C'est la pire crainte de tout planificateur d'événements : vous passez des mois à organiser des conférenciers ou des spectacles et à trouver le lieu idéal. Enfin, le jour arrive et personne ne se présente.

Mais ne vous inquiétez pas, avec la bonne campagne de marketing par e-mail, vous pouvez réussir et vous assurer que votre invitation atteigne les bonnes personnes pour occuper vos sièges.

Comme le grand jour lui-même, le marketing par e-mail événementiel nécessite beaucoup de planification stratégique. La clé est de savoir comment structurer vos e-mails d'événements à venir et quelles erreurs courantes éviter.

En donnant la priorité aux intérêts de vos lecteurs grâce à ces conseils, vous pouvez éviter une fréquentation médiocre et fidéliser les abonnés.

8 conseils pour réussir le marketing par e-mail événementiel

Le marketing par e-mail pour les événements est dans un stade différent du marketing par e-mail traditionnel.

Cependant, en fin de compte, certains des mêmes concepts généraux s'appliquent toujours : vous voulez cibler le bon public, piquer leur intérêt et les amener à agir.

La seule vraie différence est que vous devez éveiller suffisamment leur curiosité pour les amener à agir au bon moment.

Dans un monde au rythme effréné où la capacité d'attention diminue, autant déplacer une montagne en demandant aux gens de se présenter à un endroit et à une heure précis, même pour des événements en ligne comme des webinaires.

Mais si vous développez la bonne stratégie de marketing par e-mail événementiel, vous pouvez non seulement faire en sorte que votre public cible se présente, mais il peut également amener des amis.

1. Développer une série d'e-mails.

Comme toute autre campagne par e-mail, vous souhaitez que votre message reste clair et simple. En même temps, vous avez beaucoup d'informations à diffuser sur l'inscription à l'événement.

Tout d'abord, vous voudrez développer une structure pour votre série. Cette structure dépendra de la nature de votre événement. Est-ce un événement en ligne ou en personne ? A-t-il un but de divertissement ou lié aux affaires ?

Vous pouvez commencer par une annonce par e-mail d'introduction qui comprend un résumé de l'événement et un appel à l'action pour vous inscrire tôt. Ensuite, vous suivez cela avec des e-mails supplémentaires mettant en évidence différents aspects de l'événement, comme des conférenciers ou des actes musicaux.

Assurez-vous de déclencher des campagnes de suivi automatisées en fonction de l'engagement des abonnés. Automatisez différentes séquences d'e-mails pour les personnes qui n'ont pas ouvert l'e-mail initial par rapport à celles qui manifestent un intérêt immédiat et constant.

2. Allez droit au but.

Chaque e-mail de votre séquence doit servir un objectif spécifique. Résumez-vous l'événement ? Mettre en avant les intervenants ? Ou rappeler aux abonnés que l'événement arrive bientôt ?

Assurez-vous que chaque e-mail comprend également un seul appel à l'action. Si vous donnez trop d'informations à vos abonnés et trop de liens sur lesquels cliquer, ils risquent de ne rien faire du tout.

Cet e-mail d'annonce de Fred Perry fournit aux lecteurs un résumé rapide et des détails avec un graphique de haute qualité dans un format facile à lire.

Source : Moniteur de campagne

3. Adoptez la vidéo et le multimédia.

Selon une étude d'EyeView, l'inclusion d'une vidéo peut augmenter de 80 % les taux de conversion de vos e-mails marketing événementiels. Si une vidéo n'est pas une option, optez pour des GIF et des images de haute qualité.

Le courrier électronique est déjà une méthode de contact intime, mais l'ajout d'un message vidéo de l'un de vos orateurs ou d'une séquence de l'événement de l'année dernière peut ajouter une touche personnelle et transporter les abonnés à l'événement depuis leur appareil.

Cet e-mail de Wista a une belle mise en page simple qui permet à une vidéo de parler :

Source : Vraiment de bons e-mails

4. Mettez en surbrillance les orateurs principaux ou les événements principaux.

Envisagez de dédier un e-mail aux conférenciers principaux ou aux têtes d'affiche. Après tout, votre événement n'existerait pas sans eux, n'est-ce pas ?

Donnez aux lecteurs un avant-goût de ce qu'ils vivront lors de l'événement et fournissez des citations, si possible. Soyez personnel. Cela pourrait également inciter les abonnés à partager l'e-mail avec leurs amis.

Cet e-mail de Dreamforce fait un excellent travail en mettant en évidence à la fois les conférenciers principaux et les sponsors.

Source : Vraiment de bons e-mails

5. Offrez des réductions pour les lève-tôt.

Tout le monde aime économiser de l'argent. Offrir des réductions pour les lève-tôt contribuera à créer un sentiment d'urgence afin que les abonnés se sentent obligés de s'inscrire dès qu'ils le peuvent. Vous pouvez même offrir des cadeaux ou des sacs cadeaux à ceux qui s'inscrivent via le bouton CTA dans votre e-mail initial.

6. Donnez un shout-out à vos sponsors.

Vos abonnés se sentiront plus confiants en s'inscrivant lorsqu'ils verront la liste des sponsors de votre marketing par e-mail d'événement. Cela leur permettra également de connaître les kiosques utiles ou les informations qu'ils pourront trouver lors de l'événement lui-même.

De plus, vos sponsors apprécieront de leur dédier un e-mail et ils pourraient se sentir obligés de sponsoriser vos événements à l'avenir.

