Qu'est-ce qu'une association de propriétaires ? Principaux conseils pour gérer un HOA

Si vous êtes sur le marché pour acheter une maison ou un condo, vous rencontrerez probablement un HOA (ou plusieurs).

L'association des propriétaires (HOA) peut faire ou défaire si vous obtenez la maison de vos rêves, il est donc important de savoir ce qu'ils sont et comment ils fonctionnent.

Et si vous êtes propriétaire ou président de HOA, vous avez besoin d'outils pour vous aider à organiser et à faire fonctionner votre HOA de manière fluide. Avec une variété de logiciels de gestion d'associations communautaires sur le marché, vous pouvez trouver une solution qui convient le mieux à votre HOA.

Les HOA organisent également des réunions régulières ou occasionnelles pour planifier la façon dont cet argent mis en commun est dépensé, déterminer si des mises à niveau sont nécessaires ou organiser des événements communautaires tels que des fêtes de quartier ou des rassemblements de vacances.

Comment fonctionne une association de propriétaires

Les propriétaires potentiels doivent souvent être approuvés par le HOA avant de pouvoir acheter une maison dans la communauté, et les critères varient d'une association à l'autre. Certains HOA peuvent également exiger que les maisons ou les cours maintiennent une esthétique ou un niveau d'entretien spécifique.

Certains peuvent limiter la taille, le nombre et la race des animaux de compagnie dans la communauté. Les sanctions pour non-respect des CC&R (engagements, conditions et restrictions) varient, mais elles impliquent généralement des amendes. Certains HOA peuvent même être en mesure de vous poursuivre en justice ou de saisir votre maison si vous n'avez pas payé vos cotisations ou amendes HOA dans un certain laps de temps.

Qui dirige un HOA ?

De nombreuses HOA sont dirigées par un président, qui est souvent élu parmi les membres de la HOA pour un mandat spécifique. Le président de l'HOA planifiera et dirigera des réunions, assurera l'interface avec les travailleurs de la maintenance ou de la construction et pourra même agir en tant que briseur d'égalité pour certains votes. Certains HOA sont gérés par une société de gestion immobilière, ce qui réduit le risque de rancune personnelle si les élections ne se déroulent pas d'une certaine manière.

Que sont les frais HOA ?

Les frais de HOA varient en fonction de la valeur des propriétés et des commodités disponibles, mais ils s'élèvent souvent à quelques centaines de dollars par mois. Certaines associations peuvent avoir un fonds de réserve pour l'entretien général et un pool pour les dépenses plus importantes ou d'urgence. Si un HOA décide qu'il aimerait ajouter un équipement tel qu'une piscine communautaire, ces fonds peuvent être prélevés sur le pool d'argent mis de côté pour de tels projets, ou le HOA peut voter sur la façon dont ces fonds sont acquis (peut-être des frais supplémentaires chaque mois spécifiquement pour aller vers la construction de la piscine) ou alloué.

Les frais de condo ont particulièrement tendance à servir à l'entretien des espaces communs tels qu'une salle de sport, une piscine ou une salle de fête. Ces frais peuvent également servir à l'entretien général des couloirs, des ascenseurs, des escaliers et du hall. Pour les lotissements avec des maisons sur des lots séparés, ces frais peuvent servir à l'aménagement paysager d'espaces verts à l'extérieur des propriétés individuelles, à l'entretien d'une piscine communautaire ou d'une salle d'activités, ou à l'entretien des rues et des trottoirs, comme le déneigement hivernal.

Conseils pour gérer un HOA

Si vous êtes un locataire et que vous en apprenez davantage sur ce qu'est une association de propriétaires, vous vous demandez peut-être ce que vous devez savoir pour vous installer dans votre nouvelle communauté. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre voyage HOA se déroule le mieux possible.

