8 conseils pour gérer une équipe de marketing à distance réussie

Bien que la gestion d'une équipe marketing au bureau ne soit certainement pas une promenade dans le parc, la gestion d'une équipe à distance peut parfois donner l'impression de courir un marathon sur une piste invisible.

Les fuseaux horaires et les cultures de travail variables, les vitesses Internet incohérentes et les difficultés de communication posent tous des défis difficiles aux gestionnaires.

Dans le blog de cette semaine, nous partageons huit conseils pour vous aider à gérer une équipe de marketing à distance performante.

Il existe huit domaines clés de la gestion d'équipe à distance .

1. Culture : Chacun doit comprendre et incarner la culture d'entreprise
2. Outils : Vous devez fournir les bons outils et vous assurer que tout le monde les utilise
3. Limites : Soyez flexible avec les heures de travail mais strict avec les délais
4. Objectifs : définissez des objectifs SMART qui peuvent être facilement suivis et révisés
5. Communication : Planifier des échanges réguliers entre managers et collègues
6. Collaboration : Encouragez votre équipe à travailler ensemble et à partager la charge
7. Responsabilité : Chaque membre de l'équipe doit se sentir responsable de sa performance
8. Connexion : Rencontrez-vous en personne au moins une fois par an pour aider votre équipe à créer des liens

Pourquoi exécuter une opération à distance de toute façon ?

Exposure Ninja fonctionne entièrement à distance. Pourquoi? L'exécution d'une opération à distance présente de nombreux avantages. Voici comment cela pourrait vous être bénéfique :

• Recrutement : Le travail à distance vous permet d'embaucher les meilleurs talents que vous puissiez trouver partout dans le monde, et pas seulement ceux qui vivent à moins de cinq minutes de votre bureau. Cela vous permet également d'embaucher des personnes hautement qualifiées qui sont négligées par vos concurrents, comme des parents qui travaillent et qui pourraient avoir besoin d'un horaire plus flexible.
• Rétention : les entreprises éloignées ne perdent pas d'employés simplement parce qu'elles déménagent - ou même si elles changent de pays ! Le temps que vous avez passé à aider vos employés à devenir des experts dans leur domaine est protégé, tandis que le fait de pouvoir offrir de la flexibilité réduira le taux de roulement de vos employés - des études récentes ont même souligné que la flexibilité est l'avantage de travail le plus recherché (même au-dessus des incitations financières !) et que son absence peut amener votre équipe à quitter le navire.
• Frais de fonctionnement : Parce qu'il n'y a pas de locaux à gérer, vous pouvez économiser sur le loyer des bureaux et les coûts associés comme les déjeuners d'équipe, les courses de fruits, la papeterie et l'équipement.
• Productivité : Des employés heureux sont des employés productifs, et ce n'est pas un hasard si le travail à distance crée des employés plus heureux et plus productifs. En permettant à votre équipe de passer plus de temps avec leur famille et de travailler de manière flexible en fonction de leurs engagements, vous leur offrez l'équilibre travail/vie personnelle dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes.
• Service client : Une opération à distance est en mesure d'offrir un support commercial et technique dans le monde entier - et 24 heures sur 24 - vous permettant de fournir un meilleur service aux clients.

Bien que la gestion d'une équipe à distance ne soit pas pour tout le monde, si ces avantages semblent attrayants, vous voudrez probablement savoir comment gérer efficacement votre équipe distribuée. Voici comment.

1. Développer une culture d'entreprise forte et intégrer tout le monde

Avoir une culture d'entreprise claire que vos employés peuvent adopter favorisera leur loyauté, leur dévouement et leur engagement. Votre culture d'entreprise doit être la base sur laquelle vous construisez votre style de gestion, votre manuel de l'employé et vos accords contractuels. Il doit être étayé par un énoncé de mission et une vision d'entreprise solides, que vos employés doivent apprendre dès le premier jour de leur emploi.

Les entreprises distantes favorisent une culture de flexibilité, de liberté et de responsabilité. Cela leur permet d'attirer des employés qui s'intègrent naturellement dans la structure organisationnelle souhaitée et partagent les convictions et les ambitions fondamentales de l'organisation.

Avoir des employés qui correspondent à la culture est essentiel à votre succès. Pour reprendre les mots du défenseur du travail à distance FlexJobs, « Le travail à distance est le fondement de notre culture… Une culture basée sur la compréhension que la vie se passe en dit long sur la façon dont nous apprécions nos employés .

2. Fournissez les bons outils et assurez-vous que tout le monde les utilise

Il n'est pas exagéré de dire que nous ne pourrions pas faire ce que nous faisons chez Exposure Ninja sans le bon logiciel !

Nous avons essayé et testé de nombreux outils de suivi du temps, de suivi des performances et de communication en ligne. Ceux ci-dessous sont nos meilleurs choix pour permettre à votre équipe de travailler efficacement et de communiquer clairement.

