Comment créer de meilleurs e-mails transactionnels dans l'enseignement supérieur

À la suite de la pandémie de coronavirus, les 25 meilleures universités et collèges des États-Unis se tournent vers l'apprentissage à distance cet automne. En fait, plus de 50 % des universités offriront une option d'enseignement à distance.

Parce que l'année scolaire à venir aura moins d'interactions en face à face, la communication par e-mail est plus importante que jamais.

Que vous suiviez l'état de votre candidature ou que vous confirmiez un paiement, les e-mails transactionnels font partie intégrante du maintien d'une relation avec les étudiants. Dans cet article, nous explorerons des astuces pour créer des e-mails transactionnels efficaces et réussis pour l'enseignement supérieur.

Que sont les emails transactionnels ?

Les e-mails transactionnels sont des messages automatisés envoyés à des utilisateurs individuels en réponse à une demande. Aussi appelés e-mails déclenchés, ils aident à naviguer dans les processus en fournissant des mises à jour anticipées d'une interaction. Les e-mails transactionnels peuvent être des reçus ou des confirmations d'achat ou d'inscription. Ils peuvent fournir des informations de nature urgente telles que les détails de réinitialisation du mot de passe ou le code de vérification. Alternativement, il peut s'agir simplement d'alertes déclenchées par une modification des informations de compte du destinataire.

Récemment, une étude a révélé que 68% des adolescents préfèrent recevoir des communications professionnelles par e-mail. Les e-mails transactionnels tiennent votre public informé de ce qui se passe avec leur implication dans votre école. Ces e-mails peuvent fournir des informations sur les formulaires importants, les changements de classe, les confirmations de dons, etc.

Ce n'est pas parce que ces messages sont automatisés qu'ils sont nuls. Il existe plusieurs possibilités d'étendre davantage votre marque, d'engager votre public, de renforcer la confiance et d'accroître l'implication. Évitez d'envoyer des messages ennuyeux et profitez de cette opportunité pour joindre vos étudiants de manière dynamique.

Voici 8 bonnes pratiques pour les e-mails transactionnels qui ne sont pas nuls

Bien qu'il puisse être facile de créer des messages automatisés en texte brut sans inspiration, les e-mails transactionnels peuvent être attrayants.

Plusieurs établissements d'enseignement supérieur excellent avec des campagnes de marketing par e-mail automatisées efficaces. Votre école peut également réussir en suivant ces meilleures pratiques pour créer des e-mails transactionnels qui ne sont pas nuls.

1. Personnalisez votre ligne d'objet

La personne moyenne reçoit plus de 121 e-mails par jour.

Une façon d'aider vos messages à se démarquer de la foule consiste à personnaliser les lignes d'objet. Ils sont la première impression que les gens ont de votre message. Les lecteurs déterminent s'ils doivent ouvrir votre e-mail en fonction de la pertinence de la ligne d'objet. En personnalisant ces informations avec le nom du destinataire ou quelque chose de spécifique sur les informations qu'il a demandées, vous êtes plus susceptible d'augmenter les taux d'ouverture.

La Western Governors University a envoyé ce message automatisé à un étudiant potentiel qui souhaitait obtenir un diplôme en commerce. Non seulement la ligne d'objet mentionnait le diplôme spécifique qu'elle recherchait, mais elle faisait également allusion à de nouvelles opportunités qu'elle pourrait vouloir poursuivre. Ceci est un excellent exemple d'une ligne d'objet hautement personnalisée qui a incité le destinataire à lire les informations à l'intérieur.

Source : Université Western Governors

2. Utilisez une image de marque cohérente

L'accès aux e-mails n'est plus limité à votre bureau. Les plates-formes mobiles sont devenues les solutions les plus simples pour les consommateurs et les entreprises, 35 % des professionnels récupérant leurs e-mails sur un appareil mobile. C'est pourquoi votre campagne e-mail doit être adaptée aux mobiles.

