Comment payer les employés

Publié: 2023-04-21

Payez vos employés

Vous vous demandez comment payer vos employés ? Comme il faut connaître les charges sociales, les lois sur les jours de paie, les calculs de pourcentage et bien plus encore, il n'est pas surprenant que vous soyez un peu dépassé lors de la gestion des premières paies de votre entreprise. Heureusement, nous avons ce qu'il vous faut.

Ce guide détaille tout ce que vous devez savoir pour payer vos employés, y compris le choix des méthodes de paiement des employés, l'établissement d'un calendrier de paie, le calcul des revenus des employés, les charges sociales et bien plus encore. Commençons.

Table des matières

  • Comment payer les employés en 11 étapes
    • 1. Gérez les aspects juridiques : l'EIN de votre entreprise, les formulaires fiscaux des employés et les rapports sur les nouvelles embauches
    • Obtenez un EIN pour votre entreprise
    • Demandez à tous les nouveaux employés de remplir des formulaires fiscaux préalables à l'emploi
    • Remplir les rapports sur les nouvelles embauches
    • Classer correctement les employés et les sous-traitants
    • Apprenez les lois sur la paie et les RH
    • 2. Définissez un calendrier des jours de paie en fonction des lois sur les jours de paie de votre État
    • 3. Choisissez les méthodes de paiement des employés que vous proposerez
    • Autres méthodes de paiement moins populaires
    • 4. Choisissez si vous souhaitez utiliser un logiciel de paie ou un processus de paie personnalisé
    • Quand devriez-vous envisager un logiciel de paie
    • Quand devriez-vous envisager le traitement de la paie par vous-même ?
    • 5. Calculez le salaire brut de vos employés
    • Comment calculer le salaire horaire de vos employés
    • Comment calculer les salaires de vos employés
    • 6. Calculer et retenir les charges sociales
    • Exemple de calcul des charges sociales
    • 7. Effectuez des retenues sur la paie des employés
    • 8. Calculez les gains nets pour chaque employé
    • Exemple de calcul des gains nets d'un employé
    • 9. Examiner et apporter des corrections à la paie
    • 10. Payez vos employés
    • 11. Effectuez des dépôts de cotisations sociales et des paiements de retenues
  • L'essentiel sur la façon de payer les employés
  • Comment payer les employés FAQ
    • Comment payer les charges sociales ?
    • Quelles sont les méthodes de paiement des employés ?
    • Comment paramétrer la rémunération de mes salariés ?
    • Puis-je faire la paie moi-même ?
    • Quelle est la méthode de paiement la plus populaire pour les employés ?

Comment payer les employés en 11 étapes

Pour payer les employés, vous devrez effectuer des tâches d'administration de la paie, calculer la paie des employés, effectuer des retenues et des déductions, et enfin, soumettre votre cycle de paie. Prêt à effectuer votre première paie ?

Voici une explication étape par étape de la façon de payer vos employés en seulement 11 étapes.

1. Gérez les aspects juridiques : l'EIN de votre entreprise, les formulaires fiscaux des employés et les rapports sur les nouvelles embauches

Il existe plusieurs prérequis légaux que vous devrez respecter avant de payer vos employés, notamment :

  • Obtenir un EIN pour votre entreprise
  • Remplir et soumettre des formulaires d'emploi
  • Rapports de nouvelle embauche
  • Classement des employés

Tant que vous n'aurez pas rempli chacune de ces conditions préalables à la paie, vous ne pourrez pas légalement payer vos employés. Heureusement, la plupart de ces tâches ne prennent pas beaucoup de temps et peuvent devenir la base du processus d'intégration des nouveaux employés de votre entreprise.

Voici un aperçu des conditions légales préalables que vous devrez remplir pour gérer la paie de votre entreprise.

Obtenez un EIN pour votre entreprise

Si vous avez l'intention d'embaucher et de payer des employés, vous êtes légalement tenu d'obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) pour votre entreprise. Les EIN sont utilisés pour identifier les entités commerciales et sont généralement utilisés pour remplir les formulaires fiscaux au nom de votre entreprise.