Outils de communication

Une bonne communication est l'élément le plus crucial de tout effort de collaboration. La majorité de votre communication se fera via des outils de messagerie instantanée comme Slack.

Slack a une interface utilisateur attrayante et fonctionne efficacement sur les ordinateurs de bureau ainsi que sur les smartphones (bien que nous déconseillions à nos Ninjas d'installer Slack sur leurs téléphones - nous ne voulons pas que notre équipe vérifie leurs notifications lorsqu'elles ne fonctionnent pas !) Slack vous permet d'avoir des conversations en tête-à-tête avec les membres de l'équipe, créez des canaux séparés pour les discussions de projet, partagez des fichiers et effectuez de nombreuses autres tâches de manière simple et facile.

Techniquement, vous pouvez utiliser Slack pour les appels vidéo, mais d'après notre expérience, la plupart des gens s'en tiendront à la messagerie texte s'ils sont déjà sur Slack. C'est pourquoi il est également important de réserver du temps pour les appels vidéo. Avec un système de messagerie texte, votre attention est souvent répartie sur plusieurs canaux. Les appels vidéo sont un bon moyen de montrer à un membre de votre équipe qu'il a toute votre attention pendant les vingt prochaines minutes environ - et ils permettent également aux membres de votre équipe de voir les visages amicaux avec lesquels ils travaillent tous les jours !

Il existe de nombreux excellents outils gratuits pour passer des appels vidéo. Nous utilisons Skype, Zoom et Google Hangouts au quotidien.

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Outils de suivi de la productivité

Nous savons que les travailleurs à distance sont plus productifs que leurs homologues au bureau, mais vous souhaiterez probablement utiliser un logiciel pour organiser et suivre la charge de travail de toute votre équipe. Nous utilisons Hubstaff pour suivre la productivité de notre équipe. Lorsqu'un membre de notre équipe commence à travailler pour la journée, il démarre simplement le chronomètre de Hubstaff. Cet outil fonctionne en arrière-plan et ne crée aucune perturbation. Dès que nos Ninjas ont fini de travailler pour la journée - ou qu'ils veulent prendre un long déjeuner ou une pause bien méritée - ils peuvent simplement arrêter le chronomètre.

Hubstaff prendra également périodiquement des captures d'écran pendant que votre équipe travaille. Ce n'est pas censé être envahissant ou une violation de la vie privée - après tout, votre équipe devrait travailler, et non passer un temps précieux avec les clients sur les émissions Netflix - mais sert de moyen de surveiller la façon dont vos employés s'en sortent. En tant qu'êtres humains, nous n'aimons pas toujours admettre que nous avons du mal avec une tâche, et lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce que votre équipe, il peut être encore plus difficile d'identifier quand quelqu'un a besoin d'aide. Hubstaff vous permet de voir quand vos employés passent plus de temps que prévu sur une tâche, ce qui signifie que vous pouvez offrir votre soutien.

Si un membre de l'équipe arrête de travailler pendant un certain temps et oublie d'éteindre sa minuterie, Hubstaff détecte automatiquement le temps d'inactivité et met la minuterie en pause, ce qui, chez Exposure Ninja, signifie que nos clients ne sont pas facturés pour le temps mort !

Outils d'attribution des tâches

Il est important de s'assurer que chaque membre de votre équipe est parfaitement clair sur ses responsabilités. Vous pouvez utiliser un système d'attribution des tâches comme Teamwork pour attribuer des tâches avec des instructions et des dates d'échéance à chaque membre de votre équipe. Cela indique clairement à tous ceux qui travaillent sur un projet et qui doit livrer quoi et quand. Une échéance manquée peut repousser plusieurs équipes travaillant sur le même projet, mais avec une solide gestion des tâches en place, vous pouvez vous assurer que le personnel collabore efficacement. Cela nous amène à notre prochain outil…

Outils de travail collaboratif

Comment deux personnes peuvent-elles travailler ensemble au même moment même lorsque leurs bureaux peuvent être à des centaines de kilomètres l'un de l'autre ? La réponse se trouve dans trois logiciels gratuits publiés par Google : Drive, Docs et Sheets. Lorsque nous utilisons Google Sheets, nous avons souvent une dizaine de personnes de trois pays différents qui travaillent sur la même feuille de calcul en même temps.

Étant donné que toute modification apportée à une feuille de calcul Google se produit en temps réel, il n'y a aucun risque qu'un membre de votre équipe travaille avec des informations obsolètes. Il est également possible de donner aux gens différents paramètres d'accès, permettant à vos responsables ou administrateurs d'apporter des modifications à une feuille que les autres membres de votre équipe (ou même les clients) ne peuvent voir.

