Un guide pour organiser une réunion de lancement de projet

Pensez à votre premier jour de travail le plus récent. Vous avez probablement passé du temps la nuit avant de disposer vos vêtements, de demander conseil à un ami ou deux et de réfléchir à des façons d'exceller dans ce nouveau poste. Ensuite, vous vous êtes présenté le lendemain aussi préparé que possible et prêt à faire une bonne première impression sur vos patrons et collègues, ce qui serait essentiellement la base de votre temps à ce poste.

C'est exactement l'état d'esprit que vous devez adopter lorsque vous vous rendez à une réunion de lancement de projet avec un tout nouveau client. Ce client a accepté un partenariat quelconque avec votre agence, et il est maintenant temps pour vous de vous assurer que sa décision a été bien prise. Discutons des éléments essentiels pour organiser une réunion de lancement de projet réussie, de la préparation à la définition des attentes en passant par le suivi.

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

Une réunion de lancement de projet est la première véritable interaction que le chef de projet et l'équipe respective auront avec un client une fois le processus de vente terminé. Cette réunion est un moment pour discuter avec le client plus en détail de ses priorités, buts et objectifs pour le projet. J'aime organiser cette réunion comme un dialogue quelque peu structuré entre le client et notre équipe pour m'assurer que nous fixons des attentes en matière de délais et d'exécution et que nous prenons juste un peu de temps pour apprendre à connaître le client sur le plan professionnel et personnel.

Afin d'avoir ces conversations importantes avec n'importe quel client, vous devez d'abord vous assurer que vous et votre équipe êtes prêts. Ci-dessous, nous discuterons des étapes à suivre pour préparer une réunion de lancement de projet.

1. Préparation d'une réunion de lancement de projet

Organiser une réunion de lancement de projet interne

La première (et peut-être la plus importante) étape de la préparation d'une réunion de lancement de projet consiste à organiser des réunions internes pour recueillir autant d'informations que possible sur le client avant l'appel de lancement du projet. Chez Go Fish Digital, le chef de projet organisera quelques réunions internes différentes pour commencer, en fonction de la portée du travail du client.

La première réunion interne est toujours entre le chef de projet et celui qui a suivi le processus de vente avec le client. Cette réunion garantit que le chef de projet est au courant de toutes les informations de base que le membre de l'équipe de vente a pu recueillir, ainsi que des buts ou objectifs que le client a déjà partagés. C'est aussi le moment de commencer à discuter des membres de l'équipe qui seraient les plus aptes à travailler sur le projet du client.

La prochaine réunion que nous organisons est ce que nous appelons une réunion de découverte. Au cours de cette réunion, le stratège et les analystes décidés de chaque secteur vertical dans le cadre de travail du client se réuniront pour compiler un peu de recherche. Par exemple, si le client a le référencement dans le cadre de son projet, nous pouvons examiner des éléments tels que la visibilité, les backlinks et la vitesse du site. Nous pouvons également effectuer une courte exploration du site pour nous assurer qu'il n'y a pas de drapeaux rouges. Ce temps aide l'équipe à commencer à comprendre le site du client et à signaler tout ce que nous pourrions souhaiter aborder avec un client lors de l'appel de lancement du projet.

La réunion interne finale sera organisée la veille de l'appel de lancement du projet avec tous les membres de l'équipe de chaque secteur vertical dans le cadre de travail spécifique du client. Cette réunion est prévue pour s'assurer que tout le monde se sent à l'aise avec ses points de discussion énoncés dans la présentation et l'ordre du jour de lancement du projet (dont nous discuterons ci-dessous) et que personne n'a de questions ou de préoccupations en suspens.

Créer une présentation et un ordre du jour de réunion de lancement de projet

La création de la présentation et de l'ordre du jour de la réunion de lancement du projet est quelque chose sur laquelle le chef de projet travaillera la semaine précédant l'appel. L'ordre du jour aide les équipes internes à se sentir préparées et à savoir exactement de quels points elles vont parler, et la présentation aide le client à suivre et à visualiser certaines des attentes qui nous seront fixées tout au long de la réunion.

Il est important de s'assurer que votre agence dispose de modèles pour l'ordre du jour et la présentation afin qu'il y ait cohérence et efficacité dans l'exécution de ces réunions.