Il est entièrement gratuit de demander un EIN pour votre entreprise, et l'ensemble du processus peut être effectué en ligne. Vous recevrez votre EIN immédiatement après avoir rempli la demande, mais cela peut prendre jusqu'à deux semaines pour que l'EIN soit enregistré dans le système de l'IRS. En attendant, vous pouvez utiliser votre nouvel EIN pour ouvrir un compte bancaire, demander des licences commerciales et produire des déclarations de revenus par courrier.

Demandez à tous les nouveaux employés de remplir des formulaires fiscaux préalables à l'emploi

Au niveau fédéral, tout employé nouvellement embauché doit remplir à la fois le formulaire W-4 et le formulaire I-9.

Le formulaire W-4 est utilisé pour déterminer le statut de dépôt d'un employé et les informations de retenue. Les employeurs utilisent le formulaire W-4 pour calculer la retenue fédérale, y compris les ajustements effectués pour le nombre d'emplois occupés simultanément, les déductions et les crédits. Les employeurs doivent conserver les W-4 des employés pendant au moins quatre ans après que l'employé a rempli le formulaire.

Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier l'admissibilité à l'emploi d'un individu. Ce formulaire est rempli par les employeurs à partir des informations fournies par le salarié nouvellement embauché. Les employeurs sont tenus d'examiner le formulaire I-9 pour s'assurer que l'employé remplit raisonnablement les conditions d'admissibilité.

Le formulaire I-9 doit être conservé pendant au moins trois ans après la date d'embauche d'un employé ou un an après la fin de l'emploi, selon la date la plus tardive.

Si vous engagez un entrepreneur 1099, l'entrepreneur est tenu de remplir le formulaire W-9. Le formulaire W-9 est une demande de numéro d'identification fiscale et de certification d'un entrepreneur, et vous utiliserez les informations fournies sur le formulaire pour déclarer les paiements de l'entrepreneur. Conservez le formulaire W-9 pendant au moins quatre ans.

Il peut y avoir des formulaires de pré-emploi au niveau de l'État que vous devrez remplir pour les nouvelles embauches, mais ceux-ci varieront selon l'État. Assurez-vous de consulter les lois et réglementations de votre état concernant les formulaires fiscaux préalables à l'emploi.

Remplir les rapports sur les nouvelles embauches

Les employeurs sont légalement tenus de signaler les nouvelles embauches ou les réembauches au Répertoire national des nouvelles embauches (SDNH) de leur État dans les 20 jours suivant l'embauche. L'agence d'État transmettra ensuite l'information au Répertoire national des nouvelles recrues (NDNH).

Les rapports sur les nouvelles embauches sont effectués pour faciliter le paiement des pensions alimentaires pour enfants, établir la paternité, localiser les parents d'enfants à travers les frontières de l'État et faire appliquer les ordonnances de pension alimentaire pour enfants. Les rapports sur les nouvelles embauches aident également à détecter la fraude aux prestations, y compris la fraude à l'assurance-chômage et la fraude à l'indemnisation des accidents du travail.

De nombreuses entreprises soumettent le formulaire W-4 rempli par un employé aux agences d'évaluation des nouvelles embauches appropriées, mais les portails d'État sont la méthode de soumission préférée.

Classer correctement les employés et les sous-traitants

Lors de l'embauche d'employés pour votre entreprise, vous pouvez choisir entre embaucher 1099 employés et W-2. Cependant, il n'existe pas d'employé 1099, car 1099 entrepreneurs sont classés comme propriétaires de petites entreprises sous une entreprise individuelle, tandis que les employés W-2 sont classés comme des particuliers travaillant pour une entreprise.

En tant qu'employeur, vous devez déterminer si une nouvelle embauche est classée comme un employé W-2 ou un entrepreneur 1099 à des fins juridiques et fiscales. La différence entre un entrepreneur 1099 et un employé W-2 se résume au degré de contrôle que vous avez sur le travail de l'employé, au contrôle financier que votre entreprise détient sur le travailleur et au type de relation commerciale que vous entretenez avec le travailleur.

Les employeurs sont tenus de retenir des impôts au nom des employés W-2 et les lois du travail ne s'appliquent généralement qu'aux employés W-2. À l'inverse, les employeurs ne sont pas tenus de retenir des impôts auprès des entrepreneurs 1099. De plus, la plupart des lois du travail ne s'appliquent pas aux entrepreneurs 1099.