Astuce : Assurez-vous que tout le monde utilise les mêmes outils de manière cohérente et ne se contente pas de revenir à son propre logiciel préféré. Sinon, il vous sera difficile de suivre les projets et d'évaluer les performances.

3. Établissez et renforcez les limites

Gérer une équipe marketing performante consiste autant à établir des limites claires qu'à embaucher et à inspirer le bon personnel. Bien que la beauté du travail à distance réside dans le fait qu'il offre à vos employés une flexibilité en termes d'heures de travail et de lieu, il est important de fixer des limites quant aux heures qu'ils consacrent et au moment où ils travaillent. Voici quelques-unes des façons dont Exposure Ninja protège notre productivité et nos performances :

• Au moins 30 % du temps travaillé se situe dans les heures normales : cela garantit que tout le monde est disponible pour les entretiens avec les managers, les mises à jour de la chaîne Slack et les conversations rapides à un moment donné pendant le 9 à 5.
• Les employés s'engagent à des entretiens hebdomadaires avec les managers : Les discussions fréquentes sont non seulement importantes pour s'assurer que le personnel est heureux, sur la bonne voie et qu'il produit son meilleur travail, mais elles permettent également à notre équipe de développer d'excellentes relations avec leurs managers. Cela signifie qu'ils se sentent à l'aise de leur faire part de leurs préoccupations, de leurs problèmes ou de leurs idées intéressantes pour l'entreprise ou la campagne d'un client.
• Hubstaff est utilisé pour suivre tout le temps de travail : lorsque notre équipe travaille pour Exposure Ninja, elle active ses minuteurs Hubstaff. Cela nous aide à comprendre les niveaux de productivité, à voir les tendances des employés au fil du temps et à identifier les problèmes de performance afin que ceux-ci puissent être discutés avec les individus et résolus.
• Les Contract Ninjas ont un nombre minimum et maximum d'heures par mois : chacun connaît la quantité de travail qu'il est censé fournir et discutera avec son manager avant de s'engager à plus d'un certain nombre d'heures supplémentaires. Cela signifie que les Ninjas n'ont pas à se soucier d'avoir assez de travail pour le mois ou, à l'inverse, qu'ils en ont trop sur les bras. Nous n'aimons pas les Ninjas stressés dans notre Dojo .

4. Soyez SMART avec les objectifs d'équipe

Pour gérer une équipe marketing performante, il faut fixer des objectifs clairs, et il est important qu'ils soient SMART — spécifiques , mesurables , convenus , réalistes et temporels .

Bien qu'il existe de nombreux acronymes flottant dans la sphère marketing, certains plus utiles et exploitables que d'autres, le système SMART vous fournit une structure d'établissement d'objectifs claire qui vous aide à établir des priorités, à budgétiser et à respecter les délais.

Le système d'établissement d'objectifs SMART indique que les objectifs doivent être :

• Spécifique : Bien défini et clair pour toute personne connaissant le projet
• Mesurable : Vous devez être en mesure de comprendre si l'objectif est réalisable, voir à quelle distance se trouve l'achèvement et comprendre quand l'objectif a été atteint
• Convenu : une partie de la responsabilité de votre équipe pour ses performances consiste à s'assurer que tout le monde accepte et comprend non seulement ses objectifs indépendants, mais également les objectifs de l'équipe
• Réaliste : Votre projet doit être réalisable dans les délais et les contraintes budgétaires et avec les ressources disponibles
• Basé sur le temps : vous devez définir des délais clairs qui sont difficiles mais réalisables. Cela empêche vos employés distants de devenir complaisants et leur donne un énorme sentiment d'accomplissement lorsqu'ils atteignent leurs objectifs SMART.

5. Communiquez clairement et régulièrement

Les entreprises distantes ont besoin de canaux de communication solides. Exposure Ninja utilise une large gamme d'outils pour faciliter la communication entre notre équipe et nos clients, notamment Zoom, Yay, Slack et Skype.

Jan Schulz-Hofen, PDG de l'entreprise distante à succès Planio , déclare que pour les entreprises distantes, la communication textuelle fonctionne mieux, car elle est transparente et non perturbatrice : " La communication textuelle vous rend plus respectueux du temps de chacun, en particulier lorsque vous vivez plusieurs fuseaux horaires. Une communication immédiate peut être perturbatrice… avec un e-mail, [les membres de l'équipe peuvent] examiner votre rédaction à un moment opportun .

Les équipes Exposure Ninja utilisent les canaux Slack pour rendre compte de l'avancement des campagnes individuelles, informer les chefs de projet des défis et poser des questions.

Slack est une plate-forme idéale pour nous car elle fonctionne dans n'importe quel navigateur Web, conserve les journaux de discussion pour référence future et nous permet de signaler rapidement et facilement notre statut en ligne les uns aux autres - que ce soit lors d'une réunion, en travaillant avec Slack fermé ou hors du bureau - ainsi que d'ajouter des étoiles aux messages importants et d'épingler des informations à consulter plus tard.

