Comment améliorer l'efficacité en combinant deux types de collaboration
Publié: 2022-12-21Dans la nouvelle réalité du travail à domicile, les organisations ont la possibilité de recréer les meilleures habitudes de travail du monde hors ligne et de les mettre en œuvre numériquement. L'astuce consiste à identifier deux principaux types de collaboration - passive et active - et à les combiner pour prendre en charge le flux de travail le plus productif.
Collaboration passive
"La collaboration passive réalise sa valeur lorsque les détails du projet et les éléments collaboratifs sont visibles et gérés, et lorsque ses résultats sont visibles et bien gérés", a déclaré Patrick Rohlfsen, consultant principal pour la société de logiciels de gestion du travail Wrike, lors de la conférence MarTech.
Ce sont des types de collaboration qui se produisent dans les e-mails et autres messages qui ne nécessitent pas de réponse immédiate. Autrefois, c'étaient les devoirs qui étaient déposés dans la boîte de réception physique d'une personne à son bureau.
"La collaboration passive s'intègre désormais davantage dans votre flux de travail [numérique]", a déclaré Rohlfsen. "Depuis longtemps, les entreprises utilisent des tickets ou des formulaires de demande pour collaborer avec des clients ou des employés, mais je vois maintenant plus de gens désirer un moyen plus simple pour les autres de leur faire des demandes."
De nombreuses technologies actuelles de gestion du travail traitent de la prise en charge de la collaboration passive, permettant à plusieurs membres de l'équipe de travailler simultanément sur un projet, en fonction de leurs calendriers de travail individuels.
"Il n'est pas rare que les équipes marketing ou informatiques ou les équipes juridiques créent un formulaire de demande - quelque chose de simple qui peut standardiser les demandes et les intégrer dans leur flux de travail", a déclaré Rohlfsen. "On s'attendra à ce que si vous voulez que je fasse quelque chose pour vous, vous devrez mettre vos demandes au même endroit où je gère tout le reste de mon travail."
La collaboration devient plus facile ou plus efficace lorsque tout le monde sait où la trouver, le tout au même endroit. Mais consacrer trop de travail à ce mode passif risque de retirer « l'élément humain » du travail. C'est là qu'intervient la collaboration active.
Collaboration active
La collaboration active est ces interactions en temps réel qui se sont produites lors de réunions en personne dans des bureaux ou sur des plateformes de vidéoconférence comme Zoom.
"La collaboration active prend toute sa valeur lorsque vous réalisez le potentiel que nous avons en tant qu'êtres humains", a déclaré Rohlfsen. « Plus nous sommes intentionnels à propos de nos relations, de nos tendances, plus vite nous arrivons à ce point de collaboration magique. Plus nous réfléchissons à la création d'environnements et d'expériences pour les parties prenantes, meilleurs seront les résultats en tant que chefs de projet. »
Les repères visuels augmentent le potentiel d'une percée lors d'une collaboration active. Pour tirer le meilleur parti de ces occasions où plusieurs personnes réfléchissent activement les unes aux autres, utilisez un tableau blanc numérique ou encouragez le partage d'écran.
De plus, pour rendre la collaboration active plus efficace et plus invitante pour ceux qui y assistent, limitez le temps de ces réunions, le cas échéant. Dans de nombreux cas, la « magie » peut se produire lors d'une réunion de 10 minutes. Résistez à vous rabattre sur le bloc horaire par défaut de 30 minutes dans les calendriers numériques des gens.
Après la session de collaboration active, produisez une sorte de compte rendu des idées qui ont été partagées. Il s'agit peut-être d'une capture d'écran du tableau blanc ou d'une vidéo de la réunion. Cet enregistrement contient des éléments d'action qui peuvent désormais être intégrés dans le flux de travail de collaboration passive, reliant les deux modes de collaboration.
Il est très important de garder à l'esprit que les humains ont travaillé en face à face depuis la nuit des temps, et quand nous mettons nos têtes ensemble, nous pouvons faire des choses incroyables. Nous pouvons livrer des projets plus rapidement, nous pouvons être plus efficaces avec nos ressources, nous produisons de meilleurs produits lorsque nous travaillons en étroite collaboration et nous collaborons plus efficacement.
En combinant collaboration active et passive, les organisations établissent des relations plus solides entre les membres de l'équipe qui communiquent activement en temps réel, tout en conservant les avantages du travail passif qui peut être effectué à tout moment.
Approfondir : comment les outils de gestion du travail connectent les équipes marketing
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