Apprenez les lois sur la paie et les RH

Pour les propriétaires de petites entreprises, les lois sur la paie et les RH peuvent être difficiles à apprendre et à suivre. Cependant, à moins que votre entreprise ne dispose du budget nécessaire pour embaucher un professionnel des RH, vous devrez vous assurer que vous restez à jour et que vous respectez les lois sur la paie et les RH. Voici une liste non exhaustive des lois fédérales et étatiques sur la paie et les RH que votre entreprise doit connaître :

  • Salaire minimum de votre état ou localité
  • Taux d'imposition de la sécurité sociale
  • Taux d'imposition de l'assurance-maladie
  • Taux d'imposition du chômage
  • Taxes/retenues sur les salaires spécifiques au lieu
  • Lois sur le travail des enfants
  • Taux de la taxe sur la masse salariale pour le transport en commun
  • Lois/règlements sur les congés de maladie
  • Lois sur le devoir de juré
  • Lois sur les congés familiaux et charges sociales
  • Lois sur l'indemnisation des travailleurs
  • Lois sur l'assurance-invalidité
  • Lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi

2. Définissez un calendrier des jours de paie en fonction des lois sur les jours de paie de votre État

Lorsqu'il s'agit de choisir un calendrier de paie, il est essentiel de tenir compte des lois sur les salaires de votre état. La plupart des États ont des lois sur les jours de paie qui dictent la période maximale autorisée entre les paiements des employés en fonction de divers facteurs, notamment le type de travailleur que vous payez, le salaire annuel de l'employé et le fait que l'employé perçoive ou non une rémunération supplémentaire.

Cependant, vous devez également tenir compte des flux de trésorerie de votre entreprise lorsque vous décidez d'un calendrier de paie. Le budget de la masse salariale de votre entreprise peut représenter une part importante des revenus de votre entreprise. Il est donc préférable de planifier en fonction des flux de trésorerie de votre entreprise (c'est-à-dire lorsque vous avez régulièrement de l'argent à la banque) lorsque vous décidez du jour de paie de votre entreprise.

Enfin, assurez-vous de tenir compte des jours de paie standard de l'industrie. Si votre secteur paie généralement les employés toutes les deux semaines et que vous payez une fois par mois, vous effrayerez probablement les employés potentiels, même si vous respectez les lois sur les salaires de votre État.

3. Choisissez les méthodes de paiement des employés que vous proposerez

Lors du choix des méthodes de paiement des employés, vous devrez déterminer quelles options correspondent à votre budget, sont les plus pratiques pour vos employés et sont les meilleures pour la tenue de dossiers. En règle générale, les méthodes de paiement les plus populaires aux États-Unis sont le dépôt direct et les chèques papier.

Les paiements par dépôt direct et par chèque papier génèrent de manière organique une piste d'enregistrement lorsque vous les utilisez, ils sont donc parfaits pour la tenue de registres fiscaux et comptables. Les frais de dépôt direct sont généralement inférieurs à un dollar par paiement, selon la banque de votre entreprise.

Cependant, les chèques papier peuvent être un peu plus coûteux et prendre plus de temps, car vous devez décider où commander les chèques d'entreprise, conserver un stock de papier pour chèques d'entreprise et éventuellement vous abonner à un logiciel d'impression de chèques.

Autres méthodes de paiement moins populaires

  • Espèces : bien qu'il soit légal d'utiliser des espèces, l'IRS décourage généralement les entreprises de payer les employés en espèces, car il est beaucoup plus difficile de conserver des enregistrements des paiements en espèces.
  • Cartes de paiement : les cartes de paiement ou les cartes de paie sont de plus en plus proposées en option par les fournisseurs de logiciels de paie. Ces cartes fonctionnent comme des cartes de débit rechargeables et sont idéales pour les employés sans compte bancaire.
  • Crypto-monnaie : La crypto-monnaie est une sorte d'option de paiement marginale, car il s'agit d'un mode de paiement plus récent qui n'est pas encore complètement réglementé. Si vous souhaitez payer des employés en crypto-monnaie, parlez à un fiscaliste pour mieux comprendre les lois fiscales et les réglementations comptables en matière de crypto-monnaie.