Nous planifions des appels vocaux réguliers, le cas échéant, par exemple pour les discussions hebdomadaires avec les responsables, les mises à jour des clients et les rapports d'avancement mensuels.

6. Collaborez avec Slack et Google Docs

La collaboration d'équipe à distance pose le défi supplémentaire de ne pas pouvoir interagir face à face. Le langage corporel et les indices non verbaux facilitent la communication et le partage d'idées, mais même si vous ne les avez pas à votre disposition, les bons outils de communication et de productivité faciliteront la collaboration sur des projets.

Organiser des sessions de collaboration d'équipe dans Slack

Si votre équipe a besoin de partager des idées et de collaborer sur un projet, les appels vidéo Slack sont une excellente option. Vous pouvez ajouter plusieurs participants aux appels et partager l'écran avec des collègues, enregistrer des appels pour référence future, définir des sujets, ajouter des balises, épingler et envoyer des documents et définir des notifications pour les modifications. Il conserve tout dans un seul espace de travail, de sorte que vous n'attendez pas que vos employés installent, chargent ou, dans certains cas, dépannent différents logiciels !

Collaborer sur des documents dans Google Docs

Comme mentionné dans notre section sur les outils de travail à distance, Google Sheets et Docs sont parfaits pour la collaboration car ils permettent à plusieurs contributeurs de commenter des documents, de faire amende honorable, de mettre en évidence des sections et d'écrire des notes les uns aux autres avec des actions suggérées. Vous pouvez revenir à différentes versions à tout moment en consultant l'historique des versions, qui vous montre également toutes les modifications apportées par les contributeurs individuels - vous pouvez voir qui a fait quoi et pourquoi.

7. Tenez tout le monde responsable

Les équipes distantes doivent être axées sur les résultats et fixer des objectifs et des délais clairs si elles veulent réussir. Chaque Ninja chez Exposure Ninja a des listes de tâches claires définies par les managers dans Teamwork avec des délais, un suivi du temps et la possibilité d'ajouter des progrès ou de faire des commentaires sur chaque tâche.

Tous les Ninjas doivent mettre à jour les tableaux de bord client et montrer à leurs responsables ce sur quoi ils ont travaillé lors des appels de rattrapage hebdomadaires afin que nous nous assurons que les livrables sont à temps et conformes aux normes. Cela nous permet également d'identifier de manière proactive quand quelqu'un risque de manquer une échéance afin que cela puisse être rapidement atténué.

Une partie de la responsabilisation de votre équipe consiste à s'assurer qu'elle sait vers quels objectifs personnels et professionnels elle doit tendre. La tenue d'évaluations individuelles trimestrielles et la définition d'indicateurs de performance clés sont tout aussi importantes pour les entreprises distantes que pour celles basées au bureau. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe a des objectifs clairs à atteindre et, si cela est approprié et possible, offrez une prime de performance pour les garder motivés.

8. Rencontrez-vous au moins une fois par an et amusez-vous souvent

Enfin, assurez-vous de prendre le temps de rencontrer votre équipe et de célébrer les succès, qu'il s'agisse d'un voyage côtier en été ou d'une petite fête de Noël !

Les meilleures équipes distantes sont étroitement liées et désireuses de se voir réussir. Les collègues se parleront tous les jours, comme ils le feraient dans un environnement de bureau, et ils forment souvent de véritables amitiés - favorisez les liens au sein de votre équipe en créant des moyens pour eux d'interagir les uns avec les autres.

Exposure Ninja a une chaîne Watercooler dans notre espace Slack où chaque Ninja peut discuter, ainsi que des groupes plus petits dédiés aux intérêts individuels, de la cuisine et du fitness à l'art, aux jeux et au cinéma.

Nous partageons souvent des photos de nos familles, de nos animaux de compagnie et de nos vacances, nous nous demandons des conseils et faisons passer le mot sur les nouveaux outils et technologies que nous pensons que nos collègues trouveraient utiles. Ajoutez à cela l'étrange quiz d'Halloween et de Noël - avec des objets exposés Ninja et d'autres cadeaux à gagner - des récompenses mensuelles du Ninja du mois et des réunions d'équipe pour différents groupes de travail, et vous obtenez un excellent environnement de travail pour vos employés.

Vous vous sentez inspiré ? Lequel de ces éléments pourriez-vous présenter à votre équipe de marketing à distance ?

Nous sommes toujours à la recherche des meilleurs et des plus brillants esprits du marketing numérique pour rejoindre notre agence de marketing entièrement à distance. Consultez notre page d'emplois à distance pour voir s'il y a un poste ouvert qui correspond à vos compétences.