• Assurez-vous de connaître les règles. Avant de tomber amoureux d'un lieu, assurez-vous que vous êtes prêt à accepter les règles établies par le HOA. Ces règles peuvent inclure les couleurs de peinture que vous pouvez utiliser, comment vous pouvez faire votre aménagement paysager, à quel point la musique peut être forte, etc. Soyez à l'aise avec ces règles et connaissez-les bien.
• Proposez de participer à des événements communautaires. De temps en temps, les HOA ouvriront la possibilité de rejoindre leur groupe de bénévoles. Si vous souhaitez vous impliquer davantage dans votre communauté, assurez-vous de vous inscrire! Être une voix dans la communauté vous permet de représenter plus officiellement les propriétaires.
• Gardez la communication fluide. La plus grande erreur que vous puissiez faire est de laisser tomber la balle lorsqu'il s'agit d'une communication solide avec votre HOA. Cela inclut de discuter de tout changement important que vous souhaitez apporter, de vous tenir au courant des nouvelles règles ou réglementations, et plus encore. De plus, prioriser la communication au sein de la communauté est tout aussi important. Lorsque vous et vos voisins êtes tous sur la même page, discuter de problèmes ou d'éléments d'action avec le HOA est beaucoup moins intimidant.
• Payez à temps, à chaque fois. En fin de compte, quand il s'agit de vivre quelque part avec un HOA, c'est vraiment une relation d'affaires. Assurez-vous de respecter les points convenus dans votre contrat et payez vos cotisations HOA en temps opportun.
• Sachez ce que votre HOA peut et ne peut pas faire. Un contrat va toujours dans les deux sens. Après avoir découvert les règles pour vous-même en tant que locataire, assurez-vous de passer du temps à vous familiariser avec les pouvoirs réels de votre HOA.
• Utiliser la technologie. Envisagez de vous appuyer sur l'automatisation pour effectuer ces paiements. Mieux encore, contactez votre HOA pour voir s'il serait prêt à s'installer avec un logiciel de gestion d'association communautaire afin que le processus soit plus efficace pour toutes les personnes impliquées.

Meilleur logiciel de gestion d'association communautaire

Peu importe qui dirige le HOA, ils ont besoin d'un moyen de rester organisés et au courant de tous les problèmes à venir. Le logiciel de gestion des associations communautaires est explicitement conçu pour cela.

Grâce au logiciel de gestion des associations communautaires, les HOA peuvent planifier des réunions du conseil d'administration, enregistrer les procès-verbaux des réunions et les résultats des votes, gérer une base de données des résidents et fournir un portail permettant aux résidents de payer leurs frais et d'interagir les uns avec les autres.

Pour être inclus dans cette catégorie, le produit logiciel doit :

• Offrir des outils pour les associations, les condos ou les coopératives
• Inclure une base de données de résidents personnalisable
• Autoriser la planification des réunions des associations communautaires
• Fournir des portails de communication pour les résidents et les gestionnaires immobiliers

*Vous trouverez ci-dessous les 5 principales solutions logicielles de gestion d'associations communautaires du rapport Grid de l'hiver 2023 de G2. Certains avis peuvent être modifiés pour plus de clarté.

1. Gestionnaire de propriétés AppFolio

AppFolio Property Manager est conçu comme une solution de gestion immobilière complète et tout-en-un pour les communautés multifamiliales et unifamiliales. Bien que la gestion des associations communautaires ne soit pas la fonction principale de cet outil, il contient des fonctionnalités de gestion des associations communautaires en plus d'une variété d'autres outils de gestion immobilière.

Ce que les utilisateurs préfèrent :

“ J'utilise AppFolio depuis six ans et j'ai trouvé la plateforme conviviale. Mes fonctionnalités préférées sont les applications en ligne, les modèles de bail et les offres d'emploi. J'utilise également de nombreux rapports chaque mois, en particulier le rapport de délinquance. Envoyer des SMS aux locataires individuels, aux unités et à la propriété est très pratique."

- Examen du gestionnaire de propriétés AppFolio, Kathy L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le coût est un peu élevé, mais c'est le coût de faire des affaires pour ce qu'ils offrent. J'aimerais voir un peu plus d'ouverture lorsqu'il s'agit d'intégrer d'autres logiciels sans frais. ”

- Examen du gestionnaire de propriétés AppFolio, Robert D.

2. TOPS[ONE]

TOPS[ONE] est conçu pour les sociétés de gestion tierces et les HOA autonomes. TOPS[ONE] peut gérer la gestion immobilière, la comptabilité et même automatiser certaines tâches. Tout le monde peut y accéder à partir de n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet et d'un navigateur, car il s'agit d'un outil basé sur le cloud.

Ce que les utilisateurs préfèrent :

“ Le support et le personnel de TOPS prennent en fait les idées de notre société et les mettent en œuvre dans le logiciel TOPS. C'est devenu notre guichet unique pour l'ensemble de nos travaux ! J'ai pu rationaliser presque tous les éléments de travail. Le portail avancé a responsabilisé nos propriétaires et a réduit la charge de travail administrative globale. La possibilité de naviguer rapidement, de créer des rapports personnalisés, d'exécuter ces rapports et de les présenter au conseil d'administration en temps opportun nous a été inestimable ! ”

- Critique de TOPS[ONE], John C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Un domaine d'amélioration serait du côté des utilisateurs. J'ai plusieurs personnes qui possèdent plusieurs unités qui aimeraient avoir accès à chacune d'elles. On m'a dit qu'ils devaient avoir un e-mail différent pour chaque propriété pour s'inscrire. Pour les personnes qui investissent dans des communautés de condos, cela est prohibitif. Je recommanderais de rendre cet aspect plus convivial. ”

- Critique de TOPS[ONE], Katie W.

