Comment gérer les demandes de congés comme un patron

Il peut être difficile d'équilibrer les désirs de vacances de vos travailleurs en tant qu'employeur. Trouver le compromis idéal entre être adaptable et s'assurer que votre entreprise dispose d'une couverture suffisante peut être difficile.

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Les avantages et privilèges de l'emploi sont plus valorisés par les salariés que la rémunération elle-même selon diverses études. Les types de personnes qui postulent pour travailler avec vous sont fortement influencés par la façon dont vous gérez les demandes de congé.

Si vos restrictions en matière de congés sont sévères, il sera difficile d'attirer des candidats qualifiés.

Si vous faites en sorte qu'il soit injuste ou difficile de faire des demandes de congé, vous aurez du mal à garder votre personnel à bord. Si vous n'avez pas de politique, vous aurez du mal à garder du personnel pendant les périodes de vacances les plus occupées.

Le maintien d'une vie personnelle saine en dehors du travail lorsque cela est nécessaire et la qualité de vie sont considérés comme directement liés. Il est crucial de comprendre comment traiter les demandes rapidement et efficacement.

La création d'une politique de demande de congé qui profite à toutes les parties peut se faire comme suit :

Établir un processus et des délais

Aliza Naiman, responsable chez Olgam Life partage : « Vous devez établir une méthode de demande de congés que les travailleurs doivent respecter si vous souhaitez traiter équitablement les demandes.

Indiquez dans votre politique combien de temps à l'avance un employé doit soumettre une demande. Plusieurs entreprises demandent un certain délai, comme deux semaines.

Certaines entreprises peuvent aimer planifier des vacances annuelles et demander à tout le monde de soumettre leurs demandes en janvier.

Vous pouvez vous préparer aux pénuries de personnel en exigeant que les travailleurs soumettent leurs demandes avant une certaine date. Vous pouvez calculer le montant de couverture dont vous aurez besoin en anticipant qui sera absent du bureau.

L'établissement de délais vous donne également une certaine marge de manœuvre pour résoudre tout problème concernant les congés (par exemple, trop d'employés demandant les mêmes dates de congé).

Inclure la ou les personnes à qui le travailleur doit adresser ses demandes de renseignements (p. ex. gestionnaire, superviseur, etc.). Les employés sauront alors quand et à qui soumettre leurs demandes.

Précisez ce qui se passera si un employé ne demande pas de congé avant la date limite. Prendriez-vous toujours en compte leur demande ? Les demandes des autres travailleurs auront-elles préséance sur les leurs ?

Établir un délai de demande

Chaque secteur a des saisons de haute intensité uniques au cours desquelles prendre trop de temps libre peut être désastreux pour les opérations d'une entreprise. Par exemple, le commerce de détail a besoin de beaucoup d'aide pendant les vacances d'hiver.

Susan Melony, CMO de FreePeopleSearch affirme : « Vous pourriez souhaiter établir une date limite à laquelle les demandes de congé peuvent être soumises dans certaines circonstances.

Vous pourriez même vouloir aller plus loin et établir une date limite pour la soumission des demandes.

Elle poursuit : « Ceci est fait pour empêcher les gens de demander des choses pour l'année prochaine alors que tous les travailleurs n'ont pas été employés.

Si vous fixez une date limite de demande, informez tout le personnel immédiatement. Ceci est important car vous ne pourrez probablement pas accepter toutes les demandes de congé, vous aurez donc besoin d'une procédure pour déterminer qui reçoit sa demande et qui ne la reçoit pas.

Plusieurs de ces techniques dépendent de qui fait la demande initiale, ce qui n'est juste que si tout le monde est également conscient qu'il a le droit de le faire.

Les politiques du premier arrivé, premier servi sont le plus souvent utilisées par les entreprises pour contrôler le temps de vacances, suivies des politiques d'ancienneté.

Premier arrivé, premier servi : Celui qui demande un congé en premier l'obtiendra. C'est pourquoi vous annoncez la date limite à chaque employé en même temps et à l'avance.

Il est important d'être flexible car certains travailleurs peuvent toujours passer en premier. Vous ne voulez pas que les mêmes employés soient obligés de travailler les jours fériés simplement parce qu'ils n'ont soumis leurs demandes que le lendemain.

Ancienneté : cela fonctionne mieux lorsqu'il y a des demandes de congé qui sont tout aussi légitimes et contradictoires pour toutes les autres raisons. »

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Transparence concernant qui est absent et quand

Un rapport décrivant le statut de l'entreprise est un excellent outil de gestion des congés.

La communication et la planification du travail des chefs d'équipe sont facilitées par un aperçu de l'absence de travailleurs subordonnés.

De plus, il facilite la gestion des emplois en désignant des assistants système pour s'occuper des affaires des personnes absentes pendant leur congé.

De plus, les travailleurs apprécient l'ouverture et l'accessibilité des informations sur les vacances en cours, en retard, passées, demandées ou non utilisées.

Le fait de disposer de toutes ces données au même endroit simplifie la gestion de vos projets de vacances avec vos supérieurs.

Un système clair permet également de stocker facilement des fichiers contenant des informations complètes sur les congés disponibles et utilisés.

Exigences spécifiques au secteur

Selon le secteur, cela peut inclure le maintien de niveaux de dotation minimaux pour assurer la sécurité des patients ou la présence obligatoire d'une proportion spécifique de travailleurs pour répondre à la demande (fabrication) (soins de santé).

Êtes-vous dans l'industrie de la vente au détail bondée de Noël, ou peut-être une entreprise de comptabilité pendant la saison des impôts ? Dès qu'un employé commence à travailler pour vous, assurez-vous qu'il est au courant de toute période d'interdiction de demande de congé.

Demander l'objet de la demande

Il semble qu'il pourrait être avantageux de peser les raisons pour lesquelles chaque employé demande un congé, et dans certains cas, cela pourrait être le cas.

Pourtant, même lorsqu'il est utilisé en combinaison avec d'autres critères objectifs, dépendre exclusivement de la « raison de la demande » peut rapidement se transformer en un jeu vicieux de préférence subjective.

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Prendre en compte les demandes précédentes

Prendre en compte les « demandes précédentes » de jours de congé peut être fastidieux en termes de suivi, un peu comme les « horaires tournants », mais ce n'est rien qu'un système bien organisé ne puisse gérer.

Cette approche adopte une vision plus large du moment et du temps que les travailleurs ont pris, plutôt que de se concentrer uniquement sur les demandes antérieures de congés.