Les e-mails transactionnels envoyés par l'Université de l'Oklahoma conservent l'image de marque tout au long. L'en-tête est créé dans la signature marron de l'école, avec leur logo textuel en haut du message. Il n'y a aucun doute sur l'origine de cet e-mail.

En dessous, ils utilisent une grande image représentant une scène de leur campus, ce qui aide davantage à identifier l'école. Enfin, au bas de leur message, ils incluent le logo de leur école. Lorsque le lecteur parcourt l'e-mail, il voit toujours un identifiant de la marque de l'école.

Source : Université de l'Oklahoma

3. Créez du contenu facile à lire

Lorsqu'un utilisateur demande un suivi à une université, il peut y avoir beaucoup d'informations à fournir.

Il est important de créer un contenu concis qui va droit au but et qui est facile à lire. Diviser le contenu en paragraphes plus petits ou en listes à puces peut aider à rendre l'information plus facile à digérer. Le lecteur sera plus susceptible d'absorber les détails essentiels et de prendre les mesures nécessaires.

Le service d'aide financière de l'Université de Californie du Sud fait un excellent travail en présentant les informations importantes d'une manière simple à suivre. Le contenu est divisé en courts paragraphes faciles à lire. L'idée principale est en majuscules afin que le lecteur puisse identifier les informations pertinentes en un coup d'œil. L'e-mail comprend des appels à l'action clairs, afin que le lecteur sache exactement ce qu'on attend d'eux et comment procéder.

Source : Université de Californie du Sud

4. Établissez un lien avec votre public

Un grand avantage des e-mails transactionnels est que les utilisateurs ont fourni des informations sur eux-mêmes. Cela signifie que votre public est facilement identifiable. Utilisez les détails pour créer des messages ciblés, significatifs et qui résonnent avec le lecteur.

Lorsque les futurs étudiants de l'Arizona State University (ASU) ont demandé plus d'informations, ils ont automatiquement reçu cet e-mail du service des admissions. Le message d'ASU excelle à s'identifier avec leurs destinataires de courrier électronique. Un ton léger parle à leur public adolescent et donne l'impression que l'université est relatable. Le message met les besoins du destinataire au premier plan, rappelant aux élèves de s'amuser, de profiter de l'été et de prendre du temps pour prendre soin d'eux-mêmes.

Nous savons que leur objectif est d'accroître l'intérêt et de générer des candidatures. Cependant, ils présentent leurs services comme des événements bénéfiques qui aideront le lecteur à apprendre, à grandir et à réussir. De cette façon, ASU gagne la confiance, jette les bases d'une relation future et augmente la probabilité d'augmenter les frais de scolarité.

Source : Vraiment de bons e-mails

5. Demandez des commentaires

Un moyen efficace de vous connecter avec votre public est de lui montrer que vous l'appréciez en lui demandant son avis. Lorsque vous leur donnez les moyens d'aider à la prise de décision, vous montrez que leur implication est importante. Vous leur faites également sentir que leur expérience est importante pour votre école.

Utilisez les e-mails transactionnels pour solliciter les commentaires des utilisateurs afin d'améliorer les événements, les processus et les expériences des utilisateurs.

Après un événement sportif, le département d'athlétisme de l'Université de l'Arkansas a distribué un e-mail transactionnel pour remercier les participants de leur soutien. L'e-mail récapitulait également le jeu – avec les scores – et invitait les gens à répondre à un sondage sur leur expérience de l'événement. Les liens vers d'autres opportunités d'achat augmentent la probabilité d'engagement du public et créent une expérience de communication dynamique.

Source : Université de l'Arkansas

6. Fournir un élément de service client

Un autre élément d'un bon e-mail transactionnel est le contenu axé sur le service client.

Naviguer dans les processus administratifs de l'enseignement supérieur peut être une expérience déroutante. Les messages qui fournissent des mises à jour utiles et offrent un entonnoir pour les questions des étudiants aident à atténuer les frustrations.