4. Choisissez si vous souhaitez utiliser un logiciel de paie ou un processus de paie personnalisé

Que vous choisissiez d'utiliser un logiciel de paie ou de traiter la paie manuellement, la méthode de traitement de la paie reste la même. Pourtant, décider entre l'utilisation d'un logiciel de paie ou le traitement de la paie par vous-même est une décision majeure qui a un impact sur les finances, le temps et les processus de tenue de registres des propriétaires d'entreprise.

Continuez à lire pour une comparaison quant au moment où vous devriez choisir un logiciel de paie ou le traitement de la paie de bricolage pour votre entreprise.

Quand devriez-vous envisager un logiciel de paie

Avantages

  • Gain de temps sur la gestion de la paie
  • Gère les charges sociales
  • Guide les utilisateurs tout au long du processus de paie
  • Fonctionnalités bonus (RH, suivi du temps, administration des avantages sociaux, etc.)

Les inconvénients

  • Frais d'abonnement
  • Sensible aux problèmes techniques
  • Certaines options manquent de flexibilité

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel de paie si vous :

  • Sont inexpérimentés avec le processus de paie
  • Sont raisonnablement à l'aise avec un ordinateur
  • Vous voulez gagner du temps sur la gestion de la paie
  • Je ne veux pas avoir la responsabilité de suivre les réglementations en matière de paie
  • Êtes prêt à payer des experts pour gérer vos charges sociales
  • Disposé à payer les frais d'abonnement au logiciel de paie
  • Êtes disposé à rechercher les meilleures options de logiciel de paie pour votre entreprise

Quand devriez-vous envisager le traitement de la paie par vous-même ?

Avantages

  • Gratuit
  • Processus de paie entièrement personnalisable
  • Contrôle des données de paie

Les inconvénients

  • Plus de marge d'erreur
  • Assujettissement intégral à la taxe sur les salaires
  • Long

En règle générale, en tant que propriétaire d'entreprise, vous devriez envisager d'utiliser un processus de paie personnalisé si vous :

  • Sont raisonnablement informés des lois et réglementations en matière de paie
  • avez confiance en votre capacité à tenir des registres de paie
  • Sont prêts à exécuter manuellement la paie
  • Travaillez avec un fiscaliste pour gérer les charges sociales de votre entreprise
  • Avoir les moyens de stocker en toute sécurité les informations de paie

5. Calculez le salaire brut de vos employés

Pour commencer le traitement de la paie, vous devrez calculer le salaire brut de vos employés.

Le salaire brut d'un employé est le total de tous ses gains avant que les charges sociales ne soient retenues ou retenues. Le salaire brut comprend le salaire gagné pour les employés salariés et horaires, ainsi que tout revenu supplémentaire, tel que les pourboires, les heures supplémentaires, les primes, les commissions, les récompenses, les arriérés de salaire, etc.

Comment calculer le salaire horaire de vos employés

Les employés rémunérés à l'heure gagnent un taux fixe pour chaque heure travaillée au cours d'une même période de paie. Le salaire horaire peut entraîner des gains variables à chaque période de paie, car un employé peut s'absenter pour cause de maladie, arriver en retard, partir tôt, faire des heures supplémentaires ou subir un autre événement qui perturbe ses heures de travail prévues.

Pour calculer le total des gains horaires par période de paie pour un employé, vous devrez multiplier le nombre d'heures travaillées au cours de la période de paie par son taux horaire. C'est très simple.

Par exemple, si un employé a travaillé un total de 74 heures au cours d'une même période de paie et gagne 30 $/heure, les gains bruts de l'employé totalisent 2 220 $ pour la période de paie (74 x 30 = 2 220).

Si ce même employé a travaillé six heures supplémentaires supplémentaires au cours de la même période de paie (total de 80 heures travaillées) et a gagné un temps et demi pour cette période (45 $/heure pendant six heures), ses gains bruts totaliseraient 2 490 $.

Comment calculer les salaires de vos employés

Le calcul du salaire brut des salariés est une question de division. Comme la plupart des employés salariés sont payés sur une base annuelle, il vous suffit de diviser leur salaire annuel total (avant impôt) par le nombre de périodes de paie dans l'année.

