

Toute entreprise en pleine croissance sera certainement confrontée au défi des coûts de financement , et il est essentiel de les maîtriser avant qu'ils ne commencent à grignoter vos bénéfices.

Les coûts de financement - c'est-à-dire le coût de la collecte de fonds - sont dus aux intérêts et autres frais. Il est important d'identifier des moyens d'obtenir réellement de l'argent à peu de frais ou sans frais.

Une stratégie consiste à s'adresser aux agences gouvernementales ou à certaines entreprises, comme les banques et les journaux, qui pourraient avoir un intérêt dans des activités commerciales particulières se déroulant dans une zone spécifique ; cela pourrait les amener à apporter de l'argent ou à offrir des avantages à votre entreprise.

Par exemple, chaque année, des milliers de récompenses sont décernées dans le monde entier à de nouvelles ou petites entreprises. La majorité d'entre eux sont basés sur un plan d'affaires comme les Start-up Awards de HSBC qui accordent jusqu'à 25 000 £.

Une autre approche consiste à demander de l'argent à la famille et aux amis. Cette technique est bénéfique car vous évitez de vous conformer à des procédures formalisées et chronophages tout en bénéficiant de conditions plus flexibles. Cependant, il est essentiel que vous expliquiez tous les risques à ces bailleurs de fonds, car la dernière chose que vous souhaitez est qu'un ami ou un membre de la famille utile subisse des difficultés économiques en raison de vos engagements financiers manqués.

La troisième et dernière stratégie consiste à négocier avec les banques des conditions plus favorables. Mais pour ce faire, vous avez besoin à la fois du savoir-faire nécessaire et d'un plan d'affaires. En fin de compte, les banques sont soumises aux mêmes facteurs macroéconomiques et à la même pression pour réaliser des bénéfices que vous, il est donc sage de rechercher une banque en bonne santé financière, car elle pourra vous offrir un meilleur taux.

Une façon de le faire est de lire la section financière du journal et de garder à l'esprit que les taux d'intérêt ont tendance à être de trois pour cent à neuf pour cent. Naturellement, vous devriez viser le bas de la gamme et magasiner jusqu'à ce que vous y arriviez.

Réduire les coûts en cas de crise peut nécessiter une action sérieuse

Si une catastrophe frappe votre entreprise, la réduction des coûts est probablement la première mesure que vous prendrez. Parfois, cela peut signifier prendre des décisions difficiles pour maintenir votre entreprise à flot, et nous savons tous que les temps extrêmes peuvent nécessiter des mesures extrêmes.

L'une de ces stratégies consiste à échanger des dettes contre des capitaux propres, car le déchargement de la dette peut parfois valoir une part importante de votre entreprise. Par exemple, la société de bagages Samsonite a vendu 60 % de ses actions à CVC Capital Partners, l'un des plus grands groupes de capital-investissement d'Europe, en échange du paiement d'une dette d'une valeur de près de 175 millions de dollars.

Une autre mesure extrême consiste à délocaliser votre entreprise dans un nouveau pays pour économiser sur les impôts. Par exemple, certains pays ont des taux d'imposition des entreprises très bas, comme les Maldives avec un taux d'imposition de 9 % et les Émirats arabes unis avec un taux de 15 %. Comparez cela aux pays avec certains des taux les plus élevés, comme l'Italie où le taux d'imposition des entreprises est de 76 % ou l'Inde où il est de 86 %.

Mais quelle que soit l'action que vous entreprenez en cas de crise, licencier vos employés n'est jamais l'option la plus intelligente ; les entreprises avec un personnel précaire s'en tirent bien plus mal.

Pourquoi?

Eh bien, être licencié est la principale source de peur pour tout employé, affectant à la fois sa productivité et la qualité de son travail. En fait, licencier des gens peut même amener des employés de valeur à chercher des moyens de sortir d'une entreprise qu'ils considèrent comme un navire en perdition.

Cependant, les employés sont également prêts à faire des sacrifices qui permettent à l'entreprise d'économiser de l'argent, si cela leur garantit un emploi. Par exemple, en juin 2009, British Airways a convaincu 6 940 employés de prendre un congé volontaire sans solde - une décision qui a permis à l'entreprise d'économiser 16,7 millions de dollars ainsi que les emplois à long terme de ces travailleurs.

Et, bien sûr, il y a la mesure de dernier recours : couper et fuir. Après tout, l'échec n'est qu'un fait commercial, et rien qu'au Royaume-Uni, 400 000 entreprises ferment leurs portes chaque année ! Alors rappelez-vous, sortir d'une entreprise non rentable, si c'est bien fait, peut vous laisser en meilleure forme pour en démarrer une autre.

Conclusion

Certaines personnes considèrent la réduction des coûts comme une mesure d'urgence, mais une stratégie de réduction des dépenses à long terme est en réalité essentielle pour augmenter les marges bénéficiaires de toute entreprise.

Une gestion efficace de vos coûts vous aidera également à bâtir une entreprise prête à faire face à toute crise ou situation difficile.