2. Exécution de la réunion de lancement du projet

Présenter l'équipe

La première partie de toute réunion de lancement de projet devrait être la présentation de l'équipe. Tous les membres de l'équipe ne seront pas en contact avec le client, il est donc utile de mettre des visages sur les noms avec lesquels le client peut interagir via un outil de gestion de projet ou un canal de communication numérique tout au long du projet. J'encourage toujours notre équipe à participer à ces réunions avec leurs caméras allumées, même si le client a son appareil photo éteint, pour aider le client à mieux connaître notre équipe.

Poser des questions générales

La prochaine étape d'une réunion de lancement de projet réussie consiste à donner au client l'occasion de se présenter ainsi que son équipe. C'est également un bon moment pour poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur la base de ce que vous avez appris lors du transfert des ventes ou des recherches effectuées avant la réunion.

À mon avis, c'est la partie la plus importante de l'appel de lancement. Cela jettera les bases de la relation client pour les mois ou les années à venir. Avant l'appel de lancement, vous devriez passer du temps à parcourir le site Web du client, à passer au peigne fin vos notes de l'appel de remise des ventes et à effectuer des recherches supplémentaires sur le client pour compiler une liste de questions à poser au client pendant l'appel. Je me fais également un devoir de demander au client d'envoyer l'accès à toutes ses propriétés Google qui seront utiles dans son champ d'application. J'ai inclus ci-dessous une liste de quelques questions que j'ai tendance à poser lors d'un appel de lancement de projet.

• Quels objectifs avez-vous pour notre travail ensemble sur ce projet ?
• Quels sont vos mots clés prioritaires ?
• Quels sont vos principaux concurrents ?
• Quel est votre public principal ?
• Quels sont vos principaux produits/services ?
• Pouvez-vous nous parler de votre marque ?
• Avez-vous eu des problèmes ou des problèmes avec la présence du marketing numérique dans le passé que nous devrions connaître ?
• Quel CMS utilisez-vous ? Pouvez-vous donner à notre équipe l'accès à votre CMS ?
• Quelle est la meilleure façon de communiquer avec votre équipe ? (Nous utilisons un outil de gestion de projet appelé ClickUp pour communiquer avec nos clients, mais je m'assure toujours que cela fonctionne et/ou s'ils souhaitent également communiquer via un autre canal comme le courrier électronique ou Slack.)

Vous voulez également vous assurer de laisser le temps au client de poser toutes les questions qu'il a pu préparer ou qui peuvent survenir lors de la présentation de la présentation de lancement du projet. Certaines des questions qu'ils posent peuvent nécessiter une recherche plus approfondie ou une réponse ultérieure, mais il est toujours avantageux d'aider le client à se sentir entendu lors de ce premier appel.

Définir les attentes et les prochaines étapes

Une fois que vous avez acquis suffisamment d'expérience client pour commencer à créer une stratégie, demandez à chaque stratège vertical dans le cadre de travail du client de brosser un tableau clair de ce à quoi le client doit s'attendre dans les semaines à venir. Nous pensons qu'il est très utile d'utiliser des chronologies visuelles. Par exemple, avec les campagnes de relations publiques numériques, les premières semaines sont consacrées à la recherche, à la collecte de données et à la création d'actifs. Ensuite, nous pourrons commencer à présenter cette campagne aux journalistes pour, espérons-le, recevoir des backlinks. C'est quelque chose qu'il est important d'informer un client lors de la réunion de lancement du projet afin qu'il sache quand s'attendre à des mises à jour et des résultats.

3. Suivi et prochaines étapes

Une fois la réunion de lancement du projet terminée, le vrai travail commence. Vous avez déjà fait un excellent travail de préparation, de recherche et de définition des attentes. Mais, ce qui est le plus important maintenant, c'est de vous assurer que vous suivez ce qui a été dit au cours de cet appel. Soyez diligent en parcourant les notes que vous avez prises dans l'ordre du jour de la réunion de lancement de votre projet et en faisant un suivi avec le client sur tout ce qu'il a demandé. Parlez également avec le client de la cadence de ses appels d'état de suivi et des tâches sur lesquelles vous travaillerez pour aller de l'avant afin qu'il ait une feuille de route claire pour les semaines à venir.

Conclusion

Les réunions de lancement de projet sont essentielles pour jeter les bases d'une relation client durable. Ne vous attendez pas à ce que chaque réunion se déroule parfaitement, mais si vous suivez les instructions ci-dessus, vous pourrez faire le premier pas pour aider votre équipe à organiser une réunion de lancement de projet efficace et efficiente.