Prenons l'exemple d'un employé qui gagne 84 000 $ par année et qui est payé deux fois par mois (24 périodes de paie au total). Cet employé gagne 3 500 $ par période de paie (84 000/24 ​​= 3 500).

6. Calculer et retenir les charges sociales

Les employeurs sont responsables du calcul et de la retenue des charges sociales au nom de leurs employés. Les impôts suivants sont les impôts les plus couramment retenus par les employeurs :

  • Taxes d'assurance-maladie
  • Cotisations de sécurité sociale
  • Impôts sur la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA)
  • Impôts sur le chômage de l'État
  • Impôts sur le revenu

Pour calculer les charges sociales, vous devrez multiplier manuellement chaque impôt individuel par les revenus bruts de l'employé.

Exemple de calcul des charges sociales

Nous pouvons utiliser les taxes FUTA comme exemple. Les taxes FUTA sont imposées à un taux de 6% des premiers 7 000 $ payés annuellement à un employé.

Tout d'abord, nous allons convertir les 6 % en un nombre décimal - 0,06 sur 100. À partir de là, vous multiplierez le taux d'imposition par le revenu brut imposé, donc 0,06 x 7 000 = 420 $. Dans cet exemple, l'employeur est responsable du paiement de 420 $ en impôts FUTA chaque année pour chaque employé gagnant au moins 7 000 $ en salaire brut.

Une fois que vous avez calculé les charges sociales à payer à partir du salaire brut de votre employé, vous pouvez retenir ce montant pour son chèque de paie et noter les retenues lorsque vous créez les talons de paie de votre employé.

7. Effectuez des retenues sur la paie des employés

En plus des charges sociales, les revenus des employés sont également réduits par des retenues sur la paie. Les retenues sur salaire peuvent être volontaires ou involontaires. De plus, des retenues sur salaire peuvent être prélevées sur les revenus avant et après impôts.

Voici un bref aperçu de certaines des retenues à la source les plus courantes :

  • Cotisations au compte de retraite
  • Garnitures
  • Paiements des primes d'assurance
  • FSA et HSA
  • Cotisations syndicales

En tant qu'employeur, vous êtes responsable d'effectuer des retenues salariales au nom de vos employés et de vous assurer que les fonds déduits sont correctement alloués.

Par exemple, si des fonds sont déduits pour couvrir le paiement d'un employé envers son assurance maladie parrainée par l'employeur, vous devrez effectuer ce paiement avec les fonds que vous avez déduits du chèque de paie de votre employé.

8. Calculez les gains nets pour chaque employé

Une fois que vous avez effectué toutes les charges sociales et les retenues salariales supplémentaires, il est temps de calculer les gains nets de votre employé. Les gains nets d'un employé correspondent au salaire total qu'un employé rapporte à la maison après que les impôts et les déductions ont été effectués.

Pour calculer les gains nets d'un employé, il suffit de soustraire le montant total des charges sociales et des retenues de ses gains bruts pour la période de paie.

Exemple de calcul des gains nets d'un employé

Par exemple, considérons une personne dont les revenus bruts totalisent 3 500 $ pour une seule période de paie. Disons qu'un total de 454 $ a été retiré du chèque de paie de l'employé pour couvrir les charges sociales et les retenues. Dans cet exemple, le total des gains nets de l'employé est de 3 046 $ pour la période de paie (3 500 – 454 = 3 046).

9. Examiner et apporter des corrections à la paie

Une fois que vous avez finalisé tous les calculs pour les chèques de paie de vos employés, il est temps de les revérifier. Économisez du temps et de l'argent pour corriger une paie erronée. Voici quelques détails à vérifier lors de l'examen de votre cycle de paie avant la soumission :

  • Exactitude des gains des employés
  • Quels modes de paiement sont sélectionnés pour chaque employé
  • De quel compte bancaire proviennent les fonds
  • Heures des employés correctement déclarées
  • Corriger les dates des périodes de paie

Une fois que vous êtes revenu en arrière et que vous avez corrigé les erreurs dans votre traitement de paie, vous pouvez soumettre votre paie.

10. Payez vos employés

Une fois la paie soumise, il est temps de payer vos employés. Selon le type de mode de paiement que vous utilisez pour payer vos employés, ce processus peut être différent.