3. Yardi Brise

Yardi Breeze est un outil de gestion immobilière basé sur le cloud. Grâce à leurs fonctionnalités HOA, les utilisateurs peuvent gérer toutes leurs propriétés à partir d'un seul appareil, communiquer avec les locataires et suivre les registres dans un environnement sécurisé.

Ce que les utilisateurs préfèrent :

“ Yardi Breeze est un jeu d'enfant à utiliser ! Il est très convivial et la possibilité de discuter en direct avec le personnel d'assistance est fantastique. Ils sont facilement disponibles pour vous aider et répondre à toutes vos questions. De plus, Breeze propose des cours de formation en direct pour les mises à jour, et si vous avez besoin d'un rappel pour les différentes capacités de tâche, Breeze propose. ”

- Revue Yardi Breeze, Danielle D.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“ Je pense qu'il devrait y avoir un moyen plus convivial d'enregistrer le côté du locataire pour le paiement via le nom et le choix des propriétés. Je suggérerais de faire le processus de renvoi du lien aux locataires pour une seule personne. Pas tous les locataires sur le choix de la propriété. Ou une fois qu'ils sont enregistrés, la vérification a été difficile pour les moins bien informés des locataires d'appareils mobiles. ”

- Revue Yardi Breeze, Lisa H.

4. Buildium

Buildium est une solution de gestion immobilière qui donne la priorité à l'automatisation et à l'assistance primée. Avec Buildium, les propriétaires peuvent maintenir la communication avec les résidents, suivre les commandes de maintenance, annoncer les propriétés vacantes, personnaliser les demandes de location et gérer les processus comptables.

Ce que les utilisateurs préfèrent :

« Eh bien, tout d'abord, j'apprécie l'apparence de Buildium. L'interface n'est pas trop bruyante pour les yeux. Vous pouvez facilement naviguer ou accéder à une page où vous souhaitez rechercher sans avoir de difficulté à la trouver. Toutes les informations de nos locataires sont dans une seule base de données. Ils envoient également des rappels à nos locataires lorsque leur loyer est presque dû. Entre autres raisons, j'aime Buildium, mais ce que j'aime le plus, c'est la rapidité avec laquelle leur support client répond à mes demandes, même lorsque je les contacte par e-mail. ”

- Revue Buildium, Irish C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“ Ce que j'aime le moins dans Buildium, c'est le manque de personnalisation. Il n'y a pas de marque ou de détail dans l'application, les portails Web sont fades, les modèles de message sont très courts, etc. J'aimerais pouvoir personnaliser le site Web Buildium plus que le tableau de bord. Pour une grande entreprise établie, ce n'est peut-être pas un logiciel idéal. ”

- Revue Buildium, MacKenzie C.

5. Contrôle des copropriétés

Automatisez chaque processus de gestion de projet avec Condo Control . Condo Control propose des outils pour partager des documents par voie électronique, créer des formulaires numériques, gérer la sécurité et améliorer la communication des résidents avec une application mobile.

Ce que les utilisateurs préfèrent :

“ Condo Control est un outil très convivial et avantageux pour les gestionnaires de communauté et les propriétaires. Il permet aux propriétaires de communiquer avec nous et facilite notre travail. Vous pouvez également le personnaliser au profit de votre communauté. C'est dans l'ensemble un outil incroyable. C'est le site internet idéal du community manager ! Je recommande fortement Condo Control à tout gestionnaire de communauté qui souhaite avoir un site Web convivial, cohérent et efficace. ”

- Examen du contrôle des copropriétés, Courtney H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“ Je n'aime pas que vous ne puissiez pas entrer 2 adresses e-mail dans différentes unités car certains propriétaires louent de nombreuses unités et c'est une façon de les contacter. ”

- Examen du contrôle des copropriétés, Jessica O.

Prochaines étapes avec la possession de propriétés

Les HOA peuvent faire partie intégrante de l'achat et de la possession d'une maison. Par conséquent, être capable d'en exécuter un efficacement est extrêmement utile. Avec le logiciel de gestion des associations communautaires, vous pouvez exécuter et interagir facilement avec votre HOA.

Envie de revenir aux fondamentaux ? Apprenez-en davantage sur ce qu'est vraiment la gestion immobilière et pourquoi elle est importante.

Cet article a été initialement publié en 2019. Le contenu a été mis à jour avec de nouvelles informations.