Envisagez d'inclure des liens directs vers les chefs de département ou les dirigeants du corps étudiant qui pourraient être des ressources utiles pour les étudiants. Un message axé sur le service client aide à fidéliser la marque et à attirer davantage d'étudiants à s'inscrire.

Le département des arts du théâtre de l'Université Azusa Pacific (APU) a automatiquement envoyé cet e-mail aux artistes qui ont essayé leur programme. Il était destiné à les tenir au courant de l'état de leur audition. L'APU est allée plus loin et a fourni une liste de contacts que les étudiants pouvaient contacter pour plus d'informations. Des liens directs vers des adresses e-mail font de l'élément de service client une étape facile pour les lecteurs. Cela donne au processus une transparence qui renforce la confiance et donne l'impression que les réponses sont accessibles.

Source : Université Azusa Pacific

7. Optimiser pour le mobile

Les e-mails ne sont plus accessibles strictement à partir d'ordinateurs. Les plateformes mobiles sont un moyen courant pour les gens de rester en contact lors de leurs déplacements. En fait, 35 % des personnes accèdent aux e-mails à partir d'un appareil mobile. De plus, 46 % des e-mails de l'année dernière ont été ouverts sur un appareil mobile.

Assurez-vous que toutes les images incluses dans votre e-mail sont évolutives, afin qu'elles soient diffusées sans distorsion. Confirmez que tout le texte est formaté pour s'adapter à une variété de tailles d'écran. Vous ne voulez pas que les destinataires passent à côté d'informations importantes parce que des caractères ont été coupés sur leurs appareils mobiles.

Cet e-mail de suivi de Central College a été optimisé pour les appareils mobiles. Quel que soit l'endroit où les destinataires accèdent à ce message, ils sauront que leurs contributions ont été reçues. Ils seront également tenus au courant des mises à jour financières sur leur collecte de fonds à l'échelle de l'université.

Source : Collège central

8. Inclure des liens vers les réseaux sociaux

Les médias sociaux sont un excellent moyen de stimuler l'engagement et l'interaction des étudiants. Cela aide également à construire votre marque. Le contenu y est hautement partageable, c'est donc une plateforme efficace pour faire connaître votre université.

Dans vos e-mails transactionnels, assurez-vous d'inclure des liens vers les pages de médias sociaux de votre institution. Cela offre plus de moyens à votre public de se connecter avec votre école et de mieux faire connaître vos programmes.

L'association des anciens élèves d'Antioch College inclut des liens vers leurs principales plateformes de médias sociaux au bas de leurs e-mails transactionnels. Cela sert à plusieurs fins : non seulement cela aide les anciens élèves à rester connectés à l'école, mais cela encourage également les gens à partager des photos et des vidéos de leur expérience lors de cet événement virtuel particulier pour les anciens élèves. Cela renforce la communauté, fidélise les anciens élèves et aide à faire connaître l'école.

Source: Collège d'Antioche

Conclure

Les e-mails transactionnels de l'enseignement supérieur sont un aspect important de la communication avec votre corps étudiant. Ils sont particulièrement efficaces lorsqu'ils sont créés avec les éléments suivants à l'esprit :

• Personnalisez votre ligne d'objet

• Utilisez une image de marque cohérente

• Créer du contenu facile à lire

• Connectez-vous à votre public

• Demandez des commentaires

• Fournir un élément de service à la clientèle

• Optimiser pour les mobiles

• Inclure les liens vers les réseaux sociaux

En suivant ces meilleures pratiques, les e-mails transactionnels peuvent être un moyen d'augmenter l'engagement, de renforcer la fidélité à la marque et d'augmenter les revenus.

Nous sommes spécialisés dans le marketing par e-mail automatisé efficace - et nous pouvons aider votre établissement d'enseignement supérieur. Contactez-nous aujourd'hui.