Si vous payez vos employés par dépôt direct, vous devez vous rappeler de soumettre les transactions à votre banque à temps pour vous assurer que les employés ne soient pas payés en retard.

Si vous payez vos employés par chèque, vous pouvez simplement imprimer des chèques le jour de paie et les distribuer à vos employés.

11. Effectuez des dépôts de cotisations sociales et des paiements de retenues

Il est maintenant temps de verser les cotisations sociales au gouvernement fédéral et des États avec l'argent que vous avez retenu sur les chèques de paie de vos employés et vos propres cotisations.

De plus, vous devrez envoyer des paiements pour toute autre déduction que vous avez effectuée sur les chèques de paie de vos employés.

Les impôts sur l'emploi, y compris la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les impôts sur le revenu doivent être déposés sur une base mensuelle ou bihebdomadaire, en fonction de l'impôt total à payer que vous avez déclaré à la ligne 9 du formulaire 944 ou à la ligne 12 du formulaire 941.

Il est obligatoire d'effectuer des dépôts d'impôt fédéral par transfert électronique de fonds via le système gouvernemental de paiement électronique de l'impôt fédéral ou EFTPS.

Les dépôts d'impôt FUTA sont dus le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier de chaque année d'imposition.

Les dates d'échéance des dépôts des charges sociales et des retenues sur les salaires varient, mais vous devrez obtenir ces informations pour vous assurer que vos dépôts et paiements sont effectués en temps opportun.

L'essentiel sur la façon de payer les employés

Heureusement, il est assez simple de comprendre comment payer vos employés une fois que vous avez appris les bases de la paie et que vous avez géré toutes les tâches de configuration.

De nombreux propriétaires de petites entreprises trouvent que la partie la plus difficile du paiement des employés consiste à obtenir les bonnes charges sociales, car les lois sur les charges sociales et les réglementations en matière de ressources humaines peuvent varier considérablement selon l'endroit où vous vous trouvez. Heureusement, nous disposons de plusieurs ressources d'État sur les charges sociales pour aider les propriétaires d'entreprise qui débutent dans le domaine de la paie et des RH à s'orienter.

Consultez nos guides de taxes sur les salaires de l'État :

  • Guide des impôts sur les salaires de l'État de New York
  • Guide de la taxe sur les salaires en Californie
  • Guide des impôts sur les salaires au Texas
  • Guide fiscal de l'Arizona sur la paie
  • Guide des impôts sur les salaires en Floride
  • Guide fiscal du Maryland sur les salaires

Comment payer les employés FAQ

Comment payer les charges sociales ?

Pour payer les charges sociales, y compris le FICA et les impôts sur le revenu, les propriétaires d'entreprise doivent soumettre des dépôts de charges sociales via le système fédéral EFTPS sur une base mensuelle ou bihebdomadaire, en fonction des obligations fiscales précédemment déclarées de votre entreprise.

Les taxes FUTA doivent être payées les 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier. Alors que les dates et les délais de dépôt de la taxe sur les salaires varient.

Quelles sont les méthodes de paiement des employés ?

Les méthodes de paiement les plus populaires pour les employés sont le dépôt direct et les paiements par chèque papier. Cependant, d'autres méthodes de paiement des employés, y compris les paiements en espèces, en crypto-monnaie et par carte de paiement, sont également utilisées aux États-Unis.

Comment paramétrer la rémunération de mes salariés ?

Pour configurer la rémunération de vos employés, vous devez d'abord vous assurer que vous avez rempli toutes les conditions légales de paie nécessaires, y compris l'obtention d'un EIN pour votre entreprise, la demande aux employés de remplir les formulaires préalables à l'emploi et la déclaration des nouvelles embauches.

Une fois que vous avez terminé ces étapes, vous pouvez commencer le processus de traitement de la paie de votre employé.

Puis-je faire la paie moi-même ?

Il est possible de remplir la paie manuellement, mais il est généralement plus efficace d'utiliser un logiciel de paie pour gérer la paie de votre entreprise.

Quelle est la méthode de paiement la plus populaire pour les employés ?

Le dépôt direct est de loin le mode de paiement le plus populaire pour les employés aux États-Unis.