7. Fournissez des témoignages de participants.

Si vous organisez un événement annuel, contactez les participants de l'année dernière pour obtenir des témoignages. Les témoignages font des merveilles pour établir la confiance avec de nouveaux abonnés dans la même veine que les vidéos personnalisées.

8. Facilitez l'inscription.

Donnez à vos abonnés un joli gros bouton d'inscription sur lequel cliquer à un endroit bien en vue dans chaque e-mail et utilisez un jeu de couleurs audacieux mais pas écrasant. Cela garantira que vos lecteurs peuvent s'inscrire rapidement et avec un minimum d'effort de leur part dans chaque e-mail.

Si vous souhaitez que les gens assistent à votre événement depuis l'extérieur de la ville, facilitez-leur l'inscription à l'événement et la réservation d'un logement à prix réduit dans le même e-mail.

Source : Vraiment de bons e-mails

6 erreurs de marketing par e-mail événementiel à éviter

Bien qu'il soit important de prendre en compte les conseils ci-dessus, il n'existe certainement pas de solution unique pour le marketing par e-mail événementiel. Cependant, il est également important d'éviter les erreurs courantes.

La clé est de développer une stratégie qui fonctionne pour votre événement spécifique et le type de public que vous souhaitez attirer.

1. Laisser pourrir votre liste d'abonnés.

Il est naturel que les intérêts des gens changent au fil des ans. Si vous organisez un événement annuel, vous devrez nettoyer régulièrement votre liste de diffusion pour vous assurer que vous atteignez toujours les bonnes personnes chaque année.

Pour ce faire, un moyen simple consiste à envoyer un e-mail demandant aux lecteurs de s'inscrire pour recevoir des e-mails supplémentaires. À partir de là, vous pouvez purger les abonnés inactifs.

2. Ne pas envoyer suffisamment d'e-mails liés à l'événement.

Tout est bon avec modération, non ? Si vous n'envoyez qu'un ou deux e-mails, vos abonnés risquent de ne pas recevoir toutes les informations dont ils ont besoin pour se sentir obligés de s'inscrire à votre événement.

Pendant ce temps, envoyer trop d'e-mails peut submerger vos utilisateurs. Élaborez une stratégie qui permet de diffuser toutes les informations importantes de manière concise.

3. Trop de couleurs.

C'est une bonne idée de créer un jeu de couleurs spécifique pour le marketing par e-mail de votre événement qui reflète le logo et l'ambiance de l'événement. Ne soyez pas trop fou avec les couleurs ou vous vous sentirez écrasant. La psychologie des couleurs joue un rôle important pour inciter les lecteurs à agir, alors utilisez-la judicieusement.

Cet e-mail de NeoCon a une palette de couleurs audacieuses qui reflète l'esthétique de l'événement sans se sentir envahissant.

Source : Vraiment de bons e-mails

4. Ne pas assurer le suivi des participants.

Vous avez travaillé dur avec votre calendrier d'e-mails avant l'événement, mais vous avez oublié un détail crucial : le suivi post-événement.

Votre e-mail de suivi pourrait bien être l'un des e-mails les plus importants que vous envoyez dans votre séquence. Selon HubSpot, les e-mails de remerciement génèrent un taux d'ouverture de 42 % et un CTR de 12 %. Cela vous aide à rester en contact avec vos abonnés et leur fait savoir que vous avez apprécié leur présence.

Cet e-mail d'EiQ contient un message personnel au format audacieux mais simple du PDG remerciant le lecteur d'avoir assisté à l'événement.

Source : Vraiment de bons e-mails

5. Ignorer l'accessibilité mobile.

Cela peut sembler évident, mais trop d'organisateurs d'événements commettent une grave erreur : leurs images, vidéos et mises en page de haute qualité ne s'affichent pas correctement sur les appareils mobiles.

Les gens passant l'équivalent d'une journée entière sur leur téléphone chaque semaine, l'accessibilité mobile est primordiale. Non seulement vos e-mails doivent s'afficher correctement, mais il doit également être facile pour les abonnés de s'inscrire à l'événement depuis leur téléphone.

6. Envoyer trop d'informations dans un seul e-mail.

Considérez votre campagne de marketing par e-mail événementiel comme une opportunité de renforcer la confiance avec vos abonnés. Au lieu d'envoyer un ou deux e-mails remplis d'informations sur les billets pour les lève-tôt, les conférenciers principaux et les détails de l'après-fête, planifiez une campagne sur quelques semaines.

Emballer

En tant qu'organisateur d'événements, vous subissez déjà beaucoup de pression pour réussir. Évitez d'ajouter au stress en planifiant stratégiquement la séquence de marketing par e-mail de votre événement.

Au lieu de vous soucier d'atteindre autant de personnes que possible, placez les intérêts et les besoins de vos abonnés en premier. Cela vous aidera à expliquer pourquoi votre événement pourrait leur être utile et à les inciter à passer à l'action.

Détendez-vous et faites les choses une étape à la fois. Donnez à vos lecteurs beaucoup d'informations avec lesquelles travailler, mais ne les submergez pas non plus. Gardez les choses simples et facilitez leur inscription ou partagez l'événement avec leurs amis.

Si vous faites les choses correctement, ils pourraient même amener des amis avec vous.

Avez-vous besoin d'aide avec la séquence d'e-mails de votre événement ? Emma est